Ako riadiť disciplinárne stretnutie: 13 krokov

Ak máte zamestnanca, ktorého správanie alebo výkon spôsobuje problémy, možno si kladiete otázku, ako zvládnuť potrebné disciplinárne stretnutie. Aby ste pomohli zabezpečiť, že sa situácia nebude stupňovať, usporiadajte súkromné stretnutie a čo najúctivejšie vysvetlite priestupok a ďalšie kroky. Pred uskutočnením disciplinárneho stretnutia vám tiež môže pomôcť oprášiť si zásady vašej spoločnosti, aby ste sa uistili, že dodržiavate firemný protokol. A nebojte sa – sme tu s tipmi, ktoré potrebujete na úspešné zvládnutie disciplinárneho vypočutia zamestnanca!

Časť 1 z 3:Zvolanie disciplinárneho stretnutia

Vykonajte vyšetrovanie incidentu. Predtým, ako uskutočníte disciplinárne stretnutie so zamestnancom, je nevyhnutné, aby ste dôkladne preskúmali daný incident. Vyšetrovanie môže zahŕňať vypočutie ďalších zamestnancov alebo svedkov, aby sa zistili podrobnosti o incidente. Uistite sa, že pri všetkých rozhovoroch je prítomný zástupca oddelenia ľudských zdrojov.[1]

  • Požiadajte každého, koho vypočúvate, aby podpísal presne napísaný diktát svojej výpovede.
  • Zhromaždite a preskúmajte dôkazy v prospech a neprospech zamestnanca. Ak dôkazy v drvivej väčšine naznačujú, že zamestnanec pochybil, budete musieť pristúpiť k disciplinárnemu konaniu.
  • Zdokumentujte všetko, čo bolo povedané o incidente a o zamestnancovi, vrátane samotného zamestnanca.[2]
  • V prípade menších priestupkov alebo prvých priestupkov zvyčajne stačí neformálne ústne upozornenie. V prípade závažnejších priestupkov alebo opakovaných priestupkov môže byť zvolané formálne disciplinárne stretnutie.

Informujte zamestnanca o priebehu vyšetrovania. Váš zamestnanec má právo vedieť, že prebieha vyšetrovanie, ktoré môže viesť k disciplinárnemu stretnutiu. Túto informáciu nechcete zatajiť, pretože zaslepenie zamestnanca disciplinárnymi opatreniami zvyčajne porušuje politiku ľudských zdrojov väčšiny spoločností.[3]

Naplánujte dátum, čas a miesto stretnutia. Keď ste sa rozhodli pokračovať v disciplinárnom stretnutí, musíte sa dohodnúť na samotnom stretnutí. Vyberte dátum a čas, ktorý vyhovuje vášmu rozvrhu a je uskutočniteľný pre rozvrh zamestnanca (napríklad v čase, keď má byť zamestnanec podľa plánu v kancelárii).

  • Miesto stretnutia by malo byť na súkromnom mieste, ktoré nebude rušené. Súkromie je dôležité na dodržiavanie protokolu aj na udržanie morálky na pracovisku.

Písomne oznámte stretnutie zamestnancovi. Po tom, čo ste rezervovali miesto stretnutia a naplánovali dátum a čas, budete musieť zamestnanca informovať. Oznámenie zamestnancovi doručte písomne, aby mal k dispozícii písomný dokument, ktorý podrobne opisuje incident a nadchádzajúci postup.[4]

  • Oznámenie by malo obsahovať podrobnosti obvinenia. Mal by tiež oznámiť zamestnancovi dátum, čas a miesto disciplinárneho stretnutia, ako aj všetkých účastníkov, ktorí budú prítomní.
  • V závislosti od zásad vášho zamestnávateľa a pravidiel, ktoré sa týkajú disciplinárnych pojednávaní, môžete byť tiež povinní umožniť zamestnancovi, aby si priviedol zástupcu odborov alebo kolegu z práce. Toto by sa malo uviesť v písomnom oznámení.

Časť 2 z 3:Vedenie stretnutia

mať prítomného zástupcu personálneho oddelenia. Najlepšie je, ak je na všetkých disciplinárnych stretnutiach prítomný zástupca oddelenia ľudských zdrojov (HR). Je to prospešné pre zamestnanca aj pre vás ako vedúceho.

  • Zamestnanci môžu vnímať prítomnosť zástupcu personálneho oddelenia ako formu ochrany pred nespravodlivým disciplinárnym konaním.
  • Ako manažér môžete chcieť, aby bol zástupca ľudských zdrojov prítomný ako svedok.

Zopakujte obvinenia voči zamestnancovi. Najlepšie je začať stretnutie tým, že zamestnancovi pripomenieme, čo urobil zle. Bez ohľadu na to, či ide o problém so správaním alebo s výkonom práce, preskúmanie toho, čo sa stalo a prečo to bol problém, je nevyhnutným prvým krokom v disciplinárnom procese.[5]

  • Buďte jasní a úplní v zhrnutí obvinení/previnení. Nevynechávajte žiadne podrobnosti a uistite sa, že zamestnanec chápe, aký incident sa preveruje a prečo.
  • Ak sa obvinenia týkajú nejakého porušenia zákona, možno nebudete môcť zamestnancovi prezradiť všetky podrobnosti. To platí najmä vtedy, ak prebieha alebo prebieha trestné vyšetrovanie.
  • Ak zamestnanec je alebo môže byť trestne stíhaný, pred ďalším postupom sa poraďte s príslušníkom polície.

Preskúmajte normy správania alebo výkonu. Po zopakovaní obvinení voči zamestnancovi je dobré porovnať toto správanie s predpísanými normami správania a výkonu vo vašej spoločnosti. Pomôže to objasniť, čo zamestnanec urobil zle a čo mal urobiť inak. Preskúmanie noriem tiež pomáha chrániť vedenie pred prípadnými obvineniami, že zamestnancovi neboli jasné pravidlá. Pripomenie zamestnancovi, že pravidlá sú jasne napísané a dostupné všetkým zamestnancom.[6]

Načrtnite disciplinárnu politiku spoločnosti. Teraz, keď bolo zamestnancovi pripomenuté, čo mal urobiť inak a prečo, budete chcieť zamestnanca informovať o tom, čo môže vaša spoločnosť právne urobiť, aby tento priestupok potrestala. Zamestnanec by mal mať jasno v tom, čo môže a čo nemôže vedenie urobiť v reakcii na zlé správanie, a mali by ste uviesť všetky disciplinárne možnosti, ktoré máte k dispozícii.[7]

  • Aj keď ste možno nedospeli k rozhodnutiu v danej veci, je dôležité, aby zamestnanec pochopil, čo sa môže stať po skončení konania.
  • Preskúmanie disciplinárnej politiky spoločnosti tiež pomáha chrániť vedenie pred obvineniami z nespravodlivého zaobchádzania.

Dosiahnutie rozhodnutia. Rozhodnutie na disciplinárnom stretnutí bude závisieť od povahy priestupku/previnenia zamestnanca, ako aj od disciplinárnych pravidiel platných vo vašej spoločnosti. Vo všeobecnosti platí, že menšie priestupky si vyžadujú menšie disciplinárne opatrenia, zatiaľ čo závažnejšie priestupky si vyžadujú závažnejšie opatrenia.

  • Závažné priestupky môžu zahŕňať krádež, napadnutie alebo závažné prejavy neposlušnosti.[8]
  • Pri úvahách o rozhodnutí si uchovávajte poznámky, ktoré ste si urobili. Tieto poznámky a všetky podporné dokumenty z vyšetrovania a stretnutia by sa mali uchovávať buď v osobnom spise zamestnanca, alebo na bezpečnom, uzamknutom mieste.

Informujte zamestnanca o svojom rozhodnutí. Keď dospejete k rozhodnutiu, budete musieť zamestnanca informovať o tom, čo bude nasledovať. V závislosti od pravidiel vašej spoločnosti môžete chcieť rozhodnutie doručiť zamestnancovi písomne alebo aspoň ponúknuť písomné vysvetlenie okrem ústneho oznámenia.[9]

  • Zachovajte dôvernosť rozhodnutia. Jediné osoby, ktorým by ste to mali povedať, sú zamestnanec, jeho odborový zástupca (ak ho má) a zástupca personálneho oddelenia, ktorý slúžil ako svedok.
  • Ak má byť zamestnanec suspendovaný, malo by sa naplánovať krátke, následné stretnutie o suspendácii.
  • Rôzni zamestnávatelia môžu mať rôzne disciplinárne politiky, ale vo všeobecnosti je ústne upozornenie prvou formou disciplinárneho konania. Po ústnom upozornení zvyčajne nasleduje písomné pokarhanie, pozastavenie výkonu funkcie a prípadné ukončenie pracovného pomeru.[10]

Časť 3 z 3:Následné kroky po stretnutí

Informujte zamestnanca, čo má robiť inak. Cieľom disciplinárneho konania nie je ani tak potrestať zamestnanca, ako skôr napraviť zlé správanie a problémy s výkonom. Možno budete musieť z času na čas upozorniť zamestnanca na to, čo by mal robiť inak.[11]

  • Uvádzajte jasné príklady. Opíšte, čo sa malo v prípade vyšetrovaného incidentu urobiť inak, a uveďte hypotetické príklady podobných situácií.
  • Nebuďte panovační a neopravujte svojich zamestnancov pred ich spolupracovníkmi. Posúďte situáciu a v prípade potreby požiadajte o rozhovor v súkromí.

Po stretnutí monitorujte výkon zamestnanca. S odstupom času by sa váš zamestnanec mal z disciplinárneho stretnutia poučiť. Mali by zaviesť zmeny, ktoré ste im odporučili, a ich správanie (či už dobré alebo zlé) by sa malo časom monitorovať.[12]

  • Hľadajte zlepšenia aj budúce priestupky. Pochváľte zamestnanca za napravené správanie a ústne upozornite na správanie, ktoré je ešte potrebné napraviť.
  • V prípade potreby zorganizujte následné stretnutia. Ak sa správanie alebo výkon zamestnanca nezmení tak, aby spĺňal očakávania spoločnosti, môžu byť potrebné ďalšie rozhovory so zamestnancom. Tieto rozhovory môžu viesť k ďalším disciplinárnym stretnutiam, alebo môžu byť len jednoduché ako ponuka spätnej väzby a usmernení, v závislosti od povahy priestupku a reakcie zamestnanca na spätnú väzbu.[13]
  • Referencie