Ako poslať fax: 7 krokov

Bez ohľadu na to, či ste mladý šikovný človek, ktorý nikdy predtým nepočul o faxe, alebo ste už niečo zažili, ale zabudli ste, pravdepodobne budete niekedy potrebovať vedieť, ako poslať fax. Majte na pamäti, že medzi faxovými prístrojmi existuje množstvo rozdielov, preto by ste si mali prečítať príručku alebo návod na obsluhu vášho osobného prístroja, ak ich máte po ruke. Používanie väčšiny strojov si vyžaduje vloženie sprievodného listu, vytočenie faxového čísla a odoslanie faxu na cestu.

Metóda 1 z 2:Pred odoslaním faxu

Vytvorenie sprievodného listu. Faxy sú často spoločné pre kancelárie alebo pre niekoľko ľudí v rámci jednej kancelárie. Keďže fax odoslaný na faxový prístroj môže vidieť ktokoľvek, je dobré pripojiť sprievodný list. Tým sa zabezpečí, že váš fax dostane správna osoba.

  • Sprievodný list obsahuje informácie, ako je meno príjemcu, obsah faxu a počet strán. Mal by obsahovať aj informácie o odosielateľovi, ako je meno a faxové číslo, aby príjemca vedel, od koho prišiel, a mohol v prípade potreby odpovedať.

Vytočte faxové číslo. Potom musíte vytočiť faxové číslo rovnakým spôsobom ako pri telefonovaní. Na väčšine nových faxových prístrojov sa pri miestnom čísle nemusí vytáčať smerové číslo oblasti, ale pri medzimestských číslach je stále potrebné. Niektoré faxy vyžadujú smerové číslo bez ohľadu na lokalitu. Skontrolujte alebo sa opýtajte na svoj stroj.

  • Pred miestnymi číslami bude niekedy potrebné vytočiť aj kód krajiny (číslo 1 pre americké telefóny a faxové čísla), ale len vtedy, keď sa vyžaduje aj kód oblasti. Predvoľba krajiny je takmer vždy potrebná na vytáčanie medzimestských čísel.
  • Pred vytočením medzimestských čísel budete často potrebovať vytočiť číslo 9. Pozrite si špecifikácie konkrétneho faxu alebo sa na ne opýtajte.
  • Uistite sa, že číslo, ktoré používate, je faxové číslo, a nie telefónne číslo osoby, ktorú sa snažíte zastihnúť. Na vizitkách bývajú často čísla uvedené vedľa seba a je ľahké ich nesprávne prečítať alebo sa pozrieť na nesprávne číslo.

Určite spôsob podávania. Keď do prístroja vkladáte materiály, ktoré sa majú odfaxovať, musíte ich vložiť príslušným smerom. Papier sa bude skenovať, takže ak je papier otočený nesprávnou stranou, naskenuje sa len zadná strana a odoslaný fax bude prázdny. Pred odoslaním faxu sa uistite, že papiere sú otočené správnou stranou nahor.

  • Rôzne faxy sa kŕmia rôznymi spôsobmi. Užitočné je, že všetky faxy sú označené príslušným smerom na umiestnenie dokumentov. Niekde v blízkosti miesta, kde podávate papier, hľadajte symbol listu papiera s ohnutým rohom. Na tomto symbole uvidíte, že na jednej strane listu sú čiary a druhá strana je prázdna.
    • Ak sú na preloženom rohu čiary, znamená to, že listy musia byť vložené do faxu prázdnou stranou smerom k vám.
    • Ak je preložený roh prázdny, znamená to, že musíte podávať papier do zariadenia prednou stranou smerom k vám.

Faxujte správny materiál. Faxy najlepšie pracujú s papierom štandardnej veľkosti. Odosielanie čohokoľvek v neštandardnej veľkosti nemusí fungovať, môže sa zaseknúť alebo poškodiť váš fax. Ak potrebujete poslať niečo neštandardnej veľkosti, napríklad kópiu potvrdenky, budete chcieť najprv urobiť fotokópiu predmetu a namiesto toho odfaxovať fotokópiu.

  • Najbežnejšia veľkosť papiera pre faxy, rovnako ako pre tlačiarne, je A4 alebo americký hlavičkový papier.

Metóda 2 z 2:Odoslanie faxu

Na odoslanie faxu použite svoj faxový prístroj. Keď ste urobili všetko, čo je uvedené vyššie, ste pripravení odoslať fax. Po správnom vložení papiera a vytočení čísla ste pripravení stlačiť tlačidlo odoslať. Toto tlačidlo bude zvyčajne veľké a dobre označené. To je všetko! Odoslali ste fax!

  • Všimnite si, že po stlačení tlačidla odoslať zariadenie vydá sériu pípnutí a bzučivých zvukov. Toto je normálne. Pomocou týchto zvukov medzi sebou faxy komunikujú. Keď fax úspešne prešiel, zvyčajne po niekoľkých minútach počujete dlhé, jasné pípnutie. Keď fax narazí na problém a neprejde, zvyčajne budete počuť, ako vydáva hrozný druh smrtiaceho zvuku. Ak počujete tento hrozný zvuk, mali by ste skontrolovať faxový prístroj, aby ste posúdili problém.

Na odoslanie faxu použite internet. Na odosielanie materiálov do faxu je možné použiť aj internet. Existuje množstvo služieb, ktoré možno využiť, väčšina z nich je spoplatnená. Môže to však byť rozumná investícia, ak neposielate faxy veľmi často a nechcete si kupovať faxový prístroj alebo spolupracovať so službami, ako je FedEx.

  • PamFax je vynikajúca faxovacia služba pre Skype. Tento program si však účtuje malý poplatok.
  • HelloFax je služba, ktorá sa dobre integruje s Diskom Google a umožňuje vám jednoducho faxovať dokumenty Google. Zahŕňa určitý počet bezplatných faxov a potom sa účtuje poplatok.
  • Na odoslanie faxu použite e-mail. V závislosti od čísla, na ktoré fax odosielate, môže byť možné jednoducho poslať súbor do faxu e-mailom bez poplatku. Mali by ste však mať na pamäti, že táto metóda pokrýva len obmedzený počet faxových čísel a možno ňou odoslať len obmedzené informácie.

    • Na internete si môžete overiť, či je faxové číslo pokryté.
    • Pomocou tohto vzorca vytvorte adresu, na ktorú budete posielať e-mail: „[email protected]
    • Odstráňte úvodzovky, čísla vymeňte za číslo faxu (vrátane kódu krajiny a oblasti) a meno a priezvisko za meno osoby, ktorej ho posielate.
    • Všimnite si, že vo faxe sa zobrazí len text v textovom poli. Touto metódou nemôžete pripojiť súbory PDF ani žiadny iný materiál.