Ako poslať e-mail profesorovi (s obrázkami)

Napísanie e-mailu profesorovi si vyžaduje trochu viac premýšľania ako odoslanie e-mailu priateľovi alebo zaslanie textovej správy. Vaše vzdelanie je začiatkom vašej profesionálnej kariéry, a preto by ste sa mali správať profesionálne ku všetkým interakciám, vrátane e-mailov. Mali by ste napríklad vždy používať svoje akademické konto a e-mail otvárať formálnym pozdravom. Zaobchádzajte s interakciou ako s formálnym obchodným listom. Buďte struční a nezabudnite, že na gramatike záleží!

Časť 1 z 3:Urobiť dobrý prvý dojem


Najskôr si pozrite odpoveď v učebných osnovách. Často sa stáva, že otázka, ktorú by ste chceli položiť, už bola zodpovedaná v materiáli, ktorý profesor poskytol na začiatku hodiny. Ak budete profesora žiadať, aby to preberal znova, budete vyzerať, že nie ste seriózny študent, a profesora to frustruje, pretože stráca čas.[1]

  • Váš sylabus môže obsahovať informácie o úlohách kurzu, termínoch, pravidlách triedy a formátovaní úloh.
  • Ak vám profesor poskytne len zoznam čítania, je v poriadku, ak mu pošlete e-mail s otázkou, ktorá nie je zodpovedaná v sylabe.


Používajte svoje akademické konto. Profesori sú každý deň zavalení e-mailmi. Ak použijete školské konto, budete mať väčšiu šancu vyhnúť sa spamovému filtru. Navyše váš školský e-mail vyzerá profesionálnejšie. Profesorovi to tiež umožní zistiť, kto vlastne e-mail posiela, pretože školské e-maily sú zvyčajne založené na vašom mene.[2]


Zahrňte silný predmet. Predmet napovie profesorovi, o čom e-mail je, ešte predtým, ako ho otvorí. Môže to byť užitočné, pretože si môžu vyhradiť primeraný čas na jeho spracovanie. Uistite sa, že predmet je jasný a výstižný.[3]
Zdroj experta
Ashley Pritchard, MA
Akademická & Školský poradca
Odborný rozhovor. 4. novembra 2019.

  • Mohli by ste napríklad napísať „Otázka k aktuálnemu zadaniu“ alebo „Záverečná esej.“


Začnite pozdravom s použitím titulu a priezviska profesora. Môže byť lákavé len tak sa vrhnúť na vašu žiadosť. Keď však píšete profesorovi, musíte k tomu pristupovať skôr ako k formálnemu listu. Začnite slovami „Vážený pán dr. Jones,“ za ktorým nasleduje čiarka. Nezabudnite použiť profesorovo priezvisko.[4]
Odborný zdroj
Ashley Pritchard, MA
Akademická & Školský poradca
Odborný rozhovor. 4. novembra 2019.

  • Ak si nie ste istí, či má profesor doktorát, môžete ho osloviť ako „profesor Jones.“
  • Môžete použiť trochu neformálnejší pozdrav, napríklad: „Dobrý deň, pán doktor. Jones“, ak ste mali s profesorom osobnú interakciu.

Časť 2 z 3:Vytvorenie obsahu e-mailu


Pripomeňte profesorovi, kto ste. Profesori majú veľa študentov, ktorých musia sledovať, a budú potrebovať pripomenúť, kto ste. Povedzte svoje meno, ako aj triedu, ktorú máte s profesorom, vrátane konkrétnej hodiny, napríklad „MWF o 12.00 hod.“[5]
Odborný zdroj
Ashley Pritchard, MA
Akademická & Školský poradca
Expertný rozhovor. 4. novembra 2019.


Držte sa pointy. Profesori sú zaneprázdnení ľudia, takže nechcete svoj e-mail preťahovať. Povedzte čo najstručnejšie, čo potrebujete, a vynechajte všetky vedľajšie detaily.

  • Ak máte napríklad otázku týkajúcu sa zadania, prejdite k veci: „Mám otázku týkajúcu sa zadania, ktoré ste nám dali minulý utorok. Chcete, aby sme pracovali v skupinách alebo samostatne?“


Píšte v celých vetách. Tento e-mail nie je príspevok na Facebooku ani textová správa priateľovi. To znamená, že pri písaní profesorovi musíte používať celé vety, pretože čokoľvek menej nevyzerá profesionálne.[6]
Odborný zdroj
Ashley Pritchard, MA
Akademické & Školský poradca
Odborný rozhovor. 4. novembra 2019.

  • Nepíšte napríklad: „Úžasná trieda, človeče… hviezdne!“
  • Namiesto toho napíšte: „Na minulej hodine ste mali poučnú prednášku.“


Pracujte na tóne. Pri prvom kontakte s profesorom zachovajte veľmi profesionálny tón a jazyk. To znamená žiadne emotikony! Ak si s profesorom začnete dopisovať, možno zistíte, že sa v priebehu semestra môžete trochu uvoľniť. To platí najmä vtedy, ak váš profesor iniciuje trochu neformálnosti (napríklad tým, že vám pošle emoji v e-maile).


Žiadosti vyslovujte zdvorilo. Mnohí študenti sa snažia od svojich profesorov niečo vyžadovať. To nikam nevedie. Namiesto toho formulujte svoj problém ako žiadosť, ktorej profesor môže vyhovieť alebo nie.[7]
Odborný zdroj
Ashley Pritchardová, MA
Akademická stránka & Školský poradca
Odborný rozhovor. 4. novembra 2019.

  • Môžete napríklad chcieť, aby vám profesor predĺžil termín na vypracovanie seminárnej práce. Nehovorte, že mi zomrela babička. Dajte mi predĺženie termínu na tento dokument.“ Radšej povedzte: „Mal som ťažký týždeň, keď mi zomrela babička. Mohli by ste mi, prosím, predĺžiť lehotu na vypracovanie tohto dokumentu?“


Používajte správnu interpunkciu. V e-maile priateľovi môže byť v poriadku vynechať bodky a čiarky. Keď však píšete svojmu profesorovi, uistite sa, že používate interpunkčné znamienka tam, kde by ste mali.


Hláskujte slová. Tak ako textový jazyk ovláda internet, profesionálne e-maily sú jedným z miest, kde by ste ho mali nechať za sebou. To znamená, že nepoužívajte „u“ namiesto „vy“ alebo „2morrow“ namiesto „zajtra“.“ Používajte správny pravopis.[8]

  • Nezabudnite e-mail skontrolovať na pravopis.


Píšte slová s veľkým začiatočným písmenom. Slová na začiatku vety by sa mali písať s veľkým začiatočným písmenom, rovnako ako vlastné mená. Neskĺznite do textovej reči, v ktorej selektívne píšete slová s veľkým začiatočným písmenom. Dbajte na to, aby ste vždy písali slová s veľkým začiatočným písmenom, ktoré sa písať musia.

Časť 3 z 3:Dokončenie e-mailu


Uveďte, aké kroky chcete, aby profesor vykonal. Uistite sa, že ste presne povedali, čo od profesora chcete, na konci e-mailu alebo v jeho blízkosti. Ak napríklad chcete odpoveď, dajte profesorovi vedieť. Ak sa s ním potrebujete stretnúť, dajte to tiež najavo.


Prečítaj si svoj e-mail kvôli gramatike. Prejdite si e-mail a skontrolujte, či v ňom nie sú gramatické chyby. Väčšinou sa vám podarí zachytiť jednu alebo dve chyby, ktoré ste urobili a ktoré je potrebné opraviť.[9]


Pozrite sa na e-mail z pohľadu profesora. Premyslite si obsah e-mailu, aby ste sa uistili, že niečo nepožadujete. Tiež sa uistite, že je naozaj čo najstručnejší. Nechcete sa príliš rozpisovať o svojom osobnom živote, pretože to nie je profesionálne.[10]


E-mail ukončite pozdravom. Tak ako ste list formálne začali, musíte ho aj formálne ukončiť. Používajte slová ako „S pozdravom“ alebo „S pozdravom“, za ktorými nasleduje čiarka a vaše celé meno.


O týždeň si to opäť overte. Po odoslaní e-mailu nechcete profesora otravovať s požiadavkou na odpoveď. Ak sa vám však do týždňa neozvali, môžete to skúsiť znova, pretože váš e-mail sa mohol stratiť v spleti.


Potvrdiť odpoveď. Po prijatí odpovede nezabudnite potvrdiť, že ste ju dostali. Môže stačiť jednoduché „Ďakujem“. Ak je to potrebné, napíšte rozsiahlejší e-mail s použitím rovnakých usmernení, aby ste zachovali profesionalitu. Ak sa váš problém alebo otázka nedá dostatočne vyriešiť prostredníctvom e-mailu, požiadajte o stretnutie osobne.

  • Mohli by ste napríklad napísať: „Ďakujem, že ste sa zaoberali mojou otázkou. Uvidíme sa na hodine.“
  • Ak sa chcete stretnúť, môžete napísať: „Oceňujem vaše názory na túto problematiku. Nevadilo by vám, keby sme sa stretli osobne a prediskutovali to podrobnejšie?“

Vzorové akademické e-maily


Ukážka e-mailu profesorovi so žiadosťou o poznámky

Podpora wikiHow a odomknite všetky ukážky.


Ukážka e-mailu profesorovi o otázke

Podpora wikiHow a odomknúť všetky vzorky.

Vzorové osobné e-maily


Ukážka e-mailu profesora so žiadosťou o láskavosť

Podpora wikiHow a odomknúť všetky ukážky.


Vzor e-mailu profesorovi o obede

Podporte wikiHow a odomknúť všetky ukážky.

Odkazy

    https://www.matematika.uh.edu/~tomforde/Email-Etiquette.html

    http://udel.edu/~jsoares/How%20to%20Use%20Proper%20Email%20Etiquette%20When%20Writing%20to%20a%20Professor.pdf

    Ashley Pritchard, MA. Akademické & Školský poradca. Rozhovor s odborníkom. 4. novembra 2019.

    Ashley Pritchard, MA. Akademická stránka & Školský poradca. Odborný rozhovor. 4 novembra 2019.

    Ashley Pritchard, MA. Akademické & Školský poradca. Rozhovor s odborníkom. 4. novembra 2019.

    Ashley Pritchard, MA. Akademické & Školský poradca. Odborný rozhovor. 4 novembra 2019.

    Ashley Pritchard, MA. Akademická & Školský poradca. Rozhovor s odborníkom. 4. novembra 2019.

    https://www.matematika.uh.edu/~tomforde/Email-Etiquette.html

    https://www.matematika.u.edu/~tomforde/Email-Etiquette.html