Ako napísať obchodný list (s obrázkami)

Potrebujete napísať uhladený, profesionálny list? Väčšina obchodných listov sa riadi ustáleným, ľahko osvojiteľným formátom, ktorý môžete prispôsobiť akémukoľvek typu obsahu. Obchodný list by mal vždy obsahovať dátum, informácie o odosielateľovi a príjemcovi a niekoľko hlavných odsekov. Postupujte podľa týchto krokov a podľa potreby ich upravte tak, aby zodpovedali štandardom vašej spoločnosti.

Vzorový obchodný list


Vzorový obchodný list o zásielke

Časť 1 zo 4:Začiatok listu


Poznajte formát. Bez ohľadu na obsah vášho listu existuje niekoľko obchodných štandardov, ktoré treba dodržiavať, pokiaľ ide o jeho vzhľad. Obchodné listy by mali byť písané na stroji a zostavené konzervatívnym a bežným písmom, ako je Helvetica, Myriad alebo Times New Roman. Používajte blokové odsekovanie. To znamená, že nový odsek začnete dvojitým stlačením tlačidla „return“. Nepoužívajte odsadenie pre blokové odseky.[1]

  • Používajte jednopalcové okraje na všetkých stranách.
  • Obchodný e-mailový list by mal byť tiež zostavený bežným písmom. V obchodnom e-maile nepoužívajte písmo ani iné farby ako čiernu a bielu.


Vyberte si správny druh dokumentu. List by mal byť vytlačený na 8.Formát 5″ x 11″ (známy ako „letter size“). Ak žijete mimo Severnej Ameriky, môžete použiť papier veľkosti A4. Niektoré dlhé zmluvy môžu byť vytlačené na 8.5″ x 14″ („legal size“).

  • Ak list tlačíte na odoslanie, zvážte jeho vytlačenie na firemnom hlavičkovom papieri. Dodá mu to profesionálnejší ráz a poskytne logo vašej spoločnosti a kontaktné informácie.


Uveďte informácie o svojej spoločnosti. Uveďte názov vašej spoločnosti a adresu spoločnosti, pričom každá časť adresy musí byť napísaná na inom riadku. Ak ste samostatne zárobkovo činná osoba alebo nezávislý dodávateľ, pridajte svoje meno buď namiesto názvu spoločnosti, alebo nad ňu.

  • Ak má vaša spoločnosť predpripravený hlavičkový papier, môžete ho použiť namiesto vypísania spoločnosti a adresy.
  • Ak vypisujete adresu, mala by sa zobrazovať buď vpravo, alebo vľavo v hornej časti stránky, v závislosti od vašich preferencií a preferencií vašej spoločnosti.
  • Ak posielate list do zahraničia, napíšte krajinu veľkými písmenami.[2]


Uveďte dátum. Vypísanie celého dátumu je najprofesionálnejšia voľba. Napíšte napríklad „1. apríla 2012“ alebo „1. apríla 2012″.“ Malo by sa zobrazovať zarovnané vľavo niekoľko riadkov pod adresou odosielateľa.

  • Ak ste list písali v priebehu niekoľkých dní, použite dátum, kedy ste list dokončili.[3]


Doplňte informácie o príjemcovi. Vypíšte celé meno príjemcu, titul (ak je to vhodné), názov spoločnosti a adresu v tomto poradí, pričom každý údaj musí byť na samostatnom riadku. V prípade potreby uveďte referenčné číslo. Informácie o príjemcovi by mali byť uvedené vľavo pod dátumom na niekoľkých riadkoch.

  • Najlepšie je adresovať list konkrétnej osobe. Takto bude môcť na váš list reagovať skutočná osoba. Ak nepoznáte meno osoby, ktorej máte list poslať, urobte si menší prieskum. Zavolajte do spoločnosti a zistite meno a funkciu danej osoby.[4]


Vyberte si pozdrav. Pozdrav je dôležitým ukazovateľom úcty a to, ktorý použijete, bude závisieť od toho, či poznáte osobu, ktorej píšete, ako dobre ju poznáte a od úrovne formálnosti vášho vzťahu.[5]
Zvážte nasledujúce možnosti:

  • Zamestnajte „Komukoľvek, koho sa to týka“ iba ak neviete, na koho konkrétne sa obraciate.
  • Ak adresáta dobre nepoznáte, bezpečnou voľbou je „Vážený pán/pani“.
  • Môžete použiť aj titul a priezvisko príjemcu, napr.g. „Vážený pán doktor. Smith.“
  • Ak príjemcu dobre poznáte a máte s ním neformálny vzťah, môžete zvážiť oslovenie krstným menom, napr.g. „Milá Susan.“
  • Ak si nie ste istí pohlavím príjemcu, jednoducho napíšte celé meno, e.g. „Vážený pán Kris Smith.“
  • Nezabudnite na čiarku za pozdravom alebo na dvojbodku za slovami „Komu to patrí“.“

Časť 2 zo 4:Zostavenie tela listu


Nasadiť správny tón. Ako sa hovorí, čas sú peniaze a väčšina podnikateľov nerada stráca čas. Tón vášho listu by mal byť preto stručný a profesionálny. Urobte svoj list rýchlo čitateľným tým, že sa ponoríte priamo do veci a v prvom odseku budete mať stručné pripomienky. Vždy môžete začať napríklad slovami: „Píšem Vám ohľadom…“ a pokračujte ďalej.

  • Nezaoberajte sa kvetnatými prechodmi, veľkými slovami ani dlhými, kľukatými vetami – vaším zámerom by malo byť čo najrýchlejšie a najčistejšie oznámenie toho, čo je potrebné povedať.
  • Buďte vo svojom liste presvedčiví. Cieľom vášho listu je s najväčšou pravdepodobnosťou presvedčiť čitateľa, aby niečo urobil: zmenil svoj názor, napravil problém, poslal peniaze alebo podnikol kroky. Vyjadrite svoj názor.


Používajte osobné zámená. V obchodnom liste je úplne v poriadku používať „ja“, „my“ a „vy“. Hovorte o sebe ako o „ja“ a o čitateľovi ako o „ty“.“

  • Dávajte si pozor, ak píšete list v mene organizácie. Ak uvádzate stanovisko spoločnosti, mali by ste použiť slovo „my“, aby čitateľ vedel, že spoločnosť stojí za vaším vyhlásením. Ak píšete vlastný názor, držte sa slova „ja“.“[6]
    Dôveryhodný zdroj
    Centrum písania Univerzity Severnej Karolíny
    Inštrukčná služba UNC na akademickej pôde a online, ktorá poskytuje pomoc študentom, pedagógom a iným osobám počas procesu písania
    Prejsť na zdroj


Píšte jasne a stručne. Dajte čitateľovi presne najavo, čo sa snažíte povedať. Váš čitateľ bude reagovať rýchlo len vtedy, ak bude váš význam úplne jasný. Najmä ak chcete, aby sa na základe vášho listu uskutočnil nejaký výsledok alebo opatrenie, uveďte, o čo ide. Vysvetlite svoj postoj čo najmenším počtom slov.


Používajte aktívny hlas. Pri opise situácie alebo žiadosti nezabudnite zvoliť aktívny hlas, a nie pasívny hlas. Pasívny hlas môže spôsobiť, že vaše písanie bude nejednoznačné alebo neosobné. Okrem toho, aktívny hlas je racionálnejší a priamy k veci.[7]
Dôveryhodný zdroj
Centrum písania Univerzity Severnej Karolíny
Výučbová služba UNC na akademickej pôde a online, ktorá poskytuje pomoc študentom, pedagógom a iným osobám počas procesu písania
Prejsť na zdroj
Napríklad:

  • Pasívne: Slnečné okuliare nie sú navrhnuté alebo vyrobené s ohľadom na ich trvanlivosť.
  • Aktívne: Vaša spoločnosť navrhuje a vyrába slnečné okuliare bez ohľadu na ich trvanlivosť.


Ak je to vhodné, buďte konverzatívni. Listy píšu ľudia ľuďom. Ak je to možné, vyhnite sa formulárovým listom. Nemôžete si vybudovať vzťah pomocou konzervovaných neosobných listov. Vyvarujte sa však hovorového jazyka alebo slangu, ako napríklad „viete“, „myslím“ alebo „chcem“.“ Zachovajte obchodný tón, ale buďte priateľskí a ústretoví.

  • Ak príjemcu dobre poznáte, je v poriadku pripojiť priateľský riadok so želaním všetkého dobrého.
  • Pri určovaní miery odhalenia osobnosti sa riaďte vlastným úsudkom. Niekedy je pridanie trochy humoru v obchodnom prostredí skutočne užitočné, ale pred vtipom buďte opatrní.


Buďte zdvorilí. Aj keď píšete sťažnosť alebo obavu, môžete byť zdvorilí. Zvážte pozíciu príjemcu a ponúknite mu, že urobíte všetko, čo je vo vašich silách, aby ste mu vyšli v ústrety a pomohli mu.

  • Napríklad nezdvorilá sťažnosť by mohla znieť: „Myslím si, že vaše slnečné okuliare sú na nič a už si ich nikdy nekúpim.“ Zdvorilostná sťažnosť by mohla znieť: „Som sklamaný z konštrukcie vašich slnečných okuliarov a v budúcnosti plánujem využiť svoj obchod inde.“


Pre ďalšie strany použite hlavičkový papier „druhej strany“. Väčšina obchodných listov by mala byť dostatočne stručná, aby mala iba jednu stranu. Ak však máte niečo dlhšie, napríklad zmluvu alebo právne závery, možno budete potrebovať ďalšie strany. Používajte hlavičkový papier „druhej strany“, ktorý má zvyčajne skrátenú adresu a je vyrobený z rovnakého typu papiera ako hlavičkový papier prvej strany.

  • Uveďte číslo strany na druhej a ďalších stranách, v hornej časti strany. Možno budete chcieť uviesť aj meno príjemcu a dátum.


Zabaľte ho. V poslednom odseku zhrňte svoje body a jasne načrtnite buď svoj plánovaný postup, alebo to, čo od príjemcu očakávate. Upozornite, že príjemca vás môže kontaktovať s otázkami alebo obavami, a poďakujte za pozornosť, ktorú venoval predmetnému listu/záležitostiam.

Časť 3 zo 4:Záver listu


Zvoľte si záver. Záver, rovnako ako pozdrav, je ukazovateľom úcty a formálnosti. „S pozdravom“ alebo „Úprimne“ je vo všeobecnosti stávka na istotu; zvážte aj „Srdečne“, „S úctou“, „S pozdravom“ a „S úctou.“ O niečo menej formálne, ale stále profesionálne ukončenia zahŕňajú „Všetko najlepšie“, „S pozdravom“, „Srdečný pozdrav“ a „Ďakujem“.“ Za záverečným slovom použite čiarku.


Podpíšte list. Nechajte približne štyri riadky prázdne pre svoj podpis. Po vytlačení list podpíšte alebo, ak ho posielate e-mailom, naskenujte obrázok svojho podpisu a pripojte ho k tejto časti listu. Uprednostňuje sa modrý alebo čierny atrament.

  • Ak list podpisujete v niekoho mene, pred svoj podpis napíšte „pp:“. Ide o skratku „per procurationem“, čo znamená „prostredníctvom“ alebo „v mene.“[8]


Uveďte svoje meno a kontaktné údaje napísané na stroji. Pod svoj podpis napíšte svoje meno, titul, telefónne číslo, e-mailovú adresu a iné vhodné kontaktné údaje. Každej informácii uveďte jej riadok.


Pridajte iniciály pisára. Ak list písal niekto iný ako pisateľ, mali by ste pod blok s podpisom pridať iniciály tejto osoby. Niekedy sa uvádzajú aj iniciálky pisateľa listu. Potom je jasné, kto na tomto liste pracoval.

  • Ak napríklad uvádzate len iniciály pisateľa, napíšte ich malými písmenami: mj
  • Ak uvádzate iniciály pisateľa, napíšte ich veľkými písmenami a iniciály pisateľa malými písmenami: RW:mj. Niektoré štýly pridávajú medzi dve sady iniciálok lomku: RW/mj.


Zaznamenajte si prílohy. Ak ste priložili ďalšie dokumenty, ktoré si má príjemca prezrieť, uveďte to na niekoľkých riadkoch pod svojimi kontaktnými údajmi tak, že uvediete počet a typ dokumentov. Napíšte napríklad: „Prílohy (2): životopis, brožúra.“

  • „Prílohy“ môžete skrátiť aj tak, že napíšete „Encl.“ alebo „Enc.“


Pridajte ďalšie mená adresátov. Ak posielate kópiu listu inej osobe, mali by ste ju uviesť v liste. Upozorňuje sa na to tak, že pod riadok „Prílohy“ sa napíše „cc:“, čo znamená „zdvorilostná kópia“, spolu s menom a titulom osoby („cc“ označovalo „kópiu“, keď sa listy písali na kopírovacom papieri).

  • Napíšte napríklad: „cc: Mary Smith, viceprezidentka pre marketing“
  • Ak pridávate viac ako jedno meno, zarovnajte druhé meno pod prvé meno, ale bez „cc:“

Časť 4 zo 4:Dokončenie listu


Upravte list. Prezentácia je kľúčovým prvkom profesionality. Uistite sa, že príjemca bude ľahko vidieť, že ste schopní a zodpovední za úpravu vášho listu kvôli chybám. Spustite kontrolu pravopisu v textovom editore, ale pred odoslaním si list aj dôkladne prečítajte.

  • Položte si otázku, či je list jasný a stručný. Sú nejaké odseky dlhšie ako tri alebo štyri vety? Ak áno, zistite, či môžete odstrániť nepotrebné vyhlásenia.
  • Ak je list mimoriadne dôležitý, možno ho budete chcieť dať skontrolovať priateľovi alebo kolegovi. Niekedy vám druhý pár očí pomôže zachytiť chyby alebo nešikovné formulácie, ktoré ste si možno nevšimli.


List nezošívajte. Ak máte viac strán, zošívacím sponkám sa spravidla vyhýbate. Ak chcete zabezpečiť, aby papiere zostali v poriadku, použite v ľavom hornom rohu kancelársku sponku.


  • Uverejnite list. Ak list posielate poštou, použite obchodnú obálku. Ak je k dispozícii, použite taký, na ktorom je vytlačené logo spoločnosti. Úhľadne vytlačte svoju spiatočnú adresu a adresu príjemcu. List preložte na tri časti tak, aby príjemca najprv rozvinul hornú a potom dolnú chlopňu. Uistite sa, že ste pripojili dostatočné poštovné a odoslali ho.

    • Ak máte pocit, že váš rukopis je chaotický a nezodpovedá vašej profesionálnej osobe, napíšte adresy v textovom editore a obálku prežeňte cez tlačiareň.
    • Ak je list mimoriadne dôležitý a/alebo časovo citlivý, zvážte jeho doručenie kuriérom.
    • Ak chcete list poslať e-mailom, preveďte ho do formátu HTML alebo ho uložte ako PDF, aby ste zachovali formátovanie. Je však lepšie poslať list fyzicky.
  • Odkazy