Ako písať jasné pokyny (s obrázkami)

Ak ste učiteľ alebo technický spisovateľ, pravdepodobne musíte každý deň písať návody. Pre mnohých iných ľudí však môže byť písanie jasných pokynov ťažké. Môžete vynechať kľúčový krok, pretože predpokladáte, že ho čitatelia urobia automaticky, alebo môžete čitateľov zmiasť tým, že do jedného kroku zahrniete príliš veľa činností. Ak chcete písať jasné pokyny, najprv sa uistite, že presne rozumiete tomu, ako úlohu splniť. Postupujte doslovne podľa pokynov, aby ste sa uistili, že splnia úlohu.[1]

Časť 1 z 3:Pochopenie zadania


Zhromaždiť potrebné materiály. Keď píšete návod, musíte sa najprv osobne oboznámiť s úlohou. Získajte všetky nástroje a materiály, ktoré budete potrebovať, a rozložte ich približne v takom poradí, v akom ich budete potrebovať.[2]

  • Napíšte si všetko potrebné. Pri písaní pokynov môžete uviesť zoznam nástrojov alebo materiálov, ktoré sú potrebné na splnenie úlohy.


Vykonajte úlohu sami. Aj keď ste úlohu už niekoľkokrát úspešne splnili, pred napísaním návodu je dobré si ju prejsť, aby ste na nič nezabudli.[3]

  • Ak ste s touto úlohou oboznámení, môžete mať sklon robiť skratky, preto sa uistite, že nevynechávate žiadne kroky ani nevynechávate žiadne informácie, ktoré by váš čitateľ nemusel mať.


Vytvorte si podrobnú osnovu. Počas plnenia úlohy si na chvíľu zapíšte, čo ste urobili. Toto vám pomôže zachovať logické poradie pokynov. Ak úlohu vykonávate tak, ako si zapisujete jednotlivé kroky, viete presne, čo a kedy treba urobiť.[4]


Definujte svoje publikum. Pokyny pre tú istú úlohu môžu byť napísané rôznymi spôsobmi v závislosti od toho, kto bude čítať a pokúšať sa postupovať podľa vašich pokynov. Pre tínedžerov budete písať inak ako pre dospelých.[5]

  • Zvážte aj dôvod. Pokyny pre deti, ktoré pracujú na projekte, sa budú líšiť od pokynov pre rodičov, ktorí pomáhajú svojim deťom s projektom.


Pripravte krátky úvod. V úvode sa čitatelia dozvedia, čo im váš návod umožní urobiť a aký bude konečný výsledok, ak dokončia všetky pokyny. Majte na pamäti, že väčšina ľudí úvod preskočí alebo ho nanajvýš preletí, preto do úvodu neuvádzajte dôležité informácie alebo kľúčové upozornenia.[6]

  • Ak ste do úvodu zahrnuli dôležité upozornenie, nezabudnite ho uviesť aj v krokoch pre prípad, že by niekto úvod preskočil.
  • Ak napríklad vysvetľujete, ako pripraviť sendvič s arašidovým maslom a želé, môžete spomenúť, že arašidové maslo a želé je zdravá, jednoduchá možnosť, ktorú deti milujú na obed alebo popoludňajšiu desiatu.

Časť 2 z 3:Písanie pokynov


Rozdeľte úlohu na malé kroky. Každý krok by mal obsahovať jednu činnosť, nie niekoľko, aby bolo jasnejšie, čo má osoba urobiť. Ak máte na jeden krok viac ako jednu alebo dve vety, pravdepodobne sa dá rozdeliť na menšie, menej zložité kroky.[7]

  • Napríklad namiesto toho, aby ste napísali „Nasaďte psovi obojok okolo krku a pripnite vodítko“, rozdeľte to na: „Upevnite psovi obojok okolo krku“ a „Pripojte vodítko k obojku“.“
  • „Pripevnite psovi obojok okolo krku“ sa stáva prvým krokom a „Pripojte vodítko k obojku“ sa stáva druhým krokom.


Každý krok začnite akčným slovom. Každý krok, ktorý napíšete, by mal byť vykonateľný. Používajte slovesá, ktoré čitateľom presne ukážu činnosť, ktorú musia vykonať, aby dokončili daný krok úlohy.[8]

  • Pokyny formulujte v zmysle toho, čo musí niekto urobiť, nie čo si musí myslieť alebo vedieť.
  • Ak napríklad píšete pokyny na venčenie psa, „Skontrolujte, či obojok sedí“ je akčnejšie ako „Zistite veľkosť obojku psa“.“


Postupujte logicky. Predpokladajte, že váš čitateľ sa hneď po prečítaní prvého kroku vrhne do riešenia úlohy a začne na nej pracovať. Zvyčajne nebudú čítať vaše pokyny až do konca. Ak je niečo, čo vaši čitatelia potrebujú vedieť na dokončenie kroku, zahrňte túto informáciu do samotného kroku.[9]

  • Ak je v konkrétnom kroku obsiahnuté nejaké nebezpečenstvo, zahrňte toto upozornenie do samotného kroku, nie do úvodu alebo na koniec návodu, keď už je neskoro.
  • Zahrňte návody, aby váš čitateľ vedel, kedy vykonal krok správne. Napríklad poviete: „Obojok vášho psa správne sedí, ak môžete umiestniť dva prsty medzi zadnú časť obojku a krk vášho psa.“


Starostlivo vyberajte slová. Používajte jednoduchý jazyk, ktorému porozumie každý. Vo väčšine prípadov sa chcete vyhnúť akémukoľvek žargónu alebo technickým termínom. Ak musíte použiť odborné slovo, uveďte jeho krátku a jednoduchú definíciu.[10]

  • Ak napríklad vysvetľujete, ako podať právny spis, možno budete musieť použiť odborné právne termíny. Najprv uveďte definíciu v jednoduchom jazyku a potom termín používaný na súdoch.


Používajte pozitívne činnosti. Vo všeobecnosti je lepšie povedať čitateľom, čo by mali urobiť, aby splnili úlohu, než čo by nemali robiť. Keď niekto číta inštrukcie, je naladený na splnenie úlohy. Ak im začnete hovoriť, čo nemajú robiť, môžu byť zmätení a tú vec aj tak urobia.[11]

  • Napríklad pri návode na venčenie psa je lepšie povedať „skontrolujte, či obojok sedí“ ako „vyhnite sa používaniu príliš malého obojku“.“


Píšte v druhej osobe. Zámeno „vy“ vám umožňuje priamo osloviť čitateľa a môže zabrániť nedorozumeniam. Keď použijete zámeno „vy“, čitateľ presne vie, čo musí urobiť, aby splnil úlohu, a nemusí hádať.[12]

  • Ak ste napríklad napísali „páka by mala byť stlačená“, nechávate čitateľa na pochybách, kto by mal páku stlačiť. „Musíte stlačiť páku“ alebo dokonca „stlačiť páku“ nenecháva nikoho na pochybách, že ide o niečo, čo váš čitateľ musí urobiť.


Zahrňte alternatívy. Pri niektorých úlohách bude existovať viac ako jeden spôsob, ako vykonať krok alebo skupinu krokov. Spolu s krokom uveďte aj alternatívu, aby si čitateľ mohol vybrať, ako chce úlohu dokončiť.[13]

  • Ak napríklad vysvetľujete, ako pripraviť sendvič s arašidovým maslom a želé, môžete pridať: „V prípade alergie na arašidy nahraďte mandľové maslo.“


Ak je to užitočné, použite grafiku. Možno ste už počuli frázu „obrázok je hodný tisícov slov“.“ Keď ide o písanie jasných pokynov, niekedy obrázok alebo schéma urobia konkrétnu činnosť pre vášho čitateľa zrozumiteľnejšou.[14]

  • Pri technickejších pokynoch sa uistite, že čitateľ jasne vidí, čo sa na obrázku deje, a že činnosť nie je zakrytá nástrojmi alebo rukami.

Časť 3 z 3:Testovanie návodu


Usporiadajte svoje pokyny do častí. Niektoré zložité úlohy majú viac ako jednu časť. Ak píšete pokyny pre väčšiu úlohu, ktorá obsahuje niekoľko menších častí, rozdeľte ich do samostatných častí.[15]

  • Ak svoje pokyny číslujete, začnite číslovanie znovu s každou časťou. Čitateľ bude mať po dokončení každej časti pocit splnenia úlohy.
  • Svoju úlohu by ste mali rozdeliť na časti, aj keď nemá žiadne polosamostatné časti. Príliš veľa krokov môže čitateľov zahltiť.


Vyskúšajte svoje pokyny tak, ako sú napísané. Ak sa vy nedokážete riadiť pokynmi tak, ako sú napísané, nebude sa nimi vedieť riadiť ani nikto iný. Požiadajte priateľov, aby vaše pokyny tiež vyplnili a dali vám vedieť, či našli niečo mätúce.[16]

  • Možno budete musieť svoje pokyny niekoľkokrát otestovať, najmä ak sú dlhé alebo zložité.


Dôkladne upravte svoje pokyny. Preklepy a gramatické chyby môžu pokaziť inak jasné písanie, čím sa vaše pokyny stanú ťažko zrozumiteľnými. Prečítajte si ich odzadu dopredu a dozadu, aby ste sa uistili, že sú bez chýb.[17]

  • Ak si nie ste istí svojimi editačnými schopnosťami, požiadajte priateľa, aby sa na vaše pokyny pozrel namiesto vás.


Pripojte zoznam potrebných nástrojov alebo pomôcok. Najmä ak si úloha vyžaduje špecifické nástroje alebo materiály, zoznam môže byť pre vašich čitateľov užitočný. Zoznam umiestnite na začiatok pokynov, aby si váš čitateľ mohol zhromaždiť materiály ešte pred začatím úlohy.[18]

  • Predstavte si to ako recept v kuchárskej knihe. V receptoch sa vždy na začiatku uvádza zoznam prísad a kuchynského riadu, aby ste mohli všetky tieto veci zhromaždiť skôr, ako začnete jedlo pripravovať.

  • V prípade potreby uveďte upozornenia. Po otestovaní svojich pokynov si môžete uvedomiť, že existujú skryté nebezpečenstvá, ktoré ste pri prvom písaní pokynov neriešili. Upozornite svojich čitateľov na tieto nebezpečenstvá, aby mohli prijať preventívne opatrenia.[19]

    • Ak napríklad píšete návod na varenie vody, možno budete chcieť uviesť upozornenie, že hrniec bude príliš horúci na dotyk ešte predtým, ako sa voda začne variť.
  • Odkazy