Ako ukončiť telefonický hovor s zhovorčivou osobou: 12 krokov

Všetci sme boli v telefonickom rozhovore, ktorý akoby sa nikdy neskončil. Ako teda ukončiť rozhovor úctivým spôsobom? Je dôležité udržiavať dobré komunikačné linky medzi priateľmi, rodinnými príslušníkmi a obchodnými kontaktmi. Slušné ukončovanie telefonátov je dôležitou súčasťou rozvíjania týchto vzťahov.

Časť 1 z 3:Ukončenie rozhovoru


Zamerajte sa na rozhovor. Keď sa blížite ku koncu telefonátu, uistite sa, že druhú osobu nevyzývate, aby pokračovala v rozprávaní. Napríklad vás môže naozaj zaujímať niečo, čo vám práve povedali, ale položenie otázky v odpovedi vyzýva druhú osobu, aby pokračovala v rozprávaní.[1]

  • Napríklad vaša mama vám práve mohla povedať nejakú šťavnatú klebetu. Namiesto položenia otvorenej otázky (ako napríklad: „Ako ste sa o tom dozvedeli??!), urobte vyhlásenie (napr.g., „No nemôžete veriť všetkému, čo počujete.“). Vyhlásenie funguje na uzavretie tohto rozhovoru, aby ste mohli prejsť k ďalším témam, ktoré potrebujete prediskutovať, alebo posunúť rozhovor k záveru.
  • Ak ste v pracovnom hovore a potrebujete presmerovať rozhovor, reagujte na to, čo druhá osoba povedala, vyhlásením a naznačením, že to, čo práve povedala, je dôležité aj pre vás. Potom ihneď uveďte tému, ktorej sa musíte venovať. Mohli by ste napríklad povedať: „Ďakujem, že ste ma upozornili na problém so mzdami. Budem to riešiť s naším vedúcim kancelárie hneď, ako skončím telefonát, ale chcel som prediskutovať pokrok v štvrťročnej správe.“


Počkajte si na útlm. Všetky rozhovory majú pauzy. Počkajte, kým sa hovorca odmlčí, a vysvetlite, že potrebujete prestať telefonovať.

  • Neprerušujte rozhovor, keď využívate chvíľku pokoja. V opačnom prípade vám osoba na druhej strane telefónu môže začať rozprávať nový príbeh. V tomto prípade povedzte osobe, že sa vám s ňou dobre rozprávalo, že čoskoro zavoláte znova, a rozlúčte sa hneď po sebe. Nepredlžujte rozlúčku.


Prerušte. Hoci prerušenie zvyčajne vnímame ako neslušné správanie, môžete niekoho slušne prerušiť!

  • Prerušte, keď je to vaša jediná možnosť, a vždy sa za to ospravedlňte. Rozhovor môžete prerušiť napríklad vtedy, keď sa počas telefonovania vyskytne naliehavá úloha alebo naliehavá situácia. Prípadne môžete prerušiť, keď máte konkrétny časový limit, ktorý ste si už vyjasnili.
  • Možno ste v obchodnom hovore, ale niekto práve prišiel do vašej kancelárie alebo máte naplánovanú schôdzku. Oznámte osobe na druhom konci hovoru svoju situáciu a povedzte jej, kedy jej opäť zavoláte, aby ste dokončili diskusiu.
  • Ak máte naliehavú situáciu, stručne ju vysvetlite: „Prepáčte, že vás vyrušujem, ale môj pes práve zvracal. Musím ho skontrolovať.“
  • Ak potrebujete dodržať už stanovený časový limit, pripomeňte svoje obmedzenia: „Veľmi sa ospravedlňujem, že vás vyrušujem, ale moja prestávka sa už skončila a musím sa vrátiť do práce.“


Dajte časové upozornenie. Oznámenie druhej osobe o vašom časovom limite vám pomôže vyhnúť sa nepríjemnému alebo hrubému rozlúčeniu. Povedzte druhej osobe, keď vám zostáva päť alebo desať minút na rozhovor. Ak vám potrebujú položiť konkrétnu otázku alebo povedať niečo dôležité, upozornenie na čas im pripomenie, aby sa sústredili na svoju časť konverzácie.

  • Prípadne môže byť časové upozornenie pre vás spôsobom, ako prejsť k poslednej otázke alebo téme. Po tom, čo druhá osoba odpovedala, poďakujte jej za čas a ukončite rozhovor.
  • V prípade obchodných hovorov vám časové upozornenie môže pomôcť presmerovať rozhovor a určiť priority, o ktorých potrebujete s druhou osobou diskutovať. Môžete napríklad povedať: „Do ďalšieho stretnutia mám už len päť minút, ale chcel som sa spýtať, či ste na dobrej ceste s kvartálnou správou.“ Keď druhá osoba odpovie, môžete jej poďakovať a povedať, že sa tešíte na skoré preskúmanie správy.

2. časť z 3:Rozlúčka


Ospravedlňte sa. Ak ste potrebovali náhle ukončiť rozhovor, nezabudnite sa ospravedlniť. Vysvetlite, že by ste radi pokračovali v rozhovore, ale že musíte riešiť naliehavú situáciu, ktorá nastala počas telefonovania.


Potvrďte, že sa vám to páči. Nezabudnite druhej osobe povedať, že vám bolo príjemné dohovoriť sa a že si ceníte, že si na vás našla čas. Týmto spôsobom posilňujete, že sú pre vás dôležití.


Naplánujte si ďalší rozhovor. Ak hovoríte s blízkym priateľom alebo členom rodiny, vyhradenie času na rozhovor v blízkej budúcnosti vám pomôže rýchlejšie ukončiť rozhovor. Druhá osoba bude vedieť, že vám čoskoro môže povedať ďalšie veci, ktoré chcela povedať, a nebude mať pocit, že musí predlžovať rozhovor tým, že vám povie všetko naraz.

  • Opýtanie sa druhej osoby, kedy je vhodný čas na ďalší telefonát, môže viesť k predĺženiu telefonátu. Namiesto toho jej povedzte, že jej napíšete SMS alebo e-mail, aby ste zistili, kedy bude mať čas na rozhovor na budúci týždeň.
  • Prípadne, ak neviete, kedy môžete opäť hovoriť, navrhnite neurčitý časový rámec. Povedzte napríklad: „Zavolám vám znova neskôr tento týždeň alebo cez víkend.“
  • Ak ide o osobu, s ktorou sa nerozprávate pravidelne, povedzte niečo také: „Mali by sme si to čoskoro zopakovať!“ Týmto spôsobom naznačíte, že by ste chceli zostať v kontakte, ale neobmedzujete sa na konkrétny časový rámec.


Navrhnite alternatívny spôsob komunikácie. Ak neradi telefonujete, uveďte, že chcete byť v kontakte cez Skype, SMS alebo e-mail.

  • V prípade obchodných kontaktov, ktoré majú tendenciu byť zdĺhavé, môžete druhej osobe povedať, že ste schopní odpovedať rýchlejšie prostredníctvom e-mailu než telefonicky. Druhá osoba môže byť náchylnejšia poslať e-mail, ak reaguje na e-mail, ktorý ste poslali, namiesto toho, aby iniciovala prvý e-mail vo vlákne. Pošlite im e-mail s nadväzujúcimi informáciami o vašom telefonickom rozhovore neskôr v ten istý deň a vyzvite ich, aby vám odpovedali e-mailom.
  • Niekedy sa osobné telefonické rozhovory predlžujú, pretože druhá osoba má pocit, že vás musí informovať o všetkom, čo sa od vášho posledného rozhovoru udialo. Ak budete v kontakte prostredníctvom sociálnych médií (napríklad facebooku), textových správ alebo e-mailov, bude sa cítiť menej pod tlakom, aby ste trávili dlhý čas telefonovaním a doháňaním.
  • Povedzte druhej osobe, že pošlete textovú správu alebo e-mail s fotografiami niečoho, o čom ste jej hovorili po telefóne. Predĺžite komunikáciu, ale urobíte to vo svojom vlastnom časovom rámci. Posielanie textových správ alebo e-mailov ako pokračovanie rozhovoru môže tiež otvoriť nový spôsob komunikácie.

Časť 3 z 3: Plánovanie hovoru


Volajte medzi jednotlivými aktivitami. Ak viete, že osoba, ktorej chcete zavolať, je zvyčajne veľmi zhovorčivá, zavolajte medzi plánovanými stretnutiami, schôdzkami alebo aktivitami. Môžete povedať, že máte na rozhovor len desať minút, ale naozaj ste chceli zavolať, kým ste mohli. Na začiatku konverzácie povedzte priateľovi alebo rodinnému príslušníkovi o svojich časových obmedzeniach, aby poznal vašu situáciu.

  • Zhovorčiví ľudia vám často chcú povedať „ešte jednu vec“, keď sa snažíte dokončiť rozhovor. Tým, že partnerovi v rozhovore poviete, že máte na rozhovor len niekoľko minút, pomôžete mu určiť priority najdôležitejších vecí, ktoré vám chce povedať.


Buďte si vedomí ich rozvrhu. Zvážte pravidelný režim vášho priateľa alebo člena rodiny. Ak viete, že jedia v určitom čase a nebudú mať neobmedzené množstvo času na pokec, zavolajte vtedy. Môžete napríklad zavolať počas ich obedňajšej prestávky alebo pred tým, ako zvyčajne večerajú. Takto bude tlak na ukončenie rozhovoru na druhej osobe (nie na vás).

  • Prejavte ohľad na rozvrh druhej osoby. Keď voláte, povedzte niečo ako: „Viem, že máte obedňajšiu prestávku. Chcel som ti len zavolať a chvíľu sa porozprávať, ak máš čas.“


Odpovedzte na ich hovor. Ak vám zavolajú a vy nemáte čas na telefonický rozhovor približne hodinu, neodpovedajte naň. Uistite sa však, že im zavoláte späť ešte v ten istý deň, aby si nemysleli, že sa im vyhýbate.

  • Buďte úprimní a vysvetlite, prečo ste nemohli odpovedať na ich telefonát. Možno ste práve pracovali na nejakom projekte, boli ste v telocvični alebo ste dokončovali domáce úlohy atď. Povedzte im, že vás mrzí, že ste zmeškali ich hovor.
  • Zavolajte, keď máte dostatok času na rozhovor, aby si váš priateľ alebo člen rodiny nemyslel, že sa správate odmietavo. Chcete potvrdiť, že rešpektujete to, čo vám chcú povedať, a že vám na tom záleží. Tým, že neodpoviete na pôvodný hovor a zavoláte im späť, naznačíte, že teraz máte čas venovať im plnú pozornosť.
  • Ak viete, že nemáte čas ani neskôr v ten deň, odpovedzte na pôvodný hovor. Najprv sa ich opýtajte, čo sa deje; možno majú naliehavú situáciu alebo nejaké dôležité správy, o ktoré sa potrebujú podeliť. Ak vám zavolali namiesto toho, aby ste sa porozprávali, jednoducho im povedzte, čo práve robíte a že máte pred sebou náročný deň. Spýtajte sa, či im môžete zavolať neskôr v priebehu týždňa, keď budete mať viac času.

  • Vytvorte si zoznam. Ak voláte zhovorčivej osobe z konkrétneho dôvodu, zapíšte si, čo jej potrebujete povedať alebo na čo sa jej musíte opýtať, skôr než jej zavoláte. Pomôže vám to udržať rozhovor na správnej ceste.

    • Ak si napíšete zoznam tém, o ktorých chcete diskutovať, pripomenie vám to, čo ste chceli druhej osobe povedať, ak váš rozhovor odbočí na vedľajšiu koľaj. Ak môžete, pokúste sa presunúť rozhovor späť k jednej z tém na vašom zozname tak, že ju spojíte s tým, čo vám druhá osoba povedala: „Aha, to mi pripomína! Veľmi som ti chcel povedať o tom, čo sa stalo včera!“
  • Odkazy