Ako podať správu viacerým šéfom: 11 krokov

Mnohé povolania vrátane administratívnych pozícií vyžadujú, aby zamestnanci podliehali viacerým nadriadeným alebo vedúcim na rôznych administratívnych úrovniach. To môže byť neuveriteľne stresujúce, najmä ak medzi šéfmi alebo oddeleniami chýba transparentnosť alebo komunikácia. Vaša práca môže závisieť od schopnosti pracovať s viacerými šéfmi a úspešne splniť požiadavky každého z nich. Zorientovaním sa v hierarchii nadriadených, zlepšením komunikácie s nadriadenými a zvládnutím stresu z podriadenosti viacerým ľuďom môžete zlepšiť svoj pracovný výkon a cítiť sa v práci istejšie.

Časť 1 z 3:Navigácia v riadiacom reťazci

Identifikujte reťazec velenia. Aj keď podliehate viacerým šéfom, pravdepodobne máte jedného hlavného šéfa. Toto je osoba, ktorá je v konečnom dôsledku schopná posunúť alebo zastaviť vašu kariéru. Keď zistíte, aká je hierarchia príkazov vašich šéfov a kto má posledné slovo v pracovných záležitostiach, budete môcť zistiť, ako určiť priority pracovného postupu a vedieť, čie rozhodnutia môžu byť nadradené rozhodnutiam všetkých ostatných.[1]
Dôveryhodný zdroj
Harvard Business Review
Online a tlačený časopis pokrývajúci témy týkajúce sa postupov riadenia podniku
Prejdite k zdroju

  • Položte konkrétne otázky o tom, ako je štruktúrovaný váš riadiaci tím. Zistite, kto je komu podriadený, a postupujte podľa tohto reťazca až na vrchol.
  • Možno sa vám podarí určiť aj reťaz príkazov vo vašej spoločnosti tak, že sa pozriete na to, ktorý manažér je služobne starší a/alebo má na pracovisku najväčšiu moc.
  • Usilujte sa vyhovieť všetkým svojim šéfom, ale najviac času a úsilia venujte tomu, aby ste uspokojili svojho „najvyššieho šéfa“.“

Zistite štýl riadenia každého šéfa. Niektorí šéfovia uprednostňujú pravidelné kontroly, zatiaľ čo iní ustupujú a dôverujú vám, že budete pracovať samostatne a prácu urobíte načas. Ktorý štýl vám najlepšie vyhovuje, je vecou preferencií, ale možno sa budete musieť prispôsobiť štýlu riadenia, na ktorý nie ste zvyknutí, aby ste uspokojili jedného alebo viacerých svojich šéfov.[2]

  • Podľa toho, ako s vami komunikuje, by ste mali zistiť, do akej miery váš šéf riadi mikromanažment.
  • Ak vám nie je jasné, aký je štýl riadenia vášho šéfa, skúste sa ho opýtať. Povedzte niečo ako: „Chcem sa uistiť, že vás primerane informujem bez toho, aby som vás zaťažoval svojimi kontrolnými návštevami. Aký typ systému by pre vás bol najlepší?“

Zistite, čo každý šéf chce. Možno je to samozrejmé, ale veľká časť orientácie vo vašom manažérskom reťazci bude zahŕňať poznanie toho, čo sa od vás v danom čase očakáva od každého z vašich šéfov. Ak niektorý z vašich šéfov nedáva jasne najavo, čo od vás chce, môžete to zistiť rozhovorom s týmto šéfom.[3]

  • Začnite neformálny rozhovor o vašich spoločných cieľoch. Môžete napríklad povedať niečo také: „Hej, keď budeš mať príležitosť, mohli by sme si sadnúť a porozprávať sa o tom, akým smerom by sme mali tento projekt posunúť?“
  • Stanovte si so svojimi šéfmi realistické ciele a úlohy. Nenastavujte latku príliš vysoko, ale ani neznižujte svoje schopnosti tým, že nastavíte latku príliš nízko.

Nastavte primerané hranice. Ak jeden alebo viacerí vaši šéfovia radi mikromanažujú vašu prácu, môže to nakoniec dospieť do bodu, keď vám ich vyrušovanie začne brániť v práci. Ak sa tak stane, možno budete musieť so šéfom stanoviť určité hranice. Musíte to však robiť opatrne a taktne, aby ste sa vyhli konfliktom na pracovisku. Ak budete pôsobiť ako nepodriadený alebo hádavý, môže vás to stáť prácu.[4]
Dôveryhodný zdroj
Harvard Business Review
Online a tlačený časopis pokrývajúci témy týkajúce sa postupov riadenia podniku
Prejsť na zdroj

  • Zdvorilo a profesionálne požiadajte svojho šéfa, či s ním môžete hovoriť o svojom aktuálnom projekte. Zdôraznite, aký dôležitý je pre vás projekt a ako veľmi chcete podporiť víziu vašej spoločnosti.
  • Nikdy nehádzajte vinu na svojho šéfa ani ho neobviňujte z toho, že robí niečo zlé. Rozhovor zamerajte na to, ako sa vám ako zamestnancovi najlepšie pracuje a čo od svojho šéfa potrebujete.
  • Dajte svojmu šéfovi najavo, či potrebujete viac alebo menej manažmentu, ale robte to profesionálne.
  • Môžete napríklad povedať niečo také: „Rešpektujem a oceňujem vašu pozíciu a všetko, čo ste urobili. Len si myslím, že by pre mňa mohlo byť jednoduchšie splniť vaše očakávania, keby som mal na tomto projekte trochu viac zodpovednosti.“
  • Ak si stanovíte hranice a vytvoríte lepšiu dynamiku na jednom konkrétnom projekte, bude oveľa jednoduchšie preniesť tieto hranice a dynamiku na ďalšie projekty v budúcnosti.
  • Zamerajte sa na riešenie toho, ako reagujete na štýl riadenia svojho šéfa v jednej situácii, a nie na „kritiku“ svojho šéfa a jeho riadiacich schopností.

2. časť z 3:Komunikácia so šéfmi

Podľa potreby sa informujte u svojich šéfov. Niektorí šéfovia chcú osobné stretnutia, zatiaľ čo iní chcú e-mailové aktualizácie. Iní k riadeniu pristupujú viac „z ruky do ruky. Váš šéf môže chcieť mikromanažovať vašu prácu na každom kroku, alebo vám môže dôverovať, že si svoju prácu urobíte načas sami. Zistite, ako každý šéf najradšej komunikuje, a delegujte prácu, aby ste uľahčili proces podávania správ.[5]

  • Spýtajte sa každého šéfa, ako preferuje komunikáciu a s akou pravidelnosťou. Potom sa im prihovárajte tak často, ako je to potrebné.
  • Mali by ste tiež posúdiť, aký spôsob komunikácie preferuje každý šéf. Ak napríklad váš šéf chce len raz za mesiac e-mailovú aktualizáciu alebo telefonickú konferenciu, žiadosť o týždenné osobné stretnutia bude pociťovať ako plytvanie časom.
  • Včasné nahlasovanie problémov. Nie je dôvod, aby bol šéf zaslepený, pretože sa mu problém vymkol spod kontroly. Nesnažte sa minimalizovať ťažkosti alebo vplyv. Namiesto toho požiadajte o návrhy na riešenie problému a nezhoršujte ho tým, že odmietnete prijať pokyny.

Informujte každého šéfa o svojom pracovnom zaťažení. Váš šéf by mal vedieť, na čom v danom čase pracujete. To zahŕňa prácu od tohto šéfa a prácu, ktorú vám zadali iní vedúci. V ideálnom prípade nebude žiadny z vašich šéfov klásť neprimerané požiadavky, ak bude vedieť, čo máte na starosti pre každého manažéra.[6]
Dôveryhodný zdroj
Harvard Business Review
Online a tlačený časopis pokrývajúci témy týkajúce sa postupov riadenia podniku
Prejsť na zdroj

  • Nikdy sa nesťažujte žiadnemu zo svojich šéfov na svoju pracovnú záťaž od nich ani od nikoho iného. Jednoducho informujte svojho nadriadeného tým, že mu poviete niečo ako: „Chcel som vás len upozorniť, že budúci týždeň budem pracovať na správach pre _____. _____.“
  • Skúste si viesť elektronický kalendár, v ktorom budete mať na jednom mieste aktualizované všetky termíny, stretnutia a postup práce. Takto môžete jednoducho zdieľať svoj kalendár so všetkými šéfmi.[7]
  • Môžete tiež spomenúť, na čom pracujete alebo aké projekty sa chystajú, keď sa hlásite každému šéfovi. Informujte ich všetkých o tom, na čom a pre koho pracujete.

Požiadajte o zorganizovanie skupinového stretnutia. Najlepším spôsobom, ako zvládnuť podávanie správ viacerým šéfom, by bolo zapojiť ich všetkých do vzájomnej konverzácie. Ak sú tomu vaši šéfovia naklonení, stretnutie všetkých na spoločnej schôdzi by mohlo pomôcť vyhladiť reťaz príkazov a poradie činností pri vašej práci.[8]

  • Dajte každému šéfovi na vedomie, že skupinové stretnutie by vám uľahčilo optimálny výkon pre každého manažéra.
  • Keď sa pýtate svojich šéfov, buďte zdvorilí a profesionálni. Povedzte niečo ako: „Viem, že ste veľmi zaneprázdnený, ale myslím si, že by naozaj pomohlo zefektívniť pracovný proces a maximalizovať komunikáciu, keby sme mali spoločné stretnutie so všetkými ostatnými šéfmi.“
  • Vzájomná komunikácia vašich šéfov, či už neformálna alebo prostredníctvom pravidelných stretnutí, by tiež mohla pomôcť objasniť, aké sú vaše povinnosti voči ostatným šéfom v danom čase.
  • Nepokúšajte sa riešiť konflikty medzi nadriadenými, pretože to môže vyzerať, že si vyberáte stranu. Vysvetlite im rozdiely v prioritách a nechajte ich vyriešiť prípadné konflikty, ktoré vzniknú.

Časť 3 z 3:Zvládanie stresu

Vyjasnite si vlastné úlohy a zodpovednosti. Ak podliehate viacerým nadriadeným, môžete sa niekedy cítiť zmätení z toho, čo a kto od vás očakáva. Ujasnenie si úloh a povinností s každým šéfom, ako aj pre vlastné pochopenie, môže pomôcť odbúrať stres z práce pod viacerými manažérmi.[9]

  • Sadnite si a vypočítajte, kto na vašom oddelení by mal robiť akú prácu, a potom určte, aké percento tejto pracovnej záťaže by malo pripadnúť na vás.
  • Napíšte, aké sú podľa vás vaše hlavné funkcie v kancelárii, a porovnajte ich s očakávanou úlohou, ktorú vaša spoločnosť stanovila vo svojich pokynoch pre prijímanie zamestnancov (úloha alebo úlohy, o ktorých vám bolo povedané, že ich budete plniť, keď ste boli prijatí/povýšení).
  • Keď si s nadriadenými vyjasníte svoje úlohy, prineste si písomný zoznam jednotlivých úloh/zodpovedností a opýtajte sa každého šéfa, či s týmto hodnotením súhlasí.
  • Povedzte niečo ako: „Súhlasíte s tým, že tieto moje úlohy/zodpovednosti? Ak nie, môžete mi vysvetliť, čo by som mal robiť inak??“ Potom majte na stole kópiu týchto úloh/povinností pre prípad, že by ste sa niekedy cítili neisto, čo by ste mali robiť.

Pokúste sa odpersonalizovať pracovné problémy. Pre mnohých pracovníkov môže byť ťažké neinternalizovať problémy súvisiace s prácou. Pod vplyvom pracovného stresu a chaosu, ktorý spôsobuje podriadenosť viacerým šéfom, môžete mať pocit, že všetko, čo sa pokazí, je vaša chyba. V týchto situáciách môže byť užitočné uvedomiť si, že problémy na pracovisku sú s najväčšou pravdepodobnosťou dôsledkom okolností, a nie niečoho, čo robíte zle.[10]
Dôveryhodný zdroj
Harvard Business Review
Online a tlačený časopis, ktorý sa zaoberá témami súvisiacimi s postupmi riadenia podniku
Prejsť na zdroj

  • Odstúpte a spýtajte sa sami seba, či ste skutočne urobili niečo zlé. Urobil by niektorý z vašich kolegov niečo inak, alebo bola situácia nevyhnutná?
  • Nájdite spôsob, ako sa na konci dňa odpútať od práce. Robte niečo relaxačné a prospešné, napríklad choďte na prechádzku, jazdite na bicykli alebo trávte čas s rodinou a priateľmi.

Riešenie problémov so šéfom. Ak je niektorý z vašich šéfov na vás obzvlášť tvrdý alebo sa vám jednoducho všeobecne zle pracuje, možno prežívate veľký stres. V takýchto situáciách je najlepším postupom otvorenosť a komunikatívnosť so šéfom.[11]

  • Buďte aktívni a iniciujte rozhovory so svojím šéfom. Môžete sa pýtať na profesionálne aj osobné záležitosti (ak to považujete za vhodné).
  • Skúste svojho šéfa trochu spoznať a nájsť nejaké spoločné záujmy alebo veci, ktoré máte spoločné. To môže pomôcť vášmu šéfovi, aby vás vnímal ako osobnosť, s ktorou sa dá lepšie komunikovať.
  • Keď ste si vytvorili určitý druh vzťahu, môžete svojmu šéfovi nenútene oznámiť, ako veľmi si ceníte svoju prácu a spoločnosť, pre ktorú pracujete.
  • Môžete tiež požiadať svojho šéfa o návrhy, ako zlepšiť váš profesionálny vzťah/spoluprácu. Povedzte niečo ako: „Mám pocit, že veci idú dobre, ale chcel som sa len informovať, či by ste niečo nechceli, aby som urobil inak.“
  • Využívajte reťazec príkazov vo svoj prospech. Hoci podriadenosť viacerým nadriadeným môže byť stresujúca, môže byť pre vás aj potenciálne výhodná. Svoju nadriadenosť môžete využiť na to, aby ste napredovali vo vlastnej kariére a z času na čas získali profesionálne láskavosti podľa potreby.[12]
    Dôveryhodný zdroj
    Harvard Business Review
    Online a tlačený časopis pokrývajúci témy týkajúce sa postupov riadenia podnikov
    Prejsť na zdroj

    • Nájdite spôsoby, ako si vytvoriť spojencov s čo najväčším počtom svojich šéfov. Môžete to urobiť nenápadnými spôsobmi tak, že sa zoznámite so svojimi šéfmi, urobíte pre nich malé láskavosti a nadviažete s nimi dobrý profesionálny vzťah.
    • Venujte viac času a energie spoznávaniu šéfa alebo šéfov, ktorých pozícia sa najviac zhoduje s vašimi kariérnymi cieľmi. Ak sa napríklad chcete zamerať na účtovníctvo, zoznámte sa s manažérom, ktorý môže posunúť vašu účtovnícku kariéru.
    • Ak máte požiadavku súvisiacu s prácou a jeden z vašich nadriadených povedal nie, diskrétne sa pýtajte iných nadriadených, kým niekto nepovie áno.
    • Keď zistíte, kto s najväčšou pravdepodobnosťou vyhovie vašim požiadavkám, môžete z tohto manažéra urobiť osobu, ktorú budete žiadať o láskavosť.
  • Referencie