Ako pomôcť zamestnancovi s riadením času

Zamestnanci, ktorí majú problémy s riadením času, môžu vašej firme spôsobiť problémy, najmä ak bežne meškajú s plnením úloh. Ako manažér alebo vedúci tímu si uvedomte, že riadenie času je zručnosť, ktorú môžete naučiť, ak máte správne nástroje. Zlý časový manažment nie je charakterovou chybou a nie je sa za čo hanbiť. Pomôžte svojim zamestnancom organizovať a plánovať čas a budete mať spokojnejších a zdravších zamestnancov, ktorí pre vás budú pracovať efektívnejšie.[1]

Metóda 1 z 3: Efektívne plánovanie úloh

Odhadnite čas potrebný na dokončenie každej úlohy. Väčšina ľudí preceňuje aj podceňuje čas, ktorý im zaberie dokončenie úlohy, v závislosti od typu úlohy. Požiadajte zamestnancov, aby si viedli časový denník a zaznamenávali si, koľko času im trvá splnenie úloh každý deň počas jedného alebo dvoch týždňov. Vďaka tomu majú lepšiu predstavu o tom, koľko času im v skutočnosti trvá, kým veci urobia.[2]

  • Zamestnanci, ktorí sú zvyknutí účtovať svoj čas (napríklad právnici a mechanici), majú zvyčajne lepšiu predstavu o tom, ako dlho by malo trvať dokončenie bežných úloh, s ktorými sa pravidelne stretávajú.

Rozdeľte väčšie projekty na malé časti so samostatnými termínmi. Viaceré termíny vyžadujú, aby zamestnanci pracovali postupne, čo zabraňuje odkladaniu. Skoršie termíny vám tiež pomôžu rýchlo identifikovať prípadné problémy a odstrániť ich ešte pred dokončením projektu.[3]

  • Menšie časové úseky sa ľahšie odhadujú a plánujú, čo zvyšuje efektivitu.
  • Táto technika je obzvlášť dobrá pre perfekcionistov, ktorí môžu nakoniec stráviť nad projektom príliš veľa času, pretože sa stresujú tým, či je každý detail dokonalý. Ak sa na projekty pozriete hneď na začiatku, môžete im dať vedieť, čo môžu nechať na pokoji a na čom možno treba ešte trochu popracovať.

Stanovte úlohy s vysokou náročnosťou, keď majú zamestnanci najviac energie. Je váš zamestnanec ranný človek alebo nočná sova? Je pravdepodobné, že už poznajú odpoveď na túto otázku, aj keď vy nie. Ranní ľudia majú ráno zvyčajne viac energie, zatiaľ čo nočné sovy sa po obede len dostávajú do pracovného tempa. Práve vtedy by mali robiť úlohy, ktoré si vyžadujú najväčšie sústredenie, energiu a mozgovú kapacitu.[4]

  • Porozprávajte sa so svojimi zamestnancami, aby ste zistili, v ktorých denných hodinách sa im najlepšie pracuje. Vaši zamestnanci budú produktívnejší, ak budú ich rozvrhy organizované tak, aby sa prispôsobili ich energetickým cyklom.
  • Ak pomôžete svojmu zamestnancovi dostať sa každý deň do správneho prúdu, bude produktívnejší a efektívnejší.[5]
    Zdroj experta
    Arda Ozdemir, MA
    Kariéra & Životný kouč
    Rozhovor s odborníkom. 4. októbra 2019.
  • Ak máte napríklad zamestnanca, ktorý pravidelne chodí do práce skoro, môže si naplánovať úlohy, ktoré si vyžadujú veľkú koncentráciu, skoro ráno, keď nie je v okolí veľa ľudí.

Automatizujte úlohy, ktoré si nevyžadujú veľa premýšľania. Vaši zamestnanci môžu využívať technológie na to, aby urobili veľa rutinných, monotónnych vecí, ktoré by im za normálnych okolností zabrali veľkú časť dňa. Nastavte e-mailové šablóny a funkcie automatického plánovania v kalendároch, aby zamestnanci nemuseli tieto veci robiť ručne.[6]

  • Ak ste nechali svojich zamestnancov viesť si časové denníky, môžete si ich prejsť a zistiť, ktoré rutinné úlohy, ktoré si nevyžadujú veľa premýšľania, im zaberajú veľa času. Automatizácia alebo zjednodušenie týchto úloh môže uvoľniť veľa ich času na produktívnejšie činnosti.

Zjednodušte procesy a postupy, aby boli efektívnejšie. Porozprávajte sa so zamestnancami o vašich postupoch pri vybavovaní vecí – budú prví, ktorí vám povedia, ktoré veci, ktoré robia, považujú za stratu času. Ak zistíte, ako tieto veci odstrániť, zlepší sa morálka zamestnancov aj ich produktivita.[7]

  • Môžete mať napríklad zamestnancov, ktorí predkladajú správy o stave projektov, ale v skutočnosti tieto správy vedenie využíva len zriedka a zamestnanci ich považujú za stratu času. Ak neplnia žiadnu funkciu pre vašu firmu, môžete sa ich jednoducho zbaviť.

Usporadúvajte pravidelné stretnutia na prediskutovanie otázok týkajúcich sa plánovania. Krátke stretnutia so zamestnancami im pomôžu identifikovať a rozpoznať problémy s ich rozvrhmi, aby ste ich mohli vyriešiť ako skupina. Dáva vám to tiež príležitosť zvládnuť ťažkosti bez toho, aby sa niektorí zamestnanci cítili vyčlenení.[8]

  • Tieto stretnutia vám aj vašim zamestnancom pomôžu delegovať úlohy na ľudí, ktorí nie sú takí zaneprázdnení, aby ste nemali niekoľko zamestnancov, ktorí sa cítia preťažení, zatiaľ čo ostatní sa nudia. Ak si všimnete zamestnanca s nabitým programom, zistite, čo mu môžete odobrať z taniera.
  • Ak si všimnete, že niektorí zamestnanci sú v určitých úlohách efektívnejší ako iní, môžete ich poveriť zodpovednosťou za danú oblasť. Ak máte napríklad zamestnanca, ktorý je naozaj dobrý vo vybavovaní telefonátov klientov, môžete na neho smerovať viac hovorov.

Metóda 2 z 3: Organizácia pracovného priestoru zamestnancov

Zabezpečte dostatok úložných priestorov pre súbory a iné papiere. Vaši zamestnanci budú strácať drahocenný čas, ak budú musieť zakaždým zháňať papiere, ktoré potrebujú na úlohu. Uistite sa, že každý vie, kde rýchlo získa dokumenty, ktoré potrebuje, a že má po ruke súbory, ktoré pravidelne používa.[9]

  • Uistite sa, že zamestnanci môžu získať akékoľvek dokumenty, ktoré potrebujú, bez toho, aby museli ísť cez niekoho iného. Môže to znamenať stratu drahocenného času, ak sa stane, že daná osoba nie je k dispozícii, keď je potrebná.

Vytvorte vyhradené miesto pre elektronické zariadenia. Hoci vaši zamestnanci môžu potrebovať tablety, telefóny alebo iné elektronické zariadenia na prácu, môžu byť aj zdrojom rozptýlenia. Povzbuďte každého zamestnanca, aby si vo svojom pracovnom priestore vyhradil konkrétne miesto pre svoje zariadenia, keď ich práve nepoužíva.[10]

  • Pre väčšie pohodlie môžete na miesto umiestniť aj nabíjaciu stanicu.
  • Ak vaši zamestnanci nepotrebujú svoje zariadenia na prácu, je vo všeobecnosti lepšie mať ich mimo dohľadu, napríklad v zásuvke.

Povzbudzujte zamestnancov, aby si každý deň upratovali svoje stoly. Ak si na konci dňa vyhradíte niekoľko minút na upratanie práce z daného dňa, vytvoríte si čistý štít. Ak venujete niekoľko minút upratovaniu a organizácii, zabráni to tomu, aby sa neskôr stala väčšia a náročnejšia úloha.[11]

  • Upratovanie pracovného stola na konci dňa vám tiež pomôže pripraviť si pôdu na ďalší pracovný deň. Zamestnanci tak majú možnosť prejsť si, čo dosiahli, a zistiť, čo musia urobiť zajtra. Môžu si tiež pripraviť svoj pracovný priestor tým, že si pripravia všetky dôležité súbory alebo iné materiály, ktoré budú potrebovať.[12]

Umožnite zamestnancom prispôsobiť si svoj pracovný priestor. Mať na stole alebo pracovnom mieste osobné suveníry pomáha motivovať a inšpirovať zamestnancov. Aj keď má vaše pracovné prostredie prísnejšie normy, zvyčajne môžete nájsť spôsob, ako umožniť zamestnancom, aby si svoje priestory trochu prispôsobili.[13]

  • Vaši zamestnanci môžu mať na pracovnom stole napríklad zarámovanú fotografiu svojich detí, domácich miláčikov alebo iných členov rodiny.
  • Zamestnancom, ktorí majú problémy so sústredením, môže tiež prospieť, ak budú mať na pracovisku hračky alebo podobné predmety.
  • Rastliny sú ďalším spôsobom, ako oživiť pracovisko a zároveň mu dodať domácejšiu atmosféru.

Navrhnite pracovné priestory, ktoré povzbudzujú zamestnancov k pohybu. Sedenie na jednom mieste celé hodiny škodí zdraviu a produktivite zamestnancov. Ak ich povzbudíte, aby sa počas dňa hýbali, udržíte ich energiu a ich myseľ bude bdelá a plná energie.[14]

  • Môžete napríklad nainštalovať stoly, ktoré sa dajú zmeniť zo stojacich na sediace, alebo ponúknuť balančné stoličky.
  • Aj keď má vaše pracovisko uzavretejší pôdorys, stále môžete zabezpečiť otvorené priestory, kde sa zamestnanci môžu pohybovať počas svojho dňa.

Vytvorte hranice a rituály na oddelenie domácich pracovných priestorov. Keď zamestnanci pracujú z domu, rôzne požiadavky z ich domáceho života sa môžu vkrádať do ich pracovného dňa, čo im sťažuje riadenie ich času. Jasné oddelenie práce a domova pomáha zamestnancom sústrediť sa na prácu a eliminovať rozptyľovanie.[15]

  • Nie všetci zamestnanci, ktorí pracujú z domu, si môžu vytvoriť samostatnú miestnosť ako domácu kanceláriu. Pomáha však, ak majú stôl v rohu otočený k stene, a nie k zvyšku domácnosti.
  • Ak máte prostriedky, poskytnite svojim zamestnancom, ktorí pracujú z domu, príspevok na vybavenie a elektronické zariadenia, aby si mohli vybaviť pracovný priestor, ktorý je určený výlučne na prácu, namiesto toho, aby na pracovné úlohy používali svoj osobný počítač.

Metóda 3 z 3:Zlepšenie sústredenia na úlohy

Stanovte si priority a najprv dokončite najnaliehavejšie úlohy. Naučte svojich zamestnancov identifikovať najdôležitejšie úlohy v ich dennom pláne a urobiť ich ako prvé, keď majú najviac energie a entuziazmu. Keď majú tieto veci hotové a sú mimo dosahu, majú čas pracovať na iných úlohách bez toho, aby sa toľko obávali vyrušovania.[16]

  • Váš zamestnanec sa napríklad môže chcieť najprv postarať o naliehavé požiadavky od vašich klientov alebo zákazníkov a až potom pracovať na dlhodobejšom projekte, ktorý sa musí dokončiť až o niekoľko mesiacov.
  • Vytvorte si tabuľku s obvyklými úlohami vašich zamestnancov a usporiadajte ich podľa stupňa naliehavosti. Vaši zamestnanci sa môžu inšpirovať, keď si nie sú istí, ako si určiť priority práce, ktorú musia urobiť.

v priebehu dňa si zaraďte malé prestávky. Ak zamestnanci pracujú nepretržite obrovské časové úseky, ich myseľ sa začne strácať. Povzbudzujte zamestnancov, aby sa každú hodinu na 3-5 minút postavili a rozhýbali, robili si prestávky na hlboké dýchanie alebo prepínali medzi aktívnymi a pasívnymi úlohami, aby si udržali sústredenie.[17]

  • Napríklad, ak má zamestnanec prečítať 3 správy a napísať 2 poznámky, môže sa vypnúť tak, že prečíta správu, potom napíše poznámku a potom prečíta ďalšiu správu.
  • Prestávky sú dôležité najmä pre kreatívnych zamestnancov, ktorí môžu mať najlepšie nápady, keď sú na prechádzke alebo robia dychové cvičenia. Aj obyčajné vstávanie a skákanie pomáha rozprúdiť krv, aby sa zamestnanci lepšie sústredili.

Stanovte jasné pokyny pre odpovedanie na telefonáty a e-maily. Neustále prerušovanie vyrušuje zamestnancov z plnenia úloh. Dajte im vedieť, koľko času majú na odpoveď na rôzne typy telefonátov a e-mailov, aby sa nemuseli obávať následkov, ak budú ignorovať upozornenie a sústrediť sa na danú úlohu.[18]

  • Choďte za zamestnancami osobne s vecami, ktoré sú skutočne naliehavé. Pre zamestnancov pracujúcich z domu vytvorte osobitný komunikačný kanál výlučne pre naliehavé správy.
  • Zamestnancom môžete napríklad povedať, aby na väčšinu e-mailov odpovedali do nasledujúceho pracovného dňa a na väčšinu telefonátov do 4 až 6 hodín.
  • Poskytnite zamestnancom každý deň čas, kedy môžu „mlčať“ a ignorovať hovory a e-maily, kým dokončia úlohy. Hodina alebo dve denne zvyčajne postačia.

Minimalizujte rozptyľovanie počas pracovného dňa. obmedzte rôzne aplikácie a systémy správ, ktoré používate, aby vaši zamestnanci neboli vystavení neustálym upozorneniam, ktoré si vyžadujú ich pozornosť. Podporujte čas, keď zamestnanci môžu vypnúť svoje telefóny a oznámenia a sústrediť sa na prácu.[19]

  • Ak je zamestnanec neustále bombardovaný telefonátmi a notifikáciami, ťažko sa sústredí na prácu. Pri každom vyrušení a návrate k danej úlohe im bude trvať ešte dlhšie, kým sa dostanú späť do rytmu.
  • Používajte softvér na riadenie času na sledovanie využívania času zamestnancov. Mnohí zamestnanci buď podceňujú, alebo preceňujú množstvo času, ktoré im zaberie niečo urobiť, a potom sa na konci dňa čudujú, kam sa podel všetok ich čas. Softvér na riadenie času im pomôže presne zistiť, ako využívajú svoj čas v práci, aby mohli nájsť spôsoby, ako tento čas využiť efektívnejšie.[20]

    • Väčšina týchto programov ponúka bezplatnú skúšobnú verziu, takže môžete vyskúšať niekoľko z nich a zistiť, ktorý sa vám najviac páči. Získajte spätnú väzbu od svojich zamestnancov o tom, ktorý softvér je najjednoduchší na používanie.
    • Pravidelne sa stretávajte so svojimi zamestnancami na tému riadenia času a pýtajte sa ich, čo ich frustruje alebo čo ich podľa ich názoru odvádza od úlohy. Povzbudzujte ich, aby otvorene a úprimne hovorili o veciach, ktoré im sťažujú efektívne riadenie času, aby ste mohli tieto problémy odstrániť alebo obmedziť.
  • Referencie