Ako používať time manažment na pracovisku: 14 krokov

Poznáte v práci niekoho, kto dokáže dokončiť všetky pridelené úlohy a ešte mu zostáva čas na svoje koníčky, obed s rodinou a priateľmi, kempovanie cez víkend a dokonca aj na väčšiu zodpovednosť v kancelárii? Robíš to, nie?? Ak si myslíte, že ten váš kolega má Hermionin obracač času, mýlite sa. Neexistuje nič také ako časové obracače alebo stroje času (zatiaľ). Tento chlapík alebo dievča dokázali vďaka správnemu manažmentu času urobiť všetko, čo chceli. Tento článok vám ukáže, ako sa to robí.

Metóda 1 z 2: Zoznamy úloh


Prijmite pravdu: Jeden deň znamená 24 hodín. Platí to pre vás aj pre kohokoľvek iného, s kým môžete spolupracovať. Dokonca aj váš šéf.


Každý deň choďte do práce aspoň o pol hodiny skôr ako zvyčajne. Vezmite si list papiera a sadnite si na pokojné miesto. Zhlboka sa nadýchnite a premyslite si, čo všetko je potrebné urobiť.


Pripravte si zoznam činností, ktoré je potrebné vykonať. Najskôr si nakreslite tabuľku s tromi stĺpcami – úlohy, dátum plnenia a priorita.[1]
Odborný zdroj
Sydney Axelrod
Certifikovaný životný kouč
Rozhovor s odborníkom. 30 jún 2020.
Vytvorte stĺpec pre úlohy najväčšie.


Zapisujte si úlohy, ktoré treba dokončiť, tak ako vás napadnú. Uveďte príslušný dátum splatnosti.


Stanovte priority úloh a označte ich 1, 2, 3 alebo A, B, C (vysoká, stredná, nízka priorita):

  • Úlohy, ktoré sa majú dokončiť do jedného alebo dvoch dní, by boli úlohy s vysokou prioritou. Týmto úlohám by sa malo venovať viac času a mali by sa riešiť ako prvé.
  • Úlohy, ktoré sa majú dokončiť do 7- 10 dní, by mali strednú prioritu.
  • Úlohy, na ktorých dokončenie sú dva alebo viac týždňov, by mali nízku prioritu.


Po dokončení všetkých vyššie uvedených krokov sa už stačí len pustiť do práce a začať odškrtávať položky, keď ich dokončíte.


Všetky úlohy, ktoré v daný deň nedokončíte, sa prenášajú do ďalšieho dňa a tak ďalej. Dodržiavanie zoznamu úloh sa vám môže zdať trochu ťažké, ak na to nie ste zvyknutí, ale vydržte pri ňom jeden deň a bude to jednoduchšie.

Metóda 2 z 2:Naliehavá – dôležitá matica

  • Túto metódu spopularizoval Stephen Covey, A. Roger a Rebecca R. Merrill prostredníctvom svojej knihy „First Things First“.


Vezmite si malý zápisník. Sadnite si na pokojné miesto a premýšľajte o všetkom, čo musíte dokončiť.


Napíšte si všetko, čo musíte dokončiť. Označte ich ako „dôležité“ alebo „naliehavé“ na základe nasledujúceho kritéria.

  • Dôležité budú tie úlohy, ktoré je potrebné dokončiť, aby ste dosiahli svoje ciele.
  • Naliehavé by boli úlohy, ktoré si vyžadujú okamžitú pozornosť.


Rozhodnite sa, ako dôležitá je daná činnosť, a ohodnoťte ju na stupnici od 1 – 10; 10 je najdôležitejšia. Nepremýšľajte o tom, ako je daná činnosť naliehavá.


Nakreslite maticu podľa obrázka a označte kvadranty.


Zapíšte si úlohy do kvadrantov podľa nižšie uvedeného popisu.

  • Dôležité činnosti – týkajú sa činností, ktoré majú vplyv na vaše ciele a nie sú naliehavé, to znamená, že máte dostatok času na ich dokončenie. Príkladom môže byť príprava mesačnej správy o svojej činnosti.
  • Kritické činnosti – týkajú sa úloh, ktoré sú dôležité, ako aj naliehavé. E.g.: príprava zápisnice z porady alebo príprava dennej správy o výkone.
  • Rozptyľovanie- Ide o úlohy, ktoré nie sú ani dôležité, ani naliehavé a mali by ste sa im vyhnúť, ak je to možné. E.g.: sledovanie filmu, chatovanie s priateľmi atď.
  • Prerušenia – tieto činnosti sú naliehavé, ale nie sú dôležité a najčastejším zdrojom prerušenia by boli vaši kolegovia. E.g.: rýchle 5-minútové stretnutie so šéfom, kolega vás požiada o vysvetlenie nejakého dokumentu atď. Ak je to možné, tieto aktivity by sa mohli presunúť na čas, ktorý vám vyhovuje.


Zaškrtnite položky podľa toho, ako a kedy ich dokončíte. Nič neodkladajte na neskôr. Ak môžete niečo urobiť teraz; urobte to.


  • Keď skončíte so všetkými kritickými a dôležitými úlohami; užite si rozptýlenie – počúvajte hudbu, čítajte si knihu alebo sa rozprávajte s kolegami pri vodnom chladiči.
  • Odkazy

      Sydney Axelrod. Certifikovaný životný kouč. Rozhovor s odborníkom. 30. júna 2020.