Ako prezentovať nadriadenému zlé správy týkajúce sa práce: 15 krokov

Musieť oznámiť šéfovi alebo nadriadenému zlú správu je vždy nepríjemné. Ak musíte byť nositeľom zlých správ pre svojho šéfa, je dôležité vedieť, ako najlepšie tieto správy doručiť, aby ste sa uistili, že to negatívne nezmení názor vášho nadriadeného na vás. Dôležité je vybrať si vhodný čas, ako aj mať pripravené riešenie, ktoré môžete ponúknuť pri oznamovaní zlých správ.

Časť 1 z 3:Predstavenie zlých správ

Nečakajte. Môžete byť v pokušení odložiť oznámenie zlej správy, pretože nechcete byť obviňovaní zo zlých správ, aj keď to nie je vaša vina. Odkladanie však často problém ešte zhorší.[1]
Ak sa totiž váš šéf dozvie, že ste mu to nepovedali, bude ešte nešťastnejší. Okrem toho, ak váš šéf bude mať zlé správy, bude sa môcť pripraviť na dôsledky namiesto toho, aby bol nimi zaskočený, čo znamená, že reakcia celej spoločnosti môže byť pozitívnejšia.[2]

  • Akékoľvek problémy s významnými dôsledkami by ste mali nahlásiť čo najrýchlejšie.
  • Posúďte potenciálny vplyv problému, aby ste určili, kedy ho nahlásiť. Akýkoľvek problém, ktorý môže mať za následok nebezpečenstvo alebo súdne žaloby, ako napríklad závažné porušenie firemných pravidiel, by ste mali okamžite nahlásiť.
  • Čím skôr informáciu odovzdáte svojmu šéfovi, tým skôr ju môže odovzdať svojmu šéfovi, ak nie je šéfom spoločnosti.

Nájdite si vhodný čas na rozhovor. Ak zlá správa nie je naliehavá, majte oči otvorené a sledujte, kedy sa váš šéf zdá byť menej zaneprázdnený. Keď si všimnete, že sa ich pracovný proces trochu spomalil, choďte za nimi a opýtajte sa, či s nimi môžete hovoriť. Takto im dáte šancu odložiť to na inokedy, ak na to práve nemajú čas.[3]
Dôležitý problém, napríklad sexuálne obťažovanie, by ste však mali nahlásiť okamžite, bez ohľadu na to, ako je váš šéf zaneprázdnený.

  • V prípade menej naliehavých správ si môžete vybrať čas, keď viete, že daná osoba bude mať dobrú náladu, pretože potom zlá správa nebude takou ranou.[4]
  • Mohli by ste napríklad povedať: „Mám niečo, čo by som s vami chcel prediskutovať. Je teraz vhodný čas?“ Spomeňte aj to, ako dlho si myslíte, že to bude trvať.
  • Určite nechcete zastihnúť svojho šéfa, keď sa snaží odísť z dverí alebo beží dole na obed.
  • Môžete tiež poslať e-mail s otázkou o dobrom čase, ak je to viac v štýle vášho šéfa.

Prejdite k veci. Snaha zmierniť úder rétorikou nepomôže. Prejdite k veci. Váš šéf je zaneprázdnený a väčšina zaneprázdnených ľudí uprednostňuje priamosť, pretože to zaberie menej času a nemusí hádať, čo máte na mysli. Preto si pripravte stručné vyhlásenie, ktorým začnete rozhovor.[5]

  • Mohli by ste napríklad použiť vyhlásenie typu: „Mám nejaké problémy s novou linkou.“ Takto formulované vyhlásenie odráža zodpovednosť a prijatie zodpovednosti. Ak budete obviňovať iných, môže sa na vás pozerať ako na udavača alebo firemnú krysu.
  • Na druhej strane, ak viete, že váš šéf má rád small talky, môže vám pomôcť zmierniť úder, ak sa najprv trochu porozprávate.[6]

Venujte pozornosť svojmu tónu. Váš tón určuje náladu. Ak budete k problému pristupovať ako k niečomu, čo sa dá vyriešiť, a zostanete pozitívne naladení, váš šéf to tak bude pravdepodobne vnímať tiež. Ak ste však celí skleslí a prídete s depresívnym postojom, váš šéf to tiež zachytí.[7]

  • Uistite sa, že stojíte rovno, pozeráte sa šéfovi do očí a hovoríte jasným tónom hlasu. Tým ukážete, že máte dôveru problém vyriešiť.

2. časť z 3:Podrobné opísanie problému

Hovorte o probléme podrobnejšie. Rozšírte, v čom podľa vás spočíva problém a ako podľa vás ovplyvní spoločnosť. Môžete tiež vysvetliť, ako by to mohlo ovplyvniť vašu prácu alebo ostatných spolupracovníkov. Nezabudnite ponúknuť konkrétne a podrobné informácie, ale snažte sa ich aj stručne. Na poskytnutie podrobností o väčšine problémov by mal stačiť dlhý odsek, aspoň v tejto fáze.[8]
Dôveryhodný zdroj
Harvard Business Review
Online a tlačený časopis, ktorý sa zaoberá témami súvisiacimi s postupmi riadenia podniku
Prejsť na zdroj

  • Pri opise problémov buďte čo najobjektívnejší a najkonkrétnejší.
  • Nehovorte napríklad: „Nová línia neprebieha dobre v našich testovacích skupinách.“
  • Namiesto toho buďte konkrétni a povedzte niečo ako: „80 percent používateľov, ktorých sme testovali, považuje produkt za užitočný, ale takmer všetci z nich uviedli, že sa im nepáči jeho vzhľad.“

Buďte pripravení vysvetliť prečo. Či už ide o váš prešľap, alebo o systematický problém, musíte byť schopní hovoriť o tom, prečo prinášate šéfovi zlé správy. Uistite sa, že máte všetky informácie, ktoré potrebujete na vysvetlenie toho, čo sa deje a ako sa to stalo. Ak môžete presne určiť miesto, kde sa niečo pokazilo, je to ešte lepšie.

  • Aby ste vedeli prečo, budete musieť vopred urobiť niekoľko prieskumov. Zhromaždite všetky možné informácie o situácii a porozprávajte sa o nej so všetkými relevantnými zamestnancami.
  • Pri požiadavke na informácie nezabudnite oddeliť špekulácie od faktov. Špekulácie sú však v poriadku, pokiaľ sú ako také označené.

Snažte sa nesústrediť na obviňovanie. Ak je to možné, vynechajte zo svojho vysvetlenia obviňovanie. Dobrí vedúci a manažéri vždy preberajú vinu za zlyhanie výroby alebo projektu, aj keď za to môže byť zodpovedný podriadený. Jediný prípad, keď by sa v rozhovore s nadriadeným malo objaviť meno zamestnanca, je udelenie zásluh alebo keď zamestnanec poruší firemné pravidlá.

Nechajte svojho šéfa, aby sa odreagoval. Vášho šéfa môže správa rozrušiť, a ak je to tak, dajte mu šancu, aby to zo seba dostal. Ventilácia frustrácie môže byť užitočná a dáva im šancu vymyslieť, čo robiť ďalej. Neberte si však nič, čo váš šéf povie, osobne. Často to nie je o vás.[9]

  • Nechať šéfa, aby sa o probléme vyjadril, nie je to isté ako nechať ho na seba kričať. To znamená, že ak máte pocit, že si váš šéf na vás vybíja svoj hnev, napríklad kričí obscénne, môžete povedať niečo ako: „Vidím, že vás tento problém rozrušuje, ale ocenil by som, keby sme si o tejto záležitosti mohli pohovoriť pokojnejšie. V prípade potreby sa môžem vrátiť neskôr.“

Zostaňte pokojní. Pri prezentovaní novinky by ste mali byť pokojní, ale mali by ste zostať pokojní aj v prípade, že sa váš šéf začne rozčuľovať. Ak sa začnete hnevať a rozčuľovať, situáciu len vystupňujete a potom budete obaja ešte viac vystresovaní. Nechcete svojho šéfa ešte viac stresovať. To je recept na katastrofu.

  • Ak cítite, že sa rozčuľujete, zastavte sa, aby ste sa niekoľkokrát zhlboka nadýchli a upokojili sa. Pripomeňte si, že musíte zostať pokojní bez ohľadu na to, čo sa deje.

Časť 3 z 3:Prezentácia riešenia

Pripravte si riešenie. Samozrejme, nemusíte mať nevyhnutne vyriešený problém, hoci môže byť dobré, ak ste ho. Ak však máte predstavu o tom, ako by sa problém dal vyriešiť, alebo dokonca niekoľko spôsobov, ako by ste mohli postupovať pri jeho riešení, môže to pomôcť uhladiť vody.[10]

  • Po predložení zlých správ môžete napríklad povedať: „Teraz si myslím, že môžeme urobiť toto, aby sme tento problém vyriešili. Myslím, že musíme pozastaviť výrobu a vrátiť sa k rysovacej doske v oblasti štýlu. Tiež si myslím, že musíme zapojiť nových ľudí do dizajnu.“
  • Ak ešte nemáte riešenie, oznámte šéfovi, že na ňom pracujete (a postupujte podľa neho).
  • Dobrí zamestnanci rozpoznávajú problémy, ktorých riešenie je v ich kompetencii a ktorých nie.
  • Napríklad, ak sa dosah problému rozširuje na externé strany pracovnej skupiny (iné oddelenia, zákazníci, právni zástupcovia), väčšina nadriadených to chce vedieť čo najskôr, aby sa minimalizovali komplikácie a konflikty.

Buďte pripravení hovoriť o tom, aký vplyv bude mať riešenie na spoločnosť. Nestačí mať len riešenie. Musíte byť tiež schopní diskutovať o tom, čo bude toto riešenie spoločnosť stáť, a to z hľadiska zásobovania a času spoločnosti. Povedzte tiež, prečo si myslíte, že riešenie bude účinné a ako by mohlo zmeniť problém k lepšiemu.[11]
Dôveryhodný zdroj
Harvard Business Review
Online a tlačený časopis, ktorý sa zaoberá témami súvisiacimi s postupmi riadenia podniku
Prejsť na zdroj

  • Zamerajte sa na poskytnutie objektivity, jasnosti a úplnosti pri opise vášho riešenia a spôsobu, akým sa problém vyrieši.
  • Mohli by ste to prezentovať takto: „Myslím si, že príchod nových ľudí pomôže oživiť oddelenie štýlu, čo môže pomôcť spojiť naše tradičné štýly s niečím inovatívnejším. Hoci zastavenie výroby bude spoločnosť stáť približne 200 000 dolárov, myslím si, že je to najlepšia možnosť na výrobu línie, ktorú verejnosť prijme. Navyše teraz máme k dispozícii spätnú väzbu od študijných skupín, ktorú môžeme využiť pri navrhovaní.“

Zdôraznite dobré stránky. Aj keď riešenie bude spoločnosť stáť peniaze, je dôležité diskutovať o tom, aký z neho bude mať spoločnosť prospech. Zamerajte sa na tieto výhody, keď budete prezentovať svoje riešenie šéfovi, pretože bude chcieť počuť, aký je konečný výsledok toho, ako môže spoločnosť vyjsť na vrchol.[12]
Dôveryhodný zdroj
Harvard Business Review
Online a tlačený časopis, ktorý sa zaoberá témami súvisiacimi s postupmi riadenia podnikov
Prejsť na zdroj

  • Mohli by ste napríklad povedať: „Nakoniec si myslím, že prepracovanie štýlu našej novej línie bude pre spoločnosť veľkým prínosom.“ Ak by ste sa zamerali na štýl, mohli by ste. Produkt je pevný ako skala a fókusové skupiny dobre reagovali na jeho funkčnosť. V skutočnosti mnohí komentovali, ako dobre to fungovalo, napriek tomu, že sa im nepáčil vzhľad. Ak venujeme dostatok času zameraniu sa na štýl, uvedieme na trh výrobok, ktorý je v dobrom súlade s imidžom našej značky a ktorý bude pre zákazníkov príťažlivý svojou funkčnosťou aj krásou.“

Ponúknite ospravedlnenie. Nechcete sa úplne prepadnúť s ospravedlnením. Ak však v danej situácii nesiete vinu vy, môžete sa šéfovi ospravedlniť za úlohu, ktorú ste zohrali. Len sa uistite, že vaše ospravedlnenie bude krátke, profesionálne a vecné.

  • S ospravedlnením buďte opatrní. Chyby sú nástrojom na učenie a je lepšie vyjadriť, čo ste sa z daného prípadu naučili a čo môžete použiť v budúcnosti.
  • Väčšina problémov vzniká v dôsledku súhry okolností, nie v dôsledku zlyhania jednej osoby. V dôsledku toho nie je potrebné prijímať vinu tam, kde si ju nezaslúžite.

Potvrďte kroky pred pokračovaním. Po stretnutí sa uistite, že váš nadriadený s vami súhlasí v otázke krokov, ktoré je potrebné podniknúť. Platí to bez ohľadu na to, či sú tieto kroky vaším nápadom alebo ich nápadom. Získajte aspoň ústne potvrdenie, že súhlasia s navrhovaným riešením. Ak to vyžadujú firemné pravidlá, dajte si od neho podpísať vaše riešenie.

  • Zdokumentujte, ako budete postupovať. Porozprávajte sa so svojím šéfom o všetkých nápadoch alebo spätnej väzbe, ktorú má na danú situáciu. Keď ste dospeli k rozhodnutiu alebo aspoň k spôsobu, ako postupovať ďalej, uistite sa, že ste nadriadenému oznámili, ako budete postupovať.[13]

    • Mohli by ste napríklad povedať: „To, o čom sme sa rozprávali, spíšem do akčného plánu a do konca dňa vám ho pošlem e-mailom. Potom sa skontaktujem s potrebnými ľuďmi, aby sa lopta rozbehla. V priebehu týždňa vás budem opäť informovať o pokroku, ktorý sme dosiahli.“
  • Referencie