Ako sa vysporiadať s hrubými e-mailami (s obrázkami)

Posielanie e-mailov je súčasťou života takmer každého profesionála, študenta a pracujúceho človeka, ktorý dnes žije. Hoci niektoré e-maily môžu vyznieť chladne, iné môžu byť vyslovene hrubé a treba ich riešiť. S takýmito e-mailami sa môžete vysporiadať tak, že zachováte chladnú hlavu, odpoviete až po tom, čo si urobíte plán, a tak, že budete pokračovať vo svojom dni.

Časť 1 z 3:Zachovanie pokoja a vytvorenie plánu

Zvážte, či má byť e-mail hrubý. Môže byť ťažké zistiť, či sa niekto správa hrubo cez e-mail, najmä preto, že nevidíte jeho výraz tváre ani nepočujete tón jeho hlasu, ktoré by vám pomohli rozhodnúť sa. Skôr ako zareagujete na e-mail, ktorý sa vám zdá hrubý, zvážte, či táto hrubosť nemôže byť chybou v komunikácii.

  • Skúste sa priamo spýtať osoby, čo mala na mysli, a to tak, že sa s ňou porozprávate osobne alebo telefonicky. To môže pomôcť predísť problémom spôsobeným jednoduchým nedorozumením.

Nereagujte okamžite. Aj keď môže byť lákavé okamžite začať v reakcii na takýto e-mail reťaziť množstvo zlých alebo zraňujúcich slov, za každú cenu sa tomu vyhnite. Pravdepodobne to budete neskôr ľutovať. Namiesto toho odstupte od e-mailu, zatvorte prehliadač a na chvíľu sa spamätajte.[1]

  • Prejdite sa na niekoľko minút, kým sa neuklidníte.
  • Zhlboka sa nadýchnite a napite sa vody.

Ventilujte v návrhu e-mailu, ale neodosielajte ho. Ďalším spôsobom, ako konštruktívne vybiť negatívnu energiu, je napísať danej osobe e-mail, ale neodoslať ho. Takto môžete začať zhromažďovať svoje prvotné myšlienky, bez ohľadu na to, aké sú intenzívne, a zároveň si dať čas na ich neskoršie spresnenie, zdokonalenie a doplnenie.[2]

  • Vytiahnite si samostatný e-mail a napíšte odpoveď bez toho, aby ste vôbec zadali príjemcu, aby ste ju náhodou neodoslali. Alebo môžete ako príjemcu uviesť svoj vlastný e-mail.
  • Spomeňte si na všetky prípady, keď ste na niečo okamžite reagovali a neskôr ste ľutovali všetky múdre alebo podnetné veci, ktoré ste mohli povedať. Získate tak čas na ich vypracovanie a predídete výčitkám.

V prípade potreby prijmite zodpovednosť. Pri čítaní e-mailu ste si ho mohli vysvetliť ako hrubý, pretože jeho časť je pravdivá a pravda môže bolieť. Hoci ich to nezbavuje viny v danej situácii, dáva vám to priestor na sebazdokonaľovanie a na úprimnosť, a to tak voči sebe, ako aj voči odosielateľovi e-mailu.[3]

  • Možno vám napríklad váš šéf poslal hrubý e-mail o tom, že ste prišli neskoro do práce. Hoci formulácia nemusela byť hrubá, mali by ste uznať a napraviť svoje oneskorenie.

Nenapodobňujte ich zlé správanie. Keď sa k vám niekto správa hrubo, môže byť príliš lákavé oplatiť mu to. Opäť sa zdržte negatívnej odpovede, ale zdržte sa aj pasívne agresívneho alebo hrubého správania, ak sa s nimi stretnete osobne, skôr ako odpoviete. Nevenujte im krivé pohľady ani ich neignorujte, ak vás oslovia.[4]

  • Namiesto toho praktizujte láskavosť. Pozdravte ich a pokračujte v chôdzi.
  • Netrávte čas v ich blízkosti, pokiaľ to nie je nevyhnutné, ale ani sa im aktívne nevyhýbajte.

Zvážte koreň. Niekedy má neslušný e-mail len veľmi málo spoločného s vami alebo okolnosťami, ktoré ho sprevádzajú. Vyhovárať sa na niekoho nikdy nie je v poriadku, ale niekedy osoba, ktorá poslala e-mail, môže prežívať trochu viac, než dokáže zvládnuť, a mohla vám ho poslať z frustrácie, ktorá sa vás netýka. Možno si ani neuvedomujú, že boli nezdvorilí. To ich neospravedlňuje, ale pochopenie súčasného stavu a motivácie človeka môže pomôcť pri podnikaní krokov vpred.[5]

  • Ak má napríklad manželské problémy alebo ak mu nedávno zomrel niekto z rodiny, môže to vysvetľovať jeho hrubosť.
  • Je tiež možné, že majú len zlý deň.

2. časť z 3: Odpoveď na e-mail

Požiadajte o pomoc priateľa. Priatelia alebo spolupracovníci vám môžu byť obzvlášť nápomocní pri tvorbe odpovede na hrubý alebo nepríjemný e-mail a môžu tiež poskytnúť druhý názor na situáciu. Počas tohto obdobia sa zdržte toho, aby ste požiadali o pomoc svojich priateľov, ktorí majú horúce hlavy; namiesto toho oslovte tých, ktorí sú pokojní, múdri a zameraní na riešenie.[6]

  • Ak je to možné, požiadajte o nahliadnutie do všetkých predchádzajúcich odpovedí na hrubé e-maily, ktoré poslali.

Uznajte ich hrubosť. Keď budete pripravovať svoj e-mail, bude potrebné, aby ste uznali, ako hrubo sa správali. Môže sa stať, že si neboli vedomí toho, že ich slová vyznejú bezcitne, ale bez ohľadu na to by ste na to mali upozorniť.[7]

  • Povedzte niečo ako: „Skôr než začnem s odpoveďou, chcem uznať hrubosť, ktorá sa prejavila vo vašom e-maile, najmä v súvislosti s vašimi obviňujúcimi a urážlivými poznámkami.“
  • Byť priamy je užitočné pre vás aj pre druhú osobu a môže to pomôcť zabrániť opakovaniu rovnakej situácie.

Priznajte si ich frustráciu. Hoci bol ich e-mail hrubý, možno ich frustrácia pochádzala z veľmi reálneho miesta. Ak je to tak, uznajte túto frustráciu a vyjadrite pochopenie, hoci len okrajové. To im umožní cítiť sa menej ako vy vs. im mentalitu a posunúť vás oboch k potenciálnemu nastoleniu mieru.[8]

  • Povedzte niečo ako: „Váš e-mail naznačil, že ste frustrovaný.“
  • Uistite sa, že ste sa zamerali na to, čo sa v ich e-maile píše, a nie na nich osobne.

Opýtajte sa prečo. Niekedy však môžete byť úplne bezradní, prečo sa niekto rozhodol poslať vám takýto e-mail po dlhšej sebareflexii a konzultácii s ostatnými. V takom prípade by ste sa mali odosielateľa opýtať jednoduché „prečo“, aby ste získali pochopenie a mohli problém lepšie riešiť.[9]
[10]
Odborný zdroj
William Gardner, PsyD
Klinický psychológ
Rozhovor s odborníkom. 25 júl 2019.

  • Môžete povedať: „Dôkladne som sa zamyslel nad vaším e-mailom a stále som trochu zmätený z vašich dôvodov, prečo ste ho poslali, preto by som rád vedel, čo ma k tomu viedlo.“

Ponúknite riešenie alebo vysvetlenie. Keď ste sa v e-maile zaoberali niektorými svojimi predbežnými obavami a bodmi, mali by ste začať hľadať riešenia a reagovať na ich obavy, ak sú prítomné. Dajte im vedieť, čo ste ochotní urobiť, preskúmajte oblasti pre kompromis a vyjadrite ochotu pracovať na tom.[11]

  • Uskutočnenie stretnutia by mohlo byť tiež prospešné. Ľudia bývajú osobne milší, ako keď sa skrývajú za obrazovkou počítača.
  • Môžete povedať niečo ako „vyjadrili ste hnev, že som sa včera vrátil z obeda o 15 minút neskôr, ale musel som vyzdvihnúť chorú dcéru zo školy. Hoci sa v budúcnosti určite môžem pokúsiť vrátiť sa načas, prídu chvíle, ako je táto, ktorým sa nedá vyhnúť.“

Stanovte si hranice. Po tom, čo ste úspešne ponúkli riešenia, je teraz čas stanoviť niektoré základné pravidlá pre prípadnú ďalšiu konverzáciu. Dajte im najavo, že v budúcnosti nebudete tolerovať takúto hrubosť a takéto konanie veľmi sťaží, ak nie znemožní, ďalšiu spoluprácu.[12]

  • Povedzte, že nebudete akceptovať urážky alebo nevhodné obvinenia.
  • Požiadajte ich, aby sa na vás obrátili s obavami a s láskavosťou, skôr než sa vrhnú do boja.

V prípade potreby ho vymažte. Možno zistíte, že e-mail čítate a opakujete znova a znova a prepadáte negatívnym pocitom z neho. Nepomôže vám to však pohnúť sa vpred a pravdepodobne vás to len ešte viac rozčúli a frustruje. Ak je to absolútne nevyhnutné, vymažte e-mail zo svojej schránky, aby ste k nemu nemali prístup.[13]

  • Ak si myslíte, že by ste e-mail mohli v budúcnosti opäť potrebovať, pošlite ho niekomu, komu dôverujete, ale vymažte ho zo svojej vlastnej schránky.

3. časť z 3:Pokračujte v práci

Pokračujte v produktívnej práci. Aj keď vám tento e-mail zdanlivo zničil deň, urobte všetko, čo je vo vašich silách, aby ste to znemožnili. Pokračujte vo svojej rutine, urobte si zoznam úloh a dokončite všetky potrebné úlohy. Nedovoľte, aby vám jeden výpadok pokazil deň alebo váš pokrok.[14]

  • Zamestnávanie sa vám pomôže sústrediť sa na to, čo je pre vás dôležité, a vyhnete sa prežívaniu nad jedným e-mailom.

Stanovte si malé ciele, aby ste si udržali dynamiku. Pri dodržiavaní rutiny si stanovte malé, dosiahnuteľné ciele, ktoré môžete v daný deň splniť. Ich dokončenie vám pomôže cítiť sa viac naplnení a následne menej ovplyvnení hrubým e-mailom, ktorý ste dostali.[15]

  • Zvážte stanovenie cieľov typu „odpovedať na všetky ostatné e-maily“ alebo „ísť do posilňovne“.“

Rozptýľte svoju pozornosť. Niekedy, aby ste sa mohli od niečoho odraziť, potrebujete trochu rozptýlenia. Urobte si prestávku na počúvanie hudby, obed alebo zavolajte priateľovi, aby ste sa porozprávali o niečom inom ako o e-maile. Odreagovanie sa od vecí vám môže poskytnúť veľmi potrebnú a katarznú prestávku.

  • V prípade potreby zvážte nahlásenie. Nakoniec, niekedy je najlepším spôsobom, ako sa pohnúť vpred, vyriešiť problém natrvalo. Ak e-mail obsahoval akékoľvek hrozby alebo urážky, ktoré by sa mohli považovať za nenávistné prejavy, nahláste túto osobu správnym ľuďom, ktorými by mohlo byť oddelenie ľudských zdrojov vo vašom zamestnaní alebo študentské správanie vo vašej škole. Môžete ich tiež zablokovať, aby vám v budúcnosti neposielali e-maily.

    • Nahláste ich na úrady, ak sa vám fyzicky vyhrážajú.
    • Skúste najprv poslať e-mail svojmu nadriadenému, aby ste ho informovali o tom, čo sa deje. Ak problém neriešia, obráťte sa na personálne oddelenie.[16]
      Odborný zdroj
      William Gardner, PsyD
      Klinický psychológ
      Rozhovor s odborníkom. 25 júl 2019.
  • Odkazy