Ako sa chrániť pred obviňovaním v práci: 15 krokov

Každý robí v práci chyby. Niektorí ľudia však radi obviňujú iných zo svojich chýb. Aby ste sa vyhli nespravodlivému obvineniu, mali by ste sa čo najviac chrániť. Začnite vytvorením papierovej stopy, v ktorej zdokumentujete komunikáciu a obchodné rozhodnutia. Potom sa zaviažte, že si vybudujete dobrú povesť človeka, ktorý je nápomocný a dôveryhodný. Ak vás obvinia z chyby, priznajte sa, že ste za ňu zodpovední. Ak nie, dohodnite si stretnutie so šéfom a vysvetlite, čo spôsobilo problém.

Časť 1 z 3:Vytvorenie papierovej stopy

Komunikujte pomocou e-mailu. Je ťažké dokázať, čo ste niekomu povedali osobne alebo po telefóne. Je však oveľa jednoduchšie preukázať obsah e-mailu – jednoducho ho vytlačíte. Ak je to možné, komunikujte so všetkými pomocou e-mailu.

  • Používajte elektronickú poštu v styku so spolupracovníkmi a šéfom, ale aj s klientmi a verejnosťou.
  • Ak musíte viesť rozhovor osobne, môžete naň nadviazať e-mailom. Zhrňte podstatu rozhovoru.
  • Vyhnite sa tajnému nahrávaniu osôb. Zákon o tajnom nahrávaní osôb sa líši v závislosti od vášho štátu. V desiatke štátov nemôžete nahrávať rozhovor, ak nezískate súhlas všetkých zúčastnených osôb.[1]
  • Zvyčajne je lepšie komunikovať príliš veľa ako príliš málo. Snažte sa komunikovať s kolegami viacerými spôsobmi.[2]
    Zdroj experta
    Lauren Krasny
    Kariérny kouč
    Rozhovor s odborníkom. 27. marca 2020.

Vyžadujte podpisy pri doručovaní vecí. Nechali ste si niečo osobne doručiť na iné oddelenie? Poslali ste niečo klientovi poštou? Ak áno, vždy budete chcieť podpisy preukazujúce, že ste zásielku dostali. Uistite sa, že.S., môžete použiť doporučenú poštovú zásielku s doručenkou.[3]

Pýtajte sa svojho nadriadeného. Ak neviete, ako postupovať, požiadajte niekoho vyššieho, aby to urobil. Ak sa im telefonát nepodarí, je to ich chyba. Pošlite e-mail so svojou otázkou a uložte si kópiu ich odpovede.[4]

  • Možno sa zdráhate klásť otázky, pretože chcete vyzerať, akoby ste všetko vedeli. Napriek tomu musíte urobiť niečo správne, inak si skutočne zaručíte vinu.
  • Nezabudnite položiť otázku dvakrát. Keď vám nadriadený povie, ako máte niečo urobiť, zapíšte si to, aby ste si to zapamätali. Ak sa budete neustále pýtať, budete vyzerať nekompetentne.

Informujte klientov o rizikách rozhodnutia. Niekedy vás môžu obviniť, keď obchodné rozhodnutie klienta nevyjde. Hoci klient urobil rozhodnutie, bude tvrdiť, že ste ho neinformovali o rizikách. Vždy chcete, aby sa ľudia rozhodovali na základe informácií, preto dôkladne vysvetlite riziká.

  • Dajte klientovi podpísať aj formulár, v ktorom sa uvádza, že bol informovaný o rizikách. Uveďte najdôležitejšie riziká vo formulári.
  • Podpísaný formulár si uschovajte pre prípad, že by klient neskôr tvrdil, že ste ho o nebezpečenstvách neinformovali.

2. časť z 3:Budovanie pevnej reputácie

Zostaňte pozitívny. Falošné obvinenia môžete prečkať, ak máte v očiach svojho šéfa a väčšiny kolegov dobrú povesť. Začnite budovať svoju povesť udržiavaním pozitívneho prístupu. Usmievajte sa a pozdravte každého, koho stretnete.

  • S problematickými spolupracovníkmi zaobchádzajte jemne. Snažte sa vidieť problémy z ich pohľadu, čo môže pomôcť zmierniť napätie a umožniť vám zostať pozitívnym.[5]
  • Doprajte si dostatok spánku, aby ste boli pri príchode do práce úplne oddýchnutí. Mrzutí ľudia môžu byť sťažovatelia.
  • Niektoré pracovné prostredia sú také toxické, že nemôžete zostať pozitívne naladení. V takejto situácii musíte vážne zvážiť odchod z práce a nájsť si inú.

Pomáhajte selektívne. To závisí od vášho pracoviska. Väčšina ľudí ocení pár rúk navyše, keď sú zavalení. Nechcete však pomáhať príliš, pretože to vyzerá, že nemáte dosť práce.[6]

  • Venujte pozornosť aj tomu, či vám váš spolupracovník pripíše zásluhy za prácu, ktorú ste vykonali. Ak to nerobia, mali by ste danej osobe prestať pomáhať.
  • Ak vás však pochvália, môžete im v budúcnosti pomôcť. Ocenia vašu pomoc a nevnímajú vás ako hrozbu.

Dodržujte svoje sľuby. Keď poviete kolegovi, že niečo urobíte, nezabudnite to dodržať. Nechajte výhovorky doma a uistite sa, že si plníte svoje povinnosti. Dôsledné dodržiavanie pravidiel zvýši vašu dôveryhodnosť v očiach ostatných ľudí.

  • Snažte sa byť predvídateľne spoľahliví.[7]
    Ak to budete robiť, ľudia vás budú menej obviňovať, keď sa niečo pokazí.

Priznajte si chyby, ktoré robíte. Pomôžete si vybudovať dôveryhodnosť, ak úprimne priznáte svoje chyby. Ľudia, ktorí vždy odmietajú zodpovednosť, začnú vyzerať ako klamári. Namiesto toho sa priznajte. Povedzte: „Je mi to ľúto“ a potom vysvetlite nasledovné: [8]

  • Uvedomujete si závažnosť chyby. Môžete napríklad povedať: „Uvedomujem si, že táto chyba nás môže stáť klientsky účet.“
  • Viete, ako sa to stalo. Napríklad: „Pripravoval som balíky na poštu, keď mi zavolala Sue a ja som sa dostal na vedľajšiu koľaj.“
  • Podnikáte kroky, aby sa to už neopakovalo: „Aby som sa uistil, že túto chybu už neurobím, nechám hovory prejsť do hlasovej schránky, keď pripravujem naše zásielky na odoslanie.“

Udržujte si profesionálnu digitálnu prítomnosť. Ak máte účty na sociálnych sieťach, uistite sa, že o vás vypovedajú pozitívne. Aktualizujte svoj profil na sieti LinkedIn a odstráňte urážlivé materiály z Twitteru, Facebooku, YouTube atď. Premýšľajte o tom, že osobné účty budú súkromné.

  • Vygooglite si aj seba. Pozrite sa na prvú stranu výsledkov. Chcete, aby táto prvá stránka o vás odzrkadľovala pozitívne.[9]
  • Je ťažké odstrániť negatívne informácie zo služby Google. Môžete ho však vytlačiť z titulnej strany tým, že niečo uverejníte v novinách alebo odbornom časopise. Prípadne sa môžete prihlásiť dobrovoľne a potom napísať článok alebo poskytnúť rozhovor miestnemu reportérovi.

3. časť z 3:Zvládanie obvinení v práci

Pokojne si vypočujte obvinenie. Nikto nemá rád, keď ho obviňujú z chýb v práci. Keď si vás šéf zavolá do kancelárie, srdce vám môže biť až v krku. Snažte sa čo najviac uvoľniť. Pohodlne sa usaďte a zhlboka sa nadýchnite.[10]

  • Chcete zostať pokojní, aby ste si vypočuli obvinenia. Skúste si zapísať, čo podľa vášho šéfa ste urobili zle. Po odchode z kancelárie si možno nebudete presne pamätať, čo bolo povedané, preto potrebujete dobré poznámky.
  • Nezabudnite sa okamžite začať brániť. Váš šéf môže byť príliš nahnevaný na to, aby vás vypočul. Ak vás nevyhodia, mali by ste mať čas vrátiť sa do kancelárie a pozbierať si myšlienky.
  • Ak ste niečo neurobili, pokojne povedzte: „To som neurobil.“ Váš šéf vás možno nebude počuť, ale musíte to povedať.

Zhodnoťte, či ste k problému prispeli. „Obviňovať“ je znepokojujúce slovo. Naznačuje to, že keď sa niečo pokazí, zodpovednosť nesie len jedna osoba. K problému však mohlo prispieť mnoho ľudí. Úprimne zhodnoťte, či ste za to nejakým spôsobom zodpovední.

  • Ak áno, potom analyzujte, čo ste mohli urobiť inak. Keď sa k chybe priznáte, musíte vysvetliť, ako sa stala a čo urobíte inak.
  • Neobviňujte z chyby ani niekoho iného, pokiaľ nemáte zdokumentovaný dôkaz, že chybu urobil on.

Zhromaždite podporné dokumenty. Dúfajme, že ste si uchovali e-maily, poznámky a zápisnice, ktoré podporujú váš príbeh. Hneď ich nájdite a urobte si kópie. Nezabudnite dať svojmu nadriadenému originály čohokoľvek.

  • Urobte v dokumentoch nejaký poriadok. Ak vám šéf v e-maile povedal, aby ste niečo urobili – a preto vás obviňujú -, uveďte tento e-mail na začiatok.
  • Zvýrazňovačom zvýraznite dôležité informácie v e-mailoch a iných dokumentoch. Nemôžete očakávať, že váš šéf prečíta päťdesiat strán materiálu, aby našiel to, čo je dôležité.

Porozprávajte sa so spolupracovníkmi. Vaši spolupracovníci môžu byť skvelými svedkami, ak podporia váš príbeh.[11]
Jedným z dôvodov, prečo chcete budovať vzťahy so spolupracovníkmi, sú práve tieto momenty – obvinili vás z niečoho, čo ste neurobili. Porozprávajte sa so svojimi spolupracovníkmi a opýtajte sa ich, či budú hovoriť s vaším šéfom vo vašom mene.

  • Nemali by ste žiadať svojich spolupracovníkov, aby sa zúčastnili na vašom stretnutí so šéfom, pretože váš šéf nemusí predpokladať, že hovoria pravdu, ak ste v miestnosti. Namiesto toho sa môžu stretnúť neskôr alebo zhrnúť to, čo vedia, v e-maile.

Sústreďte sa na svoju prácu. Aj keď začnete dávať dokopy obhajobu, musíte naďalej dobre vykonávať svoju prácu.[12]
Strávte prestávky na obed a hodiny po práci tým, že dáte dokopy svoju obhajobu. Ak urobíte v práci veľkú chybu, neurobíte si žiadnu službu, pretože vaša myseľ je inde.

  • Stretnite sa so svojím šéfom. Po dni alebo dvoch si dohodnite stretnutie so svojím šéfom. Všetci by sa už mali upokojiť. Môžete zhromaždiť svoje podporné dokumenty a mená spolupracovníkov, ktorí súhlasili, že budú vystupovať ako vaši svedkovia.

    • Na úvod stretnutia zhrňte, z čoho ste boli obvinení. Potom prejdite na svoju stranu príbehu.
    • Môžete povedať: „Včera som bol príliš emotívny na to, aby som vám to povedal, ale teraz, keď som mal čas premýšľať, sa chcem podeliť o to, čo sa stalo.“ Ak sa vám to podarí, môžete sa.“
    • Svoje tvrdenia podložte dokumentmi. Môžete povedať: „Vidíte, mám tu ten e-mail z účtovníctva. Janet povedala, že na účte bolo ešte 1 000 dolárov. Preto som minula peniaze.“
  • Referencie