Ako naplánovať výjazdové zasadnutie zamestnancov

Výjazdové stretnutie zamestnancov môže byť skvelou prestávkou od každodenného diania na pracovisku, ktorá vám poskytne príležitosť preskúmať nové stratégie a vzájomne sa budovať ako tím. Aby bolo stretnutie čo najefektívnejšie, musíte ho naplánovať v dostatočnom predstihu. Začnite plánovaním logistiky, potom prejdite na harmonogram.

Časť 1 z 3: Plánovanie logistiky

Určite cieľ. Predtým, ako sa rozhodnete, ako chcete viesť svoje výjazdové zasadnutie, musíte mať na pamäti cieľ. Možno chcete výjazdové zasadnutie, ktoré bude budovať jednotu medzi vašimi zamestnancami. Prípadne chcete výjazdové zasadnutie, na ktorom budete brainstormovať nové nápady pre vašu spoločnosť. Ďalšou možnosťou je výjazdové zasadnutie, ktorého cieľom je vyškoliť vašich zamestnancov v nových zručnostiach. Nech už si vyberiete čokoľvek, bude to určovať spôsob plánovania vášho výjazdového zasadnutia.[1]

  • Medzi ďalšie účely môže patriť stretnutie ľudí na veľké vzdialenosti alebo povzbudenie všetkých zamestnancov, aby sa podieľali na plánovaní toho, čo spoločnosť čaká.[2]
  • Možno zistíte, že v rôznych obdobiach potrebujete rôzne druhy ústupkov. Napríklad pri zakladaní spoločnosti alebo pri veľkej fluktuácii môžete potrebovať výjazdové stretnutie na budovanie tímu, zatiaľ čo neskôr môžete potrebovať výjazdové stretnutie zamerané na zvládnutie zmien vo vašej spoločnosti.[3]

Pripravte si rozpočet. Predtým, ako začnete skutočne plánovať výjazdové zasadnutie, musíte sa rozhodnúť, koľko presne naň budete môcť vynaložiť. To sa týka aj ubytovania, stravy a cestovných nákladov. Musíte tiež premyslieť, ako dlho chcete, aby bola kancelária zatvorená (ak vôbec), ako aj to, koľko času budú zamestnanci venovať príprave na výjazdové zasadnutie. Pri zostavovaní rozpočtu zvážte všetky tieto faktory.[4]

Uistite sa, že ostatní ľudia majú možnosť vyjadriť sa k ústupu. Ak chcete, aby ľudia z vášho výjazdového zasadnutia niečo mali, musia do neho investovať. Prijmite od zamestnancov návrhy, aký druh výjazdového zasadnutia by bol najlepší a o čom je potrebné na výjazdovom zasadnutí hovoriť. Ak budú mať účastníci možnosť vyjadriť sa k tomu, čo sa bude diať, bude väčšia pravdepodobnosť, že sa zúčastnia.[5]

  • Skúste rozoslať e-mail s prosbou o návrhy. Môžete mať aj anonymnú schránku na podnety týkajúce sa ústupu.
  • Ďalšou možnosťou je rozoslať otázku všetkým zamestnancom. Nechajte si poslať odpovede sprostredkovateľovi. Môžete sa napríklad spýtať: „Čo urobí toto výjazdové zasadnutie úspešným?“

Vyberte si miesto mimo kancelárie. Môže byť lákavé usporiadať výjazdové zasadnutie len vo vašej kancelárii, aby ste ušetrili peniaze. Zvyčajne to však nie je dostatočný oddych od každodennej práce, aby to bolo skutočne efektívne. Vytrhnutie ľudí z rutiny môže pomôcť vytvoriť nové nápady a nové vzťahy.[6]

  • Aj keď vaša spoločnosť nemá veľkú sumu peňazí na výjazdové zasadnutie, môžete pomôcť presunúť zamestnancov mimo kancelárie. Môžete si napríklad prenajať miestnosť v miestnej knižnici alebo ho dokonca usporiadať v pavilóne neďalekého parku, ak je pekné počasie. Ďalšou možnosťou je požiadať klientov, aby využili priestory, ktoré majú k dispozícii.
  • Ak máte viac peňazí, obloha je limit. Môžete sa izolovať v nejakej lesnatej lokalite alebo sa rozhodnúť pre niečo vzrušujúcejšie, napríklad Las Vegas.

Uistite sa, že na vašom mieste je všetko, čo potrebujete. Pri hľadaní miesta sa uistite, že ste si overili podrobnosti. Musí mať miesto, kde môžete všetci spoločne pracovať. Musí mať rýchly internet, ak plánujete pracovať na počítačoch, spolu s miestami na pripojenie. Budete tiež potrebovať prístup k dobrému jedlu, aj keby ste si ho mali len objednať. Navyše nie je na škodu mať pekné zázemie, aby ste sa naozaj cítili ako na výjazdovom zasadnutí, a nie len ako pri ďalšej práci.[7]

Rozhodnite sa, či chcete facilitátora. Možno si myslíte, že výjazdové zasadnutie môžete viesť sami, a možno máte pravdu. Pomoc zvonka však môže byť užitočná. Facilitátori môžu pochádzať z vašej spoločnosti, ak je vaša spoločnosť veľká, napríklad z oddelenia ľudských zdrojov alebo iného oddelenia, ktoré má málo interakcií s vaším oddelením. Prípadne môžu byť z externej poradenskej firmy.[8]

  • Facilitátor by mal byť odborníkom na skupinovú dynamiku, nie na vašu oblasť. Facilitátor pomôže usmerniť diskusie, uľahčí rozhodovanie a podporí tímovú prácu. Facilitátor vám tiež môže pomôcť naplánovať výjazdové zasadnutie a rozhodnúť o cieli a harmonograme výjazdového zasadnutia. Facilitátor navyše pôsobí ako oficiálny zapisovateľ podujatia, takže viete, čo bolo povedané.[9]
  • Ak máte facilitátora, môžete sa na výjazdovom zasadnutí skutočne zúčastniť, a nie ho len viesť. Môže tiež pomôcť, ak máte v kancelárii nezhody a výjazdové zasadnutie využijete na riešenie týchto problémov. Facilitátor môže byť lepšie vybavený na zvládnutie veľkej skupiny, najmä ak bude mať vaše ústranie viac ako 20 ľudí.
  • Okrem toho môže facilitátor pomôcť pri vytváraní nových nápadov spôsobom, ktorý by ste možno nedokázali. To znamená, že so zamestnancami pracujete pravidelne, takže na vás budú reagovať predvídateľným spôsobom. Prítomnosť niekoho nového môže pomôcť vytvoriť inú atmosféru medzi vašimi zamestnancami a otvoriť ich väčšej účasti.

rozhodnúť, ako budete robiť jedlo. Na výjazdovom zasadnutí môžete mať stravu zabezpečenú hotelom alebo externým dodávateľom. Môžete nechať ľudí, aby si sami zabezpečili stravu s denným príspevkom, alebo môžete dokonca podporiť budovanie tímu tým, že zorganizujete nočné varenie. Nech je to akokoľvek, musíte si to vopred naplánovať.[10]

  • Dbajte na to, aby ste vyhoveli stravovacím potrebám svojich zamestnancov. Pripravte si zdravé aj menej zdravé možnosti, ako aj vegetariánske a bezlepkové možnosti, ak je to vhodné.
  • Ak podávate alkohol a najali ste barmanov, uistite sa, že máte k dispozícii dostatok personálu na podávanie nápojov. Tiež sa uistite, že každý má bezpečnú cestu domov, ak je potrebné šoférovať.

Poskytnite svojim zamestnancom informácie vopred. Jedným zo spôsobov, ako pomôcť uľahčiť lepšiu diskusiu na výjazdovom zasadnutí, je poskytnúť im vopred informačné videá alebo prezentácie. Takto si môžu prečítať informácie v lietadle alebo v práci a byť pripravení pustiť sa do diskusie na výjazdovom zasadnutí.[11]

2. časť z 3: Stanovenie harmonogramu

Rozhodnite sa o dĺžke výjazdového zasadnutia. Dĺžka vášho výjazdového zasadnutia bude závisieť od viacerých faktorov. Jedným z nich bude, samozrejme, to, koľko peňazí máte na financovanie ústrania. Avšak to, koľkých pracovných dní sa chcete vzdať, bude tiež limitovať to, ako dlho chcete, aby ústup trval. Ústranie môže byť krátke jeden deň alebo dlhé až týždeň, v závislosti od toho, čo chcete na ústraní dosiahnuť.[12]

  • Napríklad výjazdové stretnutie zamerané na budovanie tímu sa dá zvládnuť za jeden deň, ale angažovanejšie výjazdové stretnutia, napríklad tie, ktoré chcú zmeniť smerovanie spoločnosti, budú potrebovať viac času.

Rozhodnite sa, akými problémami sa budete presne zaoberať. Rozhodli ste sa pre hlavný cieľ, teraz ho rozdeľte na menšie problémy. Majte na pamäti, že nechcete preplánovať. Nechajte svojim zamestnancom čas, ktorý potrebujú na prácu na jednotlivých problémoch, namiesto toho, aby ste každú úlohu skrátili a nechali si polovičaté riešenia.[13]

Vytvorte si denný plán. Mali by ste mať naplánovaný deň, aby vaši zamestnanci vedeli, čo môžu očakávať. Snažte sa nezačínať príliš skoro, pretože ide o výjazdové zasadnutie. naplánujte čas na diskusné stretnutia a prednášajúcich, ako aj čas naplánovaný na jedlo a prestávky.[14]

  • Buďte realistickí, pokiaľ ide o čas na jedlo. Ak zabezpečujete všetko jedlo, hodina na obed môže byť primeraná. Ak nie ste a ste v novom meste, možno budete chcieť poskytnúť zamestnancom viac času na nájdenie obeda a návrat.
  • Nezabudnite si naplánovať prestávky. Nie každý má duševnú energiu na to, aby bol „zapnutý“ so spolupracovníkmi celý deň, každý deň, dokonca až do noci. Niektorí ľudia potrebujú čas osamote na načerpanie nových síl.[15]

Vyberte prezentujúcich. Ak chcete, aby sa venovali určitým témam, musíte vopred vedieť, kto bude tieto prezentácie prednášať. Do prezentácií alebo na výučbu nových zručností môžete pozvať externých konzultantov, ale aj zamestnancov, ktorí môžu prezentovať informácie o svojich oddeleniach alebo aktuálnych projektoch. Naplánujte týchto prezentujúcich do programu, pričom majte na pamäti, čo je najdôležitejšie mať vopred.[16]

Uistite sa, že zamestnanci sú dobre informovaní. Keď plánujete výjazdové zasadnutie, vaši zamestnanci musia byť informovaní o všetkých podrobnostiach cesty v dostatočnom predstihu. Mesiac je minimum, ale ideálne je dlhšie obdobie. Musíte tiež rozhodnúť, ako sa zamestnanci dostanú tam, kam idete, a ako im budú preplatené náklady. Ak napríklad lietate, môžete zamestnancom umožniť, aby si naplánovali vlastné lety, a následne im poskytnúť firemnú kreditnú kartu alebo náhradu.[17]

  • Pošlite podrobnosti vo viacerých formátoch vrátane e-mailu a fyzického balíka. Informácie zverejnite aj po celej kancelárii.

Časť 3 z 3:Dodržiavanie niektorých základných zásad

Odpútajte sa od každodenného diania. Pracovné ústranie je príležitosťou na odklon od všetkých banalít každodenného pracovného života. Je to príležitosť ustúpiť a pozrieť sa na širší obraz. Nestrácajte čas sústredením sa na drobné detaily. Stiahnite sa a sústreďte sa na to, aby ste spoločnosť posunuli dopredu.[18]

  • Jedným zo spôsobov, ako sa zamerať na širší obraz, je hovoriť o 3 W. To znamená, že sa zamerajte na to, kto ste ako organizácia, čo ako organizácia robíte a prečo to robíte.

Rozhodnite sa, ako sa budú prijímať rozhodnutia. Ak je cieľom vášho výjazdového zasadnutia prijať dôležité rozhodnutia o spoločnosti, malo by sa vopred rozhodnúť, ako sa tieto rozhodnutia prijmú. Účastníci by mali napríklad vedieť, či sa rozhodnutia budú prijímať väčšinovým hlasovaním.[19]

  • Účastníci by tiež mali vedieť, či predkladajú odporúčania vedeniu, alebo prijímajú rozhodnutia, ktoré bude vedenie dodržiavať. Môže to podkopať prácu, ktorú na výjazdovom zasadnutí vykonáte, ak si účastníci myslia, že vedenie bude dodržiavať ich rozhodnutia, a potom sa vedenie rozhodne realizovať len niektoré časti.

Nechajte každého vyjadriť sa. Diskusia by mala byť otvorená pre všetkých, ktorí sú na výjazdovom zasadnutí, nielen pre vedúcich pracovníkov. Ak chcete, aby sa vyjadrili len niektorí ľudia, mali by ste na výjazdové zasadnutie prizvať práve ich. Neberte so sebou ľudí len preto, aby ste stlmili ich názory.[20]

  • Jedným zo spôsobov, ako to môžete urobiť otvorenejším pre všetkých, je rozdanie podobných papierov a fixiek. Potom si ľudia môžu zapisovať nápady na papier, aby pomohli vyvolať diskusiu.
  • Môžete tiež požiadať facilitátora, aby povzbudil k rozprávaniu ľudí, ktorí toho na výjazdovom zasadnutí ešte veľa nepovedali.

Uvedomte si, že môžete mať viac ako jeden cieľ. To znamená, že sa možno budete chcieť zamerať na generovanie nových nápadov pre spoločnosť, ale aj tak môžete stráviť čas budovaním svojho tímu. Prihoďte na okraj nejaké cvičenia na budovanie tímu, ktoré pomôžu povzbudiť ľudí k spolupráci a vzájomnému spoznávaniu sa.[21]

  • Budovanie tímu môže byť súčasťou práce. To znamená, že pri práci na probléme povzbudzujte ľudí, aby na jeho riešení spolupracovali.

Nezameriavajte sa len na prácu. Nech už je cieľom vášho výjazdového zasadnutia čokoľvek, je to aj čas na to, aby sa ľudia navzájom spoznali. Uistite sa, že ste si vyčlenili čas mimo počítačov, keď sa ľudia môžu spoločne najesť alebo si spoločne pozrieť predstavenie. Ak ste odišli do lesa, urobte z času na jedlo príležitosť, aby sa všetci stretli a uvarili si.[22]

Držte sa témy. Na výjazdových zasadnutiach, rovnako ako na každom stretnutí, môže byť lákavé odbočiť od témy. Je však dôležité, aby ste sa čo najviac držali témy. Jedným zo spôsobov, ako pomôcť skupine udržať sa pri téme, je nechať si ďalšie nápady na neskôr. Ak niekto začne odbiehať od témy, zapíšte si ju a vráťte sa k týmto uloženým nápadom neskôr počas dňa.[23]

Nebojte sa dostať do menších skupín. Menšie skupiny môžu niekedy účinnejšie útočiť na problémy. Ak pracujete na veľkom probléme alebo projekte, rozdeľte ho na zvládnuteľnejšie časti a nechajte jednotlivé tímy pracovať na jednotlivých častiach. Takto sa na konečnom výsledku podieľa viac ľudí.[24]

Vypracujte akčný plán. Ak je cieľom vášho výjazdového zasadnutia implementácia nových stratégií alebo riešenie problému, nemôžete len tak prichádzať s nápadmi. Potrebujete realizovateľné kroky, ako sa to bude realizovať, keď sa vrátite do svojej kancelárie. Prideľte úlohy jednotlivcom alebo tímom a nechajte ich vymyslieť plán, ako to bude v kancelárii fungovať. V spolupráci s danou osobou alebo tímom by ste mali vytvoriť aj termíny pre tieto plány.[25]

  • Očakávajte, že facilitátor vám poskytne stručnú správu. Súčasťou práce facilitátora bude zhrnúť a zhodnotiť, čo sa na výjazdovom zasadnutí dialo. Do týždňa by ste mali dostať toto hodnotenie a mali by ste byť schopní odovzdať zamestnancom všetky vhodné analýzy. Správa by sa mala zamerať na to, čo sa podarilo, ale aj na to, čo sa dá v budúcnosti zlepšiť.[26]
  • Referencie