Ako napísať úvodný list: 12 krokov (s obrázkami)

Úvodný list sa najčastejšie používa v obchodnej komunikácii, slúži na nadviazanie kontaktu, vyžiadanie informácií alebo načrtnutie nového výrobku alebo služby. Vo všeobecnosti budete písať úvodné listy ľuďom, ktorých osobne nepoznáte, takže je trochu zložité ich ustrážiť z hľadiska tónu a štýlu. Môžete sa však naučiť niekoľko skratiek, ktoré vám pomôžu, aby bol váš list stručný, čitateľný a účinný a poskytol vám požadovaný úvod.

Časť 1 z 3:Písanie úvodného listu


Ak je to možné, adresujte svoj list konkrétnej osobe. Úvodné listy by mali byť podľa možnosti adresované osobe, ktorá ich bude čítať. Ak sa obraciate na všeobecný účet alebo náborovú spoločnosť a nie ste si istí, vhodné je aj oslovenie „Všetci zainteresovaní“ alebo adresovanie listu náborovému manažérovi alebo titulovanej pozícii.[1]

  • List začnite uvedením svojej pozície, titulu alebo úlohy a vysvetlením, prečo píšete. V liste zvyčajne nemusíte uvádzať svoje meno, pretože vaše meno bude uvedené v podpise.


Jasne uveďte svoj účel. Čo najskôr v motivačnom liste musíte vyjadriť dôvod, prečo píšete. Čo chcete? Prečo píšete? Ak tieto otázky zamestnávateľa alebo spoločnosť vôbec napadnú, je pravdepodobnejšie, že váš list skončí v koši, než že by vám nakoniec zabezpečil pohovor.[2]

  • Prejdite k veci: „Píšem vám dnes, aby som sa informoval o voľných miestach pre nového účtovníka“ alebo „Píšem vám, aby som vám predstavil vlastnosti nového produktu, ktorý moja spoločnosť nedávno predstavila“ sú dokonale účinné vyhlásenia o účele, ktoré by mali byť jednou z prvých viet v liste.


Stanovte vhodný tón alebo štýl listu. Pri písaní úvodného listu je dobré mať konzistentný, kompetentný štýl, ktorý sa príliš neodkláňa od známosti a v konečnom dôsledku nevyznieva príliš strnulo alebo odborne. V prípade motivačného listu by mal byť váš tón profesionálny, ale nie chladný alebo robotický. Je dôležité, aby sa v liste objavil určitý prvok ľudskej srdečnosti, pričom celkový obsah musí byť profesionálny.[3]

  • Jednou z častých chýb, ktorých sa neskúsení pisatelia dopúšťajú, je vyhýbanie sa za každú cenu spojeniam, a to až do takej miery, že list nakoniec vyznieva, akoby bol preložený, a nie napísaný. Používajte spojenia, aby list znel konverzačne, ale aj profesionálne.[4]
    Nech vás list reprezentuje.
  • Nesnažte sa pôsobiť múdro tým, že nahrádzate slová z tezauru slovami, ktoré by ste bežne použili. Toto nie je magisterská práca, toto je úvodný list. Používajte vhodné slová a buďte struční.


Nadviažte osobný kontakt. Vysvetlite, ako ste sa dozvedeli o pozícii, príležitosti alebo spoločnosti, ktorej píšete, a načrtnite svoj vzťah k nej. Po prečítaní motivačného listu by mal mať zamestnávateľ alebo koordinátor náboru jasnú predstavu o tom, kto ste, prečo chcete túto prácu a či sa na danú pozíciu hodíte, alebo nie. Ak je toto spojenie dostatočne silné, skončíte na pohovore a dáte si šancu získať prácu.

  • Ak máte nejaké prepojenie na niekoho, kto pracuje v danej spoločnosti, alebo ak vám niekto odporučil podať žiadosť, alebo ak poznáte niekoho, kto v minulosti získal grant od vašej inštitúcie na svoju prácu, je dobré to uviesť hneď na začiatku úvodu. Môže to byť spôsob, ako niekomu osviežiť pamäť („Aha, toto je ten, o kom mi povedal Jim!“), alebo ho nadviazať po prvýkrát.

Časť 2 z 3:Písanie hlavnej časti listu


Spojte svoju kvalifikáciu s pozíciou. Ak sa snažíte vysvetliť svoju kvalifikáciu, spôsobilosť a schopnosť prijať prácu alebo projekty, je dôležité, aby ste tieto súvislosti jasne vyjadrili v niekoľkých vetách a vysvetlili, akým spôsobom vaše skúsenosti s vykonávaním iných vecí súvisia s vašou schopnosťou vykonávať túto vec, či už ide o novú pozíciu, preloženie alebo úplne novú prácu.[5]

  • Načrtnite niektoré skúsenosti, ktoré máte v oblasti alebo odvetví, na ktoré sa v liste odvolávate. Ak ste úvodný list zamerali, ako bolo uvedené, bude zameraný na nejakú profesijnú oblasť alebo odvetvie. Je užitočné uviesť konkrétne zručnosti a skúsenosti, aby bol list účinný.[6]
  • Chcieť prácu nie je to isté ako spĺňať podmienky na jej získanie. Ak v úvode načrtnete, že máte záujem o pohovor na dané pracovné miesto, pretože by ste sa naň výborne hodili, nemusíte sa v celom texte opakovať päťdesiatkrát. Ak napíšete, že „naozaj veľmi potrebujete túto prácu“, nebudete vyzerať ako atraktívnejší kandidát.


Buďte čo najkonkrétnejší. Dohodnite si čas, kedy sa môžete stretnúť osobne, alebo vyjadrite, čo presne by ste chceli, aby sa stalo ďalej v reakcii na váš list. Ak chcete svoju kvalifikáciu bližšie prediskutovať pri pohovore, povedzte to. Ak chcete danú prácu, povedzte to priamo. Zistite si všetko, čo môžete, o procese prijímania zamestnancov alebo o procese podávania žiadostí, do ktorého píšete, a potom sa opýtajte na ďalší krok v procese.[7]
Dôveryhodný zdroj
Purdue Online Writing Lab
Dôveryhodný zdroj informácií o písaní a pokynoch na citovanie
Prejsť na zdroj

  • Úvodný list zamerajte na konkrétnu pracovnú úroveň. Tento typ práce alebo pozície nemusíte výslovne uvádzať, ale majte na pamäti, o aký výsledok sa usilujete, aby bol list relevantný.


Neuvádzajte informácie uvedené vo vašom životopise. Vypisovanie vašich titulov, ocenení a vyzdvihovanie mien v úvodnom liste je zlý nápad. Opakovanie informácií, ktoré sa dajú rýchlo zhliadnuť v životopise, je plytvaním miestom v liste. Nesnažíte sa písať o informáciách, ktoré sa dajú rýchlejšie a jednoduchšie získať inde. Píšete preto, aby ste sa predali a aby ste sa dostali medzi ľudí.[8]


Píšte tak, aby ste sa dostali na pohovor. Je nepravdepodobné, že niekedy dostanete prácu alebo vám bude udelené niečo, čo chcete, len na základe listu. Napísaním listu sa vám otvárajú dvere, máte šancu preukázať seba a svoju schopnosť byť osobou alebo zamestnancom, ktorého čitateľ listu potrebuje. Z tohto dôvodu je dobré prejsť k veci, zdôrazniť svoju kvalifikáciu a prepojenie s pozíciou a pokúsiť sa dostať do ďalšej fázy procesu, či už je to pohovor alebo iný krok pri prijímaní zamestnancov.

  • V závere zopakujte najdôležitejšie informácie. Tesne predtým, ako list uzavriete vhodným pozdravom, je dobré krátko zopakovať vec, ktorú chcete, priamo.[9]

Časť 3 z 3:Revízia a leštenie listu


Opravte a skontrolujte svoj list. Po napísaní návrhu je absolútne nevyhnutné vrátiť sa k svojmu listu a vyčistiť ho na úrovni viet a ďalej. Všetci dobrí spisovatelia vedia, že písomný prejav vzniká až po jeho revízii. Keď napíšete list, máte za sebou ťažkú časť, ale stále si musíte ušetriť dostatok času na to, aby ste ho vyčistili a urobili ho dobrým.[10]
Dôveryhodný zdroj
Centrum písania Univerzity Severnej Karolíny
inštruktážna služba UNC na akademickej pôde a online, ktorá poskytuje pomoc študentom, pedagógom a iným osobám počas procesu písania
Prejsť na zdroj

  • Revízia je viac než len vyčistenie preklepov a pravopisných chýb. Pozrite sa na svoj list celý druhýkrát a uistite sa, že všetky predmety a slovesá sú v súlade, že váš význam je jasný a že váš list dosiahne to, čo má dosiahnuť.
  • Keď už máte napísané čo najúspešnejšie, je v poriadku začať s korektúrami a hľadaním „neskorých obáv“, vecí na poslednú chvíľu, vrátane opravy preklepov, pravopisných chýb a formátovania vášho listu.


Zachovajte jednoduchosť a stručnosť. Úvodné listy by vo všeobecnosti nemali byť dlhšie ako predná strana jednej strany alebo 300 až 400 slov. Nech už je dôvod akýkoľvek, je pravdepodobné, že píšete niekomu, kto má v daný deň veľa papierovačiek a nebude sa chcieť prehrabávať obzvlášť dlhým, prepisovaným úvodným listom. Bola by škoda, keby celá vaša tvrdá práca skončila v koši, preto je dôležité, aby bol krátky. V liste sa sústreďte len na oznámenie najdôležitejších informácií.[11]


List vhodne naformátujte. Listy musia byť na stránke správne orientované, musia obsahovať zreteľný úvod, hlavné odseky a stručný záver. Ak odovzdáte jeden šumiaci odsek bez kontaktných informácií alebo pozdravu, prácu nezískate, ani nedostanete úvodný list.[12]

  • Po úvodnom liste pripojte podľa potreby životopis alebo resumé. Úvodný list by mal byť prvou vecou v každom balíku žiadostí.
  • Uveďte dobré kontaktné informácie. Pri záverečnej úprave úvodného listu sa uistite, že sú v ňom uvedené dôležité kontaktné údaje, spravidla v pravom hornom rohu záhlavia. Uveďte svoju e-mailovú adresu, telefónne číslo a ďalšie základné kontaktné informácie.

  • Porozmýšľajte o zaradení postskriptu. Niektorí učitelia obchodného písania a odborníci na komunikáciu odporúčajú pridať najdôležitejšie alebo najnaliehavejšie informácie v postskripte (P.S.) na písmeno. Dôvod, prečo to často dobre funguje, súvisí s tým, ako ľudia spracúvajú komunikáciu vo forme listu. Namiesto uvedenia dôležitých informácií v závere, postskripte alebo P.S. môže byť efektívnejší. Hoci to môže niekomu pripadať neformálne, môže to byť účinný spôsob, ako zdôrazniť dôležité informácie a dať vyniknúť vášmu listu.[13]
  • Odkazy