Ako presvedčiť svojho šéfa, aby skrátil porady: 10 krokov, ako sa nechať presvedčiť, aby ste

Nikoho neinšpirujú zdĺhavé stretnutia plné ospalosti a vypínania. Je to sotva produktívny spôsob, ako posunúť nejakú pracovnú agendu dopredu. Napriek tomu môžu schôdze takto skončiť, keď firemná kultúra alebo kultúra pracoviska nenápadne skĺzne k predpokladu, že dlhé schôdze znamenajú výsledky. Aj keď je občasná dlhá porada pravdepodobne potrebná, väčšina dlhých porád by si s najväčšou pravdepodobnosťou zaslúžila poriadne orezanie, aby sa obnovila morálka zamestnancov, zvýšila kreativita a zlepšila efektivita. Najčastejšie je na vašom šéfovi, aby prevzal iniciatívu a presmeroval meandrujúce stretnutia. Ako nenápadne a zdvorilo presvedčiť šéfa, aby si uvedomil potrebu skrátiť schôdze?

Kroky

Pred oslovením šéfa si utrieďte svoje myslenie. Buďte si absolútne istí, že nie ste jediní, komu sa schôdze zdajú dlhé a únavné – niektorí ľudia majú predispozíciu k odporu voči schôdzam vo všetkých podobách a formách, a to je prekážka svojho druhu. Stretnutia by mali byť produktívne, interaktívne a príjemné spôsoby, ako všetkých spojiť. Ak sa to na vašich stretnutiach nedeje a v skutočnosti sú to neproduktívne stretnutia, ktoré žerú čas, potom je pravdepodobne správne, že sa snažíte o skrátenie stretnutí.

  • Pozorne zisťujte reakcie svojich spolupracovníkov po stretnutiach a načasujte si stretnutia na niekoľko týždňov, aby ste sa uistili, že to nie ste len vy, komu sa stretnutia zdajú dlhé.
  • Pozorujte správanie pred stretnutím a po ňom. Urobte si vlastné pozorovania. Prichádzajú ľudia na stretnutie neustále neskoro? Chodia ľudia načas, ale nakoniec sa pri čakaní na príchod šéfa alebo prednášajúceho venujú prázdnym rozhovorom? Vidíte ľudí, ktorí sa zdržiavajú pri stole po skončení stretnutia, alebo účastníci nedočkavo sledujú hodinky a vytrhnú sa z dverí vo chvíli, keď sa stretnutie skončí? Najvýpovednejšie zo všetkého je, či ľudia skutočne nemôžu zniesť dlhé porady, ktorým sú vystavení?
  • Hľadajte akékoľvek správanie, ktoré spôsobuje plytvanie časom, a to nielen pred a po stretnutí, ale aj počas stretnutí. Je veľa stretnutí vedených ako rozbehnutý vlak, kde moderátor nemá kontrolu a rozhovory často odbiehajú od témy? Sú ľudia, ktorí nie sú zainteresovaní na výsledku, a pridávajú svoje dva centy, ktoré stoja za to? Prebiehajú tam nejaké veľkohubé alebo styčné rozhovory?

Urobte si prieskum o tom, ako možno zefektívniť schôdze. Možno vám niekoľko dobre umiestnených príkladov dobrých stratégií porád pomôže predložiť presvedčivé argumenty, keď sa budete snažiť presvedčiť svojho šéfa, aby organizoval kratšie porady. Dá sa to dosiahnuť pomocou základného prieskumu najlepších spôsobov vedenia schôdzky. Stratégie sa môžu líšiť v závislosti od odvetvia, pracovných postupov a požiadaviek na tímovú prácu, ale existuje niekoľko základných prvkov, vďaka ktorým je každá porada efektívnejšia a menej časovo náročná:

  • Zamerajte sa na spôsoby, ako znížiť časovú náročnosť stretnutí a ako namiesto dlhších stretnutí organizovať viac krátkych. Tento prístup môže byť dobrým spôsobom, ako dosiahnuť kompromis so šéfom, ktorý dáva prednosť množstvu pravidelných stretnutí. Mohli by ste navrhnúť, aby len jedna alebo dve z týchto schôdzí boli dlhé, zatiaľ čo zvyšok by boli len krátke kontrolné stretnutia alebo dohováranie.
  • Zvážte, či sa stretnutia konajú len kvôli tradícii. Tento zakorenený dôvod na usporiadanie porady môže byť skutočnou brzdou, pretože sa zdá byť posvätný. Napriek tomu má zmysel poukázať na to, že schôdza sa stala dlhou len kvôli tradícii, pretože to môže byť prvýkrát, čo si to niekto všimol alebo mal odvahu to povedať.
  • Aj keď sa nechcete tváriť, že viete viac ako váš šéf, niekedy môže byť užitočné analyzovať náklady na organizovanie dlhých porád. Porozprávajte sa so spolupracovníkmi o tom, čo ich dlhé stretnutia stoja z hľadiska času a dodržiavania termínov. Pozrite sa, aká veľká časť diskusie na stretnutiach je blábolením alebo spoločenským stretnutím vydávaným za prácu. Pozrite sa aj na čas strávený na ceste na stretnutie a z neho. Pokiaľ ide o vášho šéfa, čas strávený na schôdzach môže byť značný – napríklad projekt využívania času vedúcich pracovníkov, ktorý ukázal, že šéfovia strávia na schôdzach približne tretinu pracovného času.[1]
    To je v priemere približne 18 hodín týždenne, pričom sa nezohľadňujú telefonáty, pracovné obedy a čas strávený prípravou na stretnutia. Zdôraznenie týchto nákladov môže pomôcť presvedčiť šéfa, aby sa začal zaoberať spôsobmi, ako skrátiť dlhý čas porád.
  • Zvážte, kto sa musí zúčastniť na stretnutiach. Opäť platí, že tradícia môže diktovať, že na schôdzi skončí viac ľudí, ako je skutočne potrebné. Čím viac ich je, tým dlhšia môže byť schôdza.
  • Socializácia na pracovisku sa často skrýva pod rúškom stretnutí. Guru manažmentu, zosnulý Peter Drucker, raz poznamenal, že „Človek buď zasadá, alebo pracuje – nemôže robiť oboje naraz.“ Možno urobte prieskum spôsobov stretávania sa tímu, ktoré nezahŕňajú stretnutia, ale stále napĺňajú túžbu po stretávaní sa, napríklad piatkové popoludňajšie posedenia pri občerstvení a nápojoch. Je oveľa príjemnejšie priznať, že spoločenské stretnutie je to, čo je, ako sa schovávať za fasádu stretnutia.

Brainstorming niekoľko nápadov, ktoré môžete predložiť svojmu šéfovi s cieľom skrátiť čas stretnutí. Je pravdepodobnejšie, že budete presvedčivejší, ak šéfovi predložíte návrhy riešení, ako dosiahnuť kratšie porady, ako keď sa budete jednoducho vytešovať a sťažovať sa na dĺžku porady, ktorá prerušuje vaše každodenné uvažovanie. Využite výsledky výskumu z predchádzajúceho kroku, ktoré vám pomôžu prispôsobiť niektoré nápady na zefektívnenie a skrátenie porád na vašom pracovisku. Okrem prispôsobenia nápadov špecifických pre vaše pracovisko by sa vám mohli hodiť aj niektoré všeobecné nápady:

  • Pozývajte na schôdze len účastníkov, najmä ak je zrejmé, že veľa účastníkov neprispieva z dôvodu nedostatočných znalostí danej oblasti alebo nezáujmu o ňu.
  • Preskúmajte užitočnosť pravidelných stretnutí, ktoré sa stali skôr stálicami (je to „ten čas v týždni“) než motivátormi alebo užitočnými. Navrhnite ich odstránenie alebo minimalizáciu.
  • Vyhýbajte sa stretnutiam, ktoré len potvrdzujú už dohodnuté rozhodnutie. Ak ide o zdieľanie informácií, robte to pomocou e-mailov alebo bulletinov.
  • Usporiadajte jedno mesačné aktualizačné stretnutie s každý na pracovisku zjednotiť predtým oddelené aktualizačné stretnutia – ak nejde o citlivé aktualizácie, bez ohľadu na hodnosť alebo odbor, aktualizácia je aktualizácia.
  • naplánovať konkrétne časy stretnutí a vždy začať načas. Dajte najavo, že začnete načas, zakaždým, keď prídu oneskorenci chýbajú podrobnosti a budú musieť doháňať chýbajúce informácie z vlastnej iniciatívy po schôdzu. Okrem toho je možné dodržať plánovanú dĺžku stretnutia pomocou časovača. Keď sa vypne, je koniec.
  • vytváranie stanovených programov alebo zoznamov účelov schôdzí, ak sa ešte nepoužívajú. To spôsobuje, že držitelia schôdzí premýšľajú skôr o tom, „prečo“ sa schôdza koná, než o tom, že sa koná. Po zostavení programu ich požiadajte, aby spochybnili body programu a zistili, či naozaj potrebujú stretnutie. Ďalším využitím programu alebo zoznamu je usporiadať schôdzu až vtedy, keď program alebo zoznam dosiahne stanovený bod – predtým by nemal byť dôvod na schôdzu. Nečakajte však príliš dlho – príliš dlhý program môže podporovať zdĺhavosť a zmätok!
  • Nenechajte účastníkov stretnutia sedieť. Ak chcete naozaj premýšľať mimo rámca, zaveďte politiku „nesedieť“. Nikto sa necíti príliš pohodlne, čo podnecuje účastníkov k tomu, aby sa chceli venovať práci a posunúť sa vpred.
  • Skúste zrušiť pravidelnú schôdzu, aby ste zistili, či niekomu chýba, alebo či ju vynecháva pracovná záťaž.

Zvážte spôsoby, ktorými by váš šéf mohol sklamať alebo zlepšiť postup schôdzí. Pozrite sa na negatívne aj pozitívne prvky štýlu vášho šéfa na stretnutiach. Jedným z kľúčov k „riadeniu nahor“ je zamerať sa na silné stránky svojho šéfa, nájsť spôsoby, ako môžete pomôcť, aby tieto viac zažiarili, a zároveň nenápadne odradiť slabé stránky. Váš šéf môže byť napríklad presvedčený, že mávnuť rukou na porade je úplne v poriadku, ale v dôsledku chýbajúceho programu majú porady tendenciu rozbiehať sa do všetkých strán. Zdá sa však, že váš šéf je veľmi dobrý v tom, aby sa prostredníctvom vypočutia príspevkov ostatných dostal k podstate problému. Vďaka tomu sa môžete pokúsiť nájsť spôsob, ako zaviesť program všetkých porád, aby ste udržali témy na uzde, a uviesť, že by to pomohlo každému, kto poradu vedie (a tým nevyčleňujete svojho šéfa). A možno by ste mohli navrhnúť rozdelenie dlhších stretnutí na sériu kratších, ktoré sa zameriavajú len na jednu tému, čo môže udržať v pozornosti aj vášho šéfa. Toto môžete svojmu šéfovi predať, že ide o to, aby sa na jednotlivých stretnutiach zúčastňovali len tí ľudia, ktorí s najväčšou pravdepodobnosťou prispejú niečím relevantným, užitočným alebo inšpiratívnym, a nie aby účastníci odvádzali pozornosť od účelu celého stretnutia.

Požiadajte o krátky rozhovor so šéfom. Uistite sa, že váš šéf má pre vás vyhradený voľný čas, aby ste sa mohli spolu efektívne porozprávať. Ak to znamená získať miesto v jeho kalendári, zapíšte si ho. A ak máte v úmysle, aby vás sprevádzal niekto iný, buďte opatrní. Pokiaľ si nie ste istí, že bude prínosom, zvážte, že váš šéf sa môže cítiť v prevahe a mohol by to vnímať ako „spolčovanie“ alebo osobnú kritiku. Na druhej strane, v prostredí, ktoré si vysoko cení tímový prístup, môže byť príchod s iným členom tímu vnímaný ako potvrdenie spoločne dohodnutého problému, ktorý je potrebné vyriešiť.

Buďte zdvorilí, úctiví a vecní. Môže byť náročné nastoliť tému, o ktorej má byť váš šéf autoritou a posledným slovom, ale slabé srdce nikdy nič nevyhralo, preto buďte pripravení. Začnite tým, že vysvetlíte, že hoci si ceníte príležitosť stretnúť sa s ostatnými na pracovisku a diskutovať, ste znepokojený tým, že kultúra stretnutí na pracovisku zrejme uprednostňuje veľmi dlhé stretnutia (snažte sa použiť jazyk, ktorý „vinu“ za dlhé stretnutia oddiali od vášho šéfa). Stručne vysvetlite, aký to má vplyv na vás a na niektorých spolupracovníkov, s ktorými ste hovorili. Vyjadrite svoje želanie, aby sa schôdze skrátili, aby ste vy a vaši spolupracovníci mali viac času na prácu. V tejto chvíli buďte zdvorilí a opýtajte sa svojho šéfa, či má záujem vypočuť si niektoré z vašich preskúmaných nápadov na spôsoby, ako urobiť porady dynamickejšími a menej zdĺhavými. Vychádzajte z odpovede šéfa.

  • Vždy pamätajte na svoju pozíciu vo vzťahu k šéfovi. Je ťažké dobre riadiť ľudí a niektorí šéfovia sa ľahko ohrozujú, ak vnímajú, že zamestnanci majú pocit, že by to mohli zvládnuť lepšie. Ďaleko zájdete, ak spolu s iniciatívou preukážete úctu a rešpekt. Buďte úprimní, seriózni a premýšľaví. Predovšetkým si uvedomte, že váš šéf môže mať rovnaký názor ako vy, ale z toho či onoho dôvodu sa cíti nútený pokračovať v doterajšom stave – možno mu vlastne predkladáte riešenie iniciované zamestnancom, takže to nakoniec môže byť výhodné pre vás oboch.
  • Buďte pripravení na otázky. Nevnímajte otázky defenzívne, aj keď sa tak používajú. Namiesto toho vnímajte otázky ako príležitosť na spoločné hlbšie preskúmanie myšlienok v rámci vášho presviedčania. A ak je to možné, čím viac sa vám podarí presvedčiť šéfa, že s niektorými riešeniami prišiel on, tým je väčšia pravdepodobnosť, že budú prijaté, takže nehovorte príliš veľa – a nikdy neprerušujte. Je to jednoducho bežná zdvorilosť, ktorú si zaslúži každý človek, či už je to šéf alebo nie.
  • V čo najväčšej miere sa zamerajte na výhody krátkych stretnutí. Ak si nemôžete spomenúť, zostavte si zoznam na papieri – v prípade potreby môžete vždy ponúknuť, že zoznam necháte šéfovi na premyslenie. Ak si uvedomujete, že váš šéf si najprv veci prečíta a až potom o nich diskutuje, uistite sa, že máte na papieri niekoľko slušne prezentovaných návrhov, aby ste uľahčili odovzdávanie svojich nápadov. V takom prípade môžete vždy navrhnúť, aby ste v rozhovore pokračovali až po tom, ako bude mať váš šéf možnosť prečítať si vaše informácie.
  • Keďže presviedčanie šéfa je o „riadení nahor“, môže byť užitočné prečítať si niečo o tom, ako byť úspešným „podnikateľom“. Takéto učenie nikdy nie je zbytočné!

Navrhnite svojmu šéfovi, aby ste sa zlepšenia efektívnosti porád ujali ako osobného projektu. Ak existujú veci, s ktorými váš šéf súhlasí, že by boli dobrým nápadom, chopte sa iniciatívy a urobte všetko, čo môžete, aby ste pomohli. Zníži to záťaž pre vášho šéfa, ukáže vašu ochotu realizovať vaše nápady a umožní vám to sledovať pokrok.

  • Prijmite všetky návrhy svojho šéfa týkajúce sa skrátenia času schôdzí a realizujte ich. Nápady, ktoré majú podporu šéfa, sú už dobré na realizáciu a mali by sa uprednostniť. Podporte svojho šéfa a buďte ochotní dať to otvorene najavo.
  • Ponúknite vypracovanie návrhu novej politiky stretnutí alebo skúšobného prístupu, ktorý bude zahŕňať nápady, na ktorých sa s vami dohodol váš šéf. Krása toho, že to ponúknete, spočíva v tom, že získate určitý priestor na väčšiu kreativitu počas jeho vývoja, pretože je to len „návrh“ a váš šéf ho musí tak či tak schváliť. To vám umožní byť odvážny a predstaviť akékoľvek ďalšie podobné nápady, ktoré možno neboli preskúmané počas diskusie so šéfom. Vysvetlite, že čokoľvek vypracujete, bude krátke, účelné a ohľaduplné voči všetkým zamestnancom. Keď ho pripravíte, poskytnite jasný súbor pravidiel pre porady s použitím metódy K.I.S.S. (metóda „keep it simple soothsayer“). Očíslujte pravidlá stretnutia a napíšte ich v krátkych, výstižných vetách, pričom použite opisný, ale zrozumiteľný jazyk.
  • V rámci svojej ponuky navrhnite, aby ste pokračovali v diskusii so zamestnancami a zapracovali ich návrhy. Buďte však opatrní, pretože nechcete u šéfa vyvolať dojem, že sa to mení na mamutí cirkus projektu. Dajte šéfovi najavo, že to nezaberie veľa času a nezahltí vás ani ostatných zamestnancov. Môžete napríklad povedať, že použijete online prieskum, ktorý poskytuje anonymné výsledky, aby ste získali informácie od spolupracovníkov nerušivým spôsobom. Pomôžte predať túto myšlienku tým, že poviete, že budete od zamestnancov hľadať ešte lepšie nápady na skrátenie porád, čím ukážete, že to znamená ich podporu.
  • Pozrite sa na mnohé možné alternatívy k stretnutiam. Týchto nápadov je nekonečné množstvo a opäť závisia od potrieb vášho pracoviska, ale niektoré z nich zahŕňajú: uskutočnite telefonát/Skype alebo konferenčný hovor, získajte spätnú väzbu pomocou online prieskumov, usporiadajte zábavné podujatie po pracovnej dobe, rozosielajte aktuálne informácie e-mailom alebo intranetovou aktualizáciou, použite nástenky, vytvorte plagáty atď. Ak potrebujete podnety k nápadu, jedným zo spôsobov, ako sa vyhnúť stretnutiu, je ponechať v otvorenej kancelárii bielu tabuľu na brainstorming-at-your-convenience, ktorá umožní zamestnancom počas dňa odskočiť a prísť, ako sa im zachce. Uvoľní sa tým čas stretnutia a je to dobré pre zdržanlivejších zamestnancov, ktorí môžu nechať svoj nápad bez povšimnutia.

V nadväznosti na to zašlite správu, v ktorej potvrdíte, čo robíte a čo si myslíte, že sa bude diať ďalej. To pomôže upevniť odhodlanie skrátiť porady a nájsť kreatívnejšie spôsoby zdieľania informácií na pracovisku. Takisto sa uistíte, že vaše úsilie má požehnanie šéfa.

Sledujte výsledky opatrení na skrátenie stretnutí. Aby ste šéfovi pomohli vidieť, že stretnutia sú kratšie a že vďaka tomu sa zvýšila produktivita a kreativita, ponúknite mu sledovanie výsledkov. Uchovávajte údaje o množstve stretnutí, ktoré sa konajú pred a po stretnutí, ako aj údaje o trvaní stretnutí a o úrovni spokojnosti platforiem stretnutí a zamestnancov vo všeobecnosti. Využívajte nástroje na prieskum a tabuľky alebo grafy, aby ste tieto informácie ľahko zhromaždili. Opäť, nemá to byť záťaž, len toľko, aby ste dokázali, že menej a kratšie stretnutia sú prospešné pre všetkých. Zhromaždenie dostatočného množstva relevantných údajov môže trvať niekoľko týždňov alebo mesiacov v závislosti od typu práce, ktorú vaše pracovisko vykonáva. Informujte svojho šéfa, aby vedel, že ste nezabudli.

  • Požiadajte zamestnancov, aby vyplnili dotazník týkajúci sa úrovne ich efektívnosti po skrátení času porád. Nemusíte robiť prieskum medzi všetkými po každom stretnutí. Namiesto toho získajte náhodnú vzorku na vytvorenie výsledkov.
  • Vyžiadajte si návrhy na zlepšenie procesu. Pokračujte v žiadaní návrhov a nápadov od zamestnancov. Nápady vytvorené pred zavedením politiky sa môžu časom zmeniť – napríklad predstava, že budete môcť ukončiť stretnutia za 15 minút, sa predtým mohla zdať ako dobrý nápad, ale možno ste zistili, že naozaj potrebujete 30 minút, aby ste niečo skutočne dosiahli.
  • Prezentujte výsledky a všetky relevantné informácie svojmu šéfovi, aby ste posilnili svoj experiment skráteného stretnutia. Ukážte, ako kratšie stretnutia zlepšili morálku zamestnancov, zvýšili efektivitu a stimulovali nové spôsoby prístupu k výmene nápadov a informácií. Hoci je najjednoduchšie diskutovať o tom ústne, možno všetky dôležité údaje zostavte do zoznamu alebo tabuľky na rýchle nahliadnutie – nech je to jasné a krátke. Rovnako vytvorte akúkoľvek dokumentáciu (napríklad „Usmernenia pre efektívne porady na našom pracovisku“) a vizuálne pripomenutia (napríklad plagát s nápisom „3 pravidlá efektívnej porady“) potrebné na zabezpečenie toho, aby skrátené porady boli na vašom pracovisku aj naďalej cestou vpred. Nakoniec si uvedomte, že zmena firemnej kultúry si vyžaduje čas, ale s podporou šéfa a dôkazmi o prínosoch sa čoskoro začne meniť k lepšiemu.
  • Referencie