Ako sa vyhnúť nesprávnej komunikácii: 14 krokov (s obrázkami)

Nedorozumenia môžu byť zábavné, frustrujúce alebo rozčuľujúce. Ak chcete znížiť počet nedorozumení, hovorte jasne a odstráňte svoje predpoklady. Overte si, či vám daná osoba rozumie. Pri elektronickej komunikácii buďte jasní, struční a informatívni. Byť dobrým poslucháčom môže tiež pomôcť vyhnúť sa nedorozumeniam. Keď do konverzácie vložíte určité úsilie, môžete znížiť riziko nesprávnej komunikácie.

1. časť z 3:Používanie jasnej komunikácie


Premýšľajte, kým začnete hovoriť. Premýšľanie o slovách vám umožní usporiadať si myšlienky a pripraviť sa na to, aby ste povedali niečo zmysluplné. Najmä ak sa chystáte viesť dôležitý rozhovor, uistite sa, že máte slová usporiadané tak, aby ste mohli povedať, čo máte na mysli.

  • Nezabudnite, že váš postoj a tón môže komunikovať pomerne veľa. Sústreďte sa na úzku oblasť a snažte sa neodbočiť od témy.
  • Ak máte problém povedať, čo chcete, napíšte si niekoľko bodov, aby ste sa uistili, že ste obsiahli všetko, čo chcete povedať.
  • Pred rozprávaním si urobte zámernú prestávku. Veľmi často je inštinktom vrhnúť sa bezhlavo do diskusie. Ale zámerné vkladanie pauz a chvíľka na zhrnutie myšlienok pred rozprávaním zvýši pravdepodobnosť, že vaša komunikácia bude jasná a publikum pripravené počúvať.


upútať ich pozornosť. Upriamiť pozornosť človeka znamená uistiť sa, že vás počúva a rozumie vašim slovám. Nadviažte očný kontakt a skontrolujte, či vás počúva. Ak je druhá osoba rozptýlená alebo uprostred niečoho iného, buď získajte jej pozornosť, alebo to skúste inokedy. Ak sa vám zdá, že sú rozptýlení inými vecami, požiadajte ich o pozornosť slovami: „Musím sa uistiť, že tomu rozumiete“ alebo „Bol by som rád, keby ste mi venovali plnú pozornosť“.“[1]

  • Ak sa osoba zdá byť roztržitá, povedzte, že sa porozprávate neskôr, keď bude mať viac času.
  • Ak napríklad potrebujete s niekým hovoriť, ale on je uprostred niečoho, dajte mu najavo, že potrebujete hovoriť a chcete jeho pozornosť.
  • Vyhnite sa volaniu alebo kričaniu na ľudí, aby ste si získali pozornosť – choďte k nim a hovorte s nimi z očí do očí, kedykoľvek je to možné.


Overte si svoje predpoklady. Môžete predpokladať, že ľudia rozumejú tomu, čo hovoríte alebo o čo ich žiadate. Objasnite však všetko, čím si osoba môže byť neistá. Ak napríklad dávate pokyny, objasnite všetko, čo by osoba mohla potrebovať urobiť ako prípravnú prácu. Môžete preceňovať alebo podceňovať množstvo vedomostí alebo schopností, ktoré niekto má, preto je najlepšie sa pýtať.[2]

  • To platí najmä vtedy, ak hovoríte s osobou z inej kultúry, než ste vy sami. Môžete predpokladať, že rozumie slangu alebo inej reči, ale nie je na škodu sa opýtať. Ak niekto vyzerá zmätene, skúste to lepšie vysvetliť.


Buďte zdvorilí. Byť zdvorilý v komunikácii znamená byť otvorený, úprimný a milý.[3]
Odborný zdroj
Kelli Miller, LCSW, MSW
Psychoterapeut
Rozhovor s odborníkom. 11. júna 2020.
Nehovorte nič, čo by mohlo byť pasívne agresívne, sarkastické alebo podpichujúce voči osobe, s ktorou hovoríte, alebo o nej. Sústreďte sa na to, aby ste boli priateľskí a povedali to, čo máte na mysli, tak, aby to bolo zrozumiteľné. Ak prerušujete iných ľudí, ste hrubý a neúctivý, nebudete komunikovať efektívne.[4]

  • Sarkasmus môže byť ľahko nesprávne pochopený. Aj keď to môže byť myslené humorne, povedať opak toho, čo naozaj myslíte, môže viesť k nedorozumeniam. Ľudia môžu byť zmätení z toho, čo ste vlastne mali na mysli. Sarkasmus sa môže neúmyselne stať aj zlým.


Skontrolujte, či ste porozumeli.[5]
Odborný zdroj
Kelli Miller, LCSW, MSW
Psychoterapeut
Rozhovor s odborníkom. 11 jún 2020.
Overte si, či vám osoba rozumie. Môže to byť tak jednoduché, ako povedať: „Dáva to zmysel??“ alebo: „Máte nejaké otázky??“ To im dáva príležitosť vyjadriť akékoľvek obavy alebo problémy, ktoré majú.[6]

  • To môže ľuďom pomôcť cítiť sa pohodlne pri kladení otázok alebo hľadaní vysvetlenia.
  • Ak dávate pokyny, požiadajte, aby vám ich zopakoval, aby ste sa uistili, že ste im porozumeli.
  • Za určitých okolností je vhodné poskytnúť krátke zhrnutie.
    • Napríklad: „Takže chcem, aby bolo jasné: najprv budeme riešiť účet Garcia, potom urobíme rýchle stretnutie o tom, ako vyriešiť problémy s komunikáciou. Mám to?“


Následné kroky. Nadviažte kontakt s osobou, s ktorou komunikujete, aby ste sa uistili, že ste komunikovali jasne. Ak ste napríklad poslali e-mail, pošlite ďalší s otázkou: „Ako sa všetko darí? Máte nejaké otázky??“ Ak ste s niekým hovorili, spýtajte sa ho o deň alebo dva neskôr: „Len sa hlásim. Všetko v poriadku?“[7]

  • Ak si myslíte, že ste sa mohli zle dorozumieť, využite tento čas na jasnú komunikáciu a vyjasnite si všetko, čo môže byť mätúce.

Časť 2 z 3:Byť dobrým poslucháčom


Rozumejte reči tela. Veľká časť komunikácie je neverbálna. Venujte pozornosť; môže to byť veľmi dôležité. Udržujte očný kontakt a všímajte si akékoľvek zmeny vo vašom očnom kontakte alebo v očnom kontakte druhej osoby. Všímajte si držanie tela a výraz tváre osoby a zistite, či sa v ňom nevyskytujú nejaké nezrovnalosti. Ak si všimnete rozdiely, položte otázku znova alebo požiadajte o vysvetlenie.[8]
Dôveryhodný zdroj
HelpGuide
Nezisková organizácia zameraná na poskytovanie bezplatných zdrojov duševného zdravia a wellness založených na dôkazoch.
Prejsť na zdroj


Pozorne počúvajte. Venujte plnú pozornosť, keď niekto hovorí.[9]
Odborný zdroj
Kelli Miller, LCSW, MSW
Psychoterapeut
Odborný rozhovor. 11. júna 2020.
Mnohí ľudia sa snažia premýšľať o tom, čo povedia ďalej, ale zostaňte zaujatí osobou, ktorá hovorí. Ľudia oceňujú pocit, že sú vypočutí a pochopení, a jedným z najlepších spôsobov, ako to dosiahnuť, je aktívne počúvanie. Otočte sa k nim telom a nakloňte sa. Neodvádzajte pozornosť (napríklad mobilným telefónom) a zostaňte s osobou prítomní.[10]
Dôveryhodný zdroj
HelpGuide
Nezisková organizácia zameraná na poskytovanie bezplatných zdrojov duševného zdravia a wellness založených na dôkazoch.
Prejsť na zdroj

  • Nepočúvajte len slová, ktoré osoba hovorí, ale počúvajte informácie a spôsob, akým komunikuje. Hlas osoby sa môže napríklad zmeniť, keď hovorí o niečom emocionálnom alebo keď sa cíti nepríjemne.


Vyhnite sa prerušeniu. Ak hovorí niekto iný, snažte sa ho neprerušovať. Nechajte ich dokončiť ich myšlienky skôr, ako ich doplníte alebo poviete niečo iné. To ukazuje, že počúvate a zaujíma vás, čo hovorí. Ak máte tendenciu ľudí často prerušovať, môžu sa cítiť frustrovaní z rozhovoru s vami a nemusia oznámiť všetko, čo chcú povedať.[11]

  • Ak necháte niekoho dokončiť jeho myšlienky, znamená to, že ho plne počúvate a nezaoberáte sa vlastnými slovami. Takto sa budú cítiť pohodlnejšie pri zdieľaní všetkého a nevynechajú niečo, čo chceli povedať, pretože rozhovor odbočil na vedľajšiu koľaj.


Klásť otázky. Ak je niečo nejasné alebo ak niečomu celkom nerozumiete, nezabudnite sa na to spýtať. Skúste povedať niečo ako: „Mohli by ste objasniť, čo myslíte tým ___??“ alebo „Nie som si istý, či rozumiem ___. Môžete to rozviesť?“

  • Ak osoba stále hovorí a vy ju nechcete prerušiť, zapíšte si otázku, aby ste sa jej na ňu nezabudli opýtať.

Časť 3 z 3:Elektronická komunikácia


Usporiadajte si informácie. Ak sa snažíte komunikovať informácie, musíte sa uistiť, že sa informácie k danej osobe dostanú efektívne. Ak napríklad plánujete nejakú udalosť, musíte uviesť dôležité údaje: miesto, čas a čo si ľudia musia priniesť. Vysvetlite všetky pokyny alebo kroky, ktoré musia ľudia urobiť, a uistite sa, že informácie sú jasné.

  • Pred odoslaním informácie alebo pozvánky skontrolujte, či obsahuje všetky potrebné informácie.


Používajte menej slov. Pri komunikácii prostredníctvom textových správ alebo e-mailov prejdite k veci. Dlhý alebo rozvláčny e-mail môže zamotať to, čo sa snažíte povedať. Ak napríklad o niečo žiadate, prejdite priamo k veci a vyslovte svoju požiadavku. Môžete povedať, prečo potrebujete žiadosť vybaviť, ale nepokračujte ďalej a ďalej. Jednoducho uveďte, čo potrebujete, a krátko potom e-mail ukončite.[12]

  • Ak máte tendenciu písať dlhé e-maily alebo texty, ľudia ich pravdepodobne preletia namiesto toho, aby si ich dôkladne prečítali. Ak sa nemôžete zbaviť dlhých listov, zvážte, či by ste nemali dať najdôležitejšie veci na začiatok.
  • Majte na pamäti, že e-maily neposkytujú také sociálne signály, ako je výraz tváre a tón hlasu. Preto používajte jasný jazyk a vyhýbajte sa sarkazmu.
    • Emoji sú užitočné v sociálnych e-mailoch, ale vo väčšine podnikových e-mailov nie sú vhodné.


Zamerajte sa na jednu tému. Udržujte posolstvo čo najjednoduchšie. Nerozprávajte sa a nezachádzajte do mnohých ďalších podrobností a vyhnite sa tomu, aby ste sa v jednom e-maile venovali viacerým témam. Najlepšie je zamerať sa na jeden bod alebo tému naraz namiesto množstva vecí v jednom e-maile. Ak máte viacero vecí, ktorým sa chcete venovať, v jednom e-maile hovorte vždy o jednej. Takto môže osoba vymazať každý e-mail, keď sa venuje jednotlivým témam, a nezabudne niečo urobiť alebo riešiť.[13]

  • Ak trváte na tom, že sa budete zaoberať viacerými témami naraz, jasne ich vymedzte. Používajte odrážky alebo inú organizáciu, ktorá pomôže objasniť obsah.

  • Prejdite priamo k veci. Aj keď je v poriadku začínať e-maily slovami: „Ako sa máte??“ alebo inú príjemnú vec, nestrávte príliš veľa času rozprávaním o niečom, čo nesúvisí s tým, čo chcete. Zamerajte sa na svoju požiadavku alebo informácie, o ktoré sa chcete s danou osobou podeliť. Netancujte okolo toho, ani neposkytujte zdĺhavé úvodné informácie. Namiesto toho prejdite k podstate toho, čo chcete alebo musíte povedať.[14]
  • Odkazy