Ako povedať šéfovi nie: 11 krokov

Odmietnuť žiadosť môže byť ťažké, najmä ak je osobou, ktorá ju predkladá, váš šéf. Aj keď sa snažíte urobiť všetko, čo od vás šéf žiada, sú chvíle, keď nemôžete a musíte povedať nie. Premyslite si svoje dôvody a pripravte si jasnú predstavu o tom, čo chcete povedať, skôr ako oslovíte svojho šéfa. Namiesto priameho „nie“ hľadajte najprv pozitívne alternatívy, ktoré môžete navrhnúť.

Časť 1 z 3:Príprava vašej odpovede

Napíšte si zoznam dôvodov, prečo nemôžete požiadavku splniť. Ak vás šéf požiadal, aby ste prevzali prácu navyše alebo splnili úlohu, na ktorú buď nemáte čas, alebo je nad rámec vašej pracovnej náplne, môže byť užitočné napísať si zoznam dôvodov, prečo musíte úlohu odmietnuť. Pokojne a racionálne si urobte brainstorming problému a tieto poznámky si usporiadajte. Pomôžu vám pripraviť si odpoveď šéfovi.[1]
Odborný zdroj
Lauren Krasny
Výkonný riaditeľ, strategický, & Osobný kouč
Rozhovor s odborníkom. 27. marca 2020.

  • Môžu existovať jednoduché dôvody, prečo nemôžete úlohu vykonať, napríklad povinnosti súvisiace so starostlivosťou o deti alebo rezervovaný čas na dovolenku.
  • Ak si nie ste istí, či je úloha pre vás vhodná, overte si ju podľa opisu svojej pracovnej náplne.[2]
  • Ak už máte veľké pracovné zaťaženie a nemôžete si vziať ďalšie, musíte si dobre premyslieť, ako sa k tomu postaviť.

Analyzujte svoje pracovné priority. Ak je problémom váš pracovný rozvrh a vy jednoducho neveríte, že by ste mohli prijať úlohy navyše, venujte nejaký čas úplnej analýze svojich priorít. Zvážte novú úlohu v porovnaní s ostatnými a zhodnoťte, či sa môžete posunúť okolo svojej existujúcej práce. Samotné konštatovanie „nemám čas“ by potenciálne mohlo viesť k tomu, že váš šéf začne spochybňovať vašu efektivitu a výkonnosť, takže ak je problémom čas, musíte preukázať, že dokážete určiť priority úloh a dokončiť ich včas.[3]

  • Vypracujte si zoznam úloh a zoraďte ich podľa priority a termínu.
  • Načrtnite, koľko času vám každá z nich pravdepodobne zaberie, a zistite, či existuje nejaká šanca, že by ste mohli dokončiť aj novú úlohu.
  • Vytvorte si prehľadný a jasný dokument, ktorý môžete použiť pri rozhovore so šéfom.
  • Ide o spôsob, ako šéfovi „ukázať“, že nemôžete urobiť to, čo žiada, namiesto toho, aby ste mu to „povedali“.[4]

Vžite sa do kože svojho šéfa. Predtým, ako oslovíte svoju šéfku, je dôležité, aby ste si našli čas vžiť sa do jej situácie a pochopiť jej priority a priority spoločnosti. Pochopenie jej motivácie vám pomôže lepšie formulovať vašu odpoveď. Ak je pravdepodobné, že nevykonanie určitej úlohy bude spoločnosť stáť značné príjmy, budete potrebovať veľmi presvedčivý argument a alternatívu, vďaka ktorej spoločnosť o tieto príjmy nepríde.

  • Ak chcete preložiť stretnutie len kvôli predchádzajúcemu záväzku, premyslite si, aký vplyv bude mať toto preloženie na vášho šéfa.[5]
  • Čas venovaný tomu, aby ste sa vžili do jej situácie, vám pomôže predvídať, ako na vás bude reagovať.

Zvážte, aký jazyk použiť. Je veľmi dôležité, aby ste mali správny tón a jazyk, aby ste povedali nie bez toho, aby ste povedali nie. Nezabudnite, že je nevyhnutné, aby ste vždy používali neutrálny jazyk a vyhýbali sa personalizácii situácie. To znamená, aby sa to netýkalo vás alebo vášho šéfa, alebo vzťahu, ktorý máte, či už je dobrý alebo zlý. Vždy sa odvolávajte na spoločnosť a na to, ako dosiahnuť najlepší výsledok pre podnik.[6]

  • Povedzte niečo neutrálne a objektívne, napríklad: „Ak by som túto úlohu splnil, nemal by som tento týždeň čas dokončiť hlavnú správu“.
  • Vyhnite sa subjektívnym a osobným odpovediam. Nehovorte si: „Nemôžem to robiť, je to pre mňa príliš veľa“.

2. časť z 3:Oslovenie šéfa

Nájdite pre svojho šéfa vhodný čas. Predtým, ako oslovíte svoju šéfku, aby ste sa s ňou porozprávali, mali by ste si určiť vhodný čas. Určite ju nechcete zastihnúť v stresujúcej alebo zaneprázdnenej chvíli. Pravdepodobne budete mať dobrú predstavu o jej pracovných postupoch, ale ak je to možné, skontrolujte si jej diár v počítači. V závislosti od kultúry a pracovných postupov vo vašej kancelárii by ste sa mali opýtať, či má pár minút voľna, pretože chcete niečo prediskutovať.

  • Rozhovor uskutočnite v súkromí, ak vám vaša pracovná situácia umožňuje získať chvíľu osamote so šéfom.
  • Majte na pamäti jej pracovný tlak a štýl práce. Ak je ranný človek, skúste s ňou hovoriť pred obedom.
  • Ak viete, že vždy prichádza ako prvá, mohli by ste prísť jedno ráno skôr, aby ste ju zastihli skôr, ako prídu ostatní.

Buďte struční. Keď sa so šéfom rozprávate, je dôležité, aby ste rýchlo prešli k veci a neobchádzali problém. Musíte sa uistiť, že hovoríte presne to, čo máte na mysli, a to jasným a stručným spôsobom. Nestrácajte príliš veľa času tancovaním okolo toho, pretože vaša šéfka si bude myslieť, že mrháte jej časom a stratí pre vás pochopenie.

  • Vyhnite sa tomu, aby ste povedali „áno, ale…“, pretože váš šéf tu môže práve počuť „áno“ a myslieť si, že by ste túto úlohu zvládli, keby ste boli organizovanejší.[7]
  • Namiesto negatívnych slov ako „ale“ sa snažte používať pozitívnejšie slová.
  • Namiesto toho, aby ste napríklad povedali: „Viem, že ste ma požiadali, aby som urobil túto správu, ale mám príliš veľa inej práce“, skúste niečo ako: „Mám nápad, ako reorganizovať pracovnú záťaž na tomto projekte“.[8]

Vysvetlite sa. Je absolútne nevyhnutné, aby ste svoje dôvody vysvetlili jasne a účinne. Ak nedokážete uviesť pádne argumenty, váš šéf pravdepodobne nepochopí, prečo nemôžete úlohu splniť. Ak ste napríklad boli požiadaní, aby ste urobili niečo, čo je ďaleko mimo vašej pracovnej náplne, mali by ste to dať jasne najavo a v prípade potreby byť pripravení odvolať sa na svoju pracovnú náplň. Neprichádzajte mávajúc popisom práce, ale buďte pripravení sa naň odvolať.

  • Ak je problémom čas, potrebujete hmatateľné a nespochybniteľné dôvody, prečo nemôžete splniť úlohu, ktorá vám bola pridelená.
  • Odvolajte sa na inú prácu, ktorú vykonávate a ktorá má prioritu. Povedzte niečo ako: „Budúci týždeň mám termín na vypracovanie jarnej správy, takže táto ďalšia úloha by ma od nej odradila.“.[9]
  • Pokúste sa zdôrazniť, ako bude pre šéfku preradenie úlohy na niekoho iného prínosom pre ňu a pre spoločnosť, a to tak, že zdôrazníte prácu, ktorú budete vykonávať a ktorá je dôležitejšia.[10]
  • Vysvetlite sa rozhodne a priamo, ale nikdy nie konfrontačným alebo emocionálnym spôsobom.

Nenechávajte to príliš dlho. Ak rýchlo zistíte, že určitú úlohu nebudete môcť dokončiť alebo že je pre vás nevhodná, nečakajte dlho, kým si naplánujete rozhovor so šéfom. Ak to necháte tak, bude len ťažšie prácu znovu zorganizovať a ešte ju stihnúť včas. Ak budete čakať do poslednej chvíle, mohlo by byť takmer nemožné dodržať termín. To vás u vášho šéfa nepoteší.[11]

Časť 3 z 3:Ponúkanie pozitívnych alternatív

Navrhnite reorganizáciu vašich priorít. Pri rozhovore so šéfom je dôležité, aby ste nepovedali jasné „nie“, ak sa tomu môžete vyhnúť. Skôr sa pokúste nájsť spôsob, ako ponúknuť pozitívnu alternatívu, ktorá by sa stále rovnala tomu, že nebudete vykonávať úlohu, ktorú podľa vás nie ste schopní dokončiť. Jedným z dobrých spôsobov je navrhnúť šéfovi, aby vám pomohol zreorganizovať vaše priority. Týmto spôsobom dáte svojmu šéfovi najavo, že sa snažíte byť čo najproduktívnejší, ale zároveň dáte jasne najavo, že vaša pracovná záťaž v súčasnej podobe nie je udržateľná.

  • Urobte si záznam o nevykonanej práci a o tom, ako dlho vám bude trvať dokončenie každej úlohy, aby ste dokázali, že ste si ju dôkladne premysleli.
  • Opýtajte sa svojho šéfa: „Môžete mi pomôcť reorganizovať moje priority??“ ukážete, že ho chcete zapojiť do toho, ako riadite svoju prácu.
  • Dáte tým najavo, že rešpektujete jej názor a hľadáte nejaké usmernenie, ako pracovať efektívnejšie.[12]

Odporučte kolegu. Ďalším spôsobom, ako navrhnúť pozitívnu alternatívu namiesto toho, aby ste jednoducho povedali nie, je odporučiť kolegu, ktorý by mohol prevziať prácu navyše. Týmto spôsobom preukážete, že ste si premysleli úlohu a kto je na ňu najvhodnejší.[13]
Na vašu šéfku urobí dojem, že ste mysleli skôr na ňu a na potrebu spoločnosti vykonať prácu než len na svoje obavy z prepracovanosti.

  • Ak preukážete, že máte dobrý úsudok a stanovili ste priority potrieb spoločnosti, bude pravdepodobnejšie, že vám v budúcnosti bude ľahšie dôverovať.[14]
  • Zároveň tým preukážete, že rozumiete dianiu v celej kancelárii a zaujímate sa o rozvoj svojich kolegov.
  • Navrhnite nové pracovné opatrenia. Ak vám prideľujú príliš veľa práce na to, aby ste ju stihli v rámci pracovného času, na ktorý máte zmluvu, mohla by to byť príležitosť osloviť svojho šéfa s otázkou vytvorenia novej pracovnej dohody. Ak máte napríklad dlhé dochádzanie do práce, ktoré znižuje vašu produktivitu, môžete navrhnúť, aby ste jeden deň v týždni pracovali z domu, čo vám skráti čas dochádzania.[15]

    • Ak si myslíte, že flexibilnejší pracovný režim by vám umožnil prispôsobiť sa rôznym požiadavkám v práci, nebojte sa na to upozorniť.
    • Vždy myslite na kultúru svojho pracoviska a na to, či je flexibilnejšia práca realizovateľná.
    • Každý návrh si pred jeho predložením jasne premyslite. Nechoďte tam s nápadom, ktorý nemáte úplne premyslený.
  • Odkazy