Ako platiť zamestnancov neziskových organizácií: 12 krokov

Na rozdiel od všeobecného presvedčenia nie všetci zamestnanci neziskovej organizácie 501(c) sú dobrovoľníci – a to, že organizácia nevytvára zisk, neznamená, že zamestnanci by nemali byť za svoj čas odmeňovaní. Ak chcete vyplatiť zamestnancov neziskových organizácií, musíte ich najprv starostlivo klasifikovať ako zamestnancov alebo dodávateľov. Pri tomto hodnotení nejde ani tak o to, ako ich nazývate, ako skôr o to, že daňový úrad hodnotí váš pracovný vzťah so zamestnancami, a nesprávne zaradenie zamestnanca medzi dodávateľov s cieľom vyhnúť sa plateniu daní zo mzdy môže mať za následok značné sankcie. Odmeny pre zamestnancov neziskových organizácií klasifikovaných ako zamestnanci musia prekonať ďalšiu prekážku v tom, že musia byť primerané.[1]
[2]
Dôveryhodný zdroj
Daňový úrad
U.S. Vládna agentúra zodpovedná za správu federálneho daňového zákonníka
Prejsť na zdroj

Časť 1 z 3: Klasifikácia vašich zamestnancov

Určite, ako je vnímaný pracovný vzťah. Výhody, ktoré poskytujete, existencia písomných zmlúv a to, ako organizácia a zamestnanec vnímajú vzťah, tiež ovplyvňuje, či je klasifikovaný ako zamestnanec alebo dodávateľ. Existencia dobre napísanej zmluvy je celkom dobrým dôkazom, že s nimi máte zmluvný vzťah. [3]
[4]

  • Je pravdepodobnejšie, že s nezávislým dodávateľom budete mať vzťah podobný vzťahu s klientom. Poskytujú službu a vy im za ňu platíte, ale zároveň môžu túto službu poskytovať iným osobám alebo organizáciám za cenu, ktorú si dohodnú.
  • Premýšľajte o tomto vzťahu z hľadiska charitatívnych záujmov vašej organizácie. Nezávislý dodávateľ, ktorý pre vás píše návrhy na granty, by technicky mohol napísať návrh na grant pre inú organizáciu, ktorej záujmy sú v priamom rozpore s vašimi. Ak by však bol zamestnanec zamestnancom, nebolo by to vhodné.
  • Očakávanie, že zamestnanec bude lojálny voči vašej charitatívnej činnosti, zvyčajne naznačuje, že s ním máte pracovný vzťah zamestnanec – zamestnávateľ. Podobne by sa na druhej strane zvyčajne považovali za zamestnanca.

Zhodnoťte svoju kontrolu správania nad tými, ktorí pre vás pracujú. Aj keď si možno myslíte, že klasifikácia zamestnancov ako dodávateľov ušetrí vašej organizácii nejaké peniaze, táto klasifikácia nie je úplne na vás. Daňový úrad pri určovaní toho, či by ste mali platiť dane zo mzdy za svojich zamestnancov, skúma niekoľko faktorov. Jedným z faktorov, na ktoré sa daňový úrad pozerá pri určovaní, či je niekto zamestnanec alebo dodávateľ, je to, do akej miery má organizácia kontrolu nad tým, čo daná osoba robí a ako vykonáva svoju prácu.[5]
[6]

  • Tento faktor sa vo všeobecnosti týka rozsahu, v akom kontrolujete čas a správanie zamestnanca. Ak napríklad zamestnanec pracuje v kanceláriách vašej organizácie na pracovnú dobu, zvyčajne ho nemožno považovať za nezávislého dodávateľa, pretože máte rozsiahlu kontrolu nad jeho činnosťou počas výkonu práce.
  • Naopak, ak máte zamestnanca, ktorý pracuje z domu vo svojom voľnom čase a môže pracovať, koľko chce, pokiaľ každý týždeň vykoná určitý objem práce, prejavujete nad jeho správaním oveľa menšiu kontrolu.
  • Zvyčajne sa za zamestnanca považuje osoba, ktorá je platená od hodiny a pracuje v kanceláriách organizácie. Platí to najmä vtedy, ak majú naplánovaný pracovný čas a prestávky a očakáva sa, že počas pracovnej doby zostanú pri svojom stole alebo na inom určenom mieste.
  • Majte na pamäti aj to, že rozsah školení, ktoré vaši zamestnanci absolvujú, môže ovplyvniť, či ich daňový úrad klasifikuje ako zamestnancov alebo dodávateľov. Od dodávateľov sa zvyčajne očakáva, že pri plnení úlohy využijú svoje vlastné zručnosti a pracovnú morálku, zatiaľ čo zamestnancom sa presne povie, ako majú úlohu vykonať.

Zvážte, kto kontroluje obchodné a finančné aspekty práce. Zamestnanci budú s väčšou pravdepodobnosťou klasifikovaní ako zamestnanci a nie ako dodávatelia, ak organizácia uhrádza výdavky a poskytuje nástroje alebo zásoby potrebné na vykonávanie ich práce.[7]
[8]

  • Ak je zamestnanec zodpovedný za zabezpečenie vlastného vybavenia a zásobovania, zvyčajne ho bezpečne považujete za dodávateľa, a nie za zamestnanca, za predpokladu, že ostatné faktory zodpovedajú tejto klasifikácii.
  • Podobná analýza sa vzťahuje na to, či sa zamestnancom uhrádzajú akékoľvek cestovné výdavky. Keďže dodávatelia si zvyčajne odpočítavajú podnikateľské výdavky, zvyčajne by ste od nich vyžadovali, aby tieto veci uhradili. Závisí to však od znenia zmluvy; mnohí zmluvní dodávatelia vyžadujú úhradu výdavkov tretích strán.
  • Zamestnanci, ktorí si môžu slobodne najímať vlastných asistentov alebo delegovať časť svojej práce na iných, sa tiež môžu považovať za dodávateľov.
  • Na druhej strane, ak sa od zamestnancov vyžaduje, aby svoju prácu dokončili sami, zvyčajne to hovorí v prospech ich zaradenia medzi zamestnancov.
  • Zvyčajne sú zmluvní partneri platení za prácu. Zamestnanec môže byť stále považovaný za dodávateľa, aj keď je platený od hodiny, ak je platený tak, že vám predloží faktúru za svoj čas, a nie tak, že sa zapíše do hodín na pracovisku.
  • Vyplácané mzdy zamestnancov budú takmer vždy klasifikované ako zamestnanci. Majte na pamäti, že ak vaša organizácia nesprávne klasifikuje zamestnancov, IRS môže určiť, že dlhujete značné peniaze na daniach zo mzdy a váš štatút oslobodenia od dane 501(c)(3) môže byť v dôsledku toho ohrozený.

Časť 2 z 3:Určenie primeranej odmeny

Zhromaždite porovnateľné údaje o odmenách. Odmena zamestnanca sa podľa predpisov IRS považuje za primeranú, ak ide o podobnú sumu, aká sa bežne platí za porovnateľné služby v porovnateľných organizáciách za porovnateľných okolností.[9]
[10]

  • Vaša štátna rada pre neziskové organizácie má zvyčajne informácie o priemerných platoch a iných odmenách vyplácaných neziskovými organizáciami pôsobiacimi vo vašom štáte.
  • Zvyčajne môžete získať správu, v ktorej sú uvedené odmeny za každý rok spolu s podrobnosťami týkajúcimi sa veľkosti a rozpočtu organizácie. Tieto štatistiky vám pomôžu nájsť organizácie, ktoré sú porovnateľné s vašou.
  • Všeobecne platí, že sa chcete pozrieť na odmeny ponúkané organizáciami, ktoré vykonávajú podobné činnosti a ktoré majú podobnú veľkosť zamestnancov a ročný prevádzkový rozpočet ako tá vaša.
  • Okrem toho môže byť užitočné pozrieť sa na organizácie, ktoré sa nachádzajú v rovnakej alebo podobnej geografickej oblasti. Je zrejmé, že celoštátna organizácia by nebola porovnateľná s malou neziskovou organizáciou, ktorá pôsobí len v jednom vidieckom okrese.
  • Keďže životné náklady a náklady na prevádzku organizácie sa líšia, hľadajte organizácie, ktoré pôsobia v oblastiach demograficky podobných tej vašej. Ak sa napríklad vaša organizácia nachádza v centre stredne veľkej metropolitnej oblasti, organizácie nachádzajúce sa v riedko osídlených poľnohospodárskych komunitách alebo veľkých mestách by neboli porovnateľné.

Zabezpečte si nezávislé preskúmanie porovnateľnosti. Prehľad platov by mal zohľadňovať trhovú hodnotu osoby poskytujúcej podobné služby s rovnakými povinnosťami a právomocami. To sa neobmedzuje len na iné neziskové spoločnosti, ale aj na porovnateľne veľké spoločnosti. Ak však poveríte nezávislú firmu alebo ľudí, ktorí nie sú členmi správnej rady vašej neziskovej organizácie, aby vykonali preskúmanie platov ponúkaných zamestnancom v porovnateľných neziskových organizáciách, zabezpečíte, že vaše odmeňovanie sa bude udržiavať na primeranej úrovni.[11]
[12]
Dôveryhodný zdroj
Daňový úrad
U.S. vládna agentúra zodpovedná za správu federálneho daňového zákona
Prejsť na zdroj

  • Môžete spolupracovať s radou pre neziskové organizácie vo vašom štáte, aby ste našli osoby, ktoré by vyhovovali požiadavkám, a získať ich na vykonanie preskúmania.
  • V ideálnom prípade chcete vytvoriť výbor zložený z niekoľkých ľudí, ktorí by boli zodpovední za každoročné podávanie správ predstavenstvu.
  • Vytvorte systém, v rámci ktorého sa odmeňovanie každoročne preskúma a hlasuje o ňom správna rada.

Udržiavajte dokumentáciu o vašom procese porovnávania. Po ukončení preskúmania by sa mali uchovávať písomné dokumenty a dôkazy o procese preskúmania a porovnávaných organizáciách pre prípad, že by daňový úrad spochybnil výšku vyplácaných odmien.[13]

  • Založte si spis, ktorý budete uchovávať spolu s ostatnými obchodnými záznamami, a uchovávajte dokumentáciu za každý rok.
  • Uveďte zhromaždené údaje týkajúce sa porovnateľných organizácií, ako aj správy vypracované vaším výborom pre preskúmanie porovnateľnosti a poznámky alebo zápisnicu zo zasadnutia správnej rady, na ktorom bola správa predložená a o odmenách sa hlasovalo.

Dbajte na dodržiavanie zákonov o minimálnej mzde. Zákony o minimálnej mzde sa neustále menia, preto sa každoročne uistite, že poznáte najnovší mzdový limit pre váš štát. Tieto zákony sa vzťahujú na ziskové aj neziskové organizácie. Zatiaľ čo mnohé štáty zavádzajú menšie zmeny každý rok alebo každých niekoľko rokov, aby zohľadnili infláciu alebo životné náklady, niektoré štáty, ako napríklad Kalifornia a New York, uskutočnia v nasledujúcich rokoch drastické zmeny. Uistite sa, že pri vyplácaní mzdy svojim zamestnancom s minimálnou mzdou plánujete dopredu.[14]
Dôveryhodný zdroj
Národná konferencia štátnych zákonodarcov
Dvojstranná mimovládna organizácia slúžiaca členom štátnych zákonodarných zborov a ich voličom
Prejsť na zdroj

Časť 3 z 3:Riešenie výhod, bonusov a platov za nadčasy

Zvážte náklady na plány benefitov. Keďže väčšina neziskových organizácií nedisponuje rozsiahlymi zdrojmi, benefity ponúkané zamestnancom by sa mali zmestiť do rozpočtu vašej organizácie, ako aj do rámca usmernení IRS o „primeranej odmene“.[15]
[16]

  • Jedným zo spôsobov, ako znížiť náklady a zároveň zostať v rámci usmernení o „primeranom odmeňovaní“, je ponúknuť dôchodkové plány, ale znížiť alebo zrušiť výšku zodpovedajúcich prostriedkov, ktoré organizácia pridáva k príspevkom zamestnanca.
  • Využívanie účtov zdravotného sporenia alebo pevných súm úhrad namiesto zdravotného poistenia je ďalším spôsobom, ako ponúknuť výhody.
  • Existuje aj niekoľko zmlúv o skupinovom zdravotnom poistení špeciálne navrhnutých pre neziskové organizácie, ktoré ponúkajú zdravotné benefity za nižšie náklady pre vašich zamestnancov bez toho, aby vašej organizácii vznikli veľké dodatočné náklady.
  • Benefity môžete poskytovať aj inými spôsobmi, ktoré nevedú k čerpaniu peňazí z vášho rozpočtu. Napríklad mnohé posilňovne ponúkajú zľavy na členstvo pre ľudí, ktorí pracujú pre neziskovú organizáciu, ale často musíte svoju neziskovú organizáciu najprv zaregistrovať v spoločnosti.
  • Rozšírenie zliav pre vašich zamestnancov je dôležitým spôsobom, ako ponúknuť výhody bez toho, aby ste rozbili banku.
  • Iné možnosti, ktoré zamestnanci vnímajú ako výhody, môžu v skutočnosti vašej organizácii ušetriť peniaze. Môžete napríklad poskytnúť svojim zamestnancom možnosť pracovať z domu určitý počet dní v mesiaci. Vytvorenie systému zdieľania pracovného stola so zamestnancami, ktorí pracujú z domu, môže znížiť režijné náklady na udržiavanie kancelárie.
  • Zvážte možnosť poskytnúť svojim zamestnancom štvordňový pracovný týždeň. Deň voľna navyše budú vaši zamestnanci vnímať ako výhodu, zatiaľ čo rozloženie zmien môže zabezpečiť, že v daný deň budete mať na pracovisku potrebný počet ľudí.

Zriaďte nezávislý výbor. Daňový úrad považuje bonusy a benefity, ktoré majú peňažnú hodnotu, za súčasť celkovej odmeny zamestnanca a tieto musia tiež spĺňať normy primeranosti pre neziskové organizácie. Váš nezávislý výbor pre hodnotenie odmeňovania, ktorý ste vytvorili na posúdenie úrovne odmeňovania, by sa mal použiť aj na posúdenie týchto bonusov a výhod.[17]

  • Nezávislý výbor by mal vykonať porovnávacie hodnotenie podobne ako v prípade platov, aby zistil, či sú vami plánované bonusy a výhody porovnateľné s tými, ktoré ponúkajú podobné organizácie.
  • Rovnako ako pri mzdách sa uistite, že správy a dokumenty vytvorené výborom sú uložené v dokumentoch organizácie spolu s ostatnými daňovými a obchodnými dokumentmi pre prípad, že by boli sumy spochybnené.
  • Celý váš bonusový plán by mal navrhnúť a realizovať nezávislý výbor, pričom by mal obsahovať procedurálne záruky, ktoré zabezpečia, že zamestnanci nebudú môcť využívať medzery v zákone alebo inak zneužívať či manipulovať s plánom, aby získali viac peňazí, ako si zaslúžia, a zmarili tak účel plánu.

Určite obchodný účel bonusov. Aby bonusový plán prešiel kontrolou daňového úradu ako primeraný, musíte byť schopní preukázať, že plán podporuje charitatívny účel vašej organizácie a nie je len prostriedkom na rozdelenie zisku.[18]

  • Zvyčajne nechcete mať prémie priamo získané ako výsledok výberu určitej sumy v dolároch na daroch, pretože to príliš pripomína províziu z predaja.
  • Stanovte radšej objektívne normy pre výkon zamestnancov a založte bonusy na týchto výsledkoch alebo iných súvisiacich kritériách.
  • Ak vaša organizácia prevádzkuje napríklad vývarovňu, môžete ponúknuť bonus na základe počtu ľudí, ktorým ste v danom mesiaci poskytli služby.
  • Bonusy by mali súvisieť s charitatívnym účelom vašej organizácie, a nie s plnením úloh súvisiacich s prevádzkou samotnej organizácie.

V prípade potreby poskytnite príspevky na mzdu za nadčasy. Začiatkom roka 2016 sa platenie za nadčasy rozšírilo na viac platených zamestnancov. To znamená, že všetci platení zamestnanci, ktorí zarábajú menej ako 47 476 USD ročne, majú teraz nárok na mzdu za nadčasy za hodiny odpracované po štandardnom 40-hodinovom pracovnom týždni. Predchádzajúci platový limit predstavoval približne polovicu tohto nového limitu. Tento zákon, podobne ako iné predpisy o odmeňovaní, sa vzťahuje aj na neziskové organizácie. Možno budete musieť prehodnotiť svoje odmeny, ak vaši zamestnanci zarábajú pod touto hranicou a pracujú každý týždeň nadčasy.[19]

  • Upozorňujeme však, že v roku 2017 bol podaný dočasný súdny príkaz na zablokovanie rozšírenia príplatkov za nadčasy. To znamená, že zákon sa môže vrátiť k číslu okolo predchádzajúcej hranice 23 660 USD. [20]
  • Posudzujte primeranosť celkovej odmeny. Bonusy a benefity alebo ich ekvivalentnú peňažnú hodnotu zahŕňa daňový úrad do celkovej odmeny zamestnanca, keď vykonáva svoju analýzu. Aj keď mzda nedosahuje hranicu „primeranej odmeny“, benefity a prémie ju môžu posunúť nad túto hranicu.[21]
    [22]

    • Na uľahčenie vyhodnotenia primeranosti celkovej odmeny by mali byť všetky získané odmeny obmedzené určitým percentom platu zamestnanca. Takto môžete vyhodnotiť potenciálne celkové odmeny pomocou tohto maximálneho čísla.
    • Majte na pamäti, že bez ohľadu na maximálnu sumu, ktorú by zamestnanec mohol potenciálne získať na bonusoch, musíte na účely posúdenia primeranosti jeho celkovej odmeny predpokladať, že v danom roku túto maximálnu sumu skutočne získa.
    • Ak maximálna výška odmien spolu s platmi a benefitmi nakoniec výrazne prevyšuje odmeny, ktoré ponúkajú porovnateľné organizácie, riskujete, že ohrozíte status vašej organizácie oslobodenej od dane.
  • Odkazy