Ako riešiť problémy s dochádzkou zamestnanca

Hoci je dôležité, aby si zamestnanci mohli vziať voľno z práce na riešenie životných udalostí a problémov, je tiež dôležité, aby sa to nestalo pravidelným javom, ktorý má za následok stratu produktivity a problémy pre ostatných zamestnancov. Okrem toho chronická absencia môže byť známkou toho, že zamestnanec nie je spokojný vo svojej práci.[1]
V prípade, že zamestnanec často a pravidelne chýba v práci, je dôležité prijať opatrenia na zvládnutie tohto problému.

Časť 1 z 5:Chápanie zákona

Uvedomte si, že existuje niekoľko zákonov na ochranu zamestnancov pred disciplinárnym trestom alebo neoprávneným prepustením. Skôr ako začnete proces riešenia neprítomnosti zamestnancov, uistite sa, že dodržiavate zákony.

Pochopenie zákona o rodinnej a zdravotnej dovolenke (FMLA). Účelom FMLA je chrániť zamestnancov pred disciplinárnym konaním, keď nastanú závažné životné udalosti. Uvedomte si, že hoci sú títo zamestnanci chránení týmto zákonom, zamestnanec musí oznámiť, že bude chýbať v práci z jedného z dôvodov chránených podľa FMLA, a musí byť predložená aj dokumentácia (napr.g. potvrdenie od lekára, doklad o osvojení atď.).[2]
Dôveryhodný zdroj
Ministerstvo práce USA
Federálne ministerstvo zodpovedné za podporu blaha zamestnancov
Prejsť na zdroj

  • Patrí sem narodenie dieťaťa, starostlivosť o novorodenca do pred jedného roka.
  • Adopcia dieťaťa a starostlivosť o novoprijaté dieťa počas prvého roka.
  • starostlivosť o rodiča, manžela/manželku alebo dieťa s vážnym zdravotným stavom
  • Neschopnosť vykonávať pracovné povinnosti v dôsledku vážneho zdravotného stavu.
  • Mimoriadne udalosti, ktoré vznikli v dôsledku pôsobenia dieťaťa, manžela alebo rodiča zamestnanca v armáde.[3]
    Dôveryhodný zdroj
    Ministerstvo práce USA
    Federálne ministerstvo zodpovedné za podporu blaha pracovníkov
    Prejsť na zdroj

Upozorňujeme na zákon o zdravotne postihnutých Američanoch (ADA). Ak máte zamestnanca so zdravotným postihnutím, musíte mu ako zamestnávateľ poskytnúť také úpravy, aby mohol vykonávať svoju prácu bez zbytočných ťažkostí.
[4]
Dôveryhodný zdroj
Ministerstvo práce USA
Federálne ministerstvo zodpovedné za podporu dobrých životných podmienok pracovníkov
Prejsť na zdroj
Ak sa to týka vášho zamestnanca, môže mu chýbať práca, pretože nemôže riadne vykonávať svoju prácu a môže potrebovať pomoc. Pred prijatím akéhokoľvek disciplinárneho opatrenia sa uistite, že to nie je váš prípad.

  • Neprimerané ťažkosti sú definované ako: „opatrenie vyžadujúce značné ťažkosti alebo náklady“, ak sa posudzujú vzhľadom na viaceré faktory vrátane toho, koľko bude úprava stáť, a jej povahy vo vzťahu k veľkosti, dostupným zdrojom, povahe práce a štruktúre spoločnosti.[5]

Získajte informácie o hlave VII zákona o občianskych právach. Tento zákon chráni ľudí pred diskrimináciou na základe pohlavia, rasy, farby pleti, národnostného pôvodu alebo náboženstva.[6]
Podobne ako v prípade ADA by ste sa mali pred prijatím disciplinárneho opatrenia uistiť, že váš zamestnanec nie je neprítomný v práci napríklad z dôvodu náboženského obradu, na ktorom sa musí zúčastniť.

Pochopenie zákona o právach na zamestnanie a opätovné zamestnanie v uniformovaných zložkách (Uniformed Services Employment and Reemployment Rights Act – USERRA). Tento zákon chráni práva príslušníkov služby na zamestnanie a opätovné zamestnanie po návrate z obdobia služby.[7]
Dôveryhodný zdroj
Ministerstvo práce USA
Federálne ministerstvo zodpovedné za podporu dobrých životných podmienok pracovníkov
Prejsť na zdroj
Ak sa váš zamestnanec nedávno vrátil zo služby v armáde, vrátane záloh a Národnej gardy, môže riešiť emocionálne problémy, administratívne záležitosti atď. ktoré mu bránia v práci.

Uistite sa, že ste dobre oboznámení s pravidlami dochádzky vašej spoločnosti. Pravdepodobne ste už oboznámení s tým, aká je politika spoločnosti týkajúca sa dochádzky; nezaškodí však osviežiť si pamäť, najmä ak budete musieť konfrontovať zamestnanca v súvislosti s jeho dochádzkou.

Časť 2 z 5:Posúdenie problému

Zistite, či zamestnanec má alebo nemá pravidelnú absenciu. Môže to byť jasne uvedené v pravidlách vašej spoločnosti alebo to budete musieť určiť na základe porovnania iných zamestnancov na podobných pracovných pozíciách.[8]

  • Majte na pamäti, že ak sa na vášho zamestnanca vzťahuje niektorý zo zákonov uvedených v časti 1, možno sa budete musieť podľa toho prispôsobiť.

Zistite, či boli neprítomnosti oprávnené. Ak neprítomný zamestnanec preukázal, že zameškal prácu z dôvodu opakujúcich sa zdravotných problémov, zdravotného postihnutia, úmrtia v rodine alebo povinnosti porotcu, a najmä ak predložil dokumentáciu, napríklad potvrdenie od lekára alebo poznámku od súdu, potom má zamestnanec oprávnený dôvod.

  • V tomto prípade je nepravdepodobné, že budete musieť prijať nejaké disciplinárne opatrenia. Môžete však požiadať zamestnávateľa, aby oznámil, kedy a ako často si bude musieť vziať voľno, ak napríklad neprítomnosť súvisí so zdravotnými problémami. Hoci nie je vhodné žiadať informácie alebo podrobnosti o akejkoľvek diagnóze, je spravodlivé požiadať lekára o dokumentáciu, aby ste mohli plánovať podľa potrieb zamestnanca.[9]
  • Uvedomte si, že to, čo predstavuje legitímnu výhovorku, sa môže v rôznych situáciách líšiť. Každý dôvod posudzujte individuálne. Ak má váš zamestnanec vysvetlenie, ktorému veríte, a dôkazy, ktoré ho podporujú, dajte mu výhodu pochybností. Nechcete, aby mal váš zamestnanec pocit, že mu nedôverujete a že sa musí neustále obhajovať, pretože to môže viesť k stresu a nespokojnosti zamestnanca.
  • Ak váš zamestnanec nemá dobré vysvetlenie alebo dôkazy pre svoju neprítomnosť, pokračujte v krokoch na riešenie problému.

Preskúmajte záznamy o dochádzke z minulosti. Nájdite si čas na preskúmanie výkonnosti a dochádzky zamestnanca. Ak zamestnanec pracuje v spoločnosti už niekoľko rokov a bol hviezdnym zamestnancom, pokiaľ ide o výkon a dochádzku, potom nový model absencie má pravdepodobne legitímny dôvod alebo by mohol naznačovať, že zamestnanec už nie je vo svojej práci spokojný.

Časť 3 z 5:Komunikácia o probléme

Požiadajte zamestnanca o stretnutie. Snažte sa to urobiť diskrétne, ak je to možné, prostredníctvom e-mailu. Nechcete uviesť zamestnanca do rozpakov, najmä ak má na svoju neprítomnosť dobré dôvody.[10]

Vysvetlite mu problém. Pokojne mu vysvetlite svoje obavy týkajúce sa jeho absencie. Jednoducho uveďte, že ste si všimli vzorec v jeho absenciách a že chcete zistiť, či sú tieto absencie oprávnené, alebo či musíte spolupracovať na zlepšení tohto problému. Vyhnite sa vyjadreniu akýchkoľvek podozrení, ktoré máte v súvislosti s ich absenciami, pretože to môže u zamestnanca vyvolať defenzívu.

Určite príčinu absencie. Dajte zamestnancovi možnosť vysvetliť jeho neprítomnosť. Uvedomte si, že sa s vami možno bude musieť podeliť o veľmi osobné informácie o rodinnej kríze alebo zdravotných problémoch, preto sa snažte byť súcitní a trpezliví.

  • Tiež si buďte vedomí toho, že nemusí mať dobrú výhovorku na svoju neprítomnosť. V tomto prípade by ste mali stále zostať pokojní a znepokojení. Nepomôže, ak zamestnancovi vynadáte alebo ho privediete do ešte väčších rozpakov, najmä ak máte záujem udržať si ho ako zamestnanca.

Vyhnite sa prevzatiu zodpovednosti za neprítomnosť zamestnanca. Pamätajte, že nie je vašou úlohou ani úlohou spoločnosti riešiť problémy zamestnanca, ktoré nesúvisia s prácou. Vašou úlohou je namiesto toho poskytnúť mu zdroje, ktoré potrebuje na to, aby mohol dobre vykonávať svoju prácu.[11]

Vysvetlite, prečo je absencia problémom. Vysvetlite, že hoci je neprítomnosť niekedy nevyhnutná, chronická absencia škodí spoločnosti a vytvára ďalšiu prácu pre ostatných. Keď vaša firma dosahuje najvyšší objem, je obzvlášť dôležité, aby tam bol podľa plánu. Môže to tiež spôsobiť medziľudské konflikty v pracovnom tíme, ak si ľudia vyberajú voľno za niekoho, kto nedodržiava zásady dochádzky.

Poskytnite ústne upozornenie. Ak ste zistili, že chronická absencia zamestnanca nesúvisí s oprávnenými problémami, upozornite zamestnanca, že sa musí zlepšiť, inak bude čeliť disciplinárnemu konaniu.[12]

  • Zdokumentujte stretnutie a jasne uveďte, že bolo udelené ústne upozornenie. Je dôležité mať dôkazy o tom, že ste so zamestnancom o veci diskutovali a že je jasné, čo sa na stretnutí dialo. Mohlo by to pomôcť vyhnúť sa budúcim nezhodám o tom, čo sa dialo a čo nie.

Časť 4 z 5:Vytvorenie akčného plánu

Stanovte jasné normy.[13]
Ak už vaša spoločnosť má konkrétne usmernenia týkajúce sa dochádzky, stanovte ich pre zamestnanca. V opačnom prípade mu dajte konkrétne pokyny o tom, ako bude jeho dochádzka monitorovaná (napr.g.že počas nasledujúcich 6 mesiacov nesmie chýbať v práci, inak bude disciplinárne potrestaný). Jasne určte, ktoré situácie predstavujú legitímne dôvody a ktoré nie.

  • Poskytnite spoločnosti príručku pre zamestnancov, ak je to vhodné. Označte stranu, ktorá obsahuje informácie o dochádzke, a dôsledky chýbajúcej práce.
  • Uistite sa, že zamestnanec rozumie vašim zásadám o platenom a neplatenom voľne. Ak má nárok na čas práceneschopnosti, dovolenku alebo neplatené voľno, vysvetlite mu, že potrebujete upozornenie, aby ste mohli upraviť plán. Ak chce využiť deň práceneschopnosti, musí sa ohlásiť v čase otvorenia a predložiť potvrdenie od lekára, ak to vyžadujú vaše zásady. Vysvetlite tiež, kto musí schváliť každú dovolenku; môžete to byť vy alebo iný nadriadený, ale jasne to vyjadrite.

Upozornite zamestnanca na dôsledky nezlepšenia jeho dochádzky. Uistite sa, že zamestnanec chápe, že musí pracovať na zlepšení svojej absencie a že ak to nedokáže, pravdepodobne to bude mať následky vrátane možného prepustenia zo zamestnania.[14]

Opýtajte sa zamestnanca, či mu môžete nejako pomôcť zlepšiť sa. Niekedy môže byť absencia dôsledkom toho, že sa vám nechce riešiť situácie v práci. Vášho zamestnanca môže obťažovať iný zamestnanec, môže mať pocit, že trpí vyhorením, alebo sa môže cítiť nespokojný s určitým aspektom svojej práce.[15]
Možno mu budete môcť pomôcť pri riešení určitých pracovných problémov, preto si nájdite čas a zistite, či môžete urobiť niečo pre zlepšenie situácie.

Potvrďte plán písomne. Keď ste so zamestnancom prediskutovali problém, jeho príčiny a spôsob, akým budete obaja spoločne pracovať na zlepšení problému, vytvorte dokument, ktorý tieto informácie sprostredkuje. Zahrňte vyhlásenie, v ktorom vysvetlíte, že zamestnanec pochopil možné dôsledky, ak sa nezlepší, ako aj miesto na podpisy vás a zamestnanca.

  • Požiadajte zamestnanca, aby si prečítal akčný plán a podpísal ho. Vysvetlite mu, že podpisom dokumentu dáva najavo, že rozumie informáciám obsiahnutým v dokumente.
  • Vyhotovte kópiu dokumentu, ktorú si zamestnanec ponechá, a originál vložte do spisu zamestnanca.

Časť 5 z 5:Monitorovanie zamestnanca

Presadzujte pravidlá dochádzky. Pripomeňte všetkým zamestnancom pravidlá a presadzujte všetko, čo vaše zásady určujú pre disciplinárne opatrenia. Ako pravidlo platí, že pred tým, ako mu napíšete písomku, mu dajte jednu alebo dve pripomienky.

  • Buďte dôslední pri presadzovaní. Ak sa niekedy budete pozerať inam, ale inokedy nie, alebo budete niektorým zamestnancom prejavovať priazeň, vytvoríte chaotické prostredie, v ktorom sa zamestnanci budú cítiť urazení a budú využívať vašu nedôslednosť.

Dávajte pozor na dochádzku. S plánom opatrení na zlepšenie dochádzky zamestnanca sa budete musieť uistiť, že ho dodržiava. Pravidelne každý mesiac kontrolujte dochádzku zamestnanca. Zamestnanec síce môže spočiatku upraviť svoje správanie, ale ak bude mať pocit, že mu to prejde, môže sa vrátiť k starým zvykom.[16]

Pochváľte svojho zamestnanca. Ak je zamestnanec schopný zlepšiť svoj výkon, určite si nájdite čas na to, aby ste ho pochválili. Takto vie, že mu venujete pozornosť a že ste si jeho snahu nepovšimli.

  • Zvážiť disciplinárne opatrenia. Na druhej strane, ak váš zamestnanec nezlepší svoju dochádzku, zvážte prijatie disciplinárnych opatrení. Môže to znamenať udelenie písomného upozornenia, môže to znamenať pozastavenie pracovného pomeru bez nároku na mzdu na určitý čas alebo to môže znamenať ukončenie pracovného pomeru so zamestnancom.

    • Pri rozhodovaní o správnom druhu disciplinárneho opatrenia by ste mali zvážiť históriu zamestnanca, dôvody jeho neprítomnosti, ako aj politiku vašej spoločnosti.
  • Referencie