Ako podať sťažnosť podľa abecedy (s obrázkami)

Abecedná archivácia je základný spôsob organizácie dokumentov, ktorý umožňuje rýchle ukladanie, prístup a správu osobných a obchodných súborov. Zavedením abecednej evidencie do svojho života zabezpečíte, že všetky dokumenty budú chránené a ľahko dostupné. Existuje mnoho pravidiel, ako v angličtine spisovať podľa abecedy, aby sa zachoval rozumný systém archivácie. Našťastie je jednoduché začať s novými dokumentmi a stále nie je ťažké urobiť zmenu, ak potrebujete reorganizovať!

Časť 1 z 2:Podávanie podľa abecedy


Rozhodnite sa, aký abecedný systém budete používať. Dokonca aj niečo tak zdanlivo jednoduché, ako je abecedné archivovanie, ponúka niekoľko možností výberu.[1]
Je dôležité, aby ste si vybrali jeden systém a dôsledne ho používali.

  • Filtrovanie podľa písmen berie do úvahy každé písmeno v každom slove v poradí, v akom sa vyskytuje, pričom sa neberú do úvahy žiadne medzery medzi slovami.
  • Podávanie podľa slov usporadúva položky na základe prvého písmena každého slova za sebou.
  • Pri zaraďovaní podľa jednotiek sa berie do úvahy každé slovo, skratka a iniciála a položky sa zaraďujú podľa nich. Systém jednotka po jednotke sa všeobecne odporúča.


Zoskupujte položky. Keď máte všetky položky, ktoré potrebujete podať, rozhodnite sa, ako chcete spisy zoskupiť. Môžete si vybrať slovníkový formát, v ktorom sú všetky súbory zoradené v jednom abecednom poradí bez ohľadu na typ súboru alebo položky, ktoré obsahuje. Môžete tiež použiť formát encyklopédie, v ktorom sú položky zoskupené podľa typu alebo predmetu a potom je každá skupina abecedne usporiadaná.[2]

  • Ak máte veľa rôznych typov položiek na založenie (recepty, daňové potvrdenia, listy atď.), potom môže byť užitočné použiť formát encyklopédie. Položky najskôr zoskupte podľa typu a potom ich zoraďte abecedne v každej skupine. Udržujte skupiny oddelené pomocou rozdeľovačov alebo farebného označovania.


Indexujte svoje súbory. Indexovanie je spôsob umiestnenia každej časti titulu do správnej jednotky.[3]
Ak chcete indexovať položky pred ich založením, musíte rozdeliť prvky názvu každej položky a vytvoriť nový abecedný názov, ktorý sa môže líšiť od štandardného názvu. Napríklad:

  • Predpokladajme, že máte tieto položky na indexovanie a založenie: článok o aardvarkoch s názvom „Nočné kŕmenie aardvarkov“, životopis známej odborníčky na aardvarky Jane A. Doe a propagačná brožúra k expozícii žralokov v detroitskej zoo.
  • Životopis Jane A. Doe by sa indexovala ako „Doe, Jane A.,“, pretože pri archivácii sú na prvom mieste priezviská. Bol by zaradený pod písmeno „D.“
  • Článok „Nocturnal Feeding of Aardvarks“ by sa mohol indexovať tak, ako je, ak sa rozhodnete pre zoskupovanie v štýle slovníka. Mohli by byť zaradené pod písmeno „N“ (ako „Nocturnal“), pričom by sa použilo toto zoskupenie.
  • Prípadne by ste mohli indexovať „Nocturnal Feeding of Aardvarks“ ako „Aardvarks, Nocturnal Feeding of.“ To by malo zmysel, ak by ste používali zoskupovanie v štýle encyklopédie a nie len archiváciu položiek týkajúcich sa aardvarkov. Položka by sa potom uložila do zložky „A.“
  • Propagačná brožúra by mohla byť indexovaná ako „Aardvarky, exponáty (Detroit Zoo).“ To by malo zmysel, ak očakávate, že budete mať niekoľko materiálov o expozíciách aardvarov – napríklad môžete mať ďalšiu položku, ktorá sa bude indexovať ako „Aardvarks, exhibits (Toledo Zoo).“
  • Prípadne by sa propagačná brožúra mohla indexovať ako „Detroit Zoo (Aardvark Exhibit).“ To môže mať zmysel, ak očakávate, že budete mať niekoľko položiek týkajúcich sa detroitskej zoo, alebo ak chcete použiť zoskupenie v štýle encyklopédie na uloženie položiek podľa geografickej polohy.


Zoraďte súbory abecedne podľa ich indexovaného názvu. Všeobecným pravidlom pre abecedné usporiadanie súborov je zoradiť položky v poradí od A (prvý) po Z (posledný). Používajte čoraz špecifickejšie informácie na rozlíšenie a usporiadanie jednotlivých položiek.[4]
Napríklad:

  • Poradie vašich indexovaných súborov v predchádzajúcom kroku by potom mohlo byť (v závislosti od systému, ktorý používate): „Doe, Jane A.,“ „Detroitská zoologická záhrada (exponát mravčiarov)“ a „Nočné kŕmenie mravčiarov“ ALEBO „Mravčiarovia, exponáty (Detroitská zoologická záhrada)“, „Mravčiarovia, nočné kŕmenie“ a „Doe, Jane A.“
  • Súbor pre „Wallaby“ by prišiel za súbor pre „Emu.“ Súbor pre „Klokana“ by sa nachádzal medzi nimi a súbor pre „Aardvarka“ by sa nachádzal pred súborom pre „Medveďa“ a súborom pre „Emu“.“ Takto by ste získali nasledujúce poradie súborov: „Aardvark“, „Bear“, „Emu“, „Kangaroo“, „Wallaby.“
  • Ak by ste potom pridali súbor „Mravčiak“, bol by zaradený za všetky súbory „Aardvark“.“ Keďže obidve začínajú písmenom „A“, musíte sa pozrieť na druhé písmeno každého slova („N“, resp. „A“), aby ste určili poradie, a potom na základe toho usporiadať súbory. Nové poradie by bolo: „Aardvark“, „Anteater“, „Bear“, „Emu“, „Kangaroo“, „Wallaby“.“


Označte priečinky so súbormi. Aby ste uľahčili vyhľadávanie položiek, označte každý priečinok správnym indexovaným názvom položky (položiek), ktoré obsahuje. Takto bude tiež jednoduchšie zavádzať nové súbory v správnom poradí.

  • Umiestnite položky do priečinka, ktorý je pre ne určený.
  • Na zlepšenie použiteľnosti môže byť užitočné aj farebné označenie súborov. Ak napríklad používate zoskupovanie v štýle encyklopédie, dajte každej skupine samostatnú farbu a označte každú položku/súbor v každej skupine príslušnou farbou.


Zdokumentujte systém indexovania a archivácie. Buďte dôslední vo svojom systéme indexovania a archivovania, nech už je akýkoľvek. Zabezpečte, aby každý, kto má prístup k súborom, bol oboznámený so systémom. Môžete napríklad vytvoriť a zdieľať dokument, ktorý podrobne opisuje pravidlá vášho systému archivácie. To pomôže každému, aby mohol efektívne používať systém archivácie.[5]


Správne založte nové položky. Umiestnite súbory do skrine na základe indexovaných názvov a abecedného poradia podľa systému, ktorý používate. Presuňte aktuálne súbory podľa potreby, aby ste nové súbory umiestnili na správne miesto.

Časť 2 z 2:Riešenie špeciálnych prípadov


Zaraďte položky pod ich významný termín. Niekedy má zmysel zaradiť položky na základe kľúčových slov bez ohľadu na poradie, v akom sa slová v názve alebo pomenovaní vyskytujú. Tým sa zabezpečí, že súbor sa môže indexovať a lokalizovať pomocou najlogickejšieho termínu. Napríklad

  • „First Bank of Chicago“ by sa mohla indexovať a archivovať ako „Chicago, First Bank of.“ V tejto položke je kľúčový výraz „Chicago“, a nie „First“ alebo „Bank“, najmä ak by ste mohli mať iné položky s podobnými názvami, napríklad „First Bank of Tulsa“ alebo „Chicago Bank and Trust.“


Usporiadanie názvov podľa priezviska. V typických normách pre archiváciu sa odporúča indexovať osoby najprv podľa priezviska, pretože priezvisko sa považuje za významný výraz.

  • Teda „Jane A. Doe“ by sa indexoval a evidoval ako „Doe, Jane A.“
  • Vložte názvy (Dr., Pani., Major, atď.) na konci.[6]
    „Dr. Jane A. Doe“ by sa napríklad indexovalo a archivovalo ako „Doe, Jane A., Dr.“
  • Vo všeobecnosti usporiadajte názvy tak, ako sa píšu, písmeno po písmene. Napríklad „MacDonald“ by sa umiestnil pred „McDonald.“ Podobne „D'“, „L'“, „Le“, „de“ atď. sa považujú za súčasť názvu, nie za samostatné jednotky.[7]
    Napríklad zoraďte súbory „Heinlein“, „Le Guin“ „L’Engle“ a „Wolfe“ v tomto poradí (a NIE ako „L’Engle, „Le Guin“, „Heinlein“, „Wolfe“).
  • Bežnou výnimkou z týchto pravidiel o menách je prípad, keď meno jednotlivca tvorí súčasť názvu podniku alebo organizácie. V týchto prípadoch považujte meno fyzickej osoby za jednotky v rámci obchodného mena. Napríklad „Jane A. Doe Pest Control“ by sa zapísalo pod „J“ a NEindexovalo by sa ako „Doe, Jane A“. Kontrola škodcov.“


Ignorovať členy, spojky a predložky. Články (ako „a“, „an“ a „the“), spojky (ako „a“, „ale“ a „alebo“) a predložky (ako „pre“, „z“ a „v“) sa pri indexovaní a abecednom ukladaní spravidla vynechávajú, pretože sa nepovažujú za významné výrazy. To platí aj v prípade, keď tvoria začiatok názvu položky. Napríklad:

  • „An Investigation of Emu Feeding Practices“ (Skúmanie praktík kŕmenia Emu) by sa uložilo pod „E“ ako „Emu“ (významné slovo v názve tejto položky), a nie pod „A“ ako „an.“
  • „Doe and Smith Pest Control“ by sa založil za „Doe, Jane A.“ Obe indexované mená sa začínajú slovom „Doe“, takže sa pri určovaní poradia súborov presuniete na ďalší významný výraz v každom z nich („Smith“, resp. „Jane“). Ignorujte slovo „a“, pretože nie je významné.


So skratkami zaobchádzajte, ako keby boli napísané.[8]
Pri indexovaní a archivovaní položiek sa môžete stretnúť so skratkami, ako napríklad „Mfg.“ (pre „Manufacturing“) alebo „Inc.“ (pre „Incorporated). Vo všeobecnosti by ste mali indexovať a archivovať položky, ako keby boli tieto skratky napísané, a nie len ako reťazce písmen.

  • Napríklad „Jane A. Doe Mining Company“ by bola podaná po „Jane A. Doe Mfg.“


Číslovky bežne archivujte. Pri abecednom archivovaní položiek sa môžete stretnúť s číslovkami v rámci ich názvov. Všeobecne platí, že čísla súborov sa píšu obyčajne, a nie akoby boli vypísané. Číslice sa tiež podávajú pred písmenami.

  • Napríklad „Spoločnosť 3M“ by sa podala pred „100 skvelých podnikateľských nápadov“ (pretože „3“ je pred „100“).
  • „Great Business Ideas“ a „Great Business Leaders“ by boli podané za „100 Great Business Ideas“, pretože čísla sú usporiadané pred písmenami.
  • Číslice, ktoré sú už napísané, sa považujú za slová, a nie za číslice. Napríklad položky „100 skvelých podnikateľov“, „Skvelé podnikateľské nápady“ a „Dvesto skvelých podnikateľských nápadov“ sa podávajú v tomto poradí.
  • Ak to však poslúži na účely archivácie, môžete urobiť výnimku a číslovky vždy archivovať, ako keby boli napísané.


Zaoberať sa všetkými špeciálnymi znakmi. Všetky nealfabetické alebo nečíselné znaky, s ktorými sa stretnete pri indexovaní a archivovaní položiek, sa musia zohľadniť. Čo však s týmito znakmi robiť, závisí od ich typu:

  • Interpunkčné znamienka (ako sú apostrofy, bodky a čiarky) sa pri indexovaní a archivovaní položiek vo všeobecnosti ignorujú.[9]
    Napr. súbor „Washington’s Best Coffee“ a „Washington State Fair“ v tomto poradí.
  • S diakritickými znamienkami sa zaobchádza ako s príslušným písmenom bez diakritického znamienka.[10]
    Dôveryhodný zdroj
    Kongresová knižnica
    Oficiálna knižnica U.S. a hlavná výskumná inštitúcia pre Kongres a americkú verejnosť
    Prejsť na zdroj
    Napríklad, „Éclair“ zapíšte ako „Eclair“ a „Über“ ako „Uber“.“ Výnimkou je prípad, keď archivujete podľa abecedy jazyka, ktorý používa diakritiku, v takom prípade by ste mali dodržiavať bežné abecedné poradie tohto jazyka.


V prípade potreby použite všeobecné pravidlo „nič pred ničím“. Vo všeobecnosti sa pri abecednom usporiadaní súborov ignorujú medzery (vrátane interpunkcie a iných prvkov, ktoré sa vynechávajú). V prípadoch, keď máte položky, ktoré začínajú rovnako, však na určenie poradia podania použite medzeru alebo pravidlo „nič pred niečím“.

  • Napríklad súbor „North East Bank“, „North East Manufacturing“ a „Northeast Bank“ v tomto poradí.
  • Podobne, „Doe, Jane A.“ by bolo podané pred „Doe, Jane A., Dr.“


V prípade potreby rozlišujte súbory podrobnejšími informáciami.[11]
V zriedkavejších prípadoch abecedné informácie nestačia na určenie poradia spisov. V týchto prípadoch musíte využiť ďalšie informácie na indexovanie a usporiadanie položiek. Označte tieto dodatočné informácie na príslušných spisoch, ktoré vám pomôžu pri ich rozlišovaní. Napríklad:

  • Ak by ste mali položky pre dve rôzne osoby s menom Jane A. Doe, mohli by ste ich zoradiť podľa dátumu narodenia. Súbor „Doe, Jane A. (b. 1853)“ by sa tak dostal pred spis „Doe, Jane A. (b. 1967).
  • Položky by ste mohli zoradiť aj podľa geografického hľadiska, ak potrebujete rozlišovať. Ak máte súbory pre tri rôzne banky na troch rôznych miestach a každá banka sa nazýva „First United Bank and Trust“, mohli by ste ich zoradiť abecedne v poradí „First United Bank and Trust (Georgia)“, „First United Bank and Trust (Oklahoma)“ a „First United Bank and Trust (South Dakota)“.“
  • Podobne, ak by ste mali položky pre dva rôzne medvede alebo druhy medveďov, ďalej by ste ich rozlišovali na základe druhu, geografickej polohy atď. Môžete mať napríklad súbory „Medveď hnedý“ a „Medveď grizly“ (v tomto poradí) alebo súbory „Medvede (európske)“ a „Medvede (severoamerické)“ (v tomto poradí).

  • Zverejnite výnimky a osobitné pravidlá.[12]
    Uistite sa, že každý, kto používa vaše súbory, vie o všetkých výnimkách zo štandardných usmernení, ktoré sú zohľadnené vo vašom systéme archivácie. To pomôže zabezpečiť, aby každý mohol správne a efektívne používať systém archivácie.
  • Odkazy