Ako napísať recenzný posudok: 8 krokov (s obrázkami)

Tento článok vysvetľuje kroky potrebné na prípravu efektívnej periodickej správy pre organizáciu, obchodnú jednotku alebo zariadenie. Táto metóda je všeobecná a dá sa použiť takmer všade a určite zapôsobí, informuje a ovplyvní.

Kroky


Zhromažďujte informácie a údaje potrebné na vyplnenie správy. Informácie alebo údaje môžu zahŕňať (okrem iného) výkonnosť, aktuálny stav, výzvy, ktorým ste čelili počas obdobia, vykonané (a nevykonané) činnosti.


Začnite súhrnným vyhlásením alebo odsekom nepresahujúcim 4 riadky. Zhrnutie by sa malo začať rozsiahlym konštatovaním, ako zariadenie/organizácia/oddelenie v danom období fungovalo, a uviesť, či normálne, výnimočné, podpriemerné atď. Ďalej, ak sa vyskytli neprekonateľné výzvy, vyjadrite ich čo najmenším počtom slov a uveďte odkaz na inú časť správy, kde sú výzvy podrobne vysvetlené. Táto časť musí byť stručná, a preto by mala zachytávať maximálne dve nevyriešené výzvy alebo lepšie jednu.


Na zhrnutie nadviažte vecným vyjadrením výkonnosti. Porovnajte dosiahnuté údaje s cieľmi, ak sú k dispozícii, pričom začnite od najvýznamnejšieho výkonnostného cieľa v poradí podľa dôležitosti. Používajte súhrnné a celkové údaje a obmedzte túto časť na jednu stranu, ale podrobné informácie plánujte uviesť v prílohách. Použite tabuľky, grafy atď. na ilustráciu a pridajte jednozväzkové vysvetlenie pozitívnych aj negatívnych výsledkov. Ak má výkon skôr kvalitatívny ako kvantitatívny charakter, vypíšte ich v tomto tematickom poradí: cieľ – činnosť – dosiahnuté výsledky. Po zdôraznení dosiahnutého výkonu rozoberte faktory, ktoré k nemu viedli, a to pozitívne aj negatívne, najlepšie pomocou očíslovaných/bulletovaných zoznamov.


Zachyťte aktuálny stav kľúčových zdrojov. Ide o tie, ktoré vám umožňujú dosiahnuť vaše ciele, ktoré môžu zahŕňať zamestnancov, stroje, zariadenia, energetické zdroje, rozpočet, hotovosť atď. Ak sa v danom období vyskytla nejaká výzva v súvislosti s niektorou z nich, uveďte osobu/úrad, ktorému ste výzvu oznámili, a aké opatrenia boli prijaté alebo sa očakávajú (uveďte dátumy komunikácie a ďalšie relevantné údaje). Okrem toho zahrňte riziká spojené s nevyriešenými výzvami a zároveň ich premietnite aj do budúceho vplyvu. Na usporiadanie tejto časti sa zvyčajne hodia tabuľky.


Zachytenie činností vykonaných počas obdobia. Zahrňte činnosti, ktoré ste mali vykonať, ale z nejakého dôvodu sa neuskutočnili (čo je tiež potrebné uviesť). Pri činnostiach, ktoré majú dlhodobý charakter a môžu ovplyvniť výkon, uveďte aktuálny stav a ďalšie kroky, ktoré vás čakajú, plus zainteresovanú osobu/účastníka.


Pripravte si časť s prílohami. Mala by pozostávať z údajov, ktoré možno použiť na zdôvodnenie údajov, ktoré sú zhrnuté v správe.


Skontrolujte, či je správa presná a gramatická. Ak je to možné, nechajte niekoho, aby vám pomohol s týmto posledným dôležitým krokom. Skontrolujte, či sú fakty presné a či sú podané čo najlepším spôsobom a jednoduchým jazykom. Skontrolujte aj gramatické a pravopisné chyby a podľa potreby ich opravte.


  • Odovzdajte správu a sledujte opatrenia.