Ako viesť štúdiu času a pohybu: 14 krokov (s obrázkami)

Štúdia času a pohybu sa používa na analýzu efektívnosti práce prostredníctvom pozorovania a časového rozvrhnutia úloh. Môže vám to pomôcť zistiť, v ktorých oblastiach by váš deň mohol byť efektívnejší, čím ušetríte čas a energiu, čo by sa každému hodilo! Môžete ho vykonať na sebe alebo pozorovať inú osobu. Najprv sa musíte rozhodnúť, akú metódu použijete, od pozorovania v reálnom čase až po prístup založený na výbere vzorky, a potom budete pozorovať a časovať úlohu. Po ukončení štúdie môžete údaje použiť na vytvorenie efektívnejšieho pracovného procesu.

Časť 1 z 3:Výber metódy zaznamenávania údajov


Ak máte obmedzený čas na zaznamenávanie, použite výber pracovných vzoriek. Pri tomto prístupe pozorujete osobu skôr v určitých časových intervaloch než nepretržite. Intervaly môžu byť pravidelné alebo náhodné. Pozorujete osobu počas určitého času a potom na základe vzoriek extrapolujete, koľko času strávila jednotlivými úlohami. Tento typ funguje lepšie pri úlohách, ktoré majú menej komponentov, alebo pri pracovníkoch, ktorí vykonávajú celkovo menej úloh.[1]

  • Ak je napríklad hlavnou úlohou osoby fakturácia, náhodné výbery môžu fungovať, pretože pri každej kontrole získate prehľad o tom, čo daná osoba robí. Keď máte všetky údaje, môžete zistiť, ktorej úlohe alebo zložke venuje osoba najviac času, a to tak, že sa pozriete, ako často a ako dlho sa objavovala v každej náhodnej vzorke.
  • Výhodou tejto metódy je, že môžete pozorovať viac ako jednu osobu v stanovenom časovom úseku tak, že sa striedajú jednotlivé osoby.
  • Ak túto metódu používate sami na sebe, nastavte si budík, ktorý sa bude spúšťať v určitých intervaloch, aby ste mohli nahrávať, čo robíte počas stanoveného času.


Pozorovať úlohu v reálnom čase, aby ste mohli klásť otázky. Pri tomto prístupe ste v miestnosti s osobou, ktorá vykonáva úlohu. Pozorujte, čo robia, a pri zaznamenávaní časov rozdeľte úlohu na menšie zložky. Každá zložka by mala dávať zmysel ako celok bez toho, aby bola taká podrobná, že nebudete stíhať.[2]

  • Načasovanie rozsiahlej úlohy nie je užitočné bez toho, aby ste sa pozreli na zložky každej úlohy. Ak analyzujete komponenty, môžete hľadať neefektívnosť. Nebudete zastavovať osobu; len rozdelíte úlohu na účely zaznamenávania. Ak je napríklad úlohou kontrola pošty, zložky by zahŕňali chôdzu do priestoru pošty, nájdenie pošty, jej odnesenie späť k stolu, otvorenie obálok, prečítanie pošty a vyradenie alebo spracovanie každého listu.
  • Môže vám pomôcť skupina na pozorovanie. Takto môžete mať jednu osobu, ktorá bude pracovať so stopkami, 1 osobu, ktorá bude zaznamenávať časy, a 1 osobu, ktorá si bude robiť poznámky.
  • Tento prístup môžete použiť aj na seba. V takom prípade si budete zapisovať každú zložku, ako ju vykonávate.


Nahrávajte video, aby účastník vykonával svoju činnosť prirodzenejšie. Namiesto pozorovania úloh v reálnom čase urobte video. Takto sa môžete neskôr vrátiť a analyzovať, ako dlho trvá každá úloha. Neprídete o toľko, pretože video môžete vždy pretáčať, aby ste si niečo pozreli znova.[3]


Nahrajte si video, aby ste mohli vykonať presnejšiu štúdiu. Ak vykonávate štúdiu na sebe, tento prístup bude oveľa jednoduchší ako ostatné 2. Nastavte kameru na statív na mieste, ktoré dokáže zachytiť to, čo robíte. Nechajte ho nahrávať, kým budete prechádzať stanovenou úlohou, napríklad písaním správy.[4]

  • Otestujte úlohu za dané obdobie. Môžete napríklad testovať v priebehu týždňa alebo dokonca mesiaca.

Časť 2 z 3: Vykonanie štúdie


Vytvorte si tabuľku na zaznamenávanie údajov. Budete potrebovať miesto, kde si napíšete, čo je úloha, a ideálna je tabuľka. Vedľa toho budete potrebovať miesto na čas. Úlohy sa často vykonávajú v dávkach. V takom prípade si pripravte miesto na zaznamenávanie času pre každú zložku každej úlohy. Na túto časť budete potrebovať len súbor očíslovaných políčok. Pridajte aj stĺpec na poznámky.

  • Ak je napríklad úlohou kontrola e-mailov a jednou zo zložiek je čítanie e-mailov, zaznamenajte čas potrebný na prečítanie každého e-mailu do očíslovaných polí vedľa zložky.


Rozdeľte prácu do malých kategórií. Súčasťou vykonania štúdie času a pohybu je zistiť, koľko presne času sa strávi na každej úlohe. Vo všeobecnosti platí, že jediným spôsobom, ako zlepšiť efektívnosť, je pozrieť sa na drobné činnosti v rámci každej úlohy. Počas práce stanovte každú zložku úlohy a zapíšte si jej krátky opis.

  • Kľúčom je nájsť správnu úroveň podrobnosti. Nechcete byť príliš podrobní, pretože meranie času potrebného na stlačenie jedného tlačidla nie je užitočné. Nechcete však byť ani príliš rozsiahli, pretože to vám neposkytne dostatok údajov na prácu na efektivite.
  • Povedzme, že kontrolujete e-mail. Môžete si ju rozdeliť na prihlásenie do počítača a do elektronickej pošty, vymazanie nevyžiadanej pošty bez otvorenia, čítanie e-mailov, zostavenie odpovedí a usporiadanie e-mailov do priečinkov.


Časujte každú úlohu. Začnite so stopkami. Časujte každú zložku úlohy a zapisujte si čas, ktorý bol potrebný na jej vykonanie. Často je jednoduchšie jednoducho zastaviť a spustiť časovač pomocou uplynulého času. Neskôr môžete vstúpiť a zistiť, koľko sekúnd ste strávili na každej úlohe.

  • Ak chcete dosiahnuť väčšiu presnosť, získajte údaje za viac dní.


Časovanie úloh pomocou videa. Ak používate video, budete musieť zastaviť a spustiť video pre každú zložku, ktorú časujete. Takto budete mať čas zapísať si poznámky a časy jednotlivých zložiek.

Časť 3 z 3:Analýza výsledkov a vykonávanie zmien


Spriemerujte časy jednotlivých zložiek. Po skončení si zoberte časy pre každú zložku a zistite priemer. Ak chcete zistiť priemer, spočítajte všetky časy pre 1 zložku a potom ich vydeľte počtom časov v danej skupine.

  • Napríklad, ak máte ako zložku čítanie e-mailov, časy môžu byť 65 sekúnd, 210 sekúnd, 240 sekúnd, 39 sekúnd a 354 sekúnd. Čísla sčítajte: 65 + 210 + 240 + 39 + 354, aby sa rovnalo 908. Vydelte počtom časov. V tomto prípade je to 5, takže vydeľte 908 číslom 5 a dostanete 181.Priemerne 6 sekúnd na jeden e-mail.


Zistite priemerný čas pre danú úlohu. Najjednoduchší spôsob, ako nájsť priemerný čas pre celú úlohu, je jednoducho sčítať všetky priemery pre jednotlivé zložky dohromady. Tým získate priemer pre celú úlohu.


Priraďte úlohám vysokú alebo nízku hodnotu. Priradenie vysokej alebo nízkej hodnoty každej úlohe vám pomôže určiť priority toho, čo je dôležité. Nemusíte im priradiť číslo, stačí ich označiť ako úlohy s vysokou alebo nízkou hodnotou. Napríklad odpovedanie na e-maily vo vašej práci môže byť dôležité, ale ak nepracujete v zákazníckom servise, pravdepodobne má celkovo nižšiu hodnotu ako dokončenie dôležitej správy.[5]


Znížte počet úloh s nízkou hodnotou a vysokou časovou náročnosťou. Po ohodnotení úloh sa pozrite, ktoré úlohy zaberajú veľa času a zároveň majú celkovo nízku hodnotu. To sú úlohy, pri ktorých musíte zistiť, ako ich obmedziť. Dôležité je tiež pozrieť sa na úlohy, ktoré zaberajú veľa času, ale zároveň majú vysokú hodnotu. Nie je na škodu pokúsiť sa tieto úlohy zefektívniť.[6]


Dávajte pozor na multitasking. Multitasking spôsobuje, že každá úloha trvá dlhšie, pretože sa jej nemôžete venovať naplno. V prípadoch, keď vykonávate viacero úloh naraz, ako je napríklad prechod medzi e-mailom a písaním správy, skúste zmeniť. Stanovte si časový úsek, v ktorom budete robiť len jednu vec. Ak píšete správu, ignorujte e-mail.[7]

  • Ak počas dňa neustále čítate e-maily, neustále vytrhávate svoje myšlienky z toho, čo práve robíte. Často je lepšie robiť všetky úlohy naraz, napríklad čítať e-maily len ráno, na poludnie a tesne pred odchodom z práce.

  • Hľadajte neefektívnosti, aby ste ich mohli obmedziť. Často nájdete neefektívnosť v rutinných postupoch, ktoré časovo a opisovo. Odstránenie neefektívnosti vám pomôže pracovať lepšie a urobiť viac v čase, ktorý máte.

    • Napríklad, ak musíte denne vypĺňať papiere v inej miestnosti mimo vašej kancelárie, zvážte uloženie, aby ste to urobili všetko naraz. Ak neustále chodíte tam a späť, uberá vám to čas, ktorý by ste mohli venovať iným úlohám.
  • Odkazy