Ako povedať šéfovi, že ste urobili veľkú chybu: 14 krokov

Chyba, omyl, prešľap, prešľap alebo prešľap. Nazvite to, ako chcete, ak urobíte v práci závažnú chybu, musíte o nej okamžite informovať svojho šéfa. Pracovná chyba nie je niečo, čo možno pochovať alebo prehliadnuť, najmä ak má vplyv na výsledky vašej spoločnosti alebo organizácie, jej povesť alebo každodennú prevádzku. Otvorenosť, úprimnosť a ústretovosť pri riešení situácie povedie k vyšším šanciam na jej rýchle vyriešenie. Navyše, ak sa vydáte touto cestou, môže vás to dokonca ochrániť pred stratou pozície.

Časť 1 z 3:Priznanie chyby

Zistite rozsah problému. Nájdite si čas na zistenie potenciálnych následkov vašej chyby. Tým sa nielen priblížite k náprave, ale aj ukážete svojmu šéfovi, že vám na vašej práci naozaj záleží.[1]

  • Medzi veci, ktoré je potrebné zvážiť pri skúmaní možných následkov, by patrilo, či chyba vystavuje ostatných fyzickému nebezpečenstvu, takže ide skutočne o núdzovú situáciu, alebo iné situácie, ktoré je potrebné okamžite riešiť, aby sa predišlo potenciálnym krízovým situáciám. Podanie nesprávnych liekov pacientovi je príkladom niečoho, čo si vyžaduje okamžitú pozornosť, pretože okno na zabránenie možnému ohrozeniu života je malé.
  • Ďalšou možnou formou následkov chyby môže byť zlá tlač alebo negatívna reakcia na spoločnosť na základe chyby. To sa môže stať, ak sa e-mail o citlivej záležitosti rozošle celej databáze namiesto jednej osobe. Uvedomte si, že tento typ chyby môže znamenať, že sa problémom bude musieť zaoberať oveľa viac ľudí a dokonca aj nejaké formálne firemné vyhlásenie o chybe.

Vytiahnite si svojho šéfa bokom na rozhovor medzi štyrmi očami, a to okamžite. Buďte si vedomí, že situácia si vyžaduje okamžitú pozornosť. Uistite sa, že ste upozornili svojho šéfa, ak je potrebné okamžite urobiť niečo, aby sa zastavili ďalšie škody.[2]
Odborný zdroj
Lauren Krasny
Vedúci pracovník, Strategické, & Osobný kouč
Rozhovor s odborníkom. 27 marec 2020.

  • Upútajte pozornosť šéfa tým, že poviete niečo ako „Prepáčte, pane. Potrebujem s vami hovoriť o naliehavej záležitosti. Môžem s vami hovoriť v súkromí?“
  • Zachovajte pokoj a uistite sa, že váš šéf chápe vašu potrebu okamžitého rozhovoru. Nie je čas na rozčúlenie, pretože v prvom rade sa zamerajte na všetko, čo treba napraviť skôr ako neskôr. Taktiež informovanie šéfa dostatočne skoro, aby sa to od vás dozvedel ako prvý, pomôže obnoviť dôveru do budúcnosti.[3]

Vysvetlite chybu. Teraz, keď ste získali jeho pozornosť, váš šéf potrebuje vedieť viac. Vysvetlite, čo sa stalo, koho môže chyba poškodiť, a opatrenia, ktoré je potrebné vykonať v danom momente, ak existuje niečo, čo to môže hneď napraviť. Nie je čas na obviňovanie alebo poskytovanie výhovoriek, sústreďte sa najprv na nápravu situácie.[4]
Odborný zdroj
Lauren Krasny
Výkonný, strategický, & Osobný kouč
Rozhovor s odborníkom. 27 marec 2020.

  • Priznajte, že ste urobili chybu tým, že prejdete priamo k veci. Povedzte niečo ako „Urobil som chybu. Omylom som poslal e-mail celému zoznamu klientov.“

Prevezmite plnú zodpovednosť za svoju chybu. Zdržte sa pripisovania viny. Môže byť lákavé zapojiť do riešenia problému kohokoľvek iného, ktorého nedopatrením k nemu prispel. Nepoužívajte. Hádzanie druhých pod nohy, aby ste vyzerali lepšie, vám nezíska priazeň nadriadených.

  • Najúčinnejší spôsob, ako prevziať zodpovednosť, je najprv priznať chybu a potom sa ospravedlniť. Buďte úprimní bez výhovoriek. Buďte skromní a vecní. „Viem, že ste sa na mňa spoliehali, je mi veľmi ľúto, že som vás sklamal. Urobím všetko, čo je potrebné na nápravu situácie.“
  • Dostať sa do defenzívy tým, že sa budete snažiť obviniť niekoho iného, sa takmer vždy skončí zlou reakciou vášho šéfa a pravdepodobne aj osoby, ktorú ste hodili pod autobus. Z takéhoto správania nevyplynie nič pozitívne.
  • Niekedy je reakciou na koleno snažiť sa situáciu zakryť, ale byť úprimný a vecný je opäť oveľa lepšia voľba. Nechcete pridať klamstvo na zoznam chýb. Ak išlo o úprimnú chybu, stojte si pevne za tým, že úprimnosť je najlepším spôsobom, ako pokračovať ďalej.[5]

Prijať dôsledky. Situáciu môžete zvládnuť s maximálnou profesionalitou, ale aj tak môže dôjsť k negatívnemu výsledku. V závislosti od rozsahu vašej chyby môžete dostať varovanie, podmienečné prepustenie alebo dokonca ukončenie pracovného pomeru.[6]

  • Bez ohľadu na dôsledky vám ich zvládnutie s profesionálnym prístupom z dlhodobého hľadiska len pomôže. Aj keď ste dostali výpoveď, nemusíte situáciu zhoršovať negatívnou alebo dokonca násilnou reakciou.
  • Majte na pamäti, že akákoľvek negatívna reakcia situáciu len zhorší. Prepustenie z jedného zamestnania môže poškodiť vaše budúce šance na zamestnanie, ak sa zachováte spôsobom, ktorý vedie k zapojeniu polície alebo právnikov.

2. časť z 3:Náprava chyby

Prevezmite vedenie pri riešení problému. Je to vaša chyba a vaša zodpovednosť. Preto by ste sa mali aj vy úplne zapojiť do riešenia problému. Hoci prevziať iniciatívu pri náprave by bol najlepší scenár, majte na pamäti, že váš šéf to nemusí dovoliť. Buďte flexibilní a ústretoví, ak šéf chce, aby ste spolupracovali s ostatnými, alebo je skeptický voči tomu, že to zvládnete sami.

  • Zostaňte pozitívne naladení, aj keď sa vám dostáva negatívnej spätnej väzby z okolia. Stala sa chyba a spolupracovníci ju môžu komentovať, ale vy by ste sa mali sústrediť na nápravu, nie na drámu v kancelárii.

Sformulujte plán s pomocou svojho šéfa. Požiadajte svojho šéfa o pokyny a urobte, čo vám povedal. Toto je čas, keď môžete ukázať, že dokážete prijať zlú situáciu a zlepšiť ju – nemusí to byť najvhodnejší čas na to, aby ste sa pokúšali o krídla.[7]

  • Súčasťou tohto procesu môže byť aj prijímanie kritiky. Zostaňte otvorení návrhom a ukážte svojmu tímu, že vás skutočne mrzí, čo sa stalo. Pracujte nielen na odstránení aktuálneho problému, ale aj na tom, aby sa už neopakoval.

Ponúknite prácu nadčas, aby ste napravili svoju chybu. Aby ste obnovili dôveru svojho šéfa a napravili problém, musíte sa snažiť ísť nad rámec toho, čo sa od vás vyžaduje. Buďte úprimní v každej ponuke, ktorú predložíte. Náprava chyby si vyžiada čas a úsilie, v závislosti od toho, o akú veľkú chybu išlo. Keďže ste boli dôvodom, prečo sa to stalo, je logické, že budete musieť venovať ďalšie zdroje na to, aby sa problém vyriešil.[8]

  • Nájdite si čas a poďakujte všetkým, ktorých sa chyba dotkla a ktorí sú teraz súčasťou riešenia. Títo ľudia musia robiť prácu navyše, aby opravili chybu, ktorú ste urobili. Nezabudnite dať najavo, že rešpektujete a oceňujete svoje úsilie.

Dobrovoľne zavolajte všetkým klientom alebo vedúcim, ktorí potrebujú byť informovaní o probléme. Toto je pozitívny krok pre každého, kto má šéfa, ktorý je teraz pod paľbou kritiky za chybu. V malom to ukazuje, že ste ochotní prevziať zodpovednosť a uskutočniť tieto ťažké telefonáty.[9]

3. časť z 3:Minimalizácia budúcich chýb

Zdokumentujte získané skúsenosti. Využite svoje minulé chyby ako učebné momenty pre budúcnosť. Ukážte šéfovi svoju schopnosť zlepšovať sa zdokumentovaním chyby a všetkých poznatkov, ktoré ste sa vďaka nej naučili. Je to pre vás užitočné z hľadiska predchádzania podobným chybám v budúcnosti a tiež to pomôže preukázať pokrok, keď prídete na hodnotenie v práci.[10]

  • Chyba mnohokrát vydláždi cestu k inovácii. Podeľte sa so svojím šéfom o nápad, ako chcete zmeniť svoj prístup, aby sa takéto typy chýb už neopakovali. Akékoľvek väčšie zmeny si zvyčajne vyžadujú súhlas vášho šéfa. Avšak brainstorming nových prístupov je prinajmenšom prejavom iniciatívy.

Vyhnite sa viacnásobnému plneniu úloh. Venujte osobitnú pozornosť riadeniu svojich úloh. Takto budete mať čas sústrediť sa na ich postupné dokončovanie, aby ste neriskovali, že urobíte zbytočné chyby.

  • Využite túto chybu ako príležitosť pozrieť sa na ďalšie veci, ktoré možno budete musieť zmeniť vo svojich pracovných návykoch. Možno budete musieť upratať svoj stôl, aby ste predišli strate dôležitých dokumentov, alebo nájsť lepší spôsob správy e-mailov, aby ste sa vyhli používaniu nesprávneho zoznamu e-mailov.[11]

Požiadajte o pomoc, keď neviete, ako niečo urobiť. Získanie vysvetlenia vám môže z dlhodobého hľadiska ušetriť čas, pretože nebudete musieť neskôr veci opakovať. Nemajte pocit, že niekoho obťažujete, keď ho požiadate o pomoc. Ak budete vo svojich požiadavkách zdvorilí a ohľaduplní, ostatní vám pravdepodobne radi ponúknu pomocnú ruku. Venujte pozornosť a učte sa od ľudí okolo seba.

  • Požiadajte o konkrétne a praktické inštrukcie, aby ste mohli zistiť, čo vám predtým chýbalo, a pokračovať ďalej. Často je to jeden krok, ktorý ste v procese vynechali, alebo niečo malé, čo spôsobí veľký rozdiel.
  • Prejavte im vďaku za pomoc a nezabudnite implementovať stratégie, ktoré ste sa naučili. Skutočné uplatnenie nových zručností ukazuje, že ste vďační, a zvyšuje pravdepodobnosť, že vám ostatní pomôžu, ak by ste o to potrebovali znova požiadať.

Spomaľte. Ak máte pocit, že počas práce nikdy nemáte dosť času, predstavte si, o koľko horšie by to mohlo byť, keby ste potrebovali opraviť ďalší veľký neporiadok. Založte si zoznam úloh a naučte sa lepšie hospodáriť s časom, aby ste sa neponáhľali s úlohami a neprehliadali dôležité kroky.

  • Nebuďte na seba prísni. Ubíjanie sa môže v skutočnosti problém ešte zhoršiť. Každý niekedy robí chyby – aj váš šéf. Praktizujte sebaodpustenie a uistite sa, že ste sa z problému poučili, aby sa už neopakoval.[12]
    Zdroj experta
    Lauren Krasny
    Výkonný, strategický, & Osobný kouč
    Rozhovor s odborníkom. 27. marca 2020.

    • Váš šéf ocení skutočnosť, že ste sa po chybe vedome snažili zlepšiť.
  • Referencie