Ako spravovať priority pomocou programu Excel: 15 krokov (s obrázkami)

Napísanie priorít na papier funguje, ak ste schopní ich zmazať za jedno popoludnie. Pri záplave prichádzajúcich úloh doma alebo v práci sa mnohé prenášajú do ďalšieho dňa (alebo týždňa či mesiaca). Táto tabuľka programu Excel sleduje blížiace sa termíny a podľa toho presúva priority úloh. V priebehu 20 minút nasledujúce kroky poskytujú efektívnejší spôsob správy vašich priorít.

Kroky

Vytvorenie karty „Domov“ alebo „Kancelária“. Otvorte novú tabuľku programu Excel. Kliknite pravým tlačidlom myši na kartu „Sheet1“ v spodnej časti a kliknite na položku Rename (Premenovať). Zadajte „Home“ alebo „Office“.

Premenujte hárok2 na „Šablóna“ a hárok3 na „Body“ zopakovaním kroku 1.

Vytvorte tabuľku Dôležitosť. Na karte Body vyplňte stĺpce A, B a C:

Definujte názov „Dôležitosť“. Vyberte z buniek A2 až C7. Kliknite na možnosť Vložiť definíciu mena

  • Definujte názov ako „Dôležitosť“ a kliknite na tlačidlo OK.

Vytvorenie tabuľky úsilia. Opakovaním krokov 3, 4 a 5 vytvorte tabuľku Effort (Úsilie) v stĺpcoch E, F a G. Vyberte bunky E2 až G6 a dajte im názov „Úsilie“.

Vytvorenie tabuľky naliehavosti. Zopakujte kroky 3, 4 a 5, aby ste vytvorili tabuľku naliehavosti v stĺpcoch I, J a K. Nazvite ich „Naliehavosť“.

Zadajte nadpisy na karte Domov. Kliknite na kartu Domov a vložte nadpisy do riadku 1:

  • A – vzorec priority A, 1 pre najdôležitejšiu úlohu, ale môže ich byť viac ako 100
  • B – Úloha Názov úlohy.
  • C – Dôležitosť Z tabuľky vyberte A, B, C, D, E alebo F.
  • D – Úsilie A 1-5, z tabuľky úsilia.
  • E – naliehavosť Vzorec založený na dátume splatnosti.
  • F – Dátum splatnosti, kedy by mala byť úloha dokončená. Dátumy splatnosti nie sú pevne stanovené. Zvýšiť hovorí o tom, ako skoro ste mohli začať úlohu a Rozšírenie vám povie, koľko dní by sa mohol posunúť. Strihanie vlasov môže mať Ramp Up 5 a Extension 4 – nemá zmysel dať sa ostrihať o 2 týždne skôr a ľudia by si mohli všimnúť, keby sa to oneskorilo o viac ako 5 dní.
  • G – Ramp Up Dni pred dátumom splatnosti, kedy ste mohli začať plniť úlohu.
  • H – Rozšírenie Automatické predĺženie dátumu splatnosti
  • I – Vzorec pre zostávajúce dni. Počet dní pred dátumom splatnosti; záporný, ak dátum splatnosti uplynul.
  • J – Hotovo Dátum, kedy bola úloha skutočne dokončená.
  • K – komentár Akékoľvek podrobnosti k úlohe.

Zadajte svoj zoznam úloh. Poznámka Priorita, Naliehavosť a Zostávajúce dni sú prázdne. Budú vyplnené pomocou vzorcov. Tu je ukážka domácich úloh.

Zadajte vzorce pre zostávajúce dni, naliehavosť a prioritu. Nižšie uvedené vzorce sú pre riadok 2.

  • I (Zostávajúce dni) =F2-IF(ISBLANK(J2),TODAY(),J2)
  • E (naliehavosť) =IF(I2>G2,5,IF(I2>0,4,IF(I2=0,3,IF(I2+H2>0,2,1))))
  • A (Priorita) =VLOOKUP(C2,Dôležitosť,2,FALSE) + VLOOKUP(D2,Náročnosť,2,FALSE) +VLOOKUP(E2,Naliehavosť,2,FALSE)

Zmeňte formát bunky I2 na celé číslo kliknutím pravým tlačidlom myši na bunku, výberom formátu a vytvorením čísla s 0 desatinnými miestami.

Skopírujte vzorce pre Prioritu, Naliehavosť a Zostávajúce dni do zvyšných buniek v každom stĺpci. Vyberte bunku E2 a zadajte CTRL-C. Vyberte bunky E3 až E10 a kliknite na tlačidlo CTRL-V. Zopakujte skopírovanie bunky I2 do buniek I3 až I10. Nakoniec zopakujte kopírovanie bunky A2 do buniek A3 až A10. Ignorujte nepárne hodnoty, ktoré dostanete pre nedefinované úlohy.

Zoraďte riadky podľa priority. Vyberte z buniek A1 až K toľko riadkov, koľko máte údajov. Potom kliknite na položku Triedenie údajov.

Uložiť tabuľku s prioritami vrátane dátumu pre verzovanie.

Označiť úlohy ako dokončené. Keď dokončíte úlohy, označte dátum v stĺpci Dokončené. Zapamätajte si CTRL; (ovládacie tlačidlo a bodkočiarka) okamžite zadá aktuálny dátum.

  • Pozor Priority sa menia každý deň. Tu sú uvedené priority v priebehu niekoľkých dní. Dňa 13. júla sú všetky úlohy pred Ramp Up obdobie, takže majú veľké čísla. Dňa 20. júla sa objavia vyššie priority (menšie čísla) pre štyri úlohy, vrátane Pokosiť trávnik ktorá sa dostala do svojej Due dátum. Dňa 21. júla je priorita vyššia, pretože sme v Rozšírenie obdobie a 23. júla je ešte vyššia, pretože je mimo Predĺženie obdobie. Zaplatiť účty tiež prechádza eskaláciou 23. a 25.