Ako písať ciele výkonu: 12 krokov

Výkonnostné ciele sa môžu použiť na dosiahnutie celopodnikových, oddelení, sekcií alebo individuálnych cieľov. Stanovenie jasných výkonnostných očakávaní pomáha zabezpečiť, aby každý pochopil, čo sa očakáva a aké by mali byť konečné výsledky. Formát písomných cieľov výkonu sa môže veľmi líšiť, ale existujú niektoré kľúčové faktory, ktoré musia obsahovať všetky ciele výkonu bez ohľadu na písomný formát.

Časť 1 z 3:Určenie cieľov

Identifikujte relevantné ciele výkonnosti. Venujte nejaký čas premýšľaniu o práci, ktorú je potrebné vykonať. Sadnite si, urobte si brainstorming a poznámky.Zvážte, aké výsledky výkonu sú rozhodujúce pre úspech spoločnosti. Zvyčajne sa pritom berú do úvahy faktory ako produktivita (množstvo práce, ktoré sa má vykonať za jednotku času), čas cyklu (ako dlho trvá), kvalita (chybovosť na std objemu) alebo náklady.[1]

  • Presne určiť, čo sa od osoby očakáva. Určite napríklad cieľové opatrenie, ako napríklad vyrobiť x widgetov za hodinu s 98 % priechodnosťou. Potom sa zamerajte na to, aké konkrétne znalosti potrebuje, aby splnila toto očakávanie.
  • Ak napríklad zamestnanec nie je taký produktívny, ako by mohol byť, potom údaje môžu ukázať, že na vine je čas nečinnosti. Riešením by preto mohlo byť, aby zamestnanec pracoval na svojich zručnostiach v oblasti riadenia času.
  • Výkonnostné ciele musia byť veľmi konkrétne a objektívne, preto sa pozorne pozrite na detaily. Uistite sa tiež, že ciele, ktoré stanovujete, sa priamo vzťahujú na skutočnú prácu alebo pozíciu danej osoby. Je cieľ niečo, čo môže daná osoba riadiť alebo zmeniť? Potvrďte, že cieľ je niečo, čo má zmysel pre osobu v jej konkrétnej funkcii v rámci organizácie.

Uistite sa, že výsledky možno merať a dosiahnuť. Toto nie je určené len vám – aj ľudia, ktorí pracujú na dosiahnutí svojich cieľov, musia mať možnosť sledovať pokrok a úspech. Nejasné ciele sa nedajú správne merať, nemajú žiadnu hodnotu a môžu byť otvorené interpretácii, čomu sa určite chcete vyhnúť. Aby ste tomu predišli, uistite sa, že existuje spôsob, ako môžu ľudia merať svoj pokrok.

  • Buďte pripravení jasne a stručne vysvetliť na papieri, čo je to meranie a ako funguje. Napríklad od študenta prvého ročníka botaniky, ktorého cieľom je pochopiť, ako rastliny rastú zo semien, sa môže očakávať, že vypestuje rastlinu paradajky od semienka až po plod. Rastlina paradajky je merateľný výsledok.
  • Potvrďte, že požadovaný výsledok každého cieľa je dosiahnuteľný.[2]
    Jedným z hlavných cieľov písania výkonnostných cieľov pre ľudí je motivovať ich k úspechu. Ciele, ktoré obsahujú výsledky, ktoré osoba nemôže priamo ovplyvniť alebo zmeniť, budú mať opačný účinok. Zamerajte sa na ciele, ktoré budú pre danú osobu primeranou výzvou.
  • Uveďte, ako bude pri dosahovaní cieľa rozhodovať predovšetkým individuálny výkon osoby, nie vonkajšie faktory. Ciele musia byť realistické vzhľadom na zručnosti danej osoby a dostupné zdroje. Uveďte konkrétne zdroje a pomoc, ktoré bude mať osoba k dispozícii pri dosahovaní cieľa.

Oboznámte zamestnancov s výkonnostnými cieľmi. Určite, aké sú vaše očakávania, a potom ich zamestnancom vysvetlite.[3]
Keď ste určili, aký je váš želaný výsledok pre každý cieľ, musíte si byť istí, že cieľ prinesie želaný výsledok. Jasne a priamo vysvetlite, čo je vlastne výsledkom.

  • Napríklad, ak plánujete požiadať marketingového pracovníka, aby pre spoločnosť mesačne vypĺňal informačný bulletin, potom by ste očakávali, že tento bulletin bude odovzdaný každý mesiac, v konkrétny deň, a to bezpodmienečne.

Zaškolte zamestnancov do správneho postupu. Je dôležité naučiť zamestnancov, ako dosiahnuť výkonnostné ciele pomocou správneho postupu. Uistite sa, že ste im pred zavedením zmien vysvetlili správny postup.

  • Zvážte, aký typ opatrení je potrebné prijať. Čo bude musieť osoba urobiť, aby dosiahla cieľ?[4]
    Premyslite si, akým pojmom musia rozumieť, aké typy analýz a úloh by mali byť schopní vykonávať a aké problémy musia byť schopní riešiť.[5]
  • Napríklad nový zamestnanec, ktorý potrebuje zvýšiť produktivitu, bude požiadaný, aby sa naučil lepšie riadiť čas. Na dosiahnutie tohto cieľa sa zamestnanec každý piatok zúčastní na webovom seminári, ktorý sa zaoberá touto témou a poskytuje užitočné tipy.

2. časť z 3:Potvrdenie meraní výkonnosti s nadriadenými a internými zákazníkmi

Napíšte správu vysvetľujúcu ciele výkonu. Napíšte správu, v ktorej vysvetlíte ciele výkonu a spôsob ich realizácie. Uveďte čo najviac podrobností. Túto správu môžete zdieľať so svojimi nadriadenými a internými zákazníkmi. Niektoré spôsoby, ako urobiť správu čo najzrozumiteľnejšou, zahŕňajú:

  • Používajte akčné slovesá pre každý cieľ. Akčné slovesá sú špecifické pre danú úlohu a presne ukazujú, čo má daná osoba urobiť, aby dosiahla cieľ. Dobrými príkladmi akčných slovies sú: zvýšiť, zaviesť, vytvoriť, znížiť, navrhnúť, zorganizovať, zúčastniť sa, implementovať, vyrobiť, vykonať, naplánovať, preskúmať.
  • Vyhnite sa neurčitým slovesám správania. Tieto ciele môžu byť mätúce a zvyčajne sa nedajú presne zmerať. Niektoré príklady zahŕňajú byť si vedomý, oboznámiť sa, študovať, oboznámiť sa, získať vedomosti, pochopiť, porozumieť, vedieť, naučiť sa, oceniť, pokryť, realizovať.[6]
  • Písomný príklad: Vedúci bezpečnostných činností bude každému oddeleniu posielať týždenné e-mailové správy, ktoré budú jasne poučovať zamestnancov o bezpečnostných technikách.

Vysvetlite, ako sa bude merať dosiahnutie každého cieľa. Určite, ako sa osoba dozvie, kedy bol cieľ splnený. Napríklad zamestnanec, ktorý píše zápisnice s bezpečnostnými pokynmi, môže byť meraný na základe počtu žiadostí o odškodnenie zamestnancov v súvislosti s bezpečnosťou.

  • Vyberte si ciele, ktoré majú výsledky, ktoré možno kvantifikovať.
  • Príklad písomného cieľa: Vedúci výroby bude každý týždeň komunikovať prostredníctvom e-mailu s dodávateľmi, aby zabezpečil, že bude vždy k dispozícii dostatočné množstvo výrobných zásob. Do decembra 2016 spoločnosť očakáva, že nebude pociťovať nedostatok zásob a bude to merať tak, že bude vykonávať mesačnú inventúru na potvrdenie úrovne zásob.

Jasne uveďte požadovaný výsledok. Vysvetlite, aký bude želaný výsledok alebo výstup, keď osoba úspešne dosiahne cieľ výkonnostného cieľa.[7]
Ak napríklad chcete zamestnanca s „vynikajúcimi schopnosťami písomnej komunikácie“, premyslite si konkrétne spôsoby, ako budú tieto schopnosti využité.

  • Príklad písomného cieľa: Do novembra 2016 vytvorí mladší pracovník predaja presvedčivý reklamný text, ktorý zvýši predaj spoločnosti o 10 %.
  • Je uvedený časový rámec, pracovná pozícia súvisí s úlohou, sú jasne uvedené očakávania a je použité aktívne sloveso, ktoré ukazuje, čo sa má urobiť.

Uveďte, ako výkonnostné ciele súvisia s väčšími organizačnými cieľmi.[8]
Individuálne ciele zamestnancov by mali priamo súvisieť s dosahovaním väčších cieľov spoločnosti. Individuálne ciele študentov by mali súvisieť so vzdelávacími cieľmi inštitúcie. To môže poskytnúť dodatočnú motiváciu pre osobu, ktorá má tieto ciele dosiahnuť.

  • Príklad písomného cieľa: Manažér bezpečnosti bude každý týždeň posielať e-mailom všetkým vedúcim oddelení správy s bezpečnostnými pokynmi a radami. Spoločnosť očakáva, že do augusta 2016 sa počet žiadostí o odškodnenie pracovníkov v súvislosti s bezpečnosťou zníži o 30 %. Dosiahnutie tohto cieľa vytvorí bezpečné pracovné prostredie pre všetkých zamestnancov a prispeje k hviezdnej povesti spoločnosti.
  • Prepojenie individuálnych cieľov so skupinovými cieľmi pomáha zabezpečiť, aby boli výkonnostné ciele relevantné a zmysluplné.

Časť 3 z 3:Implementácia výkonnostných opatrení

Potvrdiť súhlas príslušných skupín. Uistite sa, že všetci, ktorí by mali byť oboznámení so zmenami, sú o nich informovaní. Patrí sem vrcholový manažment, nadriadení, zamestnanci atď. Môžete všetkých informovať zaslaním oznámenia alebo e-mailu, v ktorom sa vysvetlia zmeny.

Potvrdí, že školenie bolo ukončené a nástroje sú k dispozícii. Uistite sa, že každý, kto podlieha zmenám, absolvoval príslušné školenie. Môžete tiež skontrolovať, či má každý prístup k informáciám o zmenách, napríklad poskytnutím informačného balíka alebo prístupu k online materiálom.

  • Dobrým nápadom by mohlo byť aj to, aby bol niekto zodpovedný za potvrdenie, že zamestnanci absolvovali školenie, alebo aby zamestnanci podpísali, že sa oboznámili so zmenami.

Zvážte stimuly za výkon. Aby ste zvýšili šancu, že vaši zamestnanci budú zmeny dodržiavať, môžete zvážiť poskytovanie výhod zamestnancom, ktorí dodržiavajú nový postup. Môžete tiež zvážiť penalizáciu zamestnancov, ktorí nedodržiavajú nový postup.

  • Medzi výhody môže patriť obed s pizzou na konci týždňa, ak sa zvýšila produktivita, alebo dokonca peňažný bonus pre najvýkonnejšieho zamestnanca.
  • Sankcie môžu zahŕňať ústne upozornenie alebo pridelenie nepríjemnej alebo nudnej úlohy osobe s najnižším výkonom.
  • Pre každý cieľ zvoľte realistický dátum začiatku a konca. Vaše cieľové dátumy by mali byť logické v kontexte cieľa. Keď ste si určili časový rámec, stanovte si niekoľko míľnikov, ktoré sa budú po ceste merať. Tieto kontrolné body môžu byť motivujúce a pomôžu osobe udržať sa na správnej ceste.
  • Odkazy