Ako poskytnúť negatívnu referenciu zamestnancovi

Keď vám zlí zamestnanci oznámia, že si hľadajú novú prácu, môžete si vydýchnuť. Bohužiaľ, môžu vás požiadať, aby ste im poskytli referenciu. Hoci určite môžete poskytnúť negatívnu referenciu o zamestnancovi, mali by ste zvážiť odmietnutie. Napísanie negatívnej referencie nesie potenciálnu právnu zodpovednosť. Napríklad by vás mohli zažalovať, ak svoju kritiku preháňate alebo ak uvediete nepravdivé informácie o nejakej skutočnosti. Ak chcete poskytnúť negatívnu referenciu, požiadajte zamestnanca, aby podpísal formulár o zbavení sa zodpovednosti. Správne vypracované vyhlásenie vás môže ochrániť pred ohováraním a inými žalobami.

Časť 1 z 3:Písanie negatívnej referencie

Zvážte, či odmietnete napísať referenciu. Nie ste povinní napísať referenciu, pokiaľ v pracovnej zmluve nie je uvedené, že ju poskytnete.[1]
Z tohto dôvodu by ste mali zvážiť, či poviete „nie.“ Negatívne referencie môžu spôsobiť viac problémov, ako je ich hodnota.[2]
Zdroj expertov
Katherine Kirkinis, Ed.M., MA
Kariérny kouč & Psychoterapeut
Rozhovor s odborníkom. 14. októbra 2020.

  • Ak je osoba, ktorá žiada o referenciu, bývalým zamestnancom, môžete jej povedať, že by bolo lepšie, keby si vybrala niekoho, kto lepšie pozná jej nedávnu prácu.
  • Ak je však zamestnanec súčasným zamestnancom, môžete byť v pokušení poskytnúť referenciu len preto, aby ste sa ho zbavili.

Povedzte zamestnancovi, že referencia bude negatívna. Nechoďte okolo horúcej kaše. Namiesto toho povedzte zamestnancovi, že nemôžete napísať pozitívnu referenciu.[3]
Zamestnanec tak bude mať možnosť vybrať si za referenciu niekoho iného.

  • Môžete povedať: „Prepáč, Janet, nie som si istý, či môžem napísať naozaj silnú referenciu. Ste si istí, že nemôžete nájsť niekoho iného?“

Preskúmajte spis zamestnanca. Ak sa rozhodnete v referencii pokračovať, mali by ste si dôkladne prezrieť spis zamestnanca, aby ste uviedli len presné informácie. Nezabudnite, že vás môžu zažalovať za čokoľvek nepravdivé v referencii. V súlade s tým sa uistite, že všetko, čo napíšete v referencii, je pravdivé.[4]

  • Zamestnanec by vás mohol zažalovať napríklad za ohováranie, čo je nepravdivé tvrdenie, ktoré poškodí osobu. Zamestnanec môže podať žalobu za ohováranie, ak klamete a lož ho stojí zamestnanie.

Formát listu. Je lepšie napísať referenciu o zamestnancovi ako ju poskytnúť telefonicky. Napísaním listu zachováte dôkaz o tom, čo presne ste potenciálnemu zamestnávateľovi povedali.[5]
Vytvorte list ako štandardný obchodný list.

  • Vyberte si písmo, ktoré dokáže prečítať väčšina ľudí. Všeobecne platí, že najlepšie sa hodí písmo Times New Roman alebo Arial 12 bodov.

Držte sa faktov. Referenciu by ste mali napísať čo najstručnejšie. Posudok môžete začať poskytnutím základných informácií o zamestnancovi, ako napríklad:[6]
Dôveryhodný zdroj
Oficiálna webová stránka vlády Spojeného kráľovstva
Oficiálna webová stránka verejného sektora vlády Spojeného kráľovstva
Prejsť na zdroj

  • keď pre vás zamestnanec pracoval
  • názov pracovnej pozície
  • ich platovej tarify (nepovinné)

Vyhnite sa prílišnému negatívnemu postoju. Po poskytnutí faktov môžete uviesť svoje dojmy zo zamestnanca. Tu musíte byť opatrní. Uistite sa, že nie ste príliš negatívny. Vyhnite sa špekuláciám alebo sprostredkovaniu klebiet, ktoré ste o zamestnancovi počuli. Namiesto toho založte svoje názory na svojich priamych pozorovaniach.[7]
Nezabudnite, že môžete byť negatívny – za predpokladu, že negatívne informácie sú presné.

  • Môžete sa vyhnúť príliš negatívnemu vyjadreniu tým, že poskytnete určitú rovnováhu. Vymyslite niečo pozitívne, čo môžete o zamestnancovi povedať. Zamestnanec mohol byť napríklad neschopný, ale príjemný. Môžete pochváliť ich slnečný prístup.
  • Prípadne, že zamestnanec mohol byť pre vašu spoločnosť nevhodný na základe osobnostných vlastností. Mohli však vykonať podrobnú prácu.

Nebuďte príliš pozitívni. Taktiež by ste nemali zakrývať žiadne nesprávne správanie zamestnanca.[8]
Môžete byť v pokušení, najmä ak je zamestnanec slabý a chcete, aby sa posunul ďalej. Ak však budete klamať, potenciálny zamestnávateľ vás môže zažalovať za uvedenie nepravdivých údajov.

  • Vyhnite sa napríklad tvrdeniu „Karen je najlepšia zamestnankyňa, akú som kedy mal“, ak máte v spise zamestnanca dôkazy, že bol priemerným zamestnancom. Pozitívne komentáre musia byť tiež podložené dôkazmi.
  • Problémom je aj nezverejnenie relevantných informácií. Napríklad zubný asistent sa mohol objaviť opitý alebo sfetovaný a pokračovať v pokuse o čistenie zubov. Tento typ informácií budete musieť potenciálnemu zamestnávateľovi poskytnúť, aby ste sa ochránili pred žalobou. Nehovorte jednoducho, že ste zamestnanca „vyhodili“.
  • Okrem problémov s drogami alebo návykovými látkami zverejnite aj krádeže, násilné správanie a sexuálne obťažovanie.

Ukážte zamestnancovi svoj list. Dajte zamestnancovi ďalšiu šancu rozhodnúť sa, že vás nebude používať ako referenciu. Pred odoslaním listu mu ho ukážte. Opýtajte sa zamestnanca druhýkrát, či chce použiť váš referenčný list.

  • Dajte im približne týždeň na rozhodnutie. Pred jeho odoslaním počkajte, kým vám dajú súhlas.
  • Zvyčajne sa zamestnanec rozhodne nepoužiť negatívnu referenciu. Mohli by však byť v úzkych. Potenciálny zamestnávateľ môže trvať na tom, aby dostal referenciu od svojho súčasného zamestnávateľa.

Buďte otvorení revíziám. Ak zamestnanec chce list, ale nepáči sa mu váš komentár, opýtajte sa, či môžete uviesť len faktické údaje o jeho zamestnaní: dátum, plat atď. Ak áno, môžete vyškrtnúť všetky negatívne komentáre.

  • Mali by ste tiež zvážiť, či by zamestnanec nemal podpísať vyhlásenie.

Časť 2 z 3:Používanie vyhlásenia o mlčanlivosti

Nájdite vzory uvoľnení. Keď zamestnanec podpíše uvoľnenie, súhlasí s tým, že vás nebude žalovať za ohováranie alebo inú ujmu, ktorú utrpel v dôsledku referencie. Na internete existuje mnoho vzorov, ktoré môžete použiť ako vzory pri vypracovaní vlastného návrhu. Vyhľadajte na internete „employee reference release“ (uvoľnenie referencie zamestnanca).

  • Uvedomte si, že uvoľnenie vás nechráni pred žalobami od potenciálnych zamestnávateľov za nepravdivé informácie. V referencii musíte byť stále stopercentne vecní a čestní.

Začnite vypracovávať návrh uvoľnenia. Základné vydanie referencie o zamestnaní môžete napísať sami tak, že otvoríte prázdny dokument textového editora a nastavíte písmo na čitateľnú veľkosť a štýl, napr.g., 12-bodové písmo.

  • Vložte názov v hornej časti strany – „Uvoľnenie z pracovného pomeru.“[9]
  • Dokument by ste pravdepodobne mali nastaviť ako šablónu s prázdnymi riadkami pre informácie, ktoré sa budú meniť pri každom uvoľnení. Týmto spôsobom môžete uvoľnenie použiť viac ako raz.

Uveďte strany. Uvoľnenie je právna dohoda medzi vami (spoločnosťou) a zamestnancom. Uveďte tieto informácie v hornej časti stránky pod názvom.

  • Môžete napríklad napísať: „Táto zmluva o poskytnutí informácií o zamestnaní (ďalej len „zmluva“) je uzatvorená a účinná dňa [vložte prázdne riadky pre dátum] medzi „zamestnancom“ [vložte prázdne riadky pre meno a adresu] a spoločnosťou ABC Company (ďalej len „spoločnosť“), LLC, ktorá je založená a existuje podľa zákonov štátu Michigan, s hlavným sídlom na adrese [vložte adresu]. Na základe sľubov uvedených v tejto zmluve sa zmluvné strany dohodli, že budú právne viazané takto: „[10]

Vysvetlite, aké informácie bude spoločnosť zdieľať. Vložte odsek, v ktorom uvediete informácie, ktoré poskytnete potenciálnemu zamestnávateľovi. Nezabudnite si vyhradiť právo rozhodnúť, ktoré informácie zverejníte.

  • Môžete napríklad napísať: „Zamestnanec podpisom tejto dohody dobrovoľne žiada, aby sa spoločnosť odchýlila od svojich všeobecných zásad týkajúcich sa žiadostí o referencie. Zamestnanec splnomocňuje spoločnosť, aby poskytla informácie týkajúce sa zamestnania každému potenciálnemu zamestnávateľovi, ktorý uvažuje o prijatí zamestnanca do zamestnania. Zamestnanec oprávňuje spoločnosť, aby podľa vlastného uváženia a posúdenia zverejnila všetky informácie, ktoré spoločnosť považuje za vhodné zverejniť, vrátane hodnotení, posudkov alebo informácií, ktoré má spoločnosť o správaní a výkone zamestnanca.“[11]

Zahrňte vyhlásenie o uvoľnení. Uvoľnenie je výslovným prísľubom zamestnanca, že vás nebude brať právne na zodpovednosť za prípadné následky vašej referencie. Nezabudnite získať ochranu pre spoločnosť, ako aj pre jednotlivých zamestnancov, ktorí poskytujú referencie.

  • Môžete napríklad napísať: „Výmenou za súhlas spoločnosti so zverejnením dodatočných informácií o zamestnaní na žiadosť zamestnanca zamestnanec súhlasí s oslobodením spoločnosti a jej nástupcov, vedúcich pracovníkov, riaditeľov a zamestnancov od všetkých nárokov, dôvodov žaloby a záväzkov, známych alebo neznámych, ktoré vznikli v dôsledku alebo v akejkoľvek súvislosti so zverejnením informácií o zamestnaní spoločnosťou potenciálnym zamestnávateľom. Toto uvoľnenie zahŕňa (ale neobmedzuje sa len na) nároky z urážky na cti, ohovárania, urážky na cti, nedbanlivosti alebo zasahovania do povolania alebo zmluvy.“[12]

Pridajte vzorové ustanovenia. Tieto ustanovenia budete potrebovať na ochranu v prípade, že zamestnanec neskôr vznesie námietky voči referencii. Zahrňte nasledujúce ustanovenia: [13]

  • Zamestnanec si dohodu pozorne prečítal.
  • Zamestnanec mal možnosť poradiť sa s právnikom alebo s inou osobou podľa vlastného výberu pred podpisom dohody.
  • Zamestnanec podpísal uvoľnenie dobrovoľne a bez nátlaku.
  • Sprístupnenie informácií obsahuje úplnú dohodu medzi stranami a nahrádza všetky ostatné dohody týkajúce sa predmetu.

Požiadajte zamestnanca o podpis. Vložte blok s podpismi, ktoré má podpísať zástupca spoločnosti aj zamestnanec.[14]
Nerozosielajte referenčný list, kým nemáte podpísanú dohodu o spolupráci.

  • Ak zamestnanec odmietne podpísať súhlas, mali by ste dôrazne zvážiť neposkytnutie referencie nad rámec základných informácií.

Časť 3 z 3:Nastavenie referenčného systému

Vypracujte firemnú politiku. Ak budete mať vypracované zásady, budete presne vedieť, ako reagovať na každú žiadosť o referencie. Niektoré spoločnosti majú napríklad zásadu poskytovať len základné informácie, ako sú dátumy zamestnania, názov alebo opis pracovnej pozície a výška mzdy.[15]

  • Môžete si stanoviť vlastné pravidlá. Napríklad môžete chcieť poskytnúť rozsiahlejšie referencie pre zamestnancov. V takom prípade môžete zaviesť zásadu, že pred poskytnutím úplnejšej referencie požiadate zamestnancov, aby podpísali uvoľnenie.

Rozhodnite, či sú prijateľné osobné referencie. Kolegovia môžu chcieť poskytnúť referencie, aj keď to spoločnosť nerobí. Budete musieť zvážiť, či povolíte osobné odporúčania, a vypracovať o nich zásady. K osobnej referencii dochádza napríklad vtedy, keď Jane Smithová povie: „Hovorím ako Jane Smithová, ale nie ako zástupkyňa spoločnosti.“[16]

  • Ak povoľujete osobné referencie, zahrňte do pravidiel zákaz používania firemného hlavičkového papiera alebo adresy spoločnosti.
  • Uistite sa tiež, že zamestnanci vo svojich referenciách uvádzajú, že nehovoria v mene spoločnosti.

Určite jednu osobu, ktorá sa bude zaoberať referenciami. Ak sa rozhodnete poskytovať len základné informácie, vyberte jednu osobu z oddelenia ľudských zdrojov, ktorá bude tieto informácie poskytovať.[17]
Ak zaškolíte a budete využívať jednu osobu, urobíte menej chýb.

  • Ak je o poskytnutie referencie požiadaná iná osoba, mala by zamestnanca odkázať na personálne oddelenie.
  • Personalisti by si mali viesť aj podrobné poznámky o referenciách, ktoré vydali: komu bola poskytnutá a o akom zamestnancovi sa týkala.[18]

Zverejnite zásady vašej spoločnosti týkajúce sa referencií. Zahrňte tieto zásady do pracovných zmlúv a príručiek alebo manuálov pre zamestnancov. Chcete, aby každý vedel, aké je stanovisko spoločnosti k pracovným referenciám. Uveďte aj informácie o uvoľnení.

  • V príručke pre zamestnancov by ste napríklad mohli zverejniť vzor uvoľnenia, aby zamestnanci videli, s čím súhlasia, skôr než vás požiadajú o poskytnutie referencie.
  • Poraďte sa s právnikom v oblasti práce a zamestnanosti. Ak o referenciách ešte len začínate uvažovať, mali by ste sa poradiť s právnikom, ktorý vám pomôže zorientovať sa v právnom bludisku.[19]
    Každý štát má iné zákony týkajúce sa informácií, ktoré môžete poskytnúť o zamestnancovi.

    • V niektorých štátoch môžete napríklad poskytnúť informácie o zamestnancovi len s jeho súhlasom.[20]
    • Kalifornia poskytuje právnu ochranu aj pri poskytovaní odpovedí na určité otázky.[21]
    • Advokáta môžete nájsť tak, že sa obrátite na miestnu alebo štátnu advokátsku komoru. Dohodnite si konzultáciu s právnikom a prediskutujte svoje právne povinnosti ako zamestnávateľa. Prediskutujte tiež, aká by mala byť politika vašej spoločnosti v oblasti referencií.
  • Referencie