Ako získať úprimnú spätnú väzbu od zamestnancov

Ako manažér alebo majiteľ firmy budete chcieť získať spätnú väzbu od svojich zamestnancov, aby ste mohli vybudovať lepšie pracovné prostredie a zlepšiť činnosť firmy. Ak však chcete spätnú väzbu od zamestnancov využiť na uskutočnenie pozitívnych zmien, musíte sa uistiť, že je úprimná. Keďže zamestnanci sa často obávajú, že úprimnosť môže ovplyvniť ich prácu, budete ich musieť upokojiť, aby sa cítili sebaisto a podelili sa o svoje úprimné názory.

Časť 1 zo 4:Získavanie úprimnej spätnej väzby od zamestnancov

Naplánujte si neformálne individuálne stretnutia s každým zamestnancom. Stretnutia by sa mali konať v neformálnom prostredí, napríklad počas obeda, v zasadačke alebo v kancelárii zamestnanca. Chcete, aby bol váš zamestnanec v pohode, a to tak, že mu dáte jasne najavo, že nejde o jeho pracovný výkon – ide o váš a firemný.[1]

  • Usporiadajte každé zo stretnutí na rovnakom mieste. Napríklad všetky stretnutia by mohli byť v zadnej časti oddychovej miestnosti alebo všetky stretnutia by mohli byť v kanceláriách vašich zamestnancov.
  • Vyhnite sa výberu miest na pracovisku, ktoré by zamestnanec mohol považovať za zastrašujúce, ako je napríklad vaša kancelária alebo hlavná konferenčná miestnosť.
  • Opýtajte sa zamestnancov, kde by ste mali stretnutia organizovať, aby ste im určili tón.

Vopred si pripravte súbor otázok. Naplánujte si neštruktúrovaný rozhovor, ale prineste si pripravený zoznam otázok, aby ste získali spätnú väzbu. Dobré otázky, ktoré by ste mohli položiť, by mohli byť: [2]

  • Ak by ste mohli zmeniť jednu vec v kancelárii, čo by to bolo?
  • Ak by ste ma mali zastúpiť, kým budem mimo kancelárie, čo by ste podľa vás urobili inak? Čo si myslíte, že by ste urobili rovnako?
  • Aký druh školení na rozvoj zamestnancov by vám podľa vás najviac pomohol?
  • Ako nás podľa vás vnímajú naši klienti? Akú spätnú väzbu ste od nich dostali za posledných niekoľko mesiacov?

Vyberte si niekoľko dlhodobých zamestnancov ako zberateľov spätnej väzby. Osoby, ktoré si vyberiete, by mali byť otvorené a dobre známe ostatným zamestnancom. Nechajte týchto zamestnancov hovoriť so všetkými a klásť otázky na spätnú väzbu. Potom s nimi môžete zorganizovať stretnutie so spätnou väzbou, kde sa môžu podeliť o to, čo sa od vašich zamestnancov dozvedeli.

  • To poskytuje vrstvu medzi vami a zamestnancami, aby vedeli, že sa môžu otvorene podeliť o svoje skutočné názory.
  • Požiadajte svojich zberateľov spätnej väzby, aby sa so zamestnancami podelili o trochu vlastnej konštruktívnej kritiky na vašu adresu alebo adresu spoločnosti, aby vedeli, že je v poriadku poskytnúť kritiku.
  • Nežiadajte svojich zberateľov spätnej väzby, aby sa podelili o to, kto čo povedal.[3]

Organizujte stretnutia v štýle mestskej rady. Pravidelne organizujte stretnutia, napríklad raz za mesiac. Dajte zamestnancom možnosť vyjadriť sa k iným otázkam prostredníctvom stretnutí. Ak sa zamestnanci pohodlne podelia o svoje myšlienky a návrhy týkajúce sa podnikových záležitostí, bude ľahšie dosiahnuť, aby hovorili úprimne.[4]

  • Zvážte možnosť, aby každá osoba poskytla pozitívny komentár, po ktorom by nasledoval negatívny komentár.

Použite anonymný zamestnanecký prieskum. Zamestnancom môžete v prieskume poskytnúť úplnú anonymitu, aby vedeli, že môžu otvorene hovoriť. Prieskumy sú však obmedzené v tom, že nemôžete vysvetliť alebo rozviesť otázky, ktoré kladiete, takže nemusíte získať spätnú väzbu, ktorú chcete. Okrem toho môže byť ťažké presvedčiť zamestnancov, aby sa zúčastnili, a nebudete vedieť, kto prieskum vypĺňa a kto nie.[5]

  • Zahrňte priestor na pripomienky, aby zamestnanci mohli otvorene reagovať na tému, na ktorú ste pri tvorbe otázok možno nemysleli.

Časť 2 zo 4:Podpora úprimnej spätnej väzby

Nechajte ľudí poskytnúť spätnú väzbu podľa ich podmienok. Neočakávajte, že zamestnanci budú postupovať podľa scenára alebo formulovať svoje návrhy určitým spôsobom. Buďte otvorení tomu, čo z nich prirodzene vychádza, a poďakujte im za ich príspevok.[6]

  • Napríklad neočakávajte, že zamestnanci budú pri poskytovaní návrhov alebo spätnej väzby používať celé vety alebo firemný žargón.
  • Podobne neodmietajte ani neignorujte návrh preto, že bol prednesený neformálne, napríklad na chodbe alebo pri chladničke na vodu.

Pri prijímaní spätnej väzby si vyžiadajte príklady. Ak zamestnanec hovorí, že porady majú tendenciu trvať dlho, je užitočné mať príklad, kedy sa to stalo, aby ste vedeli, o čom hovorí. Požiadajte zamestnancov, aby boli čo najkonkrétnejší.

  • Dajte zamestnancom vopred vedieť, že chcete, aby poskytli príklady, aby boli pripravení. Vďaka tomu sa budú cítiť skôr oprávnení podeliť sa, než aby boli postavení do pozoru alebo akoby ste spochybňovali ich názor.

Zapracujte spätnú väzbu od zamestnancov do svojho pracovného prostredia. Zamestnanci sa s väčšou pravdepodobnosťou podelia o svoje úprimné názory, ak vedia, že budú použité. Cieľom zhromažďovania spätnej väzby je zlepšiť pracovisko a pracovné vzťahy, preto ju dobre využite. Využívajte ju na formovanie firemnej kultúry, obchodných postupov a spôsobu, akým pristupujete k svojim zamestnancom.[7]

  • Ak návrh nefunguje pre vás alebo pre firmu, nájdite si čas na to, aby ste uznali, čo zamestnanec alebo zamestnanci povedali.
  • Ak napríklad nemôžete zamestnancom povoliť prístup k ich pracovnej elektronickej pošte v telefóne z dôvodu ochrany osobných údajov, prediskutujte toto rozhodnutie na najbližšom stretnutí zamestnancov. Povedzte: „Niekoľko ľudí nás požiadalo o prístup k elektronickej pošte v mobilných telefónoch, s čím súhlasím, že by to bol veľký prínos. Žiaľ, naše pravidlá ochrany osobných údajov nám v súčasnosti bránia v realizácii tejto politiky. Určite sa však k tomu v budúcnosti vrátime.“

Vyhnite sa rozhodovaniu o zamestnaní na základe spätnej väzby zamestnancov. Stačí jeden prípad, keď sa zamestnanec stretne s nevôľou kvôli úprimnému názoru, aby sa ostatní vaši zamestnanci uzavreli do seba. Dokonca aj odmeňovanie za skvelú spätnú väzbu sa môže obrátiť proti vám, pretože môže spôsobiť, že zamestnanci budú vyrábať pripomienky, aby vyzerali dobre. Naopak, všetku spätnú väzbu považujte za dobrú spätnú väzbu a využite ju podľa svojich možností na zlepšenie pracoviska.

  • Poďakujte všetkým zamestnancom za ich spätnú väzbu. Povedzte: „Ďakujeme vám za vašu úprimnosť. Táto spoločnosť by nemohla fungovať bez skvelých zamestnancov, ako ste vy.“
  • Ak zamestnanec poskytuje veľa kritiky, nadviažte s ním kontakt, aby ste sa dozvedeli viac. Venujte čas tomu, aby ste zistili, či to, čo povedali, môže pomôcť veci zlepšiť. Prinajmenšom si môžete vybudovať lepší pracovný vzťah s danou osobou.

Podporujte neustálu spätnú väzbu. Namiesto toho, aby ste zo spätnej väzby urobili jednorazovú udalosť, uistite sa, že vaši zamestnanci vedia, že spätná väzba je vždy vítaná. Žiadajte spätnú väzbu o každodenných pracovných návykoch, napríklad o tom, ako prebehla prezentácia, ako aj o veľkých záležitostiach, napríklad o rozhodnutiach o fúzii.

Časť 3 zo 4:Prijímanie spätnej väzby od zamestnancov

Prijmite všetku spätnú väzbu bez posudzovania. Na všetky spätné väzby reagujte neutrálne, aby ste zamestnanca neúmyselne nenasmerovali na to, čo hovorí. Ak nesúhlasíte s tým, čo hovoria, urobte si poznámky a zopakujte ich slová, aby ste im dali najavo, že ich počujete. Ak vás spätná väzba naozaj nadchla, zachovajte pokoj a povzbuďte ho, aby sa podelil o viac z toho, čo si myslí.

Nestávajte sa defenzívnymi. Keď vás niekto kritizuje, je lákavé brániť sa, najmä ak si myslíte, že sa mýli. Akákoľvek defenzíva z vašej strany však spôsobí, že zamestnanec prestane hovoriť. Pravdepodobne sa o svoje skúsenosti podelia aj s ostatnými, ktorí sa tiež pravdepodobne budú držať svojich názorov.

  • Pred odpoveďou sa zhlboka nadýchnite.
  • Správajte sa tak, akoby osoba hovorila o niekom inom, nie o vás.

Ukážte zamestnancom, že si ceníte ich príspevky. Poďakujte zamestnancom za ich podnety a neskôr sa s nimi spojte, aby ste im povedali, ako ste využili ich spätnú väzbu alebo prečo ich návrh nemusí byť v súčasnosti pre spoločnosť vhodný.[8]

  • Povedzte: „Veľmi si vážim vaše dnešné pripomienky. Teším sa, že s vami môžem pracovať na tom, aby sme našu spoločnosť posilnili.“

Časť 4 zo 4:Budovanie kultúry transparentnosti

Zavedenie politiky otvorených dverí. Vaši zamestnanci by sa mali cítiť slobodne a kedykoľvek sa na vás obrátiť, aby sa podelili o svoje nápady, návrhy alebo kritiku. Každý prináša niečo a svoj ďalší najlepší krok môžete nájsť na tých najnepravdepodobnejších miestach.[9]

  • Namiesto toho, aby ste čakali, kým sa vaši zamestnanci zastavia alebo pošlú e-mail, vytvorte si v pracovnom rozvrhu čas na prechádzky a neformálne rozhovory so zamestnancami.
  • Naplánujte „stretnutia otvorených dverí“ a požiadajte zamestnancov, aby sa zastavili a prediskutovali svoje názory.[10]

Vybudujte si dôveru u zamestnancov tým, že im pôjdete príkladom. Dôverujte svojim zamestnancom a rýchlo im to povedzte. Vždy predpokladajte, že to, čo hovoria a robia, robia v najlepšom záujme spoločnosti. Ak napríklad zamestnanec kritizuje váš postup pri dôležitom rozhodnutí, dajte mu najavo, že si ceníte jeho názor a viete, že myslí len na spoločnosť.[11]

  • Povedzte: „Som rád, že za mnou môžete prísť so svojimi obavami, pretože viem, že obaja chceme, aby spoločnosť uspela. Keby ste boli na mojom mieste, čo by ste urobili, aby sme mali lepšie základy?“

Vyzvite zamestnancov, aby predložili návrhy na ďalšie rozhodnutia. Spätná väzba by sa nemala týkať len vášho výkonu alebo spôsobu riadenia spoločnosti. Najlepší spôsob, ako dosiahnuť, aby vaši zamestnanci boli inovatívni a kreatívni, je vytvoriť prostredie, v ktorom sa ľudia môžu vyjadrovať a zdieľať svoje nápady. Keď vaša firemná kultúra podporuje zdieľanie nápadov, zamestnanci sa budú cítiť pohodlnejšie, keď budú úprimne vyjadrovať svoje názory.[12]

  • Získajte spätnú väzbu od zamestnancov pred prijatím závažných rozhodnutí spoločnosti.
  • Organizujte stretnutia, ktoré zamestnancom poskytnú príležitosť predkladať návrhy.
  • Poskytnite fórum na otvorenú diskusiu. Okrem pravidelných stretnutí môžete poskytnúť priebežnú metódu na oznamovanie nápadov, napríklad tak, že sa zamestnanci pripoja k aplikácii, budú komunikovať v kancelárskom chate alebo budú používať zdieľanú nástenku, kde môže ktokoľvek písať. Môžete im umožniť, aby písali anonymne alebo pod používateľským menom zamestnanca.[13]
  • Referencie