Ako odpovedať na telefonát od šéfa (s obrázkami)

Prichádzajúce telefonáty od vášho šéfa môžu niekedy vyvolať pocity úzkosti, najmä ak sa vďaka svojmu šéfovi zvyčajne cítite nervózne a menej sebavedome. Najlepší spôsob, ako zvládnuť telefonáty od šéfa, je vždy dodržiavať profesionálnu telefónnu etiketu a byť pripravený prijímať úlohy a otázky týkajúce sa vašej práce.

1. časť z 3:Profesionálna telefonická etiketa


Odpovedzte na telefonát do dvoch až troch zazvonení. Vďaka tomu budete pôsobiť produktívne a zaneprázdnene. Príliš skoré zdvihnutie telefónu môže vyvolať dojem, že nemáte veľa práce, zatiaľ čo príliš dlhé čakanie pred zdvihnutím telefónu vyvoláva dojem, že volajúci nie je prioritou.

  • V profesionálnom prostredí by ste to mali robiť bez ohľadu na to, kto vám volá. Nevyhradzujte si tento ani žiadny iný bod telefónnej etikety na chvíľu, keď sa váš šéf objaví na vašom identifikátore volajúceho, pretože každý spolupracovník, klient a predajca bude vnímavejší na profesionálne zdvorilé správanie. Navyše nikdy nemôžete s istotou vedieť, kedy vám šéf zavolá z inej linky.


Použite profesionálny pozdrav. Pri zdvíhaní telefónu sa snažte byť profesionálni a príjemní. Ak sú napríklad prichádzajúce hovory spravidla od iných spolupracovníkov vo vašej organizácii alebo ak viete, že na druhom konci linky je váš šéf, povedzte: „Tu je John Smith. Ako vám môžem dnes pomôcť?“

  • Vo väčších organizáciách s viacerými oddeleniami môžete do pozdravu zahrnúť aj svoje oddelenie: „Tu je John Smith z oddelenia predaja. Ako vám môžem pomôcť?“
  • Pri odpovedaní na telefonát z vonkajšej linky by ste mali uviesť názov svojej spoločnosti, aj keď máte podozrenie, že by mohol volať váš šéf. Môžete napríklad povedať: „Dobrý deň! Tu je spoločnosť ABC Widgets, pri telefóne John Smith. Ako vám môžem pomôcť?“


Prehltnite jedlo alebo vypľujte žuvačku. Najlepšie je urobiť to pred zdvihnutím telefónu, ale ak to nestihnete včas, ďalšou možnosťou je dokončiť úkon čo najtichšie a najnenápadnejšie. Rozprávanie s jedlom alebo žuvačkou v ústach môže pôsobiť neprofesionálne a volajúci na druhej strane ho často odhalí.


Hovorte jasne a priamo do ústnej dutiny. Predídete tak nedorozumeniam medzi vami a vaším šéfom, ktoré môžu spôsobiť problémy v budúcnosti. Aj váš šéf môže byť frustrovaný, ak má problémy s komunikáciou s vami kvôli tlmenému hovoru a zlej kvalite zvuku.

  • Mali by ste sa tiež pokúsiť usmievať, keď odpovedáte a hovoríte do telefónu. Väčšina volajúcich, vrátane vášho šéfa, počuje úsmev prostredníctvom vášho hlasu a tónu. Môže to priaznivo pôsobiť na vášho šéfa, najmä ak pracujete v odvetviach spojených s predajom a zákazníckym servisom.


Venujte svojmu šéfovi plnú pozornosť. Keď váš šéf telefonuje, uistite sa, že dávate pozor. Prestaňte pracovať na čomkoľvek – aj keď je to úloha, ktorú vám predtým dal šéf – a buďte pripravení počúvať, čo vám šéf hovorí.

  • Vo všeobecnosti platí, že keď s vami hovorí váš šéf, vyhýbajte sa odpovediam na vonkajšie rušivé podnety. Ak napríklad do vašej kancelárie vstúpi spolupracovník, keď telefonujete, zdvorilo gestom na telefón v ruke naznačte, že momentálne nemôžete hovoriť.

2. časť z 3:Rozhovor so šéfom


Počas rozhovoru so šéfom si robte poznámky. Pomôže vám to zostať pripravený v prípade, že vám šéf poskytne dôležité informácie, ako sú časy, dátumy, adresy alebo pokyny pre konkrétnu úlohu. Umožní vám to tiež zapísať si akékoľvek otázky, ktoré by ste mohli mať pre svojho šéfa na oplátku.

  • Zvážte možnosť mať na stole alebo v hornej zásuvke poznámkový blok a pero, ktoré budú ľahko dostupné. Mať v blízkosti poznámkový blok vám umožní robiť si poznámky pri plánovaných aj neplánovaných telefonátoch.
  • Ak nemáte k dispozícii poznámkový blok, ale sedíte pri počítači, môžete si otvoriť prázdnu poznámku alebo dokument textového editora a robiť si poznámky pomocou neho. Uvedomte si však, že váš šéf bude počuť každé vaše hlasné písanie na klávesnici; budete musieť venovať zvýšenú pozornosť aktívnemu počúvaniu, aby váš šéf nemal tendenciu uvažovať, či vaše klikanie na klávesnici skutočne súvisí s rozhovorom.


Zachovajte pokoj. Niekoľkokrát sa pokojne a zhlboka nadýchnite a v prípade potreby sa napite vody, aby ste zostali pokojní. Príznaky úzkosti je možné počuť cez telefón, najmä ak ťažko dýchate alebo váš hlas znie nervózne a trasľavo. Zachovanie pokoja vám tiež pomôže cítiť sa a pôsobiť sebavedomejšie a mať veci pod kontrolou.

  • Ak viete, že vám šéf čoskoro zavolá, skúste sa predtým krátko prejsť, aby ste uvoľnili nervozitu. Pomôcť môže aj prechádzka po vašej kancelárii alebo oddelení. Len sa uistite, že ste sa vrátili s dostatočnou časovou rezervou na telefonát vášho šéfa.
  • Ak sa potrebujete upokojiť bezprostredne pred telefonátom alebo počas neho, skúste zhlboka dýchať. čo najpokojnejšie sa nadýchnite nosom v priebehu štyroch až piatich sekúnd; vydržte ďalšie tri sekundy a potom pokojne vydýchnite v priebehu ďalších štyroch až piatich sekúnd. Zvýšený prísun kyslíka by mal pomôcť uvoľniť napätie a vyčistiť myseľ.[1]


Praktizujte aktívne počúvanie za každých okolností. Keďže s vami šéf nehovorí osobne, je dôležité, aby ste jasne rozumeli všetkému, čo vám povie po telefóne. Nebojte sa požiadať šéfa o zopakovanie a vysvetlenie vecí, ktoré ste nepočuli alebo nepochopili správne na prvýkrát.

  • V skutočnosti môže byť dobré pravidelne žiadať o vysvetlenie alebo potvrdenie podrobností, aj keď ste jasne pochopili pokyny svojho šéfa. Môže to byť tak jednoduché, ako zhrnúť pokyny vlastnými slovami predtým, ako zavesíte. Preukázaním aktívneho počúvania ubezpečíte svojho šéfa, že ste dávali pozor, a prezentujete celkovo profesionálne správanie.


Odpovedajte stručne a k veci. To svedčí o pripravenosti a umožňuje vášmu šéfovi prejsť k podstate hovoru bez rušivých elementov. Vo väčšine prípadov je váš šéf zaneprázdnený a pravdepodobne chce len informácie týkajúce sa dôvodu, pre ktorý volal. Ak vás šéf výslovne nepožiada o všetky podrobnosti, snažte sa poskytnúť presne to, čo váš šéf chce.[2]

  • Opäť to neznamená, že by ste nemali v prípade potreby požiadať o vysvetlenie. Váš šéf je pravdepodobne zaneprázdnený, ale zvyčajne je lepšie stráviť 60 sekúnd navyše teraz položením otázky, ako neskôr nútiť seba alebo šéfa stráviť hodiny opravovaním vašich chýb. Ak máte viac otázok, ako vám dovoľuje čas, zvážte, či sa šéfa spýtate na ďalšieho spolupracovníka alebo na súbor písomných pokynov, ktoré môžete použiť na dodatočné vysvetlenie.


Počas celého rozhovoru slovne pokyvujte hlavou. Slovné prikyvovanie hlavou sú výroky ako „áno“, „v poriadku“, „rozumiem“ a „chápem“ – všetky tieto výroky naznačujú, že svojho šéfa aktívne počúvate.

  • Samozrejme, tieto slovné pokývania hlavou by mali byť v rámci rozhovoru vhodne umiestnené. Pred takouto poznámkou počkajte na prestávku po pokyne alebo vysvetlení.


Počas celého telefonátu si zachovajte pozitívny prístup. Pozitívny prístup, ktorý dokáže niečo urobiť, ukazuje vášmu šéfovi, že ste sebavedomý, kompetentný a nebojíte sa prijímať výzvy spojené s prácou. Ak vám napríklad šéf zavolá, aby ste sa porozprávali o nejakom probléme, prediskutujte možné riešenia, ktoré môžete realizovať.[3]

  • Aj keď šéf kritizuje vašu prácu alebo správanie, buďte čo najviac vnímaví. Priznajte kritiku tým, že ju zhrniete vlastnými slovami, a potom prediskutujte možné riešenia daného bodu kritiky. Môžete vyjadriť akékoľvek úprimné obavy, ktoré máte v súvislosti s ďalším postupom, ale mali by ste sa vyhnúť ospravedlňovaniu za minulé chyby alebo problémy.
  • Keď musíte upozorniť na problémy alebo vysvetliť minulé problémy, vyslovte „ja“ namiesto „ty“. Zabránite tak tomu, aby sa váš šéf začal brániť a reagoval nahnevanými alebo negatívnymi výrokmi. Ak vám napríklad zavolá šéf, aby s vami hovoril o projekte, ktorý ste nedokončili načas, povedzte: „Mal som problémy so zhromažďovaním zdrojov“ namiesto „Nedali ste mi všetky zdroje načas“.“


Poďakujte šéfovi, že si našiel čas a zavolal vám. Hoci vás šéf zavolal, a nie naopak, poďakovanie šéfovi za to, že vám zavolal, je skvelým spôsobom, ako vyjadriť vďaku za jeho čas. Povedzte napríklad: „Viem, že máte náročný deň; ďakujem, že ste si našli čas a zavolali mi.“

  • Platí to takmer pri každom telefonáte so šéfom, ale je to obzvlášť dôležité, ak vám šéf volal, aby vám vysvetlil projekt, vyjadril obavy alebo kritizoval vašu prácu. Cieľom je preukázať svoju ochotu odviesť dobrú prácu na úlohách, ktoré vám boli zverené, a poďakovanie šéfovi za jeho čas potvrdzuje, že šéfov telefonát vám umožní odviesť dobrú prácu.

Časť 3 z 3:Reakcia na telefonát po pracovnej dobe


Ak je to možné, odpovedzte na hovor. Ak vám šéf zavolá po pracovnej dobe, mali by ste zdvihnúť telefón, pokiaľ tým nenarušíte nepracovné priority. Platí to najmä vtedy, ak ste do tejto práce nastúpili v priebehu posledných šiestich mesiacov.[4]

  • Ochota komunikovať so šéfom po bežnom pracovnom čase preukáže vašu oddanosť spoločnosti a vašej pozícii.
  • Ak však nemôžete zdvihnúť telefón, mali by ste svojmu šéfovi odpovedať hneď, ako budete môcť. V ideálnom prípade to znamená vypočuť si každú zanechanú hlasovú schránku a zavolať šéfovi späť do niekoľkých minút. V závislosti od firemnej kultúry a povahy telefonátu sa možno zaobídete bez krátkej textovej správy alebo e-mailu s vysvetlením meškania, ak je telefonát nemožný.


Preskúmajte firemnú kultúru. V niektorých spoločnostiach môže zamestnávateľ očakávať, že budete v kontakte prostredníctvom telefónu a e-mailu bez ohľadu na dennú dobu alebo deň v týždni. Aj keď sa to môže zdať nespravodlivé, budete to musieť prijať ako súčasť kultúry vašej spoločnosti, ak v nej chcete naďalej pracovať.[5]

  • Ak si nie ste istí, aký je protokol, poraďte sa so svojimi spolupracovníkmi. Možno sa naučíte, že je úplne prijateľné odložiť odpoveď o niekoľko hodín, alebo zistíte, že všetci ostatní odpovedajú okamžite. Zistite, aká je očakávaná reakcia, a postupujte podľa nej.


Zostaňte pozitívny a konajte podľa situácie. Pri počúvaní šéfa by ste mali byť vždy zdvorilí a pozitívne naladení, a to aj počas telefonátu po pracovnej dobe. Pred určením správnej reakcie na každú situáciu sa však musíte na ňu pozrieť individuálne.

  • Ak vám šéf ponúka napríklad všeobecnú kritiku alebo súbor pokynov, počas rozhovoru si robte poznámky, ale po skončení hovoru sa pokojne vráťte k predchádzajúcim nepracovným činnostiam. Ak záležitosť nie je naliehavá, zvyčajne si môžete nechať konanie na bežný pracovný čas.
  • Na druhej strane, ak vám šéf zavolá v súvislosti s mimoriadnou situáciou, budete musieť riešiť mimoriadnu situáciu okamžite a podľa želania šéfa.

  • Zhodnoťte svoju celkovú spokojnosť v práci. Váš šéf nemôže rozumne očakávať, že budete k dispozícii 24 hodín denne, 7 dní v týždni – neexistuje však záruka, že váš šéf bude mať rozumné očakávania. Ak vám šéf bežne volá po pracovnej dobe a spôsobuje vám to značné nešťastie alebo úzkosť, možno je čas porozmýšľať o hľadaní inej práce.[6]

    • Môžete si skúsiť vypnúť mobilný telefón, keď viete, že vám šéf volá po pracovnej dobe, ale ak vaše pracovisko nie je odborovo organizované, pravdepodobne ste zamestnancom „podľa vlastnej vôle“, ktorý môže byť kedykoľvek prepustený. Váš šéf môže ustúpiť po tom, čo dostane správu, že po pracovnej dobe nebudete odpovedať, ale je tiež možné, že váš šéf zareaguje tým, že vás vyhodí.
  • Referencie