Ako postupovať podľa zákona o rodinnej a zdravotnej dovolenke: 10 krokov

Zákon o rodinnej a zdravotnej dovolenke (FMLA) poskytuje oprávneným zamestnancom každoročne až 12 týždňov neplateného voľna z rodinných alebo zdravotných dôvodov. Vo všeobecnosti musíte postupovať podľa FMLA, ak máte aspoň 50 zamestnancov, ktorí v predchádzajúcom roku odpracovali aspoň 20 týždňov. Zákon presadzuje federálne ministerstvo práce (DOL), ktoré poskytuje predpisy a normy, ktoré vám pomôžu v snahe dodržiavať požiadavky zákona.[1]
Dôveryhodný zdroj
Ministerstvo práce USA
Federálne ministerstvo zodpovedné za podporu blahobytu pracovníkov
Prejsť na zdroj

Časť 1 z 3: Vzdelávanie zamestnancov

Zahrňte informácie o FMLA do príručky pre zamestnancov. Príručka pre zamestnancov by mala obsahovať základné informácie o tom, čo zahŕňa FMLA, ako požiadať o dovolenku a ako žiadosti FMLA ovplyvňujú iné výhody, ktoré môžu byť vašim zamestnancom ponúkané.[2]
Dôveryhodný zdroj
Ministerstvo práce USA
Federálne oddelenie zodpovedné za podporu blahobytu zamestnancov
Prejsť na zdroj

  • Ak sa na vás vzťahuje FMLA, vaši zamestnanci získajú nárok na dávky, keď odpracujú aspoň 1 250 hodín počas 12 mesiacov.
  • Medzi dôvody na dovolenku FMLA patrí narodenie dieťaťa, vážny zdravotný stav, ktorý zamestnancovi znemožňuje pracovať, alebo potreba starostlivosti o blízkeho člena rodiny s vážnym zdravotným stavom.
  • Na splnenie tejto požiadavky môžete použiť informačný list DOL o FMLA. Tento informačný list je k dispozícii na stiahnutie na stránke http://www.dol.gov/whd/regs/compliance/whdfs28.htm.
  • DOL má k dispozícii aj príručku pre zamestnancov, ktorá vysvetľuje FMLA a odpovedá na niektoré často kladené otázky týkajúce sa oprávnenosti, práv a výhod. Príručku si môžete stiahnuť na stránke http://www.dol.gov/whd/fmla/employeeguide.pdf.
  • Vy alebo zamestnanec sa môžete rozhodnúť, že namiesto dovolenky FMLA nahradíte naakumulovanú platenú dovolenku. Ak vyžadujete takéto zastupovanie, táto požiadavka by mala byť zahrnutá v príručke pre zamestnancov.

Školenie manažérov a nadriadených na vybavovanie žiadostí o dovolenku. Keďže zamestnanci nie sú povinní uviesť, že žiadajú o dovolenku podľa FMLA, vaši vedúci zamestnanci musia vedieť, čo FMLA pokrýva a ako tieto žiadosti rozpoznať.[3]
Dôveryhodný zdroj
Ministerstvo práce USA
Federálne ministerstvo zodpovedné za podporu blahobytu pracovníkov
Prejsť na zdroj

  • Podrobne si prejdite formuláre a požadované oznámenia, aby manažéri a nadriadení vedeli, ako podať oznámenie v súlade s požiadavkami FMLA a aké sú lehoty na podanie tohto oznámenia.
  • Vaši manažéri a nadriadení by mali vedieť, ako vypočítať 12-mesačný rok dovolenky na účely FMLA. Ako zamestnávateľ si môžete vybrať jednu zo štyroch metód, ale zvolenú metódu musíte uplatňovať dôsledne – nemôžete si zvoliť jednu metódu pre niektorých zamestnancov a inú pre iných.[4]
  • Vo všeobecnosti môžete 12-mesačné obdobie merať pomocou kalendárneho roka, pevného 12-mesačného obdobia „roka dovolenky“, 12-mesačného obdobia meraného od dátumu začiatku prvého obdobia dovolenky FMLA zamestnanca alebo obdobia meraného od prvého dátumu, keď zamestnanec využije akúkoľvek dovolenku FMLA.

Vyveste na pracovisku požadované plagáty. DOL má plagáty poskytujúce základné informácie o právach zamestnancov podľa FMLA, ktoré musia byť vyvesené na všetkých pracoviskách, na ktoré sa vzťahujú.[5]

  • Plagát vysvetľuje ustanovenia FMLA a informuje zamestnancov, ako môžu podať sťažnosť na ministerstvo práce, ak ich zamestnávateľ porušuje tento zákon.
  • Plagát musíte vyvesiť na mieste, kde ho zamestnanci a uchádzači môžu ľahko vidieť a prečítať, a musí zostať vyvesený, aj keď práve nemáte žiadnych zamestnancov, ktorí majú nárok na dovolenku FMLA.
  • Plagát si môžete stiahnuť a vytlačiť na stránke http://www.dol.gov/whd/regs/compliance/posters/fmla.htm.
  • Ak máte zamestnancov, ktorí neovládajú anglický jazyk, musíte poskytnúť plagát v jazyku, v ktorom sú gramotní.

Časť 2 z 3: Vedenie primeraných záznamov

viesť presné a úplné mzdové záznamy. Podľa zákona FMLA musia vaše mzdové záznamy spĺňať rovnaké štandardy stanovené v zákone o spravodlivých pracovných normách (FLSA).[6]

  • Mzdové záznamy musia obsahovať identifikačné údaje, mzdovú sadzbu, podmienky odmeňovania, odpracované hodiny, iné odmeny a celkové odmeny vyplatené každému zamestnancovi.
  • Keď sa zamestnanec vráti z dovolenky FMLA, musí byť vrátený buď na to isté pracovné miesto, alebo na miesto, ktoré je prakticky rovnaké z hľadiska mzdy, výhod a iných pracovných podmienok.
  • Kompletné záznamy sa musia uchovávať najmenej tri roky.

Pri žiadosti o dovolenku FMLA vytvorte spisy. Keď zamestnanci uplatňujú svoje práva podľa FMLA, uchovávajte dokumenty na jednom mieste.[7]
[8]
Dôveryhodný zdroj
Ministerstvo práce USA
Federálne ministerstvo zodpovedné za podporu blahobytu zamestnancov
Prejsť na zdroj

  • Váš spis by mal obsahovať dátumy a hodiny čerpania dovolenky FMLA, ako aj všetky ostatné zamestnanecké výhody alebo využité hodiny dovolenky.
  • Každý zamestnanec má nárok len na 12 týždňov dovolenky za 12-mesačné obdobie. Ste zodpovední za vedenie presných záznamov o každom zamestnancovi, aby ste vedeli, koľko dovolenky má k dispozícii, keď o ňu požiada.
  • Zahrňte všetky písomné žiadosti zamestnanca, ako aj kópie všetkých oznámení zaslaných zamestnancovi v súvislosti s jeho dovolenkou.
  • Máte právo požadovať lekárske potvrdenie o zdravotnom stave zamestnanca. Ak požadujete lekárske potvrdenie, musíte dať zamestnancovi 15 dní na jeho predloženie.
  • Ak požadujete pravidelné aktualizácie stavu alebo potvrdenie o spôsobilosti zamestnanca vrátiť sa do práce, priložte kópie týchto správ k ostatným dokumentom FMLA.
  • Všetky dokumenty týkajúce sa lekárskeho potvrdenia alebo zdravotnej anamnézy zamestnanca alebo jeho rodinných príslušníkov by sa mali viesť ako dôverné záznamy oddelene od ostatných záznamov FMLA.

Zdokumentujte všetky spory týkajúce sa FMLA. Ak žiadosť zamestnanca o FMLA zamietnete, uistite sa, že dôvody zamietnutia sú zdokumentované a že sa uchovávajú všetky ďalšie dokumenty.[9]
[10]
Dôveryhodný zdroj
Ministerstvo práce USA
Federálne ministerstvo zodpovedné za podporu blaha pracovníkov
Prejsť na zdroj

  • Zamestnanci môžu podať súkromnú žalobu alebo sťažnosť na DOL, ak nie sú spokojní s vašou odpoveďou na žiadosti FMLA. Túto dokumentáciu budete potrebovať na obhajobu svojho konania, najmä ak ste zamestnancovi odmietli dovolenku.
  • Majte na pamäti, že FMLA vyžaduje, aby všetky oznámenia zamestnancom boli písomné a aby boli doručené v určitej lehote. V prípade, že zamestnanec nesúhlasí s vašimi krokmi týkajúcimi sa jeho žiadosti o dovolenku, budete musieť preukázať, že ste poskytli náležité oznámenia v lehotách stanovených zákonom FMLA.
#Aktualizujte osobné spisy s podrobnosťami týkajúcimi sa výhod. Spis každého zamestnanca by mal obsahovať údaje o dávkach poskytovaných zamestnávateľom, na ktoré mu vznikol nárok.[11]
  • Ak zamestnanec poberá dávky, ako je poistenie, tieto musia byť zachované počas dovolenky FMLA. Môžete od zamestnanca požadovať, aby naďalej platil svoju časť poistného, pričom je povinnosťou zamestnanca, aby sa o to postaral.
  • Uchovávajte záznamy o všetkých platbách poistného, aby ste splnili túto požiadavku FMLA. Ak zamestnanec počas dovolenky neplatí poistné podľa dohody, vy a poisťovňa máte právo prerušiť poistenie.
  • Ak sa zamestnanec po čerpaní dovolenky FMLA nevráti do práce, môžete mať možnosť vymáhať poistné, ktoré ste zaplatili počas dovolenky.

Časť 3 z 3:Reagovanie na žiadosti o dovolenku

Zvážte možnosť vyžadovať od zamestnancov písomné oznámenie. Hoci to FMLA nevyžaduje, vyžadovanie písomného oznámenia vám umožní presne zdokumentovať všetky žiadosti a viesť úplnú evidenciu.[12]
Dôveryhodný zdroj
Ministerstvo práce USA
Federálne ministerstvo zodpovedné za podporu blahobytu pracovníkov
Prejsť na zdroj

  • Ak je potreba dovolenky zamestnanca primerane predvídateľná, môžete požadovať 30-dňové písomné oznámenie každej žiadosti FMLA. V prípade, že potreba nie je predvídateľná, napríklad v prípade zdravotnej pohotovosti, zamestnanec vám aj tak musí čo najskôr poskytnúť oznámenie.
  • Oznámenie zamestnanca musí obsahovať dostatočné informácie, aby ste pochopili, že sa na jeho dovolenku vzťahuje FMLA.

Bezodkladne vyhodnocujte žiadosti zamestnancov o dovolenku. Ak zamestnanec požiada o dovolenku, ktorá by mohla mať vplyv na FMLA, máte na odpoveď len niekoľko dní od prijatia žiadosti.[13]
Dôveryhodný zdroj
Ministerstvo práce USA
Federálne oddelenie zodpovedné za podporu blaha zamestnancov
Prejsť na zdroj

  • Keďže zamestnanci nie sú zodpovední za uvedenie, či majú v úmysle využiť FMLA, každý, kto pravidelne prijíma žiadosti zamestnancov o dovolenku, musí vedieť, ako rýchlo preskúmať žiadosť zamestnanca a určiť, či sa na ňu vzťahuje FMLA.
  • V závislosti od veľkosti podniku môžete zvážiť určenie jedného manažéra alebo nadriadeného, ktorý bude vybavovať všetky žiadosti FMLA.

V prípade potreby zasielajte oznámenia o určení. Zamestnanci, ktorí neoznačia, že žiadajú o dovolenku podľa FMLA, musia byť informovaní, ak sa rozhodnete ju takto označiť.[14]
[15]
Dôveryhodný zdroj
Ministerstvo práce USA
Federálne ministerstvo zodpovedné za podporu blaha pracovníkov
Prejsť na zdroj

  • Zamestnanci musia byť vopred informovaní, ak sa dovolenka, o ktorú požiadali, započítava do času FMLA. Aj keď sa neskôr dozviete, že dovolenka, ktorú zamestnanec čerpal predtým, spĺňala podmienky FMLA, nemôžete sa vrátiť späť a spätne ju označiť ako dovolenku FMLA.
  • Pre každý kvalifikovaný dôvod sa vyžaduje len jedno takéto oznámenie v priebehu 12 mesiacov.
  • Poskytnite úplný opis práv a povinností zamestnancov podľa FMLA. Do piatich pracovných dní od žiadosti zamestnanca mu musíte zaslať oznámenie o nároku na dávky, v ktorom sú uvedené očakávania a povinnosti zamestnanca a dôsledky nesplnenia niektorej z týchto povinností.[16]
    [17]
    Dôveryhodný zdroj
    Ministerstvo práce USA
    Federálne ministerstvo zodpovedné za podporu blaha pracovníkov
    Prejsť na zdroj

    • Toto oznámenie musí vo všeobecnosti uvádzať, či má zamestnanec nárok na dovolenku FMLA, a ak nemá nárok, musí obsahovať aspoň jeden dôvod.
    • Ak napríklad zamestnáte zamestnanca v januári a v auguste toho istého roku požiada o dovolenku na starostlivosť o matku, pošlete jej oznámenie o oprávnenosti, v ktorom uvediete, že nemá nárok na FMLA, pretože pre vás nepracovala 12 mesiacov.
    • DOL má predtlačený formulár, ktorý môžete vyplniť a použiť na splnenie tejto požiadavky na oznámenie. Formulár si môžete stiahnuť na adrese http://www.dol.gov/whd/formuláre/wh-381.pdf.
    • Oznámenie o právach a povinnostiach musí obsahovať výmeru dovolenky, ktorú má zamestnanec k dispozícii podľa FMLA, koľko z jeho požadovanej dovolenky sa započíta do nároku na FMLA a všetky požiadavky týkajúce sa potvrdenia o zdravotnom stave zamestnanca, platenia poistného na zdravotné poistenie alebo nahradenia platenej alebo naakumulovanej dovolenky.
  • Odkazy