Ako napísať návrh vedeniu: 11 krokov

Písanie vedeniu je užitočné, ak chcete navrhnúť zlepšenie postupov, ďalšie možnosti príjmu alebo spôsoby, ako byť hospodárnejší. Návrh môžete napísať aj vtedy, ak si všimnete niečo, čo sa podľa vás musí zmeniť. Ak chcete napísať návrh pre vedenie spoločnosti, venujte čas zhromaždeniu potrebných informácií. Preskúšajte svoje nápady so spolupracovníkmi, aby ste zistili, či s nimi súhlasia. Pristupujte k vedeniu taktne.

Vzorové návrhy

Vzorový návrh na zlepšenie procesov

Vzorový návrh bezpečnostného opatrenia

Vzorový návrh na úsporu nákladov

Časť 1 z 2: Zostavenie návrhu

Určite svoju myšlienku alebo problém. Či už chcete písať o zefektívnení prevádzky alebo znížení nákladov, zistite, čo je kľúčovým problémom. Často vám môže byť myšlienka jasná. Ak sa však snažíte urobiť značku alebo odstrániť problémy, buďte pozorní.[1]

Urobte svoj prieskum. Pred napísaním návrhu si nezabudnite overiť všetky fakty. Porozprávajte sa s príslušnými ľuďmi, či už so spolupracovníkmi, manažérmi alebo zákazníkmi. Prečítajte si o podobných spoločnostiach a zistite, čo robia inak.

  • Napríklad, ak si myslíte, že by vedenie malo zmeniť dodávateľa stravy, najprv sa porozprávajte so zamestnancami kuchyne. Čo si myslia? Pracovali na iných miestach s rôznymi dodávateľmi stravy? Čo si myslia vaši spolupracovníci? Možno je vaša nespokojnosť skôr otázkou osobného vkusu než kvality.

Napíšte opis problému. Na začiatok svojho návrhu opíšte, čo sa deje v súčasnosti. Uveďte všetky relevantné skutočnosti (kto sa na projekte podieľa, dátumy, miesta). V tejto časti nevynášajte rozsudky; skôr len vysvetlite veci tak, ako sú.[2]

  • Môžete napríklad napísať: „Spoločnosť X využíva služby spoločnosti Caterer Y už sedem rokov. Počas tohto obdobia sa počet dostupných jedál znížil z piatich na dve. Znížilo sa aj množstvo položiek vhodných pre vegetariánov, pričom v niektoré dni nie je žiadna.“

Vysvetlite svoje riešenie. Po určení problému napíšte konkrétne, čo navrhujete urobiť. Uveďte svoj kľúčový bod. Ukážte, aké sú vaše zistenia na základe vášho prieskumu.[3]

  • Môžete napríklad napísať: „Odporúčam, aby spoločnosť X prešla k inému dodávateľovi stravovacích služieb. Spoločnosť X má niekoľko ďalších možností dodávateľa stravy. Dodávateľ stravy W a dodávateľ stravy Z ponúkajú väčšie menu a majú porovnateľné náklady ako náš súčasný dodávateľ. Okrem toho, keďže spoločnosť Caterer Z ponúka denne vegetariánske, vegánske a bezlepkové jedlá, mohla by lepšie uspokojiť potreby našich zamestnancov. Cateringová spoločnosť W ponúka menej položiek špecifických pre vegánov, ale tiež by mohla byť dobrou voľbou. Prieskum uskutočnený v roku 2011 ukázal, že 40 % našich zamestnancov sú vegetariáni, 10 % sú vegáni a 2 % sú bezlepkári.“

Načrtnite plán. Opíšte každý krok a s ním súvisiace časy alebo náklady na realizáciu. Ujasnite si, čo viete a čo ešte treba zistiť. Zvážte možnosť napísať očíslované kroky. Potom ponúknite ďalšie podrobnosti. Nepreceňujte hodnotu svojej zmeny, ale navrhnite, aké by podľa vás mohli byť výsledky.[4]

  • Na zmenu dodávateľa stravovacích služieb budeme potrebovať: 1. Ukončiť zmluvu s dodávateľom stravy Y 2. Požiadajte dodávateľov stravy W a Z o skúšobné ochutnávky 3. Vyberte si jednu z firiem 4. Podpíšte zmluvu s vybranou firmou. Náklady by mali byť porovnateľné s našimi súčasnými nákladmi so spoločnosťou Caterer Y. Pokiaľ ukončíme zmluvné obdobie so spoločnosťou Caterer Y, nemali by nám hroziť žiadne finančné sankcie. Okrem toho, ak našim zamestnancom bude nové jedlo viac chutiť, ich spokojnosť na pracovisku sa pravdepodobne zlepší.

Uveďte možné námietky. Ukážte, že ste si vedomí všetkých možných zádrheľov vášho plánu. Bude existovať odpor medzi zamestnancami? Niektorí ľudia môžu mať radi napríklad vášho súčasného dodávateľa stravovacích služieb. Mohli by ste presvedčiť vládnu agentúru, že váš nápad na nový výrobok je bezpečný? Porozprávajte o krokoch, ktoré by ste podnikli, aby ste presvedčili ostatných o svojom projekte.

Spomeňte potrebné materiály a/alebo personál. Ak si vaša zmena vyžaduje nákup materiálu alebo prijatie nových zamestnancov, uveďte to po krokoch. Spomeňte aj potrebný čas, pretože aj ten je zdrojom. Vytvorte si akýsi kontrolný zoznam. Môžete napríklad napísať: [5]

  • Potrebné: subkomisia pre hodnotenie dodávateľa stravy (4 ľudia z rôznych častí spoločnosti), 2 hodiny na ochutnávku, 3 hodiny na napísanie správy.

Na záver uveďte hlavné prínosy. Nech už plánujete zaviesť akúkoľvek zmenu, zopakujte ju raz na konci. Zopakujte svoje tri hlavné body a potom ponúknite záverečnú vetu. Považujte to za zhrnutie. Napríklad: [6]

  • „Ako vyplýva z tohto návrhu, spoločnosť Caterer Y za posledných sedem rokov znížila ponuku vstupov. Dodávatelia stravovacích služieb W a Z ponúkajú porovnateľné ceny a rozmanitejšie možnosti. Odporúčam, aby sme s týmito dodávateľmi stravy urobili skúšobné ochutnávky s cieľom vybrať nového dodávateľa stravy pre túto kanceláriu. To zase pravdepodobne zvýši spokojnosť a udržanie zamestnancov“
  • Uveďte konkrétne peňažné alebo kvantitatívne výhody. Napríklad, či vaša inovácia zníži náklady? Povedzte to.[7]
  • Načrtnite kvalitatívne prínosy. Niekedy spoločnosť získava výhody spôsobom, ktorý nedokážeme kvantifikovať pomocou tvrdých faktov alebo čísel. Ak zvýšite spokojnosť zamestnancov, uveďte to. Tieto zlepšenia môžu byť rovnako cenné ako kvantitatívne.

Časť 2 z 2:Zdieľanie vášho návrhu

Dajte ho prečítať spolupracovníkovi. Najlepšie je požiadať kolegu, aby si váš návrh prečítal a poskytol vám spätnú väzbu. Možno sa dohodnú. Ak tak neurobia, premýšľajte o ich námietkach. Ak si myslíte, že sú platné a možno prevažujú nad vaším návrhom, zvážte revíziu. Ak vidíte opodstatnenosť ich názorov, ale nesúhlasíte s nimi, pridajte ich názory do časti s námietkami.

Revízia. Po vypracovaní návrhu požiadajte niekoho, komu dôverujete, aby ho preskúmal. Potom ho zrevidujte na základe účelu návrhu z hľadiska plynulosti, gramatiky, presnosti a počtu slov. Nechcete príliš dlhý návrh, inak by ho vaši manažéri nemuseli čítať! Ak je to možné, zamerajte sa na jednu až dve strany.[8]
Dôveryhodný zdroj
Centrum pre písanie na Univerzite Severnej Karolíny
Inštrukčná služba UNC na akademickej pôde a online, ktorá poskytuje pomoc študentom, pedagógom a iným osobám počas procesu písania
Prejdite na zdroj

  • Predložte ho vedeniu. Keď máte pocit, že váš návrh je pripravený, určte, ktorej osobe by ste ho mali predložiť. V niektorých organizáciách je jasné, kto je zodpovedný a rozhoduje. V iných spoločnostiach s viac laterálnymi štruktúrami môže byť zložitejšie zistiť, kto sú skutoční rozhodovatelia. Urobte si menší prieskum pozadia vašej firmy, aby ste určili správnu osobu.[9]

    • Nezabudnite prispôsobiť svoj návrh podľa cieľovej skupiny. Je naozaj dôležité formulovať svoje posolstvo jasným a stručným spôsobom, ktorý bude skutočne rezonovať s tými, ktorí ho budú čítať.
    • Keď viete, kto je táto osoba, zistite, či je možné osobné stretnutie. Ľudia často lepšie reagujú na žiadosti o zmenu, keď hovoria tvárou v tvár. V opačnom prípade pošlite papierovú kópiu alebo, ak to nie je možné, e-mail.[10]
  • Odkazy