Ako napísať príručku pre zamestnancov

V príručke pre zamestnancov, nazývanej aj príručka, sú uvedené zásady, postupy a hlavné princípy spoločnosti. Účelom príručky je zabezpečiť, aby zamestnanci úplne a jasne pochopili zásady spoločnosti, ktoré sa týkajú ich práce, odmeňovania a výhod. Je dôležité, aby každá firma mala komplexnú príručku pre zamestnancov, aby sa vyhla prípadným právnym problémom a podporila svojich zamestnancov. Môžete vytvoriť príručku pre zamestnancov, ktorá bude obsahovať usmernenia a pravidlá týkajúce sa odmeňovania, zamestnaneckých výhod a noriem správania vašej spoločnosti. Mali by ste tiež diskutovať o zásadách spoločnosti týkajúcich sa bezpečnosti a ochrany všetkých zamestnancov. Uistite sa, že v príručke používate prístupný tón a jasný jazyk, aby sa ňou zamestnanci mohli ľahko riadiť.

Časť 1 z 5:Úvod

Začnite všeobecným úvodným odsekom. Príručka pre zamestnancov by mala obsahovať všeobecný úvodný odsek, v ktorom sa uvedie účel príručky. Mali by ste privítať zamestnanca v spoločnosti a prediskutovať cieľ spoločnosti, ktorým je byť pre zamestnancov uspokojivým pracoviskom. Mali by ste tiež zopakovať dôležitosť vzťahu medzi zamestnávateľom a zamestnancom.[1]

  • Môžete napríklad uviesť: „Sme presvedčení, že v [názov spoločnosti] zistíte, že naša spoločnosť je dynamickým a zaujímavým miestom pre prácu, a tešíme sa na váš príspevok k nášmu ďalšiemu úspechu. Našich zamestnancov považujeme za náš najcennejší zdroj. Táto príručka bude slúžiť ako sprievodca vzťahom medzi zamestnávateľom a zamestnancom.“

Zahrňte vyhlásenie o tom, že príručka nie je právnou zmluvou. Mali by ste sa tiež uistiť, že úvod príručky obsahuje vyhlásenie o tom, že príručka nie je právnou, záväznou zmluvou medzi zamestnávateľom a zamestnancom. Pomôže to predchádzať právnym sporom a ochráni vašu spoločnosť v prípade právneho problému v budúcnosti.[2]

  • Môžete napríklad uviesť: „Táto príručka obsahuje len všeobecné informácie a usmernenia. Nie je to záväzná právna zmluva a nepôsobí ako zmluvné právo zostať zamestnancom spoločnosti.“

Upozorňujeme, že zamestnanec môže byť prepustený na základe rozhodnutia spoločnosti. Toto je ďalšie dôležité vyhlásenie o vylúčení zodpovednosti, ktoré by malo byť zahrnuté v príručke pre zamestnancov. Mali by ste sa uistiť, že vaša spoločnosť nie je povinná udržať si zamestnancov a upozorniť, že zamestnanec môže byť prepustený podľa uváženia spoločnosti. Tým sa zabezpečí, že zamestnanci nebudú príručku vnímať ako zmluvu alebo ju ako takú nebudú môcť použiť na súde.[3]

  • Môžete napríklad uviesť: „Váš pracovný pomer môže spoločnosť kedykoľvek ukončiť s uvedením dôvodu alebo bez neho a bez predchádzajúceho upozornenia. Môžete tiež kedykoľvek odstúpiť.“

Mať pre zamestnanca stránku s potvrdením o prijatí. Mali by ste tiež zahrnúť stránku s potvrdením, ktoré musí zamestnanec potvrdiť a podpísať. Zabezpečíte tým, že zamestnanec súhlasil s podmienkami príručky a znamená to, že zamestnanec rozumie zásadám v príručke.[4]

  • Vzory stránky s potvrdením pre zamestnancov nájdete prostredníctvom webovej stránky Spoločnosti pre riadenie ľudských zdrojov a webovej stránky Národnej federácie nezávislých podnikov.

Časť 2 z 5:Výhody a odmeňovanie

Overte si požiadavky vášho štátu na príručky pre zamestnancov. Väčšina federálnych a štátnych riadiacich orgánov vyžaduje, aby spoločnosti poskytli jasnú a podrobnú mzdovú politiku v príručke pre zamestnancov. Každý štát má iné zákony o zamestnanosti a vyžaduje, aby ste do príručky zahrnuli iné informácie o mzdách zamestnancov. Oboznámte sa so zákonmi vášho štátu, aby ste sa uistili, že pokrývate všetky požiadavky.[5]
[6]
Dôveryhodný zdroj
U.S. Správa malých podnikov
U.S. vládna agentúra zameraná na podporu malých podnikov
Prejsť na zdroj

  • Možno budete musieť skontrolovať federálne zákony pre zamestnávateľov prostredníctvom U.S. Webová stránka ministerstva práce alebo príslušná webová stránka ministerstva práce vašej krajiny. Predtým, ako načrtnete akékoľvek zásady alebo očakávania, uistite sa, že máte jasno v požiadavkách na príručku vašej spoločnosti.

Uveďte mzdovú politiku. V príručke pre zamestnancov by mali byť uvedené vaše zákonné povinnosti týkajúce sa mzdových rozvrhov a platenia nadčasov. Vaši zamestnanci by mali vedieť, ako často dostávajú mzdu, ako aj to, či dostanú zaplatené za prácu nadčas. Mali by ste uviesť očakávaný pracovný čas vašich zamestnancov v závislosti od toho, či pracujú na plný alebo čiastočný úväzok.[7]
[8]
Dôveryhodný zdroj
U.S. Správa pre malé podniky
U.S. Vládna agentúra zameraná na podporu malých podnikov
Prejsť na zdroj

  • Zahrňte opisy oslobodených a neoslobodených zamestnancov. Oslobodení zamestnanci sú zvyčajne vyšší manažment a nevzťahujú sa na nich zákony upravujúce minimálnu mzdu, nadčasy a iné mzdové postupy.[9]
  • Váš opis by mal obsahovať definíciu nadčasov. Napríklad práca dlhšia ako 9 hodín denne, 40 hodín týždenne, dovolenka atď. Nezabudnite uviesť, že čas na cestu alebo čas na prípravu na prácu sú kompenzované.
  • Mali by ste si tiež všimnúť politiku vašej spoločnosti týkajúcu sa prestávok na kávu a obed, napríklad ako dlho má každý zamestnanec povolené tieto prestávky. To zabezpečí, že vaši zamestnanci budú vedieť, čo môžu očakávať v súvislosti s riadením svojho času.

Diskutujte o odmenách pre pracovníkov. V príručke pre zamestnancov by ste sa mali venovať aj balíkom odmeňovania, ktoré vaša spoločnosť ponúka svojim zamestnancom. Môže to zahŕňať bonusy, akciové opcie a zvýšenie platu v priebehu času. Uistite sa, že ponúkate balíky kompenzácií, ktoré sú pre spoločnosť realistické a dostupné, pretože v budúcnosti môže byť potrebné tieto záväzky dodržať.[10]
[11]
Dôveryhodný zdroj
U.S. Správa pre malé podniky
U.S. Vládna agentúra zameraná na podporu malých podnikov
Prejsť na zdroj

Zahrňte zamestnanecké výhody. Vaša spoločnosť môže byť podľa štátnych alebo federálnych zákonov povinná poskytovať zamestnancom výhody, ako sú zdravotné, zubné a životné poistenie. Tieto zamestnanecké výhody by mali byť v príručke stručne opísané. Nemali by ste zachádzať do konkrétnych podrobností, pretože politika dávok sa môže zmeniť a vy nechcete do príručky uviesť neaktuálne alebo nesprávne informácie.[12]
[13]
Dôveryhodný zdroj
U.S. Small Business Administration
U.S. vládna agentúra zameraná na podporu malých podnikov
Prejsť na zdroj

  • Uistite sa, že by ste mali uviesť, kto má nárok na výhody, napríklad zamestnanci na plný úväzok, zamestnanci na čiastočný úväzok a ich rodiny a manželia/manželky. Mali by ste tiež vysvetliť kritériá na prihlásenie sa k dávkam a kedy môžete dávky zmeniť, napríklad v prípade svadby alebo narodenia dieťaťa.
  • Vaša príručka o výhodách by mala obsahovať aj podrobnosti o akomkoľvek dôchodkovom alebo sporiacom pláne financovanom spoločnosťou. Uistite sa, že ste zahrnuli všetky relevantné zásady, ako je napríklad dorovnávanie príspevkov alebo obdobie nároku na príspevok.

Popíšte zásady preplácania nákladov zamestnancom. V prípade spoločností, v ktorých sa od zamestnancov môže vyžadovať, aby používali svoj osobný majetok alebo cestovali na pracovné účely, budete musieť načrtnúť politiku pre prípadné preplácanie týchto výdavkov spoločnosťou. jasne stanovte, za ktoré výdavky zodpovedá spoločnosť a za ktoré zamestnanec. Uveďte proces získavania súhlasu na úhradu a zoznam výdavkov.

Upozornite na politiku spoločnosti týkajúcu sa dovoleniek. Podľa federálnych zákonov ste povinní mať zavedené zásady čerpania dovolenky. Musíte mať rodinnú zdravotnú dovolenku, ktorá poskytuje zamestnancom až 12 týždňov neplateného voľna z dôvodu narodenia alebo starostlivosti o dieťa, starostlivosti o blízkeho člena rodiny s vážnym zdravotným stavom alebo ak sa u zamestnanca objaví vážny zdravotný stav. Mali by ste si overiť politiky vášho štátu týkajúce sa neplatenej rodinnej dovolenky.[14]
[15]
Dôveryhodný zdroj
U.S. Správa malých podnikov
U.S. vládna agentúra zameraná na podporu malých podnikov
Prejsť na zdroj

  • Mali by ste tiež vysvetliť zásady spoločnosti týkajúce sa dovolenky, napríklad koľko dovolenky ročne majú zamestnanci v rámci pracovného pomeru. Mali by ste vymedziť dĺžku času určeného na úmrtie člena rodiny a na dovolenku z dôvodu práceneschopnosti.
  • Uistite sa, že ste prediskutovali zásady vašej spoločnosti týkajúce sa dovolenky vrátane toho, ako sa získava dovolenka a ako požiadať o voľno. Mali by ste uviesť zoznam sviatkov, ktoré spoločnosť dodržiava, s jasnými informáciami o tom, kedy je spoločnosť počas sviatkov zatvorená alebo otvorená.

Časť 3 z 5:Správanie a pravidlá obliekania

Spomeňte všeobecné očakávania spoločnosti od zamestnancov. V príručke pre zamestnancov by mali byť uvedené hodnoty a očakávania, ktoré by ste chceli vidieť u svojich zamestnancov. Mali by ste diskutovať o tom, ako by ste chceli, aby sa zamestnanci správali a komunikovali na pracovisku. Mali by ste tiež uviesť kontaktnú osobu, na ktorú sa môžu zamestnanci obrátiť v prípade otázok alebo nejasností.[16]

  • Pri diskusii o očakávaniach zamestnancov by ste mali zachovať pozitívny a povzbudzujúci prístup. Vďaka tomu sa budú vaši zamestnanci príručkou zaoberať a budú mať pocit, že je pre nich prístupná.
  • Môžete si napríklad všimnúť: „Očakávame, že naši zamestnanci budú dodržiavať vysoký štandard profesionálneho správania a bezúhonnosti. Ako zamestnanec by ste mali byť úctiví a zdvorilí k pocitom a potrebám ostatných. Osoby, ktoré sa správajú nevhodne alebo neprofesionálne, môžu byť predmetom disciplinárneho konania.“

Diskutujte o pravidlách obliekania na pracovisku. Ak má vaše pracovisko osobitné pravidlá obliekania, mali by ste ich zahrnúť do príručky pre zamestnancov. Uistite sa, že máte jasno v požiadavkách na pravidlá obliekania, a uveďte očakávania spoločnosti, ako by mali zamestnanci na pracovisku vyzerať.[17]

  • Ak má vaša spoločnosť napríklad kancelárske priestory, môžete zaviesť obchodný odev. Môžete uviesť, že všetci zamestnanci sú povinní dodržiavať pracovný odev a pôsobiť upravene.
  • Uveďte vizuálny príklad prijateľného oblečenia a úpravy, pretože predstavy sa môžu líšiť v závislosti od sociálnych skupín a generácií.
  • Zahrňte osobitné predpisy týkajúce sa fúzov, viditeľných tetovaní a odevu na hlave, ktorý by mohol mať náboženský charakter.
  • Ak sú vaši zamestnanci často v teréne a pracujú napríklad na staveniskách, môžete vyžadovať, aby zamestnanci vždy nosili ochranný výstroj alebo odev. Tieto požiadavky by ste mali uviesť v príručke, aby zamestnanci vedeli, ako by mali každý deň v teréne vyzerať.

Zahrňte politiku rovnakého zamestnávania a nediskriminácie. Podľa zákona mnohé štáty vyžadujú, aby spoločnosti mali v príručke pre zamestnancov jasne uvedené zásady rovnakého zamestnávania a nediskriminácie. Musíte jasne uviesť, že vaša spoločnosť zakazuje diskrimináciu na pracovisku.[18]
Dôveryhodný zdroj
U.S. Správa malých podnikov
U.S. vládna agentúra zameraná na podporu malých podnikov
Prejsť na zdroj

  • Mali by ste sa tiež uistiť, že ste prediskutovali zákon o Američanoch so zdravotným postihnutím (ADA), ktorý špecifikuje zákaz diskriminácie osôb so zdravotným postihnutím. Viac informácií o ADA nájdete na webovej stránke Američanov so zdravotným postihnutím.

Majte zásady proti obťažovaniu a sťažnostiam. Vaša spoločnosť by mala mať aj zásady proti obťažovaniu, v ktorých sa jasne uvádza, že na pracovisku sa za žiadnych okolností netoleruje obťažovanie. Federálne alebo štátne zákony od vás často vyžadujú, aby ste tieto zásady pre svojich zamestnancov zaviedli.[19]
Dôveryhodný zdroj
U.S. Správa pre malé podniky
U.S. vládna agentúra zameraná na podporu malých podnikov
Prejsť na zdroj

  • Mali by ste mať zavedený postup na podanie sťažnosti na obťažovanie, aby zamestnanci vedeli, ako podať sťažnosť a s kým sa o probléme môžu poradiť. Môžete mať zástupcu oddelenia ľudských zdrojov, ktorý je zodpovedný za riešenie akýchkoľvek sťažností na obťažovanie na pracovisku.

Zahrňte zásady správania a používania digitálnych technológií. Mali by ste sa tiež uistiť, že vaša príručka pre zamestnancov obsahuje zásady správneho používania firemných počítačov a softvéru v kancelárii aj mimo nej. Je to obzvlášť dôležité, ak sa väčšina práce zamestnancov vykonáva na firemných počítačoch.[20]
Dôveryhodný zdroj
U.S. Správa malých podnikov
U.S. vládna agentúra zameraná na podporu malých podnikov
Prejsť na zdroj
[21]

  • Uistite sa, že ste načrtli, ako môžu zamestnanci zabezpečiť svoje elektronické informácie a chrániť všetky heslá alebo informácie o spoločnosti na svojich počítačoch. Mali by ste tiež uviesť všetky bezpečnostné opatrenia, ktoré ste zaviedli na ochranu súkromia svojich zamestnancov online a informácií o vašej firme.
  • Mali by ste mať aj usmernenia týkajúce sa vhodného používania počítača a toho, na aké stránky môžu a nemôžu zamestnanci pristupovať. Mali by ste sa uistiť, že zamestnanci majú jasno v tom, na aké stránky sa môže využívať firemná sieť, a upozorniť na dôležitosť zachovania súkromia firemných informácií pri komunikácii prostredníctvom e-mailu.
  • Upozornite na všetky bezpečnostné kroky, ktoré by sa mohli považovať za zásah do súkromia zamestnancov, a vysvetlite, prečo sú potrebné pre bezpečnosť spoločnosti.

Prediskutujte proces hodnotenia výkonnosti zamestnancov. Mali by ste tiež uviesť podrobnosti o tom, ako budú vaši zamestnanci hodnotení z hľadiska ich výkonu na pracovisku. Do príručky môžete uviesť metriku hodnotenia výkonnosti alebo zahrnúť všeobecné usmernenia o tom, ako a kedy sa bude hodnotenie výkonnosti vašich zamestnancov uskutočňovať.[22]

  • Môžete napríklad uviesť, že zamestnanci dostávajú ročné hodnotenia a že pozitívne hodnotenia zvyčajne vedú k zvýšeniu platu alebo bonusu. Môžete tiež diskutovať o disciplinárnych opatreniach, ktoré môžu nastať, ak zamestnanec nedostane pozitívne hodnotenie výkonu, napríklad o skúšobnej dobe pre zamestnanca, po ktorej bude nasledovať druhé hodnotenie výkonu alebo výpoveď.
  • Upozornite najmä na akékoľvek správanie, ktoré by mohlo viesť k okamžitému prepusteniu, napríklad užívanie drog a alkoholu, krádeže, obťažovanie, násilie alebo iné závažné priestupky.

Časť 4 z 5:Bezpečnosť a ochrana

Opíšte bezpečnostné opatrenia na pracovisku. Vaši zamestnanci by mali byť oboznámení so všetkými bezpečnostnými opatreniami vo vašich priestoroch vrátane bezpečnostných kamier, detektorov a strážcov. Uveďte všetky prevádzkové postupy potrebné na prekonanie bezpečnostnej kontroly. Opíšte všetky zakázané alebo obmedzené priestory spolu s jasným opisom toho, kto do nich môže alebo nemôže vstúpiť. Pre prehľadnosť môžete pripojiť mapu s vyznačením týchto oblastí.

Upozornenie, či spoločnosť dodržiava zákony o bezpečnosti a ochrane zdravia pri práci. Vo vašom štáte sa od vás môže vyžadovať dodržiavanie zákonov o bezpečnosti a ochrane zdravia pri práci a tieto zákony by ste mali uviesť v príručke pre zamestnancov. Mali by ste upozorniť, že všetci zamestnanci musia hlásiť všetky nehody, úrazy, potenciálne bezpečnostné riziká a akékoľvek problémy súvisiace s bezpečnosťou vedeniu.[23]
Dôveryhodný zdroj
U.S. Správa malých podnikov
U.S. vládna agentúra zameraná na podporu malých podnikov
Prejsť na zdroj

  • Mali by ste mať zavedené aj bezpečnostné zásady týkajúce sa zlého počasia alebo nebezpečných pracovných podmienok. To je dôležité najmä vtedy, ak vaši zamestnanci často pracujú v teréne alebo mimo pracoviska.

Uveďte zásady nahlasovania incidentov. Mali by ste tiež zahrnúť postup pre nahlasovanie incidentov na pracovisku, ako je napríklad úraz pri práci alebo lúpež. Vaši zamestnanci by mali byť informovaní o tom, ako môžu nahlásiť incident a na koho sa môžu obrátiť v prípade incidentu.[24]
Dôveryhodný zdroj
U.S. Správa malých podnikov
U.S. vládna agentúra zameraná na podporu malých podnikov
Prejsť na zdroj

  • V príručke pre zamestnancov môžete mať podrobný postup pre nahlasovanie incidentov alebo ho ponechať všeobecnejší. Ak si myslíte, že sa proces nahlasovania môže v budúcnosti zmeniť, môžete sa rozhodnúť pre všeobecnejšiu diskusiu.

Prediskutujte plán postupu v prípade mimoriadnej udalosti. Mali by ste tiež uviesť jasný plán postupu v prípade mimoriadnej udalosti, ako je napríklad požiar na pracovisku alebo prírodná katastrofa, napríklad záplavy alebo nepriaznivé počasie. V príručke by ste mali mať plán odchodu pre zamestnancov na mape a diskutovať o bezpečnostných oblastiach alebo bodoch mimo budovy.[25]

Časť 5 z 5:Tón a jazyk

Zachovajte konverzačný tón. Príručka pre zamestnancov by mala byť prístupná a ľahko čitateľná pre každého zamestnanca, pričom jej tón by mal byť skôr konverzačný než formálny alebo strnulý. Snažte sa osloviť každého zamestnanca tým, že použijete prístupný a jasný tón.[26]

  • Môžete to urobiť tak, že si predstavíte, že príručka je rozhovor, ktorý vediete so zamestnancom ako zamestnávateľ. Pri rozhovore so zamestnancom by ste mali používať jasný a priateľský tón a vyhýbať sa formálnemu alebo strnulému jazyku.

Vyhnite sa žargónu alebo zložitému jazyku. Pracovné zákony môžu byť zložité, ale to neznamená, že vaša príručka pre zamestnancov musí byť preplnená slovníkom alebo žargónom. Namiesto toho sa zamerajte na jasný jazyk a zjednodušené pojmy. Právne výrazy, ktoré sú ťažko zrozumiteľné, nemusia vašu spoločnosť v konečnom dôsledku právne chrániť a iba odcudzia zamestnancov, ktorí príručku čítajú.[27]

  • Mali by ste sa snažiť vyhýbať používaniu formálnych výrazov, ako je „manažment“ alebo „autorita.“ Namiesto toho používajte „my“ alebo „zamestnávateľ“, aby sa zamestnanec necítil zahltený. Chcete, aby tón znel nenútene, pretože zamestnanci si príručku prečítajú celú, ak bude pôsobiť priateľsky a pútavo.

Držte sa dosiahnuteľných pravidiel a usmernení. Vyhnite sa tomu, aby ste do príručky vložili usmernenia, ktoré sú príliš náročné alebo neprimerané. Chcete, aby príručka slúžila ako užitočná príručka pre vašich zamestnancov, a nechcete vytvárať pravidlá, ktoré je ťažké alebo nemožné dosiahnuť.[28]

  • Mali by ste sa tiež snažiť, aby príručka bola krátka a stručná a obsahovala len toľko informácií, aby spĺňala štátne požiadavky na príručky pre zamestnancov. Nechcete zamestnancov zahltiť informáciami alebo prísnymi pravidlami, ktoré sa ťažko dodržiavajú.
  • Pred použitím príručky si ju nechajte skontrolovať právnikom. Vaša príručka pre zamestnancov je dôležitý dokument, ktorý môžu vaši zamestnanci neskôr použiť v právnom spore. Príručku by ste mali dať skontrolovať právnikovi alebo právnemu posudku, aby ste sa uistili, že vaše znenie je jasné a že tým nezavádzate svoju spoločnosť k zodpovednosti za prípadné právne problémy v budúcnosti. Po jeho schválení právnym posúdením bude pripravený na distribúciu novým a súčasným zamestnancom vašej spoločnosti.[29]
  • Odkazy