Ako používať faxový prístroj

Hoci sa dnes už nepoužívajú tak často, fax je stále dôležitým zariadením na rýchly a efektívny prenos dôležitých dokumentov, formulárov a ručne písaných poznámok, najmä v kancelárskom prostredí. Fax využíva na odosielanie a prijímanie dokumentov aktívnu pevnú telefónnu linku a jeho použitie je rovnako jednoduché ako vytočenie telefónneho čísla. Po správnom nastavení faxu a oboznámení sa s metódami odosielania a prijímania faxu budete dokumenty odosielať ľahko a rýchlo!

Časť 1 z 3:Nastavenie faxového prístroja

Umiestnenie faxu. Umiestnite fax na rovný povrch v blízkosti elektrických zásuviek a telefónnej zásuvky. Uistite sa, že podávač papiera smeruje von. Pomôže to zabrániť tomu, aby sa prichádzajúce faxy a naskenované dokumenty zasekli medzi stenou a prístrojom a aby sa nepoškodili.

Pripojte zdroj napájania. Zapojte fax do najbližšej elektrickej zásuvky. Uistite sa, že pripojenie je zdravé a zástrčka správne zapadá do zásuvky. Po pripojení faxu k zdroju napájania sa uistite, že zostane vypnutý po zvyšok nastavenia.

Zabezpečte telefónnu linku. Fax používa telefónnu linku na odosielanie a prijímanie údajov na vytváranie a tlač dokumentov. Nebudú fungovať cez internetovú telefónnu linku. Uistite sa, že máte aktívnu telefónnu linku a telefónne číslo faxu, aby váš prístroj mohol vysielať a prijímať signály na vytváranie dokumentov.[1]

  • V prípade potreby zavolajte poskytovateľovi káblovej a telefónnej siete a nastavte pevnú linku.

Pripojte telefónny kábel. Štandardný telefónny kábel by mal byť pripojený do telefónnej zásuvky faxu, ktorá sa zvyčajne nachádza na zadnej strane prístroja. Druhý koniec kábla by mal byť upevnený priamo do najbližšej telefónnej zásuvky v stene. Dvakrát skontrolujte, či je kábel pripojený k prístroju a k telefónnej zásuvke v stene.

Pridať papier a atrament. Fax si bude vyžadovať zásobu papiera a atramentu na vytvorenie a tlač prichádzajúcich dokumentov. Uistite sa, že máte po ruke tento spotrebný materiál.

  • Pred vložením papiera rozvešajte alebo prelistujte hromadu papierov, aby ste sa uistili, že sa nezlepia. Pomôže to predísť zaseknutiu papiera.
  • V každom zariadení sa nachádza určitý typ, veľkosť a počet atramentových kaziet. Nezabudnite si prečítať návod na použitie stroja, aby ste sa rozhodli, aký atrament najlepšie funguje s vaším strojom.

Skontrolujte pripojenie. Po pripojení faxu a vložení papiera a atramentu zapnite prístroj a skontrolujte telefónne spojenie. Aby bolo možné používať fax, musí byť pripojenie zabezpečené.

  • Skontrolujte, či je pevná linka správne pripojená, zdvihnutím prijímača faxu, ak je na vašom zariadení k dispozícii. Príjemca by mal pripomínať telefón. Počúvajte bzučiaci tón vytáčania, ktorý signalizuje, že spojenie je zabezpečené.
  • Ak fax nemá prijímač, môžete pripojiť telefón cez externý telefónny konektor na faxovom prístroji. Ak je spojenie správne, mali by ste počuť bzučivý tón vytáčania.

Časť 2 z 3:Odosielanie faxu

Zapnite zariadenie. Pred odoslaním dokumentu sa uistite, že je prístroj zapnutý a telefónny kábel je bezpečne na svojom mieste. Možno budete chcieť skontrolovať, či sa v prijímači ozýva tón vytáčania, aby ste sa uistili, že spojenie je bezpečné.

Používajte krycí list. Sprievodný list je skvelý spôsob, ako zaručiť, že sa váš dokument dostane k správnej osobe. Toto je obzvlášť užitočné pri odosielaní faxov do podniku, kde môže to isté zariadenie používať niekoľko zamestnancov. Sprievodný list by mal obsahovať meno príjemcu, jeho faxové číslo a vaše číslo, vaše kontaktné údaje a počet strán, ktoré by mal príjemca očakávať vo faxe.

  • Uvádzanie počtu strán na sprievodnom liste je užitočné pre príjemcu, aby vedel, či dostal všetky potrebné strany.

Správne zoraďte dokumenty. Nezabudnite pridať čísla strán a zoradiť strany dokumentu v poradí, v akom si želáte, aby boli prijaté. Nechcete, aby príjemca skladal stránky dohromady. To môže spôsobiť zmätok a môže narušiť zamýšľaný význam dokumentu. Usporiadanie strán a ich očíslovanie zabezpečí efektívny prenos informácií.

Vložte dokumenty do skenera. Väčšina faxov vyžaduje, aby ste dokument vložili do skenovacej časti faxu buď lícom nahor, alebo lícom nadol. Neexistuje štandardná metóda pre všetky zariadenia. Väčšina faxových prístrojov označuje spôsob, ktorý sa má použiť, ľahko čitateľným symbolom na prednej strane zariadenia.[2]

Vytočte faxové číslo príjemcu. Pomocou klávesnice na prednej strane faxu vytočte faxové číslo príjemcu vrátane smerového čísla oblasti. Ak faxujete medzinárodný dokument, musíte vložiť kód krajiny. Ak existuje firemné číslo, ktoré sa používa na externé vytáčanie (často „7“ alebo „9“), uistite sa, že ste túto číslicu trafili pred smerovým číslom oblasti alebo krajiny a číslom faxu.

Odosielanie dokumentov. Po vytočení čísla bude väčšina faxových prístrojov vyžadovať, aby ste stlačili tlačidlo „odoslať“ alebo „spustiť“ na odoslanie dokumentu. Sledovanie prenosu dokumentu pre prípad chyby alebo zaseknutia papiera. Po úspešnom prenose dokumentu fax vytlačí správu o priebehu alebo potvrdzujúcu stránku. Ak sa zobrazí chybové hlásenie, skúste dokument odoslať znova.

Časť 3 z 3:Prijatie faxu

Skontrolujte pripojenie. Uistite sa, že je fax zapnutý. Je tiež dôležité uistiť sa, že fax je pripojený k zdroju napájania a telefónnej zásuvke, aby bolo možné prijímať faxy. Možno budete chcieť zdvihnúť prijímač a počúvať tón vytáčania, aby ste sa uistili o správnom spojení.

Skontrolovať zásobu papiera a atramentu. Do faxu budete chcieť zabezpečiť dostatok papiera a atramentu. Ak prijímate veľa dokumentov prostredníctvom faxu, nezabudnite tieto zásoby často kontrolovať. V opačnom prípade to môže zabrániť prijatiu celého dokumentu alebo oneskoriť jeho príchod.

Vypočujte si zvonenie. Fax bude zvoniť alebo vydávať zvuk vytáčania, keď prijíma prichádzajúci dokument. Prístroj je nastavený na automatické spracovanie týchto dokumentov, takže v tomto okamihu nemusíte nič robiť. Počas tohto času sa vyhnite stláčaniu tlačidiel na zariadení, inak môže dôjsť k narušeniu alebo prerušeniu spojenia.

skontrolovať dokument. Po úspešnom prijatí dokumentu fax vytlačí stránky v poradí, v akom ich odosielateľ umiestnil. Skontrolujte sprievodný list, aby ste sa uistili, že ste zamýšľaným príjemcom a že všetky strany boli úspešne odoslané a vytlačené.

  • Následne sa spojte s odosielateľom. Ak chcete potvrdiť, že ste fax dostali, alebo ak sa obávate, že ste nedostali všetky potrebné informácie, môžete sa obrátiť na odosielateľa telefonicky alebo e-mailom. Kontaktné informácie môžu byť uvedené na titulnom liste, takže ak nemáte po ruke informácie o odosielateľovi, pozrite si túto stránku.
  • Odkazy