Ako napísať stanovy

Neziskové organizácie a iné subjekty alebo organizácie používajú stanovy ako formálny a právne uznaný zdroj na určenie spôsobov fungovania organizácie. Z tohto dôvodu sú vnútorné predpisy mimoriadne dôležité. Stanovy sa často považujú za „prevádzkový manuál“ organizácie. Ak ste boli vyzvaní, aby ste napísali stanovy pre svoj podnik alebo organizáciu, budete chcieť k tejto úlohe pristupovať organizovane.

Časť 1 zo 4:Plánovanie vašich stanov

Pochopte účel stanov. Stanovy sú písomné pravidlá organizácie. Stanovy sú dôležité, pretože môžu pomôcť vyriešiť vzniknuté problémy alebo konflikty. Ak máte napríklad ťažkosti s funkcionárom organizácie, potom si môžete prečítať stanovy a zistiť, aké kroky ste oprávnení podniknúť. Stanovy sa môžu vzťahovať aj na tieto prípady: [1]
Dôveryhodný zdroj
Centrum pre zdravie a rozvoj komunity na Kansaskej univerzite
Komunitné výskumné centrum zamerané na podporu rozvoja a vzdelávania v oblasti verejného zdravia
Prejsť na zdroj

  • názov organizácie
  • účel organizácie
  • požiadavky na členstvo
  • tituly a zodpovednosti funkcionárov
  • ako sa prideľujú funkcionári
  • ako budú prebiehať stretnutia a kedy sa budú konať

Určite členov, ktorí napíšu stanovy. Na začiatku je potrebné konzultovať s väčšinou alebo všetkými členmi, ktorí pomáhali pri zakladaní organizácie. Prizvite aspoň dvoch alebo troch ďalších ľudí, aby poskytli podnety a pomohli pri písaní stanov.

  • Ak zakladáte napríklad neziskovú organizáciu, budete potrebovať predstavenstvo, ktoré potom poskytne podklady a pomôže napísať stanovy. Práca v tíme zabezpečí, že v stanovách budú zastúpené a zohľadnené všetky hľadiská.
  • Snažte sa zabezpečiť, aby štatutárny výbor odrážal presný prierez vašej organizácie.[2]
    Neprechyľujte ho príliš na ľudí z jednej časti organizácie alebo z jednej úrovne hierarchie organizácie.

Zhromažďovanie informácií. Aby ste mohli správne navrhnúť stanovy, musíte pochopiť organizáciu: jej účel, ako budú funkcionári tento účel presadzovať a aká je budúcnosť organizácie. Ak chcete získať tieto informácie, stretnite sa so všetkými členmi organizácie a porozprávajte sa o tom, ako si predstavujú účel organizácie a aké pracovné miesta budú potrebné na to, aby sa tento účel stal skutočnosťou.

  • Chcete tiež, aby vaše stanovy boli v súlade s ostatnými základnými dokumentmi, ako sú vaše stanovy, zásady riadenia a všetky ostatné dokumenty, ktoré odrážajú spôsob fungovania organizácie. Pri príprave návrhu stanov zhromaždite tieto dokumenty.
  • Uistite sa najmä, že počet pozícií v správnej rade a opisy pozícií sú vo všetkých dokumentoch rovnaké. Uistite sa tiež, že dni konania schôdzí sú rovnaké, spolu s ďalšími drobnými detailmi. Ak ste pridružení k inému subjektu, napríklad k štátnemu ministerstvu školstva alebo podobnému, mali by ste potvrdiť, že vaše stanovy sú v súlade s očakávaniami a požiadavkami tohto subjektu.[3]

Získajte vzorové stanovy. Skúste nájsť stanovy organizácie podobnej tej vašej. Nikdy by ste ich nemali jednoducho kopírovať, ale môžu vám poslúžiť ako užitočné vodítko pri vypracúvaní vašich vlastných.[4]
Dôveryhodný zdroj
Centrum pre zdravie a rozvoj komunity Kansaskej univerzity
Komunitné výskumné centrum zamerané na podporu rozvoja a vzdelávania v oblasti verejného zdravia
Prejsť na zdroj

  • Zavolajte organizáciám, ako je tá vaša, a opýtajte sa, či môžete vidieť kópiu ich stanov.

Stretnite sa s právnikom. Konzultácia s právnikom, ktorý sa špecializuje na neziskové organizácie, môže byť užitočná, aby ste sa uistili, že vaše stanovy pokrývajú potrebnú oblasť. Právnik sa tiež môže uistiť, že vaše stanovy sú v súlade so zákonom o neziskových organizáciách vo vašom štáte. Zákony o neziskových organizáciách môžu obsahovať zákazy, ako napríklad obmedzenia týkajúce sa hlasovania na základe splnomocnenia, a mali by ste si ich uvedomiť ešte pred vypracovaním stanov.[5]
Každý článok stanov, ktorý porušuje zákon o neziskových organizáciách vo vašom štáte, bude neplatný.

  • Skúseného advokáta, ktorý sa špecializuje na neziskové organizácie, môžete nájsť tak, že navštívite advokátsku komoru vo vašom štáte, ktorá by mala prevádzkovať referenčnú službu.
  • Ak sú náklady problémom, môžete získať pomoc od organizácie pro bono vo vašej oblasti. Organizácie poskytujúce právnu pomoc zvyčajne pomáhajú nemajetným jednotlivcom, ale mnohé z nich pomáhajú aj neziskovým organizáciám. Organizácie poskytujúce právnu pomoc môžete vyhľadať na tejto webovej stránke.

Štruktúrujte svoje stanovy vo formáte osnovy. Stanovy sa zvyčajne píšu s nadpismi oddielov nazývanými „články“ a odsekmi nazývanými „časti“.“ Vďaka tejto štruktúre budú vaše stanovy čitateľnejšie a štandardizované s inými stanovami. Tento formát tiež uľahčuje vyhľadávanie informácií o pravidlách hlasovania, výboroch a ďalších prvkoch, o ktorých môžete mať otázky, keď sa organizácia rozbehne.[6]

Každý článok začnite nadpisom s názvom ČLÁNOK. Tieto nadpisy budú napísané veľkými tučnými písmenami a očíslované rímskymi číslicami. Tento nadpis vycentrujte na strane.

  • Napríklad prvý článok by mal názov: ČLÁNOK I: ORGANIZÁCIA. Druhý článok by mal mať názov: ČLÁNOK II: ÚČEL.

Očíslujte každú časť podnadpisu v rámci každého článku. Každú časť každého článku jasne očíslujte a uveďte jednoslovný až dvojslovný opis danej časti.

  • Môžete napríklad napísať: Oddiel 1. Pravidelné zasadnutia. Nasledoval by stručný opis protokolu pravidelných zasadnutí. Potom by ste mali napísať: Oddiel 2: Mimoriadne schôdze. Nasledovať by mal stručný opis protokolu pre mimoriadne zasadnutia.[7]

Použite jednoduchý, ale jasný jazyk pre vaše stanovy. Stanovy sú právne dokumenty, takže chcete pôsobiť profesionálne. Keď sa pozeráte na šablónu alebo vzor stanov, preštudujte si jazyk, ktorý používajú. Zachovajte primeraný tón a používajte zrozumiteľný slovník.

  • Hoci sú stanovy právnym dokumentom, nemusíte používať neprehľadný „právnický jazyk“.“ Namiesto toho by ste mali používať jednoduchý jazyk, ktorý je ľahko zrozumiteľný.[8]
  • Podrobnosti si nechajte pre zásady, nie pre stanovy. Stanovy sú usmernenia, pomocou ktorých sa vykonávajú konkrétne politiky. Preto by mali byť stanovy flexibilné a mali by sa dať vykladať v spojení s podrobnejšími politikami. Zachovať pomerne všeobecný charakter stanov.

Prispôsobte stanovy svojej konkrétnej organizácii. Mnohé vzory a iné pokyny týkajúce sa písania stanov sú zámerne všeobecné, aby sa dali prispôsobiť vašej organizácii. Vaša organizácia môže mať špecifické potreby, ktoré si vyžadujú určité prvky, ktoré iné organizácie nemajú.

  • Písanie stanov zboru: Stanovy zboru budú obsahovať časť o zborovom služobníkovi. Táto časť by sa mala zaoberať vzťahom duchovného k zboru, kvalifikáciou, ktorú by mal mať, a procesom prijímania nového duchovného alebo prepúšťania súčasného.[9]
    Vzorový jazyk by mohol začať takto: „Minister je náboženským a duchovným vodcom zboru. Má slobodu kazateľnice a prejavu. Minister je ex offo členom správnej rady a všetkých výborov okrem nominačného výboru.“ [10]
  • Písanie stanov spoločnosti: V prípade firemných stanov môžete zahrnúť aj časti, ktoré sa týkajú frekvencie stretnutí akcionárov, otázok týkajúcich sa akcií spoločnosti atď.[11]

2. časť zo 4:Písanie článkov vášho štatútu

Napíšte článok o názve organizácie. Toto je stručné vyhlásenie, ktoré identifikuje oficiálny názov vašej organizácie. V tomto článku môžete uviesť aj hlavné miesto pôsobenia vášho úradu. Ak vaša organizácia nie je fyzicky fixovaná na nejaké miesto (ak ste napríklad primárne online skupina), nemusíte uvádzať adresu.

  • V tejto časti môžete napísať: „Názov organizácie je ABC Elementary PTO“.“[12]

Zahrňte článok o účele organizácie. Tento článok bude obsahovať vaše poslanie a víziu organizácie. Môže to byť pomerne základné vyhlásenie v jednej vete. Ak chcete, môžete to urobiť zložitejšie.

  • Vzorové znenie môže znieť: „Organizácia je organizovaná za účelom podpory vzdelávania detí na základnej škole ABC prostredníctvom posilňovania vzťahov medzi školou, rodičmi a učiteľmi.“[13]

Návrh článku o členstve. Tento článok sa bude zaoberať niekoľkými časťami vrátane oprávnenosti (kto sa môže stať členom a ako), príspevkov (či členovia musia platiť poplatok za členstvo? Musia každoročne platiť poplatok?), triedy členov (aktívni, neaktívni), požiadavky na to, ako zostať členom a ako z členstva vystúpiť.[14]

  • Vzorové znenie prvej časti v časti Členstvo môže znieť: „Členstvo je otvorené pre všetkých, ktorí sympatizujú s cieľmi a programami cirkvi, bez ohľadu na rasu, vierovyznanie, pohlavie, sexuálnu orientáciu, vek, národnostný pôvod a duševné alebo fyzické problémy.“[15]
  • Pokračujte ďalšími časťami, v ktorých sa opisujú príspevky, požiadavky na zotrvanie v členstve a spôsob vystúpenia z organizácie.

Napíšte článok o funkcionároch. Tento článok sa bude zaoberať niekoľkými časťami týkajúcimi sa funkcionárov vrátane uvedenia jednotlivých funkcií, povinností súvisiacich s každou funkciou, spôsobu nominácie a voľby funkcionárov, funkčného obdobia (ako dlho môžu pôsobiť vo svojej funkcii) a spôsobu riešenia uvoľnených funkcií.

  • Do prvej časti môžete napríklad napísať: „Funkcionári organizácie sú prezident, viceprezident, tajomník, pokladník a traja riaditelia.“[16]
    Potom budú nasledovať ďalšie časti týkajúce sa funkcionárov, v ktorých uvediete opis povinností každého funkcionára atď.

Zahrňte článok o schôdzach. Tento článok zahŕňa niekoľko častí, v ktorých sa uvádza, ako často sa budú konať stretnutia (štvrťročne? Polročne?), kde sa budú konať schôdze (na hlavnom mieste prevádzky?) a spôsob hlasovania o návrhoch.

  • Tento článok tiež stanovuje počet potrebný na uznášaniaschopnosť alebo počet členov správnej rady, ktorí musia byť prítomní, aby boli návrhy prijaté. Ak má organizácia deväť členov správnej rady a stanovy vyžadujú, aby boli dve tretiny správnej rady uznášaniaschopné, potom musí byť prítomných aspoň šesť členov správnej rady, aby sa mohli prijímať rozhodnutia za organizáciu. Niektoré štáty môžu vyžadovať minimálne kvórum; overte si požiadavky svojho štátu u štátneho tajomníka.
  • Vzorové znenie prvej časti tohto článku by mohlo znieť: „Pravidelné schôdze spolku sa budú konať každý prvý utorok v mesiaci.“ Potom pokračujte v riešení ďalších častí tohto článku.

Napíšte článok o výboroch. Tieto výbory sú špecifické pre vašu organizáciu, ale môžu zahŕňať výbor pre dobrovoľníkov, výbor pre propagáciu, výbor pre členstvo, výbor pre získavanie finančných prostriedkov atď. Uveďte stručný opis každého z týchto výborov. Za touto časťou nasleduje stručný opis toho, ako môžu byť vytvorené výbory (vymenované predstavenstvom?).

  • Vzorové znenie môže znieť: „Spoločnosť má tieto stále výbory“, po ktorých nasleduje zoznam a stručný opis každého výboru, ktorý máte.

Návrh článku o financiách. Mali by ste určiť, kedy sa bude vytvárať rozpočet, kto bude zodpovedný za vedenie finančných záznamov (zvyčajne pokladník), ako sa schvaľujú výdavky a čo sa stane s finančnými prostriedkami v prípade zániku organizácie.[17]

  • Mohli by ste napríklad napísať: „V lete sa vypracuje návrh rozpočtu na nasledujúci rozpočtový rok a schvaľuje sa väčšinou hlasov správnej rady.“
  • Potom môžete pokladníkovi (alebo inému funkcionárovi) prideliť zodpovednosť za vedenie finančných záznamov: „Pokladník vedie presné záznamy o všetkých výdavkoch, príjmoch/úveroch a informácie o bankovom účte.“[18]

Napíšte článok o parlamentnej právomoci. Parlamentný orgán je súbor smerníc, ktoré upravujú postupy, ako je vaša organizácia riadená. Mnohé organizácie sa riadia Robertovými pravidlami poriadku, ktoré sú návodom na vedenie zasadnutí v zhromaždení ľudí, aby sa zabezpečilo, že hlasy budú vypočuté a zohľadnené.[19]

  • V článku o parlamentných orgánoch sa uvedie aj konkrétny zdroj, ktorým sa riadia stanovy, postupy a fungovanie organizácie.
  • Vzorové znenie by mohlo znieť: „Zasadnutia sa riadia Robertovým rokovacím poriadkom, ak nie je v rozpore so stanovami organizácie.“[20]

Zahrňte článok o zmenách a doplneniach a iné ustanovenia. Hoci sú stanovy určené na to, aby boli užitočné a aby sa prispôsobili mnohým situáciám, ktoré môžu v živote organizácie nastať, z času na čas si vyžadujú zmeny a doplnenia. Do stanov by ste mali napísať, aký postup pri zmenách a doplneniach budete používať. Zahrnutie procesu zmien a doplnení preukáže, že vaša organizácia je flexibilná a chápe zmeny.

  • Nesťažujte príliš zmenu a doplnenie stanov. Namiesto toho zvoľte postup, ktorý je vhodný pre kultúru a politiku vašej organizácie.[21]
    Môžete sem zahrnúť aj časť, v ktorej uvediete svoj finančný rok, alebo môžete zahrnúť samostatný článok, v ktorom uvediete svoj finančný rok.
  • Vzorové znenie týkajúce sa zmien a doplnení by mohlo znieť: „Tieto stanovy môžu byť zmenené alebo nahradené na ktoromkoľvek zasadnutí spoločnosti dvoma tretinami (2/3) hlasov prítomných a hlasujúcich členov. Oznámenie o každej navrhovanej zmene musí byť obsiahnuté v oznámení o zasadnutí.“[22]

Napíšte článok o konflikte záujmov. Vaša organizácia by sa mala chrániť pred osobným alebo finančným konfliktom záujmov zo strany predstavenstva alebo iného funkcionára. Zahrňte článok, v ktorom sa uvádza, čo sa má stať, ak sa niekto dostane do konfliktu záujmov.

  • Vzorové znenie by mohlo byť nasledovné: „Vždy, keď má riaditeľ alebo funkcionár finančný alebo osobný záujem na akejkoľvek záležitosti, ktorá sa dostáva na rokovanie správnej rady, dotknutá osoba a) v plnom rozsahu oznámi povahu záujmu a b) odstúpi od diskusie, lobovania a hlasovania o tejto záležitosti. Akákoľvek transakcia alebo hlasovanie zahŕňajúce potenciálny konflikt záujmov sa schvaľuje len vtedy, ak väčšina nezainteresovaných členov predstavenstva rozhodne, že je to v najlepšom záujme korporácie. V zápisnici zo zasadnutí, na ktorých sa hlasuje, sa uvedie zverejnenie, zdržanie sa hlasovania a odôvodnenie schválenia.“[23]

Vložte článok o rozpustení. Zákony niektorých štátov vyžadujú doložku o rozpustení alebo vyhlásenie, v ktorom sa opisuje, ako môže byť organizácia zrušená. Môže to byť dobrý nápad, aj keď váš štát tento článok nevyžaduje, pretože môže pomôcť ochrániť vašu organizáciu v prípade vnútorných sporov.

  • Tu by ste mohli napísať: „Organizácia môže byť zrušená po predchádzajúcom oznámení (14 kalendárnych dní) a hlasovaním dvoch tretín prítomných na zasadnutí.“[24]
  • Niektoré štáty vyžadujú, aby organizácie do svojich stanov zahrnuli ustanovenie o rozpustení. Konkrétne informácie si overte u štátneho tajomníka vášho štátu.

Časť 3 zo 4:Dokončenie stanov

Zostavte články do jedného dokumentu. Používajte jednotné formátovanie v celom dokumente a používajte jedno písmo a jednu veľkosť písma (najčitateľnejšie je 11- až 12-bodové písmo). Pripojte titulnú stranu s názvom vašej organizácie, dátumom poslednej revízie stanov a dátumom nadobudnutia účinnosti stanov.

Požiadajte profesionálneho parlamentára, aby preskúmal vaše stanovy. Vo vašich stanovách budú uvedené postupy, podľa ktorých sa má organizácia riadiť, viesť schôdze, voliť funkcionárov alebo vedúcich výborov atď. Tieto postupy sú založené na pravidlách, ktoré určujú, čo sa stane ako prvé, koľko ľudí musí hlasovať, aby sa dosiahlo rozhodnutie, kto môže hlasovať prostredníctvom splnomocnenca (zaslaním svojho hlasu namiesto osobného hlasovania) atď. Profesionálne poverený parlamentár je osoba, ktorá je odborníkom na tieto pravidlá a postupy.

  • Parlamentárov môžete nájsť tak, že sa obrátite na združenia, ako je napríklad Americký inštitút parlamentárov [25]
    alebo vyhľadajte na internete „profesionálne povereného parlamentára“ vo vašom štáte. Za ich služby budete pravdepodobne musieť zaplatiť poplatok za poradenstvo.

Prijmite stanovy na schôdzi organizácie. Stanovy musia byť prijaté organizáciou, aby nadobudli platnosť. Riaditeľ organizácie má vo všeobecnosti právomoc prijať stanovy.[26]

  • Na konci vašich stanov uveďte vyhlásenie, ktoré potvrdzuje ich prijatie, a uveďte dátum prijatia. Toto vyhlásenie by mal podpísať aj tajomník organizácie.

Ak je to potrebné, podajte svoje stanovy na štátnom úrade. Niektoré štáty vyžadujú, aby boli stanovy uložené v štátnom archíve, zatiaľ čo iné štáty vyžadujú len pravidelné podávanie správ o kľúčových zamestnancoch a finančných informáciách.[27]
Informujte sa u svojho štátneho tajomníka, či musíte odovzdať kópiu stanov svojej štátnej agentúre.

  • Vnútorné predpisy spoločnosti sa zvyčajne nepodávajú žiadnemu úradnému orgánu. Mnohé štáty vyžadujú, aby korporácie písali stanovy,[28]
    ale nemusíte ich podávať vo svojom štáte. Môžete ich však poskytnúť akcionárom a iným kľúčovým osobám.[29]

Časť 4 zo 4:Ukladanie a používanie vašich stanov

uchovávajte svoje stanovy na centrálnom mieste v kanceláriách organizácie. Ukladajte ich do zakladacej zložky spolu so stanovami, zápisnicami zo schôdzí, zoznamom mien a adries riaditeľov a iných hlavných vedúcich pracovníkov organizácie, záznamami o členstve atď.[30]

  • Môže byť dobrým nápadom, aby boli vaše stanovy ľahko dostupné vašim členom tým, že ich zverejníte na svojej webovej stránke alebo ich budete mať ľahko dostupné vo svojich kanceláriách. Hoci neexistuje žiadna požiadavka, aby boli stanovy verejne dostupné, ich zverejnenie by mohlo zvýšiť zodpovednosť a transparentnosť vašej organizácie.[31]

Prineste stanovy na členské a výkonné schôdze. Mať stanovy po ruke bude užitočné, keď budete organizovať členské alebo výkonné schôdze. Nahliadnite do stanov, keď hlasujete o návrhu, rozhodujete o členoch výboru alebo správnej rady alebo sa inak zapájate do činností, ktoré sú vo vašich stanovách výslovne uvedené. Vaše schôdze budú prebiehať hladko a členovia budú mať istotu, že ich názory sú riadne zastúpené.

  • Pravidelne revidujte stanovy a udržiavajte ich aktuálne. Keď sa vaša organizácia zmení, možno bude potrebné zmeniť aj vaše stanovy. Kľúčom k tomu, aby sa stanovy mohli prispôsobovať zmenám, je, aby boli na začiatku flexibilné a dali sa meniť. Môžete napríklad zahrnúť rozsah počtu členov správnej rady, ktorý bude mať organizácia, namiesto pevného čísla.[32]
    Potom môžete buď zmeniť stanovy tak, aby sa prispôsobili menším zmenám, alebo ich prepracovať tak, aby zahŕňali podstatnejšie zmeny.

    • Menšie zmeny môžete vykonať pomocou dodatkov, ktoré sa môžu týkať napríklad pridania nového výboru.
    • Ak sa chystáte revidovať stanovy, mali by ste najprv zorganizovať stretnutie členov organizácie, aby sa vyjadrili k tomu, aké by mali byť revízie. Oznámte svojim členom, že budete organizovať schôdzu, na ktorej sa bude diskutovať o stanovách a ich revízii, a dajte im možnosť predložiť zmeny na zváženie.
    • Na revíziách by malo pracovať niekoľko podvýborov: jeden podvýbor môže napísať revízie, druhý podvýbor môže tieto revízie skontrolovať na nezrovnalosti a tretí podvýbor môže skontrolovať revízie na pravopis a gramatiku. Predložte konečné revízie členom, aby o zmenách hlasovali.[33]
  • Referencie