Ako reagovať na hrubý e-mail v práci: 13 krokov

Prijatie hrubého e-mailu v práci môže byť ťažkou situáciou, v ktorej sa treba orientovať. Hoci je lákavé vypáliť odpoveď, keď máte pocit, že sa k vám niekto správa hrubo, je dôležité zachovať si profesionálny prístup. Predtým, ako odpoviete – či už e-mailom alebo osobne -, chvíľu sa nadýchnite, potom si ujasnite zámer správy a sformulujte, čo chcete povedať v odpovedi.

Časť 1 z 3:Objasnenie zámeru odosielateľa

Rozhodnite sa, či vám to stojí za čas a energiu. Je lákavé vypáliť odpoveď, ale upokojte sa niekoľkými hlbokými nádychmi. Potom si položte otázku, či si e-mail naozaj zaslúži vašu pozornosť. Hoci sa môžete cítiť urazení, nedovoľte, aby vám táto osoba diktovala, ako sa cítite alebo aký tón bude mať váš deň.[1]

  • Zamerajte sa na to, čo je pre vás správne.
  • Spýtajte sa sami seba: „Čo tu dosiahnem? Čo sa stane, ak sa s touto osobou konfrontujem? Čo sa stane, ak to neurobím?“

Vyhnite sa vytváraniu predpokladov. Každý komunikujeme iným spôsobom a písanie nie je pre každého silnou zručnosťou. To, čo jeden človek považuje za profesionálne a priame vyjadrenie, môže na niekoho iného pôsobiť drzo alebo hrubo. Nepredpokladajte hneď, že chceli byť nezdvorilí.[2]
[3]
Zdroj experta
William Gardner, PsyD
Klinický psychológ
Rozhovor s odborníkom. 26. marca 2021.

  • Jazykové alebo regionálne rozdiely môžu spôsobiť nedorozumenia.
  • Keď sa ľudia snažia v e-maile použiť sarkazmus alebo humor, často sa to nesprávne chápe ako hrubosť.[4]

Požiadajte odosielateľa o viac informácií. Odpovedajte so žiadosťou o viac informácií a uveďte konkrétne tvrdenia, ktoré by ste chceli objasniť. Niekedy sú neslušné správy len zle formulované.[5]
Odborný zdroj
William Gardner, PsyD
Klinický psychológ
Odborný rozhovor. 26. marca 2021.
Váš spolupracovník vám napríklad mohol poslať správu so slovami: „Dúfam, že si dnes nájdeš čas na to, aby si skutočne urobil svoje správy.“

  • Mohli by ste odpovedať: „Všetky moje správy sú hotové okrem tej, ktorá má byť hotová zajtra. Potrebujete dnes návrh kópie pre projekt?“
  • Nevyžadujte, aby ste vedeli, čo majú na mysli, ani nebuďte zdvorilí. Napríklad sa nepýtajte: „Čo to má znamenať??“ alebo „Čo sa snažíte povedať?“

Porozprávajte sa s odosielateľom. Rozhovor s osobou vám umožní lepšie počuť tón jej slov. Navštívte ich pracovisko alebo im zavolajte, aby ste prediskutovali vašu spoločnú prácu alebo témy súvisiace s e-mailom. Požiadajte ho o vysvetlenie hrubých výrokov z e-mailu.[6]

  • Povedzte: „Mal som ďalšiu myšlienku týkajúcu sa projektu a myslel som si, že bude jednoduchšie povedať to osobne. Máte minútu?“
  • Mohli by ste tiež povedať: „Váš e-mail naznačoval, že špecifikácie už mali byť hotové, ale v termíne, ktorý mi poslali, sa uvádza, že majú byť hotové až budúci týždeň. Pracujem na základe nesprávnej časovej osi?“

Časť 2 z 3: Písanie odpovede

Vyhnite sa odpovedi, ak sa nevyžaduje žiadna reakcia. Ak sa v e-maile nevyžaduje odpoveď, najlepšou možnosťou by mohlo byť neodoslanie odpovede. Zvážte, či nebudete reagovať, ak dostanete e-maily, ktoré sú mimo témy a nevyžadujú si vašu pozornosť.

  • Napríklad spolupracovníci môžu niekedy vysloviť domnienky o vašich pracovných návykoch. Nereagujte na e-mail, v ktorom sa píše: „To musí byť fajn, keď si môžete robiť mimoriadne dlhé obedy“ alebo „Každý vie, že vaše stretnutia netrvajú celé popoludnie“.“ Pokiaľ váš nadriadený pozná pravdu, je lepšie, ak sa vyhnete kancelárskej dráme.

Zostaňte profesionálni. Ak je potrebné odpovedať, tón by mal byť profesionálny, aj keď odosielateľ nebol profesionálny. Pred odoslaním si e-mail prečítajte nahlas, aby ste sa uistili, že znie skôr profesionálne než hrubo alebo emotívne.

  • Vyhnite sa priamočiarosti vo svojej odpovedi, pretože to môže vyznieť nezdvorilo.[7]

S písaním odpovede si vyhraďte dostatok času. Vaša odpoveď musí byť pokojná a profesionálna, preto ju nepíšte v zhone. Väčšina e-mailov nie je časovo citlivá, takže ak potrebujete odpovedať, môžete si vziať celý deň.[8]

  • Po napísaní odpovede ju odložte približne na hodinu.
  • Ak viete, že píšete z emócií, prejdite na inú úlohu, kým sa opäť neuklidníte.
  • E-mailovú adresu pridajte ako poslednú, aby ste sa vyhli jej náhodnému predčasnému odoslaniu.[9]

Správa nech je krátka a jednoduchá. Nesnažte sa odpovedať na všetko a neposkytujte dlhú osobnú obhajobu. Ak chcete potlačiť hrubé správanie, musíte sa v e-maile zamerať na pracovné témy.[10]

  • Vyberte si jednu pracovnú tému, na ktorú sa chcete zamerať.

Držte sa faktov a nerozvíjajte ich. Jedným zo spôsobov, ako zabezpečiť, aby bol váš e-mail profesionálny, je diskutovať len o faktoch. Fakty obsahujú konkrétne veci, napríklad aká práca bola zadaná a dokončená, termíny, časové harmonogramy, údaje a súvisiace témy.[11]

  • Ak sa napríklad neslušný e-mail pýtal na stav správy, povedzte: „Vďaka za kontrolu. Dnes ráno som dostal nové údaje, takže aktualizujem svoju správu. Nová správa bude k dispozícii dnes popoludní.“
  • Takto sa odpoveď sústredí na prácu, ktorá vám bola pridelená, a na priebeh projektu, nie na vašu reakciu na nevychovaného spolupracovníka.

Vynechajte zo svojej odpovede emócie. Je lákavé brániť sa alebo byť hrubý v reakcii na urážlivý e-mail, ale to situáciu len zhorší. Namiesto toho sa postavte na profesionálnu úroveň.[12]

  • Neobviňujte ich z toho, že sú neslušní.
  • Do e-mailu nezasielajte svoje pocity.
  • Skôr ako stlačíte tlačidlo odoslať, spýtajte sa sami seba, či niektorá časť e-mailu nie je obhajobou vašej osoby.

Časť 3 z 3:Získanie ďalšej podpory

Nahláste škodlivý prejav alebo osobný útok. Ak e-mail obsahuje hrozby alebo osobný útok, mali by ste si urobiť jeho kópiu a prediskutovať ho s nadriadeným a personálnym oddelením. Uistite sa, že incident je zdokumentovaný na vašom pracovisku, a požiadajte o vykonanie vyšetrovania.[13]
Odborný zdroj
William Gardner, PsyD
Klinický psychológ
Rozhovor s odborníkom. 26. marca 2021.

  • Povedzte im, ak máte pocit, že obsah e-mailu vytvára nepriateľské pracovné prostredie.

Ozvite sa, ak hrubosť prerastie do obťažovania. Zaznamenajte si každý incident, ktorý pomôže preukázať vzorec správania. Ak často dostávate hrubé e-maily, ktoré ovplyvňujú vaše pracovné prostredie, odovzdajte svoje záznamy svojmu nadriadenému alebo oddeleniu ľudských zdrojov.[14]
Odborný zdroj
William Gardner, PsyD
Klinický psychológ
Odborný pohovor. 26. marca 2021.
Prineste si so sebou kópie e-mailov, aby ste im ukázali, čo máte na mysli.[15]

  • Pri rozhodovaní, komu problém nahlásiť, myslite na politiku vašej kancelárie. Ako príklad možno uviesť, že ak má váš nadriadený k urážajúcej osobe naozaj blízko, možno by bolo najlepšie obrátiť sa na personálne oddelenie.

Ak váš nadriadený pošle neslušný e-mail, obráťte sa na personálne oddelenie. Ak je odosielateľom neslušného e-mailu váš nadriadený, môže vám pomôcť personálne oddelenie alebo jeho nadriadený. Pred nahlásením incidentu sa pripravte vysvetliť, prečo ste e-mail považovali za nezdvorilý. V závislosti od toho, čo bolo povedané, vás môžu požiadať o vyplnenie správy o incidente, požiadať o účasť na mediačnom stretnutí alebo vás preradiť na nové oddelenie.

  • Nahlásenie hrubého e-mailu (e-mailov) na personálnom oddelení bude jediným spôsobom, ako sa dá niečo urobiť so správaním vášho manažéra voči vám, ak bude pokračovať. Musíte vytvoriť záznam v súbore.

Kancelárska etiketa

Tipy a triky týkajúce sa kancelárskej etikety

Podpora wikiHow a odomknúť všetky vzorky.

Referencie