Ako si zorganizovať kanceláriu

Dobre zorganizovaná kancelária vám pomôže zlepšiť sústredenie a efektivitu pri práci, pretože nebudete mať toľko neporiadku. Keď všetko umiestnite na konkrétne miesto, ušetríte viac času pri neskoršom hľadaní. Skúste zmeniť rozloženie kancelárskeho nábytku, aby ste sa počas dňa cítili menej vystresovaní. Keď už máte usporiadanie kancelárie zabehnuté, organizácia kancelárskych potrieb a papierov vám pomôže urobiť kanceláriu čistou a nepreplnenou.

Časť 1 z 3:Úprava usporiadania

Umiestnite svoj pracovný stôl tak, aby ste sa mohli pozerať von oknom, ak je to možné. Možnosť pozerať sa počas práce von oknom môže pomôcť znížiť úroveň stresu a lepšie sa sústrediť na prácu. Presuňte svoj pracovný stôl na miesto, kde si môžete ľahko sadnúť a občas sa pozrieť von oknom. Skontrolujte, či vás počas dňa neoslňuje obrazovka počítača alebo svetlo do očí, aby ste sa nerozptyľovali a neboli otrávení.[1]

  • Ak pracujete v otvorenej kancelárii alebo v kóji, poraďte sa so správcom kancelárie alebo šéfom, či je možné zmeniť polohu vášho stola.

Veci, ktoré používate najčastejšie, majte najbližšie pri sebe. Napíšte si zoznamy vecí, ktoré používate denne, týždenne a mesačne, aby ste vedeli, čo je dôležité mať pri sebe. Udržujte veci, ktoré denne používate, na dosah ruky od pracovného stola, aby ste ich mohli vziať, keď potrebujete. Ak veci používate menej často, uložte ich do zásuviek alebo skríň, ktoré sú ďalej, aby ste odstránili neporiadok a ušetrili miesto.[2]

  • Ak napríklad tlačiareň nepoužívate často, nechajte ju na druhej strane miestnosti, aby vám nezaberala miesto na stole.
  • Ak sú veci, ktoré používate viackrát za deň, nechajte ich na stole, na blízkej poličke alebo v hornej zásuvke stola.

Kúpte si pojazdný nábytok, aby ste mohli veci ľahko premiestňovať. Hľadajte organizéry, police alebo skrinky, ktoré majú kolieska, aby ste ich mohli vytiahnuť, keď potrebujete, a potom ich vrátiť späť. Ak máte miesto, kratšie veci, ako sú kartotéky alebo police, majte pod stolom a premiestňujte ich len vtedy, keď sa k nim potrebujete dostať. Ak máte možnosť, skúste používať kancelársku stoličku s kolieskami, aby ste sa mohli previezť do inej časti kancelárie, aby ste sa k niečomu dostali.[3]

Majte v kancelárii odpadkový kôš, aby ste sa mohli hneď zbaviť vecí. Uložte si malý odpadkový kôš na stranu pracovného stola alebo pod neho, ak máte viac miesta na nohy. Takto, ak máte nejaké odpadky alebo súbory, ktoré už nepotrebujete, môžete ich okamžite vyhodiť, namiesto toho, aby ste ich nechali zahltiť váš priestor.[4]

  • Nezabudnite často meniť vrece na odpadky, aby vaša kancelária zostala svieža a čistá.
  • Skartovať všetky dokumenty s osobnými údajmi skôr, ako ich vyhodíte.

Tip: Ak sa vám míňa veľa papiera, majte v kancelárii samostatný kôš, ktorý môžete používať aj na recykláciu.

Pridajte do svojej kancelárie niekoľko osobných prvkov, aby ste sa v nej cítili príjemne. Nechajte si v kancelárii niekoľko osobných predmetov, aby ste si vytvorili vlastný priestor a aby ste nepôsobili príliš sterilne. Na steny zaveste umelecké diela alebo si na stôl uložte obrázky, aby vaša kancelária bola miestom na relaxáciu. Niekde na stole môžete mať aj malé drobnosti alebo rastliny, pokiaľ vám neprekážajú v pracovnom priestore.[5]

  • Obmedzte sa na 1-2 predmety na pracovnom stole, inak by mohli zaberať príliš veľa miesta.

Časť 2 z 3:Uskladnenie zásob

Zbavte sa všetkých zásob, ktoré nepoužívate. Roztrieďte veci, ktoré máte v kancelárii, a určte, ako často ich používate.[6]
Zdroj experta
Keith Bartolomei
Profesionálny organizátor & Certifikovaný poradca KonMari
Rozhovor s odborníkom. 2. januára 2020.
Ak máte nejaké predmety, ktoré používate zriedka alebo nikdy, dajte ich do samostatnej škatule alebo nádoby. Keď si prejdete celú kanceláriu, zbavte sa všetkého, čo máte v krabici, aby to nepridávalo neporiadok.

  • Ak sa nachádzate v kancelárskej budove, odložte všetky nepoužité pomôcky do skrine na zásoby, aby si ich v prípade potreby mohli vziať aj ostatní ľudia.[7]

Tip: Ak máte veľa pier alebo pomôcok, ktoré nepoužívate, zistite, či ich môžete darovať škole, aby ich učitelia mohli používať v triedach bez toho, aby museli kupovať nové.

Ukladajte perá a drobné kancelárske potreby do pohárov, aby ste k nim mali ľahký prístup. Umiestnite 1-2 poháre na stôl v dosahu ruky a umiestnite do nich všetky perá. Ukladajte aj iné dlhé kancelárske potreby, ako sú napríklad nožnice, do vlastných pohárov. Ukladajte perá a pomôcky tak, aby smerovali nadol, aby ste sa náhodou nezranili, keď sa budete snažiť niečo uchopiť.[8]

  • Ak nechcete používať viacero pohárov, môžete si kúpiť aj organizéry na stôl, ktoré majú rôzne priehradky.
  • Ak chcete, aby váš stôl vyzeral dekoratívnejšie, použite sklenené poháre na zaváranie.

Na triedenie drobných kancelárskych potrieb použite zásobníky na strieborný riad. Kúpte si zásobníky na príbor, ktoré majú viacero priehradiek, aby ste mohli oddeliť kancelárske potreby. Podobné pomôcky ukladajte spolu do rovnakej časti zásobníka, aby ste si udržali poriadok. Veci, ktoré používate často, umiestnite do prednej časti zásuvky a všetko, čo používate menej, smerom dozadu.[9]

  • Môžete si tiež kúpiť malé plastové koše a rozložiť ich vo vnútri zásuviek, akokoľvek chcete.

Označte nádoby alebo koše, aby ste vedeli, čo v nich je. Položky, ktoré nepoužívate často, vložte do úložných priehradiek a ak môžete, uložte ich do skrine alebo na policu. Do toho istého priečinka ukladajte len 1-2 rôzne položky, aby nedošlo k ich dezorganizácii. Vyrobte si papierové štítky pre každý z košov a prilepte ich na bočnú stranu, aby ste na prvý pohľad videli, čo je v nich uložené. Buďte popisní pri označovaní, aby ste sa neskôr nemýlili.[10]

  • Plastové zásobníky si môžete kúpiť v každom obchodnom dome alebo na internete.

Kúpte si držiaky na káble, aby ste odstránili vizuálny neporiadok pod stolom. Šnúry pod stolom môžu pôsobiť neorganizovane a ľahko sa vám môžu zamotať okolo nôh. Zoskupte všetky káble a uzavrite ich do držiaka na káble, aby neboli všetky na zemi. Upevnite držiak na káble k stene alebo pod stôl, aby boli káble usporiadané.[11]

  • V obchodoch s kancelárskymi potrebami alebo na internete si môžete kúpiť držiaky na káble.
  • Káble môžete tiež pripevniť k sebe alebo k bočnej strane stola pomocou pásikov so suchým zipsom alebo zipsových pások.

Časť 3 z 3: Odstránenie papierového neporiadku

Skartácia nepotrebných dokumentov s osobnými údajmi. Vyhnite sa vyhadzovaniu akýchkoľvek dokumentov, na ktorých sú napríklad výpisy z účtov, právne dokumenty alebo čísla kreditných kariet a sociálneho poistenia. Namiesto toho si zaobstarajte skartovačku papiera, ktorá dokumenty zničí, aby ich nemohli ukradnúť iní ľudia. Po úplnom skartovaní papierov môžete zvyšky vyhodiť ako zvyčajne.[12]

  • Ak máte dôležité dokumenty, ktorých sa nemôžete zbaviť, napríklad rodné listy, karty sociálneho poistenia alebo závety, uložte ich do ohňovzdorného trezora, aby ste ich ochránili pred poškodením.

Ak potrebujete mať papiere na stole, roztrieďte ich do zásobníka na papier. Zásobníky na papier majú viacero úrovní, takže môžete oddeliť rôzne typy dokumentov. Vyberte si vertikálny zásobník na papier, ak nemáte veľa miesta, alebo horizontálny zásobník, ak máte trochu miesta nazvyš. Organizér umiestnite blízko okraja stola, aby ste naň počas dňa ľahko dosiahli a mohli si vziať, čo potrebujete. Označte si jednotlivé priehradky, aby ste vedeli, kam by mali patriť určité dokumenty.[13]

  • Zásobníky na papier si môžete kúpiť v obchodoch s kancelárskymi potrebami.
  • Zásobníky na papier sa výborne hodia aj na uloženie zložiek alebo zošitov.
  • Vymedzte si časť pracovného stola, ktorá zostane čistá, aby ste mali priestor na rozloženie, ak to budete potrebovať.[14]

Ak chcete mať papiere mimo svojho stola, zaveste si na stenu kapsu. Nástenné vrecká sú plastové zásobníky, ktoré majú viacero priehradiek na zakladanie dokumentov a priečinkov. V blízkosti pracovného stola umiestnite nástennú kapsu, aby ste mohli zo stola odstrániť papiere a znížiť neporiadok. Uistite sa, že jednotlivé priehradky sú označené, aby ste sa neskôr nepomýlili.[15]

  • Nástenné vrecká môžete zavesiť aj na zadnú stranu dverí.

Zaveste nástenku, aby ste mohli ľahko nahliadnuť do dokumentov a poznámok. Nájdite si na stene miesto, ktoré má dostatok priestoru na nástenku, a vyveste ju. Usporiadajte nástenku do sekcií, do ktorých môžete pripínať položky, ako sú dokumenty, účtenky, samolepiace poznámky a poznámky. Najdôležitejšie dokumenty nechajte na viditeľnom mieste a staršie uložte pod ne.[16]

  • Mnohé kóje už majú steny, na ktoré môžete umiestniť pripináčiky.
  • Pre každý typ dokumentu, ktorý zavesíte, použite rôzne farebné paličky. Napríklad poznámky môžete zavesiť modrými špendlíkmi a účtenky červenými.
  • Ak nemáte na stole miesto, môžete si pripnúť aj osobné fotografie.

Tip: Ak nemáte miesto na nástenku v plnej veľkosti, môžete si kúpiť aj korkové lišty, ktoré majú malú plochu, na ktorú môžete zavesiť papiere.

Farebne označte priečinky, aby ste ich ľahko rozpoznali. Zaobstarajte si priečinky na súbory v rôznych farbách a roztrieďte dokumenty tak, aby mali všetky podobné dokumenty jednu farbu. Do červených priečinkov môžete napríklad umiestniť rôzne typy výdavkov a do zelených priečinkov formuláre o príjmoch. Označte záložky na priečinkoch, aký typ dokumentu sa v nich nachádza. Keď máte dokumenty usporiadané, uložte ich do kartotéky v zásobníku na papier, aby ste ich mohli ľahko nájsť.[17]

  • Ak nechcete kupovať viacero farieb, môžete na záložky priečinkov so súbormi pripevniť aj farebné štítky.
  • Skúste ukladať poznámky a rozvrhy v digitálnej podobe, aby ste sa vyhli používaniu papiera. Ak chcete znížiť množstvo používaného papiera, skúste si všetky poznámky alebo plány písať na počítači. Vytvorte si v počítači priečinky a roztrieďte do nich svoje dokumenty alebo použite online program na usporiadanie súborov. Keď je nejaký súbor neaktuálny, vymažte ho, aby vám nezaťažoval počítač.[18]

    • Zálohujte všetky dôležité dokumenty na cloudovom úložisku alebo na externom pevnom disku, aby ste o ne neprišli, ak sa vám niekedy pokazí počítač.
    • Ak máte skener, môžete fyzické dokumenty nahrať do počítača, aby ste sa mohli zbaviť papierových dokumentov.
  • Odkazy