Ako spravovať kancelárske potreby a udržiavať zásoby

Kancelárske potreby môžu byť drahé, preto je naozaj dôležité sledovať, čo má vaša kancelária na sklade, a monitorovať, ako rýchlo sa zásoby spotrebúvajú. Ak ste nikdy predtým nerobili inventúru, možno sa cítite trochu ohromení. Nebojte sa, prevedieme vás celým procesom, aby ste mohli spravovať svoje zásoby ako profesionál! Začneme niekoľkými základnými tipmi na nastavenie a potom prejdeme ku konkrétnym informáciám o procese sledovania a zmeny objednávok.

Metóda 1 z 10: Vymenujte manažéra dodávok, ktorý bude dohliadať na zásoby.

PRÍDEJTE ČOSKORO
Pridelenie tejto zodpovednosti jednej osobe zefektívňuje proces. Dobrý správca kancelárskych zásob organizuje, monitoruje a sleduje zásoby na dennej báze. Ak sa vyskytnú akékoľvek otázky týkajúce sa kancelárskych potrieb, sú to práve oni, ktorí budú schopní okamžite odpovedať na všetky otázky týkajúce sa dodávok.[1]

  • Kancelárske potreby môžu byť drahé, preto správca zásob pôsobí aj ako strážca, ktorý obmedzuje prístup do tejto oblasti.

Metóda 2 z 10: Udržujte zásoby uložené na centrálnom mieste.

PRÍDE ČOSKORO
Vyznačte si konkrétny priestor pre spotrebný materiál, aby ste ho mohli ľahko sledovať. Pravdepodobne už máte špeciálny priestor na kancelárske potreby, ale ak ho nemáte, vytvorte si ho! Monitorovanie a sledovanie zásob je oveľa jednoduchšie, keď je všetko uložené spolu v rovnakom priestore.[2]

  • Ak nemáte dostatok miesta, postačí vám veľký regál, úložná skriňa alebo nevyužitá kancelária.[3]

Metóda 3 z 10:Usporiadajte oblasť zásob tak, aby sa v nej dalo ľahko orientovať.

PRÍĎTE ČOSKORO
Zoskupujte a označujte položky, aby ich vyhľadávanie a sledovanie bolo jednoduché. Začnite tým, že roztriedite všetky zásoby a dáte podobné k podobnému. Potom sa rozhodnite, ako chcete zorganizovať zásoby vo vnútri priestoru.[4]
Odborný zdroj
Ashley Moonová, MA
Profesionálny organizátor
Rozhovor s odborníkom. 30. augusta 2019
Premýšľajte o položkách, ktoré potrebujete denne, týždenne alebo mesačne. Potom ich usporiadajte tak, aby tie, ktoré potrebujete najčastejšie, boli ľahko viditeľné a dostupné. Potom označte police, koše alebo nádoby názvom jednotlivých položiek.[5]

  • Často potrebné zásoby umiestnite napríklad do výšky očí, aby boli ľahko dostupné. Položky, ako sú tonery a tlačiarne, môžu ísť na vyššie police, pretože ich nebudete potrebovať tak často.
  • Ak máte veľa zásob, abecedné usporiadanie zásob podľa názvu vám môže uľahčiť hľadanie vecí.
  • Zásoby môžete tiež zoskupiť podľa potrieb oddelení. Napríklad umiestniť účtovné potreby na jednu policu a administratívne potreby na samostatnú policu.

Metóda 4 z 10:Vytvorenie hlavného zoznamu kancelárskych potrieb.

PRÍDE ČOSKORO
Vytvorenie hlavného zoznamu je teraz jednoduché, keď sú zásoby usporiadané! Vezmite si pero a papier a začnite si zapisovať každú položku, ktorú máte na sklade. Uveďte značku výrobku, názov, počet, farbu a všetky ďalšie údaje, ktoré budete potrebovať vedieť, keď bude čas na doobjednanie položky.[6]

  • Zaznamenajte si napríklad konkrétnu značku a typ tonera, ktorý používa hlavná kancelárska tlačiareň. Takto nemusíte tieto detaily zháňať zakaždým, keď potrebujete objednať náhradnú kazetu.

Metóda 5 z 10:Prenos zoznamu zásob do tabuľky.

PRÍDE ČOSKORO
Používanie tabuľky je ideálne pre malé a stredne veľké kancelárie. Na správu zásob pre väčšinu kancelárií si nemusíte kupovať špeciálny softvér! Skvele funguje tabuľka, napríklad Excel alebo Google Sheets. Začnite stĺpcom pre zásoby a názvy jednotlivých zásob uveďte do jednotlivých buniek. Potom nastavte ďalšie stĺpce, aby ste mohli vyplniť podrobnosti, ako je značka, číslo dielu, farba atď.[7]

Metóda 6 z 10:Spočítajte položky a pridajte súčty do tabuľky.

PRÍDE ČOSKORO
Vytvorte posledný stĺpec na sledovanie aktuálneho stavu zásob. Zapíšte celkový počet, ktorý máte na sklade pre každú položku, do posledného stĺpca tabuľky. Uložte si túto tabuľku a majte ju na pracovnej ploche, aby ste k nej mali ľahký prístup a mohli ju aktualizovať.[8]

  • Ak chcete byť podrobnejší, vytvorte si stĺpec „spúšťací bod“ a zapojte aj tieto čísla. Spúšťací bod je odporúčané množstvo každej položky, ktoré treba mať vždy v zásobe. Akonáhle stavy klesnú pod spúšťací bod, je čas na obnovenie! Takto vám nikdy nič nedôjde.[9]

Metóda 7 z 10:Používanie softvéru na správu zásob vo väčších kanceláriách.

PRÍDE ČOSKORO
Softvér zjednodušuje proces inventúry, ak máte veľa položiek na sledovanie. Pre veľké kancelárie s množstvom skladovaných zásob sa oplatí investovať do softvéru na riadenie zásob! Najprv zadajte názvy zásob a počet kusov, ktoré máte na sklade. Manažér zásob potom aktualizuje celkové stavy zásob vždy, keď z oblasti odoberie zásoby.[10]

  • Ak aktualizácia programu nie je možná v reálnom čase, manažér môže viesť písomný záznam o položkách pri ich vyraďovaní a údaje zadávať neskôr.
  • Nastavte softvér tak, aby odosielal upozornenia na plochu alebo textové správy, keď položky dosiahnu svoje spúšťacie body, aby ste nikdy nezmeškali žiadnu akciu!
  • Každý program funguje inak, preto sa uistite, že ste si zaobstarali niečo, čo má pre vašu kanceláriu zmysel. Niektoré programy umožňujú napríklad skenovanie čiarových kódov na zaznamenávanie aktuálneho stavu zásob. Toto je skvelé pre veľké kancelárie s množstvom zásob!

Metóda 8 z 10:Vykonávajte bežné kontroly, aby ste udržali krok s vašimi zásobami.

PRÍDE ČOSKORO
Kontrola zásob je dôležitá, aby ste mohli aktualizovať tabuľku. V závislosti od toho, ako rýchlo sa vo vašej kancelárii spotrebovávajú zásoby, možno budete musieť vykonávať rutinnú kontrolu zásob raz za týždeň, dva týždne alebo raz za mesiac. V určený deň choďte dovnútra a spočítajte, koľko máte z každej položky. Potom aktualizujte tabuľku s aktuálnym stavom zásob a doobjednajte, čo potrebujete.[11]

  • Ak si stanovíte spúšťacie body, nezabudnite sa riadiť týmito číslami, a nie celkovým počtom na sklade.

Metóda 9 z 10: Naplánujte si dni prestavby, ktoré vám pomôžu zostať na správnej ceste.

PRÍDE ČOSKORO
Naplánujte si konkrétny deň na zadávanie objednávok, aby ste zostali organizovaní. Určenie dňa na tento účel vám pomôže udržať zásoby na správnej úrovni a zabráni tomu, aby ste v náhodnom čase zadávali viacero objednávok na zásoby. Môžete si jednoducho naplánovať, že všetko objednáte naraz v určený deň a všetko bude dodané spolu.[12]

  • Ako často musíte dopĺňať objednávky, závisí od obratu vašich zásob a od toho, ako často vykonávate bežné kontroly.

Metóda 10 z 10:Obmedzte prístup do miestnosti s kancelárskymi potrebami.

  • COMING SOON
    Zabezpečte zásobovaciu plochu tak, aby k nej mal prístup len manažér. Umožnenie zamestnancom vziať si zásoby, kedykoľvek sa im zachce, značne sťažuje sledovanie všetkého. Môže sa to tiež predražiť, pretože zásoby majú tendenciu miznúť oveľa rýchlejšie. Aby ste predišli týmto problémom, uzamknite alebo obmedzte zásobovaciu miestnosť tak, aby sa do nej dostal len vedúci zásob (a prípadne 1 – 2 ďalší kľúčoví zamestnanci).[13]

    • To znamená, že zamestnanci budú musieť ísť cez manažéra (alebo schválených pomocníkov) vždy, keď budú niečo potrebovať.
  • Odkazy