Ako napísať plán internej komunikácie

Vedúci pracovníci si uvedomujú dôležitosť silnej internej komunikácie vo svojich organizáciách. Vďaka tejto komunikácii medzi vedúcimi pracovníkmi a ich tímami alebo medzi členmi tímov sú zamestnanci informovaní o dôležitých zmenách v organizácii. Zároveň im poskytuje priestor na zdieľanie vlastných myšlienok. Naučiť sa písať plán internej komunikácie pomôže vedúcim pracovníkom cielenejšie komunikovať. To povedie k zvýšeniu dôvery, morálky, dobrej vôle a produktivity na pracovisku.

1. časť zo 4:Rozhodovanie o napísaní komunikačného plánu

Pochopte, prečo potrebujete plán internej komunikácie. Jeho cieľom je rýchlo, jasne, presne a rovnomerne poskytnúť informácie zamestnancom v celej spoločnosti. Umožní to zamestnancom ľahšie sa zapojiť do činnosti spoločnosti a do komunikácie s ostatnými zamestnancami, čím sa zvýši produktivita a skráti časový odstup medzi komunikáciou. Môže tiež znížiť frustráciu z nerovnomernej alebo pomalej komunikácie. Týmto spôsobom plán zvýši celkovú výkonnosť a udržanie zamestnancov.[1]

Zhodnoťte svoj východiskový bod. Pred vytvorením nového komunikačného plánu budete musieť diagnostikovať problémy s vašou súčasnou komunikáciou. Uistite sa, že ste preskúmali celú organizáciu, zhora nadol a vo všetkých oddeleniach. Hľadajte blokády, oneskorenia informácií, nerovnomerné informácie a problémy s presnosťou alebo zrozumiteľnosťou. Položte nasledujúce otázky pre každú komunikačnú líniu:

  • Či sú informácie presné?
  • Sú potrebné informácie?
  • Ako sa posielajú pravidelné aktualizácie?
  • Sú tieto informácie konzistentné v rámci celej organizácie?
  • Sú zamestnanci stotožnení so súčasnými komunikačnými protokolmi?[2]

Pochopte svoje publikum. Interná komunikácia je zameraná na všetkých, ktorí pracujú v organizácii. Predtým, ako začnete komunikovať so zamestnancami, je potrebné zistiť o nich niekoľko základných informácií.[3]

  • Opýtajte sa ich, ako vnímajú súčasnú úroveň internej komunikácie. Zistiť, či sa cítia byť informovaní o zmenách, či sa cítia pohodlne pri zdieľaní svojich názorov a ako by chceli zlepšiť komunikáciu.
  • Pýtajte sa ťažké otázky. Zistite, či by boli ochotní podeliť sa o konkrétne príklady, kedy sa cítili mimo hry alebo ignorovaní. Snažte sa nebrániť, keď sa podelia; počúvajte s otvorenou mysľou.
  • Zistite, ako zamestnanci radi dostávajú informácie: e-mail, newsletter, osobné stretnutia alebo iné možnosti. Spýtajte sa, či metóda závisí od toho, aké informácie sa zdieľajú. Napríklad týždenné oznámenie možno oznámiť prostredníctvom e-mailu, ale o významnej personálnej zmene sa treba podeliť osobne.

Určite, kto je zodpovedný za vytvorenie plánu. Najskôr zistite, kto je zodpovedný za iniciovanie a potom za konečné schválenie plánu. Všetkým krokom prijatým na vytvorenie komunikačného plánu bude musieť predchádzať súhlas danej osoby alebo skupiny. Potom zistite, kto bude plán písať. Často ide o odborníka na komunikáciu (buď zo spoločnosti, alebo externého) alebo tím zástupcov z rôznych oddelení. Môže však ísť aj o kombináciu oboch.

  • Tímové zapojenie týmto spôsobom umožní, aby sa rôzne oddelenia zapojili od začiatku, pričom odborník bude môcť stále vykonávať svoju prácu.[4]

Stanovenie základov plánu. Najprv zvážte, aký formát chcete použiť. Môžete použiť dokument, prezentáciu alebo tabuľku v závislosti od toho, kto a ako bude dokument používať. Potom zvážte dĺžku vášho plánu. Musí byť dostatočne dlhý, aby obsiahol všetky informácie, ale zároveň dostatočne krátky, aby bol užitočný a prístupný. Napríklad jednoduchý plán môže mať 2 – 4 strany, zatiaľ čo zložitejší plán môže mať až 15 strán. Začnite písať svoj plán vytvorením základnej štruktúry s nasledujúcimi časťami:

  • Názov.
  • Stanovený účel plánu (zvýšenie prehľadnosti, produktivity, predaja atď.).
  • Zhrnutie, ktoré načrtne zvyšok plánu.
  • časť o postupe vysvetľujúcu súčasnú situáciu a zmeny, ktoré sa majú vykonať.
  • Časť s podrobnými informáciami o tom, ako sa bude merať realizácia plánu a jeho úspešnosť.
  • Segmentáciu alebo zmapovanie rôznych orgánov, s ktorými je potrebné komunikovať.
  • Opis rôznych komunikačných kanálov a kedy/ako sa budú používať.
  • Proces schvaľovania a zoznam tvorcov plánu.
  • časový harmonogram implementácie.
  • Príloha pre ďalšie dokumenty.[5]

Časť 2 zo 4:Zostavovanie informácií

Získajte vedenie na svoju stranu. Ak najvyšší predstavitelia vašej organizácie nie sú ochotní podporiť plán internej komunikácie, vašou úlohou sa stane presvedčiť ich o jeho dôležitosti. Bez ich podpory sa vo vašej internej komunikácii zmení len málo. Ľudia zostanú neinformovaní a nebudú si istí, čo sa deje.[6]

  • Načrtnite spôsoby, ktorými môže plán internej komunikácie viesť k zvýšeniu dôvery a produktivity. (Zamestnanci pracujú intenzívnejšie, keď majú pocit, že sú súčasťou toho, čo sa deje.)
  • Hovorte o tom, ako môže plán internej komunikácie zvýšiť efektivitu. (Plán zabezpečuje, aby všetky informácie prúdili efektívne a aby boli všetci zamestnanci včas a primerane informovaní o zmenách.)

Zapojenie manažérov strednej úrovne do komunikácie na vysokej úrovni. Mnohé spoločnosti budú mať len dve hlavné úrovne komunikácie: najvyššia úroveň a všetci ostatní. Zvážte zaradenie niektorých manažérov do pozície informovaných o komunikácii na vysokej úrovni. Títo vedúci pracovníci budú lepšie vedieť, ako najlepšie komunikovať s ostatnými zamestnancami. Títo zamestnanci „strednej úrovne“ môžu pomôcť organizácii rozhodnúť, kedy a ako zdieľať konkrétne správy.[7]

Identifikujte informácie, ktoré je potrebné oznámiť. V súčasnosti sa zamerajte na jedno posolstvo, ktoré by ste chceli komunikovať, možno na vašu víziu alebo poslanie. Pri vypracúvaní plánu internej komunikácie zahrňte oznámenia o nadchádzajúcich udalostiach, dôležitých informáciách o spoločnosti, zmenách zamestnancov a iných novinkách.[8]

Uveďte metódy komunikácie. Existujú rôzne spôsoby zdieľania informácií. Identifikujte všetky potenciálne spôsoby komunikácie a aký typ správ by mal byť prostredníctvom každého z nich zasielaný. Zvážte, ktorá metóda je najlepšia nielen pre vašich zamestnancov a ich preferencie, ale aj pre dané posolstvo a situáciu. Napríklad citlivé situácie si zvyčajne vyžadujú osobnú komunikáciu, nie e-maily alebo bulletin.

  • Formálne metódy sú zámerné komunikačné akty a zahŕňajú plánované stretnutia, firemné bulletiny, e-maily alebo stretnutia všetkých zamestnancov a správy.
  • Neformálne siete sú organickejšie rozhovory, ktoré prebiehajú v kanceláriách, miestnostiach na prestávky a počas obeda. Môžu prebiehať aj prostredníctvom e-mailov, účtov na sociálnych sieťach a telefonických rozhovorov.

Časť 3 zo 4:Vytváranie jasných posolstiev

Zistite, čo musíte povedať. Interná komunikácia by mala byť tímovou prácou. Zamestnanci oddelenia komunikácie by sa mali podieľať na písaní správy, aj keby to mala byť len korektúra, úprava a návrhy na výber slov. Vyhraďte si čas na vypracovanie niekoľkých návrhov a neustále zlepšujte výber slov.

  • Uistite sa, že uvádzate „prečo“ komunikácie, nielen „čo.“
  • Inými slovami, nevydávajte len príkazy. Vysvetlite dôvody týchto smerníc.[9]

Starostlivo upravujte. Korektúra, ak pôjde o písomnú komunikáciu. Zlý pravopis a gramatika sa negatívne odrazia na vedúcom a na organizácii ako celku.[10]

  • Nechajte svoju správu odložiť, kým budete robiť niečo iné (aspoň 15 – 20 minút).
  • Potom sa vráťte k svojej správe a prečítajte si ju, či je jasná a správna.

Poskytnite primerané základné informácie. Uistite sa, že je poskytnutý dostatok základných informácií, aby ste zamestnancom nižšej úrovne poskytli kontext. Nemajú prístup k informáciám, ktoré majú vedúci na vyššej úrovni. Poskytnite im informácie, ktoré potrebujú vedieť, aby plne pochopili zdieľané správy.

  • Ak pripravujete e-mail, v ktorom sa hovorí o zmene firemnej politiky, vysvetlite niektoré skutočnosti, ktoré viedli k tejto zmene.
  • Povedzme, že vaša spoločnosť mení spôsob, akým zamestnanci žiadajú o dni dovolenky. V e-maile vysvetlite, že táto zmena sa zavádza s cieľom poskytnúť prístupnejší verejný kalendár, aby všetci zamestnanci mohli predvídať plánované neprítomnosti zamestnancov a pracovať na príprave na ne.
  • Vaši zamestnanci uvidia prínos tejto zmeny a nebudú ju vnímať ako nepríjemnosť.

Požiadajte o konečné schválenie. Rozhodnite, kto musí byť ten, kto túto správu definitívne schváli. S najväčšou pravdepodobnosťou to bude najvyšší predstaviteľ vašej organizácie. Pošlite túto správu ich smerom a zistite, či prejde. Ak sa tak nestane, vykonajte všetky potrebné revízie a skúste to znova.[11]

Časť 4 zo 4:Uvedenie vášho plánu do praxe

Určite komunikačnú líniu. Aj keď zamestnanci zodpovední za komunikáciu pomáhajú vytvárať správy, niektoré typy správ možno budú musieť pochádzať od vedúceho pracovníka organizácie. Alebo sa môžete rozhodnúť, že každý nadriadený zdieľa správu so svojím tímom. Určite, čo je vhodné pre každú situáciu.[12]

Buďte zámerne načasovaní. Vaša správa by mala byť doručená včas. To sa bude líšiť v závislosti od situácie. Dobrou zásadou organizačnej komunikácie však je, že vaši zamestnanci by mali vedieť skôr, ako sa to dozvie verejnosť. Možno budete chcieť zvážiť etapizáciu správ tak, aby boli najprv informovaní zamestnanci na vyššej úrovni a potom zamestnanci na nižšej úrovni.[13]

  • Povedzme, že sa vaša firma spája s inou spoločnosťou. Samozrejme, že zamestnanci na najvyššej úrovni sa o zmene dozvedia ako prví. Nechcete však, aby zvyšok vašich zamestnancov jedného rána jednoducho prišiel a uvidel na dverách iné meno.
  • Vytvorte harmonogram informovania vysokopostavených zamestnancov, potom zamestnancov nižšej úrovne a potom verejnosti.

Získajte spätnú väzbu. Po oznámení dôležitých informácií musíte zistiť, ako boli prijaté. Môžete to urobiť prostredníctvom prieskumov medzi zamestnancami, stretnutí, individuálnych, neformálnych rozhovorov a obedov. Povzbudzujte zamestnancov, aby kládli otázky vždy, keď nerozumejú konkrétnym správam alebo s nimi nesúhlasia. Vytvorte atmosféru angažovanosti tým, že dáte jasne najavo, že na zamestnancov len nehovoríte, ale aj počúvate a reagujete. Tým zabezpečíte, že zamestnanci budú zapojení, a nie len prijímať príkazy.[14]

  • Zapojte ďalšie osvedčené postupy internej komunikácie. Aby interná komunikácia prebiehala hladko, je potrebné zaviesť určité štruktúry. Rozhodnite, ktoré z nich budú pre vašu organizáciu najlepšie fungovať.[15]

    • Sledujte veci, ako sú hodnotenia výkonnosti, individuálne stretnutia a porady zamestnancov. Zamestnanci musia vedieť, že vám môžu dôverovať, že dodržíte slovo a že informácie budú prúdiť.
    • Podporujte osobnú komunikáciu medzi vedúcimi tímov a členmi tímu. Komunikácia nemôže prebiehať výlučne prostredníctvom elektronických zariadení, ak chcete, aby sa rozvíjali vzťahy.
  • Odkazy