Ako spracovať pohľadávky

Ak poskytujete svojim zákazníkom úver, musíte si stanoviť postupy pre pohľadávky. Pohľadávka vzniká vtedy, keď zákazníkovi umožníte okamžite prevziať výrobok alebo prijať službu výmenou za prísľub zaplatenia v budúcnosti. Inými slovami to znamená, že im umožníte prevziať vaše výrobky skôr, ako vám zaplatia. Ak váš podnik prijíma kreditné karty, spoločnosť vydávajúca kreditné karty riadi riziko. Ak však zákazníci budú platiť v hotovosti alebo šekmi, musíte riadiť overovanie platieb a riziko.[1]
Dôveryhodný zdroj
U.S. Správa malých podnikov
U.S. vládna agentúra zameraná na podporu malých podnikov
Prejsť na zdroj
Proces pohľadávok zahŕňa nastavenie postupov na poskytovanie úverov, generovanie faktúr, vedenie záznamov o splatných a prijatých platbách a vykonávanie účtovných funkcií.

Časť 1 zo 4:Zavedenie úverovej praxe

Vypracujte proces žiadosti o úver. Rozhodnite sa, či budete poskytovať úvery jednotlivým zákazníkom alebo len iným podnikom. Nechajte všetkých žiadateľov vyplniť žiadosť, ktorá vám poskytne informácie potrebné na posúdenie ich úverovej bonity. Vykonajte kontrolu úverovej bonity všetkých žiadateľov.[2]
[3]
Dôveryhodný zdroj
U.S. Správa malých podnikov
U.S. vládna agentúra zameraná na podporu malých podnikov
Prejsť na zdroj

  • Osoby, ktoré žiadajú o úver, by vám mali poskytnúť svoje meno, kontaktné údaje, informácie o zamestnaní a číslo sociálneho zabezpečenia.
  • Podniky, ktoré žiadajú o úver, by mali uviesť názov svojej firmy, kontaktné údaje svojho účtovného oddelenia, referencie od iných spoločností, ktoré im poskytli úver, a mená svojich obchodných riaditeľov.

Stanovte podmienky predaja. Pripravte dokument, ktorý vysvetľuje vaše požiadavky a povinnosti zákazníka. V tomto dokumente by malo byť uvedené, kedy sú platby splatné. Môžete napríklad uviesť, že platba je splatná do 30 dní od nákupu. Uveďte, aký úrok budete účtovať za oneskorené platby. Uveďte, že zákazník bude zodpovedný za zaplatenie poplatkov za vrátený šek alebo poplatkov za vymáhanie pohľadávok.[4]

  • Váš formulár žiadosti o úver by mal obsahovať miesto, kde môžu žiadatelia zaškrtnutím alebo podpisom potvrdiť, že si prečítali podmienky a porozumeli im.

Dodržiavajte zákony o spotrebiteľských úveroch. Federálna obchodná komisia (FTC) presadzuje zákony, ktoré chránia spotrebiteľov. Zákony o spotrebiteľských úveroch upravujú spôsob, akým komunikujete so zákazníkmi o úveroch. Zabezpečujú tiež, aby zákazníci dostali úplné informácie o vašich úverových postupoch.[5]
Dôveryhodný zdroj
U.S. Správa pre malé podniky
U.S. vládna agentúra zameraná na podporu malých podnikov
Prejsť na zdroj

  • Musíte jasne informovať o svojej úrokovej sadzbe.
  • Musíte odpovedať na reklamácie chybného účtovania v stanovenej lehote.
  • Musíte dodržiavať predpisy týkajúce sa postupov vymáhania pohľadávok.
  • Navštívte FTC, kde sa dozviete o zákonoch upravujúcich vymáhanie pohľadávok, o zákone o spravodlivom vymáhaní pohľadávok a o právach spotrebiteľov na rovnaké úverové príležitosti

Časť 2 zo 4:Fakturácia zákazníkom

Prečítajte si definíciu faktúry. Faktúra je dokument, ktorý kupujúci dostane od predávajúceho v čase predaja. Obsahuje podrobné údaje o produktoch a službách, ktoré boli poskytnuté, a o cene týchto produktov alebo služieb, ako aj o dátume, do ktorého sa očakáva platba.[6]
Faktúra nie je to isté ako pokladničný doklad. Potvrdenie o predaji sa vystavuje len vtedy, ak zákazník zaplatí v plnej výške v čase nákupu. Ak zákazník platí neskôr alebo platí v priebehu viacerých platieb, vystavíte faktúru.

  • Faktúra nie je to isté ako výpis. Zákazníkovi sa zašle výpis s jednou alebo viacerými aktuálnymi faktúrami s podnikom a uvedie sa v ňom celková dlžná suma. Výpisy sa generujú na účely zjednodušenia fakturácie pre zákazníka.

Vyberte si, ako budete zákazníkom vystavovať faktúry. Môžete sa rozhodnúť, že faktúry budete posielať sami, alebo si môžete najať spoločnosť, ktorá to urobí za vás. Ak práve začínate, zvážte, či si fakturáciu budete robiť sami. Umožní vám to získať úplný prehľad o financiách vašej spoločnosti. Neskôr môžete fakturáciu odovzdať niekomu inému.[7]

Na faktúre uveďte všetky relevantné informácie. Slovo „faktúra“ musí byť zreteľne uvedené. Každá faktúra musí obsahovať aj konkrétne informácie, ktoré identifikujú zákazníka a poskytnutý tovar alebo služby. Malo by v nej byť jasne uvedené aj vaše meno, názov vašej firmy a adresa, na ktorú sa majú platby zasielať.[8]
Dôveryhodný zdroj
Oficiálna webová stránka vlády Spojeného kráľovstva
Oficiálna webová stránka verejného sektora vlády Spojeného kráľovstva
Prejsť na zdroj

  • Každá faktúra by mala mať jedinečné číslo.
  • Dátum by mal byť zreteľne zobrazený.
  • Mal by obsahovať meno a adresu zákazníka a názov a adresu vašej firmy.
  • Uveďte jasný opis poskytnutého tovaru alebo služby a dátum, kedy boli poskytnuté.
  • Uveďte sumu, ktorá sa má zaplatiť, a dátum splatnosti.

Vyberte si medzi digitálnymi alebo fyzickými faktúrami. Môžete posielať papierové faktúry poštou, digitálne faktúry e-mailom alebo oboje. Zákazník by mal uviesť, ako sa majú faktúry posielať. Elektronická fakturácia je lacnejšia a pohodlnejšia ako papierová. Niektorí zákazníci sa však necítia pohodlne, keď dostávajú finančné informácie online. Taktiež, ak sa zmení e-mailová adresa zákazníka, môže byť ťažké nájsť novú adresu.[9]

Priložte návratnú obálku. Zákazníkovi to uľahčí odoslanie platby. Na obálku vopred vytlačte svoju adresu. Alebo môžete použiť obálku s okienkom, vytlačiť svoju adresu na doklade o úhrade a poučiť zákazníkov, aby sa uistili, že vaša adresa je cez okienko viditeľná. Ak zákazníci bežne platia online alebo osobne, zaznamenajte si to. Ak ju nepotrebujú, ušetrite si náklady a neposielajte im ju.[10]

  • Aby ste zákazníkovi uľahčili platbu, môžete tiež nastaviť systém priamych vkladov, v rámci ktorého sa fakturované sumy automaticky odpočítajú z účtov zákazníkov a zašlú vám. Toto je vo všeobecnosti jednoduché nastaviť vo vašich príslušných bankách.

Časť 3 zo 4:Sledovanie pohľadávok

Vyberte si systém na správu pohľadávok. Môže vám vyhovovať offline systém ručného zadávania údajov pomocou programu Excel. Ak však vaša firma rastie, môžete sa rozhodnúť automatizovať proces pomocou softvéru na správu pohľadávok, ako je napríklad QuickBooks. Ďalšou možnosťou je online nástroj pre pohľadávky, ako napríklad Mint alebo FreshBooks.[11]

Používajte manuálny systém sledovania pohľadávok. Ak používate manuálny systém, môžete si nastaviť tabuľku v programe Excel. Vytvorte stĺpce pre dátum, meno zákazníka, číslo faktúry, sumu a dátum zaplatenia. Pri odosielaní faktúr a prijímaní platieb zaznamenávajte informácie do tabuľky.[12]

  • Budete musieť vytvoriť šablónu dokumentu pre svoje faktúry a všetky faktúry vytvoriť ručne.
  • Vedenie súboru pohľadávok a súboru zaplatených faktúr.
  • Nezaplatené faktúry sa vedú v súbore pohľadávok.
  • Keď sú faktúry zaplatené, odstráňte ich zo súboru pohľadávok a vložte ich do súboru zaplatených faktúr.

Sledovanie pohľadávok pomocou softvérového programu. Ak používate účtovný softvér s možnosťou pohľadávok, umožní vám jednoducho sledovať faktúry a splatné platby. Do systému môžete načítať všetky informácie o zákazníkoch a predaji. Vygeneruje pre vás papierové a digitálne faktúry. Ak má váš program pripojenie na internet, môže posielať zákazníkom vaše digitálne faktúry. Môžete spustiť report, ktorý vám povie, ktoré faktúry sú ešte neuhradené, takže nemusíte viesť samostatné papierové súbory zaplatených a nezaplatených faktúr.[13]

  • Softvérový program je schopný vykonať aj analýzu veku faktúr. Tento proces rozdeľuje faktúry po splatnosti podľa toho, o koľko dní sa oneskorili ich platby, čo umožňuje majiteľom firiem dodržiavať politiku vymáhania, ktorá určuje určité kroky pri oneskorení platieb o 30, 60 alebo 90 dní.

Vystavuje mesačné výpisy zákazníkom. Výpis sa líši od faktúry. Výpis sa vystavuje raz mesačne. Podrobne uvádza všetky dlžné sumy na faktúrach z minulých období. Vykazuje aj prijaté platby. Na konci vypočíta prípadný zostatok dopredu, ktorý zostáva nezaplatený.[14]
Pre účty, ktoré sa naďalej nezaplatia, by sa mal vytvoriť a zaviesť systém na identifikáciu, sledovanie a vymáhanie neplatičov.

Časť 4 zo 4:Účtovanie pohľadávok

Na automatizáciu tohto procesu použite účtovný softvér. Ak v účtovnom softvéri vytvoríte faktúru, automaticky sa vykoná zápis do účtovnej závierky za daný mesiac. Výhodou tejto automatizácie je, že vám ušetrí čas a námahu, ktoré by ste museli vynaložiť na viacnásobné ručné zadávanie rovnakých informácií. Taktiež znižuje výskyt chýb zo zadávania rôznych súm alebo informácií v rôznych správach.[15]

Zaznamenajte predaj služieb na úver. Najskôr zaúčtujte dlžnú sumu za službu v prospech účtu tržieb. Ďalej zaúčtujte na ťarchu účtu pohľadávok rovnakú sumu. Keď zákazník zaplatí, zaúčtujte zaplatenú sumu na ťarchu účtu peňažných prostriedkov. Následne zaúčtujte na účet pohľadávok rovnakú sumu.[16]

  • Predpokladajme napríklad, že zákazníkovi pošlete faktúru na 5 000 USD za poskytnutie služby.
  • Vytvorte zápis do denníka na ťarchu pohľadávok vo výške 5 000 USD. Tým sa zvyšuje aktívum pohľadávok v súvahe.
  • Urobte zápis do denníka v hodnote 5 000 USD v prospech tržieb. Tým sa zvýšia tržby vo finančnom výkaze.

Zaznamenať predaj tovaru na úver. Najprv vykonajte zápisy do denníka, aby ste zaznamenali predaj a súvisiace pohľadávky. Rovnako ako v prípade služieb by ste tržby zaúčtovali na kredit a na ťarchu pohľadávok. Ďalej musíte zaúčtovať zníženie zásob, ktoré boli predané zákazníkovi, ako náklady na predaný tovar.[17]

  • Predpokladajme napríklad, že ste uskutočnili predajnú transakciu v hodnote 10 000 USD, pri ktorej ste zákazníkovi predali tovar v hodnote 7 000 USD.
  • Urobte zápis do denníka v prospech tržieb vo výške 10 000 USD a na ťarchu pohľadávok vo výške 10 000 USD.
  • Ďalej vykonajte zápis do denníka na ťarchu nákladov na predaný tovar vo výške 7 000 USD. V účtovnej závierke sa to zobrazí ako výdavok. Potom zaúčtujte kredit 7 000 USD na účet zásob. Tým sa v súvahe zníži majetok zo zásob o 7 000 USD.

Zaúčtujte nedobytné pohľadávky. Správny spôsob účtovania nedobytných pohľadávok je urobiť odhad, koľko faktúr nebude zaplatených, a túto sumu každý mesiac časovo rozlíšiť v zápisoch do denníka. Táto metóda časového rozlíšenia umožňuje zaúčtovať náklady na nedobytné pohľadávky v tom istom mesiaci, v ktorom vystavujete faktúry. Je to v súlade so zásadou súvzťažnosti, podľa ktorej sa náklady musia zaúčtovať v tom istom mesiaci ako výnosy, ktoré pomohli získať.[18]

  • Ak neúčtujete o nákladoch na nevymožiteľné pohľadávky a jednoducho počkáte so zaúčtovaním nákladov na nevymožiteľné pohľadávky, keď zákazník nezaplatí, porušujete tým zásadu párovania.
  • Ak napríklad odhadujete, že faktúry v hodnote 40 000 USD nebudú jeden mesiac zaplatené, zaúčtujte do denníka nákladový zápis v hodnote 40 000 USD na účet nákladov na nedobytné pohľadávky. Táto položka sa vo vašom finančnom výkaze zobrazuje ako nákladová položka.
  • Taktiež urobte zápis do denníka v prospech účtu opravných položiek k nedobytným pohľadávkam v súvahe v rovnakej výške.
  • Neskôr, keď identifikujete konkrétne faktúry, ktoré neboli zaplatené, zaúčtujete na ťarchu opravných položiek k nedobytným pohľadávkam a v prospech pohľadávok.

Účtovanie zliav za predčasné platby. Ak ponúknete zľavu za predčasné zaplatenie, zákazník zaplatí menej, ako je celková suma faktúry. Rozdiel potom musíte zaúčtovať ako zníženie zisku na účet zľavy z predaja. Tým sa vyrovná rozdiel vo vašom výkaze ziskov a strát.

  • Predpokladajme napríklad, že ste zákazníkovi poslali faktúru na 1 000 USD a ponúkli ste mu zľavu 10 %, teda 100 USD, za zaplatenie o 10 dní skôr. Preto zákazník zaplatí len 900 USD.
  • Vytvorte zápis do denníka o dobropise k pohľadávkam vo výške 1 000 USD.
  • Zaznamenajte debet na ťarchu tržieb v hodnote 900 USD a ďalší debet na ťarchu predajnej zľavy v hodnote 100 USD.
  • Pripravte si prehľad o starnutí pohľadávok. Táto správa vám poskytne podrobné informácie o všetkých nezaplatených faktúrach. Je štruktúrovaný tak, aby ukázal, ako staré faktúry sú. Poskytuje stĺpce pre aktuálne faktúry, faktúry po splatnosti od 0 do 30 dní, faktúry po splatnosti od 31 do 60 dní, faktúry po splatnosti od 61 do 90 dní a faktúry po splatnosti viac ako 90 dní. Túto správu by ste použili na odhad nedobytných pohľadávok s časovým rozlíšením. Môžete ho použiť aj na identifikáciu faktúr, ktoré si vyžadujú následné opatrenia.[19]
  • Odkazy