Ako napísať priateľský pripomienkový e-mail: 12 krokov (s obrázkami)

Napísať priateľský e-mail s pripomienkou môže byť zložité. Nechcete pôsobiť dotieravo alebo netrpezlivo, ale je dôležité, aby ste svoje posolstvo odovzdali. Nastavte priateľský tón v e-maile pomocou pozdravov a zjemnených výrazov. Zahrňte do svojho e-mailu s pripomienkou nevyhnutné náležitosti, aby príjemca jasne vedel, čo chcete. Zabezpečte bezchybný e-mail, aby ste pôsobili nielen priateľsky, ale aj profesionálne.

Časť 1 z 3:Nastavenie priateľského tónu


Pozdravte príjemcu. V obchodných situáciách môžete majú Používať štandardný pozdrav, napríklad: „Vážený pán a pani.“ Čoraz viac sa však personalizované e-maily stávajú štandardom. Medzi e-mailové pozdravy, ktoré vám pomôžu hneď od začiatku navodiť priateľský tón, patria: [1]

  • Ahoj John
  • Dobrý deň
  • Dlho sme sa nevideli
  • Ahoj![2]


Odvolajte sa na svoje spojenie s adresátom. Ak zostanete len pri pripomienke, vaša správa môže vyznieť chladne. Odvolajte sa na svoje osobné spojenie s príjemcom tak, že uvediete frázy, ktoré odrážajú vaše priateľstvo a spoločné zážitky. Tie môžu zahŕňať: [3]

  • Ako to ide v škole?
  • Môj priateľ, ako sa máš?
  • Minulý víkend som sa s vami tak dobre bavil.
  • Kedy sme spolu naposledy hovorili, pred mesiacom?
  • Ten výlet, ktorý sme spolu absolvovali, bol úžasný! Čoskoro si to budeme musieť zopakovať.


Zjemnite svoje vyjadrenia. Toto je dôležité najmä v časti e-mailu s pripomienkou. Ak je to už nejaký čas, čo ste boli s príjemcom v kontakte, môže byť vhodné ponúknuť ľahké ospravedlnenie alebo výhovorku, že ste sa ozvali len kvôli pripomenutiu. Medzi príklady zjemnených výrazov patria napr:

  • Viem, že je to už nejaký čas, čo sme spolu hovorili, ale chcel som vám pripomenúť…
  • Veci boli také hektické s novým dieťaťom, že som si až teraz spomenula pripomenúť vám…
  • Viem, že ste boli zaneprázdnení, takže som vás nechcel otravovať, ale chcel som vám poslať pripomienku…


Buď zdvorilý. Ak je pripomienka dôležitá, ľahko sa môže stať, že vyznie príliš dôrazne. Majte na pamäti, že príjemca má vo svojom živote veľa vecí, ktoré sa mu dejú. Nezabudnite tiež povedať „prosím“ a „ďakujem“ a ekvivalentné výrazy. Môžete zaradiť zdvorilostné frázy, ako napríklad: [4]

  • Prepáčte, že vás obťažujem, ale chcel som sa uistiť…
  • Ak by ste mohli odpovedať na tento e-mail čo najskôr, ako budete mať čas…
  • Ďakujeme, že ste si našli čas na prečítanie akejkoľvek odpovede na túto pripomienku. Vážim si to.
  • Budem sa tešiť na vašu odpoveď.

2. časť z 3:Pokrytie nevyhnutných potrieb


Použite predmet. Nemusíte písať šikovný predmet. Tie, ktoré sú jasné a vecné, budú najužitočnejšie. Vďaka nim bude príjemca na prvý pohľad vedieť, aký je účel e-mailu. Niektoré bežné možnosti priateľského e-mailového pripomenutia môžu zahŕňať:

  • Kontrolujú sa
  • Rýchle pripomenutie o…
  • Nadchádzajúci výlet/podujatie/atď.
  • Počet osôb na výlet/podujatie/atď.[5]


Nezabudnite pripojiť svoju pripomienku. Keď sa tak veľmi snažíte byť priateľskí a zdvorilí, môže sa ľahko stať, že vynecháte niečo dôležité, ako napríklad skutočné pripomenutie. Umiestnite pripomienku blízko začiatku e-mailu, krátko po pozdrave a krátkom osobnom spojení. Napríklad: [6]

  • „Dobrý deň,
    Už je to dlho, čo sme spolu hovorili, Ben. Ako sa má vaša žena a deti? Tie moje ma dosť zamestnávajú, ale chcela som sa ti ozvať ohľadom…“
  • „Ahoj!
    Babička, chcel som ti poslať správu. Prepáčte, že som bol taký zaneprázdnený. Chcel som ti len pripomenúť naše rande na obed…“


Používajte stručný jazyk. Vo všeobecnosti platí, že slušný jazyk používa dlhšie výrazy. Napríklad veta „Pracujte usilovnejšie“ by bola zdvorilejšia ako: Možno by bolo dobré, keby ste pracovali usilovnejšie.“ Tieto dlhé výrazy sú síce zdvorilé, ale môžu sťažiť určenie zamerania vášho e-mailu.

  • Používajte zjednodušenú štruktúru e-mailu. Môže to vyzerať napríklad takto: Pozdrav (úvod) → Osobné spojenie → Pripomienka → Validácia (záver)[7]


Upravte nepotrebné informácie. Pri každej vete a každej časti každej vety si položte otázku: „Je to potrebné??“ V niektorých prípadoch môže výraz „potrebné“ znamenať niečo tak všeobecné ako „Je to potrebné, aby môj e-mail nevyznel chladne“.“ Odstráňte nepotrebné časti e-mailu.[8]

  • Všeobecne platí, že príslovky (ako „veľmi“, „naozaj“, „skutočne“, „mimoriadne“ a „rozhodne“) môžete odstrániť, aby bola vaša správa stručnejšia.[9]


Ukončite e-mail valenčnou rečou. „Valediction“ je módne slovo, ktoré znamená „rozlúčka“.“[10]
Validácia obsahuje výrazy ako „S pozdravom“, „S pozdravom“, „S úctou“ a „S pozdravom“.“ Po valídii by mal nasledovať váš podpis. Tieto bežné valentínky však môžu pôsobiť neosobne. Môžete vyskúšať niečo podobné:

  • Váš priateľ
  • Na zdravie
  • Všetko najlepšie
  • Prajem vám pekný deň
  • Tag, you’re it
  • Tešíme sa na vašu správu[11]

Časť 3 z 3:Zabezpečenie bezchybného e-mailu


Skontrolujte správnosť svojho e-mailu. Aj rýchle prelistovanie e-mailu raz alebo dvakrát odstráni mnohé jednoduché chyby, ktoré sa mohli vkradnúť pri jeho písaní. Po skončení písania si e-mail skontrolujte z hľadiska pravopisu a gramatiky.

  • Mnohé e-mailové služby majú bezplatnú kontrolu gramatiky a pravopisu. Ich kvalita bude závisieť od poskytovateľa elektronickej pošty. V niektorých prípadoch nemusia byť tieto kontrolery veľmi presné.
  • Nezabudnite skontrolovať predmet správy, pozdrav a valédium (záver). Je ľahké ich prehliadnuť a sústrediť sa len na telo e-mailu.[12]


Prečítajte si svoj e-mail nahlas. Ak píšete dôležitý e-mail alebo ak chcete byť k niekomu naozaj mimoriadne priateľskí alebo zdvorilí, prečítajte si svoj e-mail od začiatku do konca nahlas. Znie to konverzačne? Ak áno, váš e-mail je pripravený na odoslanie.[13]

  • Prepíšte vety alebo pasáže, ktoré znejú ťažkopádne. Pri hodnotení tejto situácie použite svoj najlepší úsudok. Bude sa to líšiť od človeka k človeku, v závislosti od vášho štýlu rozprávania.

  • Nechajte si e-mail prezrieť inú osobu. Pri dôležitých oznámeniach, ako sú oznámenia určené na obchodné účely, môžete chcieť, aby pripomienku pred odoslaním skontrolovala iná osoba. Ak ste napísali stručný e-mail, spravidla to nezaberie veľa času a môže to pomôcť zachytiť aj tie najmenšie chyby.

    • Skontrolujte svoju online službu zasielania správ. Pošlite správu priateľovi online s otázkou typu: „Hej, mohol by si si prečítať krátky e-mail, ktorý musím poslať? Zaberie to len minútu.“
    • Nezabudnite vyjadriť svoju vďačnosť každému, kto si prečíta váš e-mail. Robia vám predsa láskavosť.
  • Odkazy