Ako zdvihnúť telefón v práci: 10 krokov (s obrázkami)

Vytváranie profesionálneho imidžu v práci je dôležité pre kariérny úspech. Odpovedanie na telefonáty je niečo, čo robí takmer každý zamestnanec bez ohľadu na jeho pozíciu v spoločnosti. Správny spôsob odpovede navodí pozitívny tón, pomôže volajúcemu cítiť sa príjemne a pripraví vás na to, aby ste mu pomohli odpovedať na všetky jeho otázky.

Časť 1 z 2:Zdvíhanie telefónu


Odpovedajte rýchlo. Ak ste v obchodnom prostredí, je neslušné nechať ľudí čakať. Pristúpte k telefónu a odpovedzte pred tretím zazvonením.[1]


Priložte si telefón k tvári. Aj keď chcete pri zdvíhaní telefónu postupovať rýchlo, mali by ste byť dostatočne trpezliví, aby ste skutočne dostali ústnu dutinu k tvári. Uistite sa, že nezačnete hovoriť, kým nie je telefón tesne pri vás, aby osoba na druhej strane nezmeškala žiadnu informáciu.[2]


Pred odpoveďou sa zhlboka nadýchnite. Keď je telefón pri vašej tvári, pred predstavením sa zhlboka nadýchnite. Pomôže vám to zachovať pokoj a kontrolu, vďaka čomu budete môcť hovoriť pomaly a ľahšie si zhromažďovať myšlienky.[3]


Predstavte svoju firmu a seba.[4]
Odborný zdroj
Tami Claytor
Tréner etikety
Rozhovor s odborníkom. 29. septembra 2020.
Chcete sa uistiť, že druhá osoba na linke volala na správne miesto a správnej osobe, preto sa uistite, že vie, kto ste vy a vaša spoločnosť. Uistite sa, že ste začali názvom firmy. Možno si budete chcieť dať napísať scenár pozdravu, aby ste nemuseli premýšľať, čo povedať, keď zazvoní telefón. Tento odkaz sa bude mierne meniť v závislosti od okolností.

  • Ak ste recepčný, je dôležité, aby ste identifikovali celú spoločnosť, pretože ste pre volajúceho vstupnou bránou ku všetkému, čo potrebuje. Niečo jednoduché, napríklad: „Dobrý deň, tu je spoločnosť wikiHow Enterprises, hovorí Nick. Ako vám môžem pomôcť?“ je dobré.[5]
    Odborný zdroj
    Tami Claytor
    Tréner etikety
    Rozhovor s odborníkom. 29 septembra 2020.
    Volajúci sa tak dozvie, kto ste vy a vaša firma, a získa možnosť pokračovať v rozhovore.[6]
    Ak ste osobný recepčný, identifikujte osobu, pre ktorú pracujete („Tu je pán. Kancelária Millerovej, hovorí Nick“), pretože to je osoba, ktorej sa váš volajúci snaží dovolať.[7]
  • Ak ste súčasťou kancelárie, informujte druhú osobu o tom, čo robíte, aby vedela, aké otázky vám môže položiť. Identifikácia slovami „Dobrý deň, tu Jessica z účtovníctva“ umožní druhej osobe zistiť, či sa dovolala do kancelárie alebo k osobe, ktorú chce, a či má hovoriť s niekým iným.


V blízkosti telefónu majte pero a poznámkový blok. To vám umožní rýchlo si zapísať informácie, ak vám chce osoba nechať odkaz alebo poskytnúť ďalšie informácie. Nechcete nechať volajúceho čakať, kým budete hľadať niečo, čo by ste mohli napísať.

2. časť z 2:Telefonovanie


Pri rozhovore sa usmievajte.[8]
Zdroj expertov
Tami Claytor
Tréner etikety
Expertný rozhovor. 29. septembra 2020.
Aj keď nemáte dobrú náladu, úsmev na tvári a jeho predstieranie vám pomôže vyznieť pre osobu na druhej strane príjemnejšie. Pravdepodobne to trochu pomôže aj vašej nálade.[9]
[10]


Hovorte jasne a profesionálne. Ide o profesionálne prostredie a je dôležité, aby ste si vy aj druhá osoba jasne a presne rozumeli. Hovorte pomaly a zreteľne vyslovujte slová, aby ste sa uistili, že vaše informácie odznejú.

  • Vyhnite sa slangovým slovám ako „Áno“, „Jasné“ alebo „Nie“.“ Namiesto toho hovorte jasnými slovami ako „Áno“ a „Nie.“ Nechcete, aby medzi vami a volajúcim došlo k zámene toho, čo niektorá z osôb povedala. Nezabúdajte na bežné zdvorilostné frázy, ako napríklad „Ďakujem“ a „Nemáte za čo“, keď je to vhodné.
  • Ak potrebujete niekomu odovzdať konkrétne čísla alebo písmená, napríklad odovzdať meno alebo telefónne číslo, môže byť dobré oboznámiť sa s fonetickou abecedou. Takto sa môžete vyhnúť zámene písmen, ktoré znejú podobne, ako napríklad „B“ a „V“, pomocou užitočných nápovedí, ako napríklad „V ako v Victory.“


Volajúceho oslovte profesionálne. Používajte titul osoby („pán. Jones“) a nie ich krstné meno, najmä ak volajúceho nepoznáte osobne. Uistite sa, že si pamätáte jeho meno a počas rozhovoru ho ním oslovujete.[11]

  • Môže byť užitočné zapísať si meno osoby po tom, čo ho dostanete, aby ste si ho ľahšie zapamätali.


Ak je to potrebné, preveďte osobu. Ak vám niekto volá do práce, pravdepodobne má konkrétny problém alebo záležitosť, ktorú potrebuje vyriešiť. Ak neviete, ako odpovedať na otázku alebo obavu, nesnažte sa. Namiesto toho mu ponúknite prepojenie na niekoho, kto mu môže pomôcť. Aj to svedčí o tom, že máte záujem a chcete pomôcť vyriešiť problém volajúceho.[12]

  • Mnohé kancelárske telefónne systémy majú možnosť presmerovať hovory. Uistite sa, že viete, či vaša kancelária robí a ako funguje. Ak nie, zistite číslo správnej osoby a odovzdajte túto informáciu volajúcemu.
  • Buďte pri tom čo najzdvorilejší a ponúknite prestup. Povedzte niečo ako: „Obávam sa, že na to nemôžem odpovedať. Chcete, aby som vás prepol na Briana, ktorý vám môže pomôcť?“ Pred zmenou hovoru sa uistite, či osoba na druhej strane súhlasí.
  • Ak nie je k dispozícii niekto iný, ponúknite sa, že prevezmete správu. Len nezabudnite túto správu odovzdať ďalej.

  • Ukončite hovor profesionálne. Jasným a zdvorilým „Ďakujem“ alebo „Na viděnú“ dajte druhej osobe najavo, že rozhovor sa skončil a môže zavesiť. Nemalo by dôjsť k žiadnym nejasnostiam, či má rozhovor pokračovať alebo nie.[13]

    • Nechajte druhú osobu zavesiť. Ona iniciovala hovor, takže ju chcete nechať dokončiť všetko, čo potrebovala, keď volala ako prvá. Ak zavesíte, keď volajúci nie je pripravený, môže to vyzerať nezdvorilo alebo vám môžu uniknúť dôležité informácie.
  • Odkazy