Ako vytvoriť Ganttov diagram v programe Word: 8 krokov (s obrázkami)

Potrebujete vytvoriť Ganttov diagram na sledovanie a vizualizáciu postupu vášho tímu na projekte? V programe Microsoft Word môžete od začiatku vytvoriť jednoduchý stĺpcový graf, vyplniť informácie o projekte a upraviť ho tak, aby sa zmenil na graf v Ganttovom štýle. Microsoft Excel obsahuje aj bezplatné šablóny, ktoré dokážu premeniť dátumy úloh, priority a zadania na atraktívny Ganttov graf. Ukážeme vám, ako transformovať stohovaný stĺpcový graf na Ganttov graf v programe Word a ako vytvoriť Ganttov graf pomocou šablón v programe Excel.

Metóda 1 z 2:Vytvorenie Ganttovho diagramu od začiatku v programe Word

Vytvorenie prázdneho dokumentu Microsoft Word. Môžete to urobiť spustením programu Microsoft Word na počítači Pc alebo Mac a výberom položky Prázdny.

  • V programe Microsoft Word neexistuje šablóna pre Ganttove grafy, ale napriek tomu si môžete vytvoriť graf pomocou nástroja Word na tvorbu stohových stĺpcových grafov.

Zmeňte orientáciu na Landscape. Keďže Ganttove diagramy sú širšie ako vysoké, môže byť užitočné umiestniť dokument do režimu na šírku, čo môžete urobiť kliknutím na tlačidlo Rozloženie menu v hornej časti programu word a výberom položky Orientácia > Na šírku.

Kliknite na tlačidlo Vložte stránku ponuky. Nachádza sa v hornej časti aplikácie Word.

Kliknite na Graf. Nachádza sa v paneli „Ilustrácie“ v hornej časti aplikácie Word.

Vyberte Stacked Bar (Stohovací panel) a kliknite na tlačidlo OK. Ak chcete nájsť tento typ grafu, kliknite na Stĺpec na ľavej strane a potom kliknite na druhú ikonu stĺpcového grafu v hornej časti obrazovky. Tým sa do vášho dokumentu vloží jednoduchý stĺpcový graf so 4 kategóriami. Automaticky sa tiež otvorí malé okno, ktoré vyzerá ako Microsoft Excel s názvom „Graf v programe Microsoft Word.“

Zadajte údaje pre váš Ganttov graf. V malom okne vyzerajúcom ako Excel, ktoré sa zobrazilo, nahraďte text príkladu vlastným textom. Keďže vytvárate Ganttov diagram, budete chcieť zahrnúť stĺpce pre Dátum začiatku, Dátum konca a Trvanie každej úlohy a potom uviesť každú úlohu v samostatnom riadku. Stĺpec Trvanie nechajte prázdny, pretože na výpočet trvania každej úlohy použijete vzorec. Tu je príklad, ako môžu vyzerať údaje vášho grafu s pridanými dátumami:

Dátum začiatku Dátum ukončenia Trvanie
Prvá úloha 1/1/2022 3/1/2022
Druhá úloha 1/5/2022 6/1/2022
Tretia úloha 6/1/2022 6/30/2022

Formátujte dátumy v grafe. Formát grafu bude musieť vedieť, že zadané dátumy sú skutočne dátumy. Tu je uvedený postup, ako to môžete urobiť:

  • Vyberte dva stĺpce obsahujúce vaše dátumy. Ak chcete vybrať viac stĺpcov, podržte stlačené tlačidlo Ovládanie (PC) alebo Príkaz (Mac) pri kliknutí na jednotlivé písmená stĺpcov.
  • Kliknite pravým tlačidlom myši na zvýraznené stĺpce a vyberte položku Formátovať bunky.
  • Kliknúť na Dátum v ľavom paneli.
  • Vyberte formát, v ktorom sa majú dátumy zobrazovať, a kliknite na OK.

Vytvorenie vzorca na výpočet trvania každej úlohy. Za predpokladu, že chcete použiť počet dní ako trvanie úlohy, stačí vytvoriť vzorec, ktorý určí, koľko dní sa vyskytuje medzi dátumom začiatku a dátumom konca každej úlohy. Tu je návod, ako na to:

  • Do bunky D2 (prvá prázdna bunka v stĺpci Trvanie) zadajte =C2-B2 a stlačte tlačidlo Zadajte alebo Vráťte.
  • V bunke sa zobrazí počet dní medzi dvoma dátumami. Mal by tiež automaticky vypočítať trvanie pre zostávajúce riadky.
  • Ak sa zvyšok riadkov nevypočíta automaticky, prejdite kurzorom myši na bunku D2, kým sa v jej pravom dolnom rohu nezobrazí bodka, a potom ťahajte túto bodku smerom nadol, kým nedosiahnete spodnú časť údajov.

Odstráňte sériu „Dátum ukončenia“. Ak to chcete urobiť, stačí dvakrát kliknúť na Dátum ukončenia v legende grafu v spodnej časti, aby ste ho vybrali, a potom kliknite na výber pravým tlačidlom myši a vyberte Odstrániť sériu. Teraz budete mať len niekoľko jednoduchých modrých stĺpcových čiar.

Kliknite na niektorý z modrých stĺpcov. Na pravej strane aplikácie Excel sa zobrazí panel Formát.

Odstráňte výplň z modrých pruhov. Ak to chcete urobiť, stačí kliknúť na ikonu plechovky s farbou v hornej časti pravého panela, rozbaliť Výplň sekcie a potom kliknite na tlačidlo Bez vyplnenia. Tým sa z grafu odstráni modrá výplň a zobrazia sa skutočné trvania úloh ako v Ganttovom grafe – tieňované oblasti, ktoré predstavujú trvanie.
[1]
Dôveryhodný zdroj
Podpora spoločnosti Microsoft
Technická podpora a informácie o produktoch od spoločnosti Microsoft.
Prejsť na zdroj

  • Môžete zmeniť farbu tieňovaného pruhu, aby viac vynikol. Stačí na ňu raz kliknúť, vybrať Výplň, a vybrať si farbu.

Obráťte poradie úloh. Úlohy vo vašom Ganttovom grafe sú teraz v nesprávnom poradí, takže budete chcieť zmeniť poradie. Tu je uvedený postup:

  • Kliknite kdekoľvek vo vnútri grafu.
  • Kliknite na tlačidlo Možnosti grafu menu v hornej časti pravého panela a vyberte položku Vertikálna os (Kategória).
  • Rozbaľte Možnosti osi nadpis.
  • Začiarknite políčko vedľa položky „Kategórie v opačnom poradí.“

Prispôsobiť graf. Teraz, keď máte svoj Ganttov graf naformátovaný, môžete ho upraviť podľa svojich predstáv.

  • Ak potrebujete pridať alebo upraviť údaje, môžete tak urobiť v okne aplikácie Excel. Ak toto okno stratíte, kliknite na graf, vyberte Návrh grafu kartu v hornej časti a potom kliknite na tlačidlo Upraviť údaje.
  • Ak chcete odstrániť legendu v spodnej časti, stačí na ňu kliknúť pravým tlačidlom myši a vybrať položku Odstrániť.
  • Môžete upraviť názov grafu alebo ho úplne odstrániť.
  • Kliknite na zmeniť farby na paneli nástrojov upraviť farebnú schému grafu.

Uložte svoj Ganttov diagram. Teraz, keď ste vytvorili svoj graf, môžete ho uložiť v ľubovoľnom formáte. Kliknite na položku Súbor menu a vyberte položku Uložiť ako (alebo Uložiť ako kópiu), ak chcete graf uložiť ako .DOCX ak chcete, aby zostali upraviteľné, alebo ako .PDF ak chcete, aby ste ju mohli ľahko poslať v neupraviteľnom formáte.

Metóda 2 z 2:Použitie šablóny Ganttovho diagramu v programe Excel

Otvorte aplikáciu Microsoft Excel. Služba Microsoft 365 ponúka niekoľko ľahko použiteľných šablón Ganttovho grafu pre aplikáciu Microsoft Excel. Použitie šablóny je najjednoduchší spôsob, ako vytvoriť Ganttov diagram v akejkoľvek aplikácii balíka Office.

  • Po vytvorení Ganttovho diagramu zo šablóny môžete diagram jednoducho uložiť ako PDF, Word .DOCX alebo akýkoľvek iný typ súboru, ktorý sa dá ľahko odoslať.

Kliknite na Nový. Táto možnosť sa nachádza na ľavom paneli.

Vyhľadávať Ganttove šablóny. Ak to chcete urobiť, stačí zadať Gantt do vyhľadávacieho panela v hornej časti a stlačte tlačidlo Zadajte alebo Vrátiť. Zobrazí sa niekoľko šablón Ganttovho diagramu.

Kliknutím na šablónu Ganttovho grafu si ju môžete pozrieť. Po kliknutí na šablónu sa zobrazí náhľad, ako by mohla vyzerať, ako aj zhrnutie jej funkcií. Spoločnosť Microsoft odporúča svoju ucelenú šablónu Ganttovho plánovača projektu, ale existuje niekoľko šablón, z ktorých si môžete vybrať.[2]
Dôveryhodný zdroj
Podpora spoločnosti Microsoft
Technická podpora a informácie o produktoch spoločnosti Microsoft.
Prejsť na zdroj

  • Vyskúšajte Sledovanie dátumu Ganttov diagram pre ľahko použiteľný Ganttov graf orientovaný na dátum, alebo Agilný Ganttov diagram pre podobnú šablónu, ale s agilnými podmienkami (vrátane možnosti označiť úrovne rizika a určiť vlastníkov úloh).
  • Ak chcete získať jednoduchý, datovaný formát Ganttovho diagramu s priestorom pre viacero fáz, vyskúšajte Jednoduchý Ganttov diagram šablóny . Táto tabuľka umožňuje zadať dátum začiatku, určiť úlohy a ich priradených vlastníkov/tímov,

Kliknite na stránku Vytvoriť na vytvorenie grafu. Stiahne sa šablóna z programu Microsoft a otvorí sa v programe Excel.

Nájdite pokyny pre vybranú šablónu. Každá šablóna má pokyny, ktoré nájdete na samostatnej karte s názvom „O“ alebo v skrytom texte na samotnom hárku.

  • Vyhľadajte O stránke záložka v spodnej časti hárku. Ak sa vám zobrazí, kliknite na ňu a dozviete sa, ako používať šablónu.
  • Ak vaša šablóna nemá kartu Informácie, dvakrát kliknite na A1 na Ganttovom grafe, aby ste získali pokyny – pokyny sa zobrazia v hornej časti hárka v lište „fx“.

Vyplňte údaje o grafe. Kroky sa trochu líšia v závislosti od vybranej šablóny Gantt a informácií, ktoré chcete zobraziť.

  • Nahraďte text šablóny, napríklad „Názov projektu“ a „Vedúci projektu“, informáciami o vašom projekte.
  • Nahraďte všetky dátumy skutočnými dátumami časového rozsahu projektu.
  • Do každého poskytnutého riadku zadajte úlohy, priradenia úloh, priority/kategórie, dátumy začiatku, konca a ďalšie informácie. Počas zadávania informácií sa graf automaticky aktualizuje.
  • Ak sú v grafe riadky, ktoré nepotrebujete, môžete ich jednoducho odstrániť – kliknite pravým tlačidlom myši na číslo riadku a vyberte Odstrániť.
  • Uložte svoj Ganttov diagram. Po vyplnení šablóny ju môžete uložiť v rôznych formátoch. Stačí kliknúť na Súbor menu vyberte položku Uložiť ako (alebo Uložiť ako kópiu) a vyberte požadovaný formát súboru.

    • Ak chcete graf uložiť v needitovateľnom formáte, ktorý môžete poslať iným, uložte ho ako PDF. Toto je užitočné, ak potrebujete pripojiť Ganttov diagram k žiadosti o prácu alebo grant.
    • Ak chcete, aby ľudia mohli Ganttov graf upravovať pomocou vlastných informácií, uložte ho ako tabuľku programu Excel (.XLSX).
    • Obsah Ganttovho diagramu môžete tiež skopírovať a vložiť do dokumentu programu Word.
      • Ak ju chcete skopírovať, myšou vyberte celý graf a potom stlačte tlačidlo Control + C (PC) alebo Príkaz + C (Mac).
      • Ak chcete vložiť ako upraviteľný graf, stačí kliknúť myšou na požadované miesto a stlačiť Control + V (PC) alebo Control + V (Mac).
      • Ak chcete vložiť ako obrázok, kliknite pravým tlačidlom myši na požadované miesto a kliknite na ikonu schránky s obrázkom.
  • Odkazy