Ako zablokovať hotelové izby: 9 krokov

Rezervácia 10 alebo viac hotelových izieb sa počíta ako „blok.“ Blokové rezervácie sa hodia na svadby a iné veľké podujatia, na ktoré bude cestovať veľa ľudí z iných miest. Aby ste mohli vytvoriť blok, budete chcieť presne určiť počet izieb, ktoré budete potrebovať, ako aj dátumy rezervácie. Potom zavolajte do hotelov, ktoré ste si vybrali, a dohodnite sa na podmienkach rezervácie. Keď je všetko dohodnuté, pošlite všetky podrobnosti svojim hosťom, aby si mohli urobiť rezerváciu. Vaši hostia vám pravdepodobne poďakujú za to, že ste im ušetrili peniaze a čas tým, že ste urobili blokové opatrenia.

Časť 1 z 3:Zisťovanie údajov o rezervácii

Určite, koľko izieb budete potrebovať. Pozrite si zoznam hostí alebo účastníkov a spočítajte, koľko ľudí bude cestovať z iného mesta. Odhadnite, že každá z týchto osôb bude potrebovať samostatnú miestnosť. Ak na zozname vidíte rodinu, skúste odhadnúť, koľko izieb budú potrebovať. Ešte lepšie je, ak si viete rozdeliť, koľko budete potrebovať jednolôžkových, dvojlôžkových, kráľovských alebo iných izieb.[1]

Zistite dátumy rezervácie. Predtým, ako začnete skúmať alebo oslovovať kvôli cenám, premyslite si, ako dlho budú vaši cestovatelia potrebovať zostať v hoteli. Vo všeobecnosti je najlepšie rezervovať blok izieb, ktorý pokryje najskoršie príchody až po najneskoršie odchody. Uvedomte si, že hotely sa vo všeobecnosti zdráhajú povoliť blokovanie izieb na jednu víkendovú noc.

  • Ak sa napríklad vaša svadba koná v sobotu, pravdepodobne si budete musieť rezervovať izby od štvrtka do pondelka.

Vyberte si viac hotelov s rôznymi cenami. Po získaní predstavy o individuálnych cenách zúžte možnosti hotela len na 2 – 3 možnosti. Skúste myslieť na svojich hostí a ich rozpočtové obmedzenia alebo osobné preferencie. Vyberte hotely, ktoré im budú vyhovovať a ktoré sú cenovo dostupné.[2]

Časť 2 z 3:Rezervácia

Zavolajte do vybraných hotelov a prediskutujte ceny blokovaných izieb. Teraz, keď už máte v hlave základnú cenu, kontaktujte vybrané hotely ešte raz. Tentoraz sa s nimi porozprávajte o rezervácii bloku izieb na vami plánované termíny. Rezervačný agent vám snáď potvrdí, že má k dispozícii vami požadovaný počet izieb. Potom starostlivo porovnajte cenu bloku s cenou samostatnej izby z predchádzajúceho obdobia.[3]

  • Ak je cena bloku príliš vysoká, informujte agenta o svojom predchádzajúcom prieskume a požiadajte o nižšiu cenu. Buďte zdvorilí, ale nesúhlaste s ničím, kým nebudete spokojní s ponúkanou cenou.
  • Proces rezervácie by ste mali začať niekedy 3-8 mesiacov pred podujatím. Týmto spôsobom poskytnete hosťom aj hotelu dostatok času na prípravu.[4]

Informujte sa o všetkých pravidlách alebo obmedzeniach týkajúcich sa blokovania izieb. Pri rozhovore s rezervačným agentom ho požiadajte, aby vám spresnil všetky pravidlá týkajúce sa blokovania izieb. V niektorých prípadoch môžu hotely účtovať dodatočné poplatky za určité vybavenie alebo za neskorý check-in. Zistite, či budete musieť zložiť zálohu na zabezpečenie rezervácie. Spýtajte sa, či je potrebné vopred rezervovať určitý počet izieb, aby sa zachovala blokácia.[5]

  • Tiež si dvakrát overte, či si vaši hostia budú môcť sami rezervovať izbu. Spýtajte sa, či je potrebné použiť konkrétny kód alebo či je potrebné zavolať na konkrétne číslo hotela.
  • Na udržanie bloku hotely zvyčajne vyžadujú, aby bolo do vopred stanoveného termínu rezervovaných 80 % izieb bloku.

Požiadajte o kompenzačnú izbu. Mnohé hotely ponúknu organizátorovi podujatia izbu zadarmo. Budú vám „kompenzovať“ izbu na celý pobyt alebo aspoň na jeho časť. To je ešte pravdepodobnejšie, ak ste nevesta alebo ženích, ktorí si rezervujú izby na svadbu. Ak vám hotel nemôže poskytnúť kompenzáciu za izbu, opýtajte sa ho, aké výhody by vám mohol poskytnúť výmenou za rezerváciu.[6]

  • Hotel vám môže napríklad ponúknuť bezplatný upgrade izby alebo poukážky do hotelovej reštaurácie.

Časť 3 z 3:Dodržanie dátumu uzávierky

Vyberte si dátum uzávierky rezervácie. Hotely zvyčajne požadujú, aby ste si vybrali dátum 2-3 týždne pred podujatím, ktorý bude slúžiť ako hraničný dátum pre blokové rezervácie. Hotel tak môže uvoľniť nezarezervované izby pre ďalších záujemcov. Vyberte dátum, ktorý poskytne vašim hosťom dostatok času na výber hotela. Potom informujte o konečnom termíne a upozornite hostí, že ak ho nestihnú, budú musieť pravdepodobne zaplatiť plnú cenu.[7]

Informujte svojich hostí o bloku izieb čo najskôr. Umiestnite všetky informácie o rezervácii na webovú stránku podujatia. Pošlite e-mail s podrobnosťami. Osobne zavolajte ľuďom a povedzte im o rezervácii. V prípade svadby pošlite spolu s pozvánkou aj rezervačnú kartu.[8]

  • S blížiacim sa termínom podujatia buďte v kontakte so svojimi hotelmi. Každý týždeň zavolajte do vybraných hotelov a zistite, ako sa obsadzuje blok. Ak sa termín blíži a blok je stále prázdny, možno bude potrebné poslať hosťom dodatočnú pripomienku. Jednoduchý hromadný e-mail, ktorý všetkým pripomenie, aby si rezervovali miesto do určitého termínu, zvyčajne stačí.

    • Mnohé hotely vám na požiadanie poskytnú aj konkrétny zoznam, kto si rezervoval v danom bloku.
  • Odkazy