Ako uskutočniť finančnú zbierku na večeru

Večere na získavanie finančných prostriedkov sú osvedčeným spôsobom, ako získať peniaze na svoj účel, či už ste cirkev, škola, nezisková organizácia alebo politický kandidát. Aj keď sa veľkosť a náklady môžu líšiť od podujatia k podujatiu, základy zostávajú rovnaké. Aby ste zo svojho podujatia vyťažili čo najviac, musíte starostlivo plánovať, inteligentne propagovať, byť pripravení na riešenie problémov a uistiť sa, že využijete impulz, ktorý vaše podujatie vytvorilo.

Časť 1 zo 4:Plánovanie zbierky

Stanovte si svoj cieľ. Rozhodnite sa, koľko chcete zvýšiť, i.e. váš čistý zisk po odpočítaní výdavkov.[1]
Ak svoj cieľ priamo prepojíte s jasným cieľom, bude jednoduchšie získať ľudí na účasť. Možno zbierate peniaze na pokrytie nákladov na novú strechu vašej družstevnej škôlky alebo na vyslanie misionára do Číny. Nezbierajte len peniaze. Zvýšte ho z nejakého dôvodu.

  • Najprv sa rozhodnite, čo konkrétne sa snažíte dosiahnuť, a potom analyzujte, koľko to bude stáť. Ak napríklad získavate peniaze na novú strechu, chceli by ste, aby náklady na projekt s dodávateľmi. Ak by ste získavali peniaze na pomoc pri pokrývaní všeobecných nákladov v materskej škole, chceli by ste poznať celkové náklady (minuloročné plus očakávané dodatočné náklady na nasledujúci rok) a celkové očakávané príjmy (školné), aby ste mohli stanoviť cieľ.
  • Ciele by mali byť konkrétne, merateľné a dosiahnuteľné.[2]
    Posledný z týchto bodov je dôležitý. Stanovte si vysoké ciele, ale buďte realistickí, či ich dokážete dosiahnuť. Nie každý, koho pozvete, sa zúčastní na večeri na získavanie finančných prostriedkov. Ak máte aukciu, nie všetko sa predá.
  • Pred stanovením ceny urobte prieskum alebo sa opýtajte, koľko sú ľudia ochotní zaplatiť za lístky. Nechcete, aby ľudia prišli o cenu, ale zároveň si chcete byť istí, že dosiahnete svoje ciele.

Zostavte svoj tím. Bez ohľadu na rozsah podujatia budete musieť prideliť zamestnancov alebo dobrovoľníkov, ktorí budú koordinovať rôzne časti večere:

  • Pozvánky a marketing
  • Predaj a dary
  • Miesto a výzdoba
  • Potraviny a catering
  • Zábava
  • Špeciálne podujatia (aukcia, predaj pečiva atď.)
  • Príprava a odvoz
  • Poznámky s poďakovaním

Založte hostiteľský výbor. Ak prevádzkujete nadáciu alebo neziskovú organizáciu s darcami na vysokej úrovni, budete chcieť vyzvať bohatých darcov, vedúcich podnikateľov a miestne celebrity, aby vytvorili „hostiteľský výbor“ – ľudí, ktorí prispievajú na podujatie veľkými sumami a povzbudzujú k tomu aj ostatných.[3]

  • Pokúste sa najprv osloviť ľudí, ktorí v minulosti prejavili záujem o vec, ktorú sa vaša večera snaží financovať. Zavolajte im alebo sa s nimi stretnite, aby ste prediskutovali podujatie, prečo je dôležité a ako vám môžu pomôcť.
  • Nezabudnite tiež zapojiť kľúčové zainteresované strany – napríklad vedúceho pracovníka korporácie, ktorá sponzoruje vaše podujatie.[4]
  • Aj keď je váš výbor zameraný najmä na získavanie darov, pomáha vytvoriť podvýbory s jasne definovanými úlohami – nábor dobrovoľníkov, získavanie finančných prostriedkov a sponzorstvo, zábava – aby sa členovia výboru cítili zodpovední za celé podujatie bez toho, aby sa cítili preťažení.[5]

Vytvorte rozpočet. Nemôžete sa rozhodnúť, koľko budete vyberať za vstupenky alebo koľko ďalších aktivít budete potrebovať (aukcie, predaj pečiva atď.) kým nepoznáte svoj rozpočet. Uveďte všetky výdavky, napríklad: [6]

  • Zamestnanci.
  • Pozvánky.
  • Prenájom priestoru.
  • Catering.
  • Zábava.
  • Doprava.
  • Bezpečnosť.
  • Komunálne služby.
  • Príplatok za nepredvídané náklady.

Vyberte si priestor. Ak pripravujete vlastné jedlo, budete potrebovať prístup k nejakému miestu s kuchyňou. Školy alebo cirkvi môžu ušetriť peniaze tým, že budú organizovať podujatie. Neziskové organizácie so zaujímavým prostredím, ako sú zoologické záhrady a knižnice, by mali zvážiť aj usporiadanie. Pre väčšinu fundraisingových akcií, ktoré sa konajú formou večere, si však budete chcieť prenajať priestor. Pri prenájme sa nezabudnite opýtať na tieto otázky:

  • Ponúka miesto konania zľavy pre neziskové organizácie?
  • Existujú dni v týždni, keď priestor stojí menej?
  • Ak ste veľká nezisková organizácia s mnohými členmi, opýtajte sa, či sú ochotní darovať priestor výmenou za bezplatnú reklamu vo vašich propagačných materiáloch (e-maily, letáky, stránka na Facebooku atď.).
  • Zváži dodávateľ vzdanie sa nákladov, ako sú náklady na bezpečnosť, upratovanie atď. pre neziskové organizácie?
  • Sú ochotní vrátiť percento z ceny jedla alebo alkoholu späť na váš účel?

Rozhodnite sa pre jedlo. Chystáte sa na podujatie zabezpečiť catering alebo si ho pripravíte sami? či sa bude podávať jedlo formou bufetu alebo v sede? Bude tam púšť? Káva? Alkohol? Nezabudnite, že čím viac miniete na jedlo, tým viac budete musieť vyberať za vstupenky, ak chcete dosiahnuť ciele fundraisingu.

  • Stolovanie je formálnejšie, ale je aj časovo a finančne náročnejšie. Bufet je menej formálny a lacnejší.
  • Ak pripravujete vlastné jedlo, zvážte výber jedla, ktoré sa dá ľahko pripraviť pre veľa ľudí, napríklad špagety so šalátom a cesnakovým chlebom alebo hamburgery a veggieburgery so šalátom.[7]
    Ak hostia prinesú dezert, ušetríte čas aj peniaze.[8]
  • V prípade cateringu sa opýtajte, či miestne reštaurácie nezvážia catering zadarmo namiesto daru. Spomeňte, že to bude skvelá reklama pre ich podnik.
  • Budete tiež potrebovať plán, čo urobiť so zvyšným jedlom. Zvážte možnosť darovania.

Premýšľajte o pridaní zábavy. V prípade drahých večerí budete chcieť zvážiť živú hudbu a možno aj rečníka. V kostoloch alebo školách sa dobre hodí aj kapela, ale zvážte aj využitie voľných talentov – prehliadky talentov, školskej kapely alebo cirkevného zboru.[9]

Zvážte spojenie večere s aukciou alebo predajom pečiva. Najmä aukcie môžu priniesť veľa peňazí navyše, ale vyžadujú si prácu. Budete potrebovať koordinátora aukcie, ktorý bude žiadať dary od miestnych podnikov. V prípade škôl a cirkví zvážte aj možnosť, aby rodičia alebo členovia darovali svoje vlastné zručnosti alebo pripravili vlastné predmety, napríklad darčekové koše.

2. časť zo 4: Rozširovanie informácií

Poznajte svoje publikum. Ide o širokú pozvánku – pre celý kostol, školu alebo mesto? Alebo sa zameriavate na konkrétnu skupinu – členov cirkvi, ktorí prispeli veľkou sumou, triedu alebo ročník v škole alebo ľudí zapojených do vášho projektu? Poznanie publika vám tiež pomôže pri rozhodovaní, kde sa má podujatie konať a aký typ jedla a zábavy zvoliť.

Slovo od slova. Pre školy a cirkvi je to najjednoduchší a najúčinnejší prostriedok , pretože máte svojich členov / študentov pred sebou aspoň raz týždenne. Povedzte im o nadchádzajúcej zbierke a prečo je dôležitá. Pokúste sa vyrozprávať presvedčivý príbeh. To je najlepší spôsob, ako presvedčiť ľudí, aby o tom šírili informácie.

  • Zarámovanie vašej udalosti ako príbehu najlepšie upúta pozornosť. Začnite potrebou, ktorú riešite, a jej konkrétnym príkladom, kým prejdete k samotnej akcii. Napríklad: Minulý týždeň všetky výtvarné projekty detí zmokli, keď zatiekla strecha; organizujeme benefičnú večeru, aby sme získali peniaze na novú strechu. Bude to skvelé!
  • V prípade cirkví nezabudnite spomenúť zbierku v kázňach, na biblických hodinách a iných cirkevných podujatiach v týždňoch, ktoré jej predchádzajú.
  • V prípade škôl diskutujte o zbierke na školských stretnutiach a stretnutiach rodičovských združení. Pošlite tiež informačné letáky pre rodičov s deťmi domov.
  • V prípade neziskových organizácií nezabudnite spomenúť zbierku vždy, keď môžete, Každá konverzácia, najmä s potenciálnymi darcami, je príležitosťou na propagáciu vášho podujatia.

Používajte priamu poštu a e-mail. Fundraiseri s nižším rozpočtom sa možno budú chcieť držať e-mailu, aby ušetrili peniaze. V prípade drahších fundraiserov posielajte dobre spracované maily. Najlepšie funguje séria mailov alebo e-mailov v mesiacoch pred podujatím.

Vylepte letáky a plagáty v okolitých obchodoch a na verejných priestranstvách. Na rozšírenie informácií postačí jednoduchý leták. Pri zverejňovaní nezabudnite o svojom podujatí hovoriť s majiteľmi obchodov. Slovo z úst môže byť ešte silnejšie ako váš leták.[10]

  • Kaviarne majú často nástenky, na ktoré môžete umiestniť letáky.
  • Miestne maloobchodné predajne vám často umožnia vyvesiť letáky vo výklade.
  • Ak ide o cirkev alebo školu, nezabudnite letáky rozmiestniť v areáli na viacerých miestach, kde ich ľudia uvidia.

Používajte sociálne médiá a internet. Dospelí v U.S. trávia na Facebooku v priemere 42 minút denne, na Tumblr 34 minút, na Instagrame a Pintereste 21 minút a na Twitteri 17 minút. Ak chcete osloviť ľudí, musíte byť aj online.

  • Vytvorte si stránku na Facebooku. Môžete poskytovať aktuálne informácie, zverejňovať fotografie miesta konania a organizovať súťaže, ktoré ľudí zaujmú (najchytrejší príspevok, najlepší obrázok s tematikou zbierky atď.).[11]
    Použite aspoň aplikáciu Udalosť na Facebooku a vytvorte stránku pre svoju udalosť a pozvite priateľov, ktorí by mohli mať záujem.
  • Začnite písať blog. Vyžaduje si to čas a úsilie, ale blog je skvelý spôsob, ako ľuďom priblížiť príbeh vášho podujatia a to, čo sa snažíte dosiahnuť, a zároveň ich nadchnúť pre veľký večer. Zvážte možnosť rozdeliť povinnosti týkajúce sa blogu viacerým ľuďom, pričom každý z nich by napísal jeden článok denne.
  • Tweetujte na. Twitter má menší dosah ako Facebook, ale môže byť užitočný, najmä na presmerovanie ľudí na váš blog alebo stránku na Facebooku.
  • Kúpte si reklamu. Vyhľadajte miestne webové stránky, ktoré ponúkajú lacnú bannerovú reklamu, alebo zvážte cielenú reklamu na Facebooku. Ak chcete dosiahnuť väčší účinok, použite reklamu na presmerovanie ľudí na váš blog.

Inzerujte v miestnych novinách a časopisoch. Najmä v prípade susedských podujatí môže byť veľmi účinný inzerát v miestnych novinách. Nezabudnite uviesť základné informácie: kto, čo, kedy, kde a prečo.

Natočte video na YouTube. Nemusí to byť umelecké dielo. Stačí, ak pár ľudí hovorí o tom, aká je vaša vec dôležitá, alebo niekoľko obrázkov s hlasovým komentárom. Odkaz na video z vašej stránky na Facebooku alebo pošlite odkaz v jednom z vašich e-mailových oznámení.

Pošlite tlačovú správu miestnym médiám. Dajte vedieť novinám, rozhlasovým staniciam, televíznym staniciam a časopisom, že organizujete podujatie a že by ste chceli, aby o ňom informovali. Poskytnite veľa informácií, aby sa im podujatie ľahko zapisovalo. Aj o malých podujatiach sa často môže objaviť článok v miestnych novinách. Väčšie a drahšie podujatia môžu prilákať viac informácií.

Časť 3 zo 4:Priebeh podujatia

Pripravte si plán. Mali by ste mať plán podujatí a všetci zamestnanci alebo dobrovoľníci by mali vedieť, kde musia byť počas podujatia a aký je priebeh činností. Uistite sa, že ste prediskutovali aj načasovanie so všetkými dodávateľmi.[12]
Budete chcieť zahrnúť veci ako napr:

  • kedy musia prísť predajcovia a dobrovoľníci na prípravu.
  • Kedy sa dobrovoľníci stretnú pred podujatím, aby prediskutovali a podľa potreby nacvičili.
  • Kedy hostia prídu a ako budú privítaní, usmernení na podujatie.
  • kedy sa začne zábava alebo ďalšie aktivity, ako napríklad aukcie.
  • Kedy sa začne podávanie jedla.
  • kedy a ako sa začne upratovanie jedla.
  • kedy sa podujatie skončí.
  • Kto zostane na upratovanie a rozchod.

Mať osobu poverenú riešením problémov. Nie všetko pôjde dokonale. Ak ste na fundraisingu na vysokej úrovni a snažíte sa hovoriť s dôležitými hosťami, nechcete, aby ste museli súčasne odstraňovať problémy. Miestne zbierky finančných prostriedkov môžu byť tiež nepríjemné, ak sa každý stará o detaily na poslednú chvíľu. Pridelenie tejto úlohy niekomu uľahčí život všetkým ostatným.

Príďte skôr, aby ste všetko pripravili. Ak pripravujete vlastné jedlo alebo zabezpečujete vlastnú zábavu, budete musieť prísť o niekoľko hodín skôr, aby ste mohli začať variť a pripravovať. Ak zabezpečujete catering a prenajímate si zábavu, organizátori podujatia budú musieť aj tak prísť na začiatku dňa, aby sa uistili, že priestor je otvorený a dodávatelia prichádzajú a pripravujú, ako sľúbili.

Skontrolujte, či je všetko v poriadku. Pred príchodom hostí budete chcieť prejsť sériou kontrol, aby ste sa uistili, že všetko prebieha bez problémov. Skontrolujte: [13]

  • Ozvučenie.
  • Svetlá.
  • Výzdoba.
  • Počet alebo stoličky.
  • Strieborný riad/príbor.
  • Pripravenosť účinkujúcich a potravín.

Pomôžte hosťom zaparkovať. Mali by ste si vopred dohodnúť, kde budú hostia parkovať. Majte na ulici pripravených ľudí, ktorí budú usmerňovať dopravu. V prípade podujatí v prenajatých priestoroch je dobré mať k dispozícii parkovanie s obsluhou.

Privítanie hostí. Majte vonku vyslaných ľudí, ktorí budú usmerňovať ľudí. Pri podujatiach v zime je dôležitá kontrola šatstva alebo miesto na zavesenie búnd. Samozrejme, budete potrebovať aj ľudí pri vchode, ktorí budú vítať hostí, brať od nich vstupenky a rozdávať program, ak existuje.

  • Program nielenže informuje hostí o poradí podujatí, ale je aj skvelou príležitosťou na posilnenie vášho posolstva pri získavaní finančných prostriedkov zahrnutím informácií o vašom účele.

pracovať v miestnosti. budete chcieť využiť príležitosť porozprávať sa s účastníkmi o vašej veci a projektoch. Cieľom večere je síce zarobiť peniaze, ale je to aj príležitosť na získanie darcov. Buďte priateľskí a predstavte si hostí navzájom, ale nebojte sa tiež konkrétne požiadať o záväzky na ročné príspevky alebo špeciálne projekty.[14]

Zostaňte načas. Toto je nevyhnutné. Ak sa vaša večera pretiahne príliš dlho, je to istý spôsob, ako stratiť záujem hostí. Niekto by mal byť poverený úlohou zabezpečiť, aby večera prebiehala načas. To znamená, že musíte začať načas, trafiť sa do svojich cieľov počas večera a skončiť načas.[15]

4. časť zo 4:Udržanie dynamiky po podujatí

Odoslanie ďakovných listov. Vaše úsilie sa nekončí, keď sa večera skončí. Je dôležité pokračovať v kultivácii darcov a dobrovoľníkov, aby boli v budúcnosti ochotní venovať viac času a peňazí. Nezabudnite poslať ďakovné listy všetkým prispievateľom, dobrovoľníkom a dodávateľom.[16]

Dajte ľuďom vedieť, aké skvelé bolo podujatie. Najlepší spôsob, ako mať skvelú zbierku finančných prostriedkov, je urobiť z nej každoročnú záležitosť, aby sa o nej stihlo rozprávať. Začnite sa hneď pripravovať na zbierku na budúci rok tým, že všetkým pripomeniete, aká skvelá bola tá tohtoročná. Uverejnite fotografie z podujatia na Facebooku, Twitteri alebo Instagrame. Kontaktujte miestne médiá a informujte ich o tom, aký úspech mala zbierka.[17]

  • Urobte pitvu po večeri. Ak chcete, aby bolo budúcoročné podujatie ešte lepšie, musíte sa poučiť z tohto. Vedúci podujatia by sa mali stretnúť v týždni po podujatí, aby prediskutovali, čo fungovalo a čo mohlo fungovať lepšie. Je to dôležité najmä pre organizácie, ako sú školy, ktoré nemusia mať z roka na rok tých istých dobrovoľníkov. Zapísaním toho, čo ste sa naučili, môžete vytvoriť inštitucionálne znalosti, ktoré môžete odovzdať ďalšej skupine rodičov.
  • Odkazy