Ako zistiť, kedy dať zamestnancovi písomné upozornenie: 9 krokov

Ak ste manažér alebo majiteľ podniku so zamestnancami pod vaším vedením, môže nastať čas, keď budete musieť so zamestnancom hovoriť o nesprávnom správaní alebo problémoch s výkonom. Ak vydanie ústneho upozornenia problém nevyrieši, možno budete musieť vydať písomné upozornenie. Vo varovaní podrobne opíšte problém, uveďte, kedy k nemu došlo a ako dlho varovanie platí. Prevedieme vás krokmi, ako vydať písomné upozornenie, ktoré pomôže udržať poriadok vo firme a dá zamestnancovi šancu napraviť svoje konanie.

Časť 1 z 2:Rozhodovanie o tom, či je čas na písomné upozornenie

Postupujte podľa obvyklého postupu varovaní. Upozornenia, ktoré sa udeľujú zamestnancovi, sa vo všeobecnosti udeľujú po určitom postupe alebo eskalácii. Dodržiavaním postupu môžete zamestnancovi pomôcť presne pochopiť, akú úroveň disciplíny v súčasnosti dostáva a ako vážny je problém. Preštudujte si nasledujúci priebeh upozornení zamestnancov, aby ste zistili, či je čas na písomné upozornenie: [1]

  • Ústne upozornenie
  • Písomné varovanie
  • Konečné písomné upozornenie
  • Ukončenie pracovného pomeru so zamestnancom.

Dodržiavať kódex organizácie. Pred vydaním písomného upozornenia zamestnancovi sa budete chcieť oboznámiť s disciplinárnym poriadkom vašej organizácie. Uistite sa, že kódex súhlasí s vaším rozhodnutím udeliť písomné upozornenie. Pred predložením písomného upozornenia porovnajte závažnosť problému s disciplinárnym kódexom, ktorý používa vaša organizácia.[2]

  • Niektoré problémy nemusia byť veľmi závažné alebo sa u daného zamestnanca vyskytli prvýkrát. Tieto môžu vyžadovať jednoduché ústne upozornenie.
  • Iné problémy môžu byť pomerne závažné a môžu byť dôvodom na písomné upozornenie, pričom sa obíde ústne upozornenie. Tie môžu zahŕňať krádeže alebo vyhrážanie sa násilím.

Zhromaždite informácie o probléme. Pred vytvorením písomného upozornenia budete musieť zhromaždiť všetky relevantné informácie týkajúce sa zamestnanca a daného problému. Zhromaždenie týchto informácií vám umožní posúdiť, či je písomné varovanie vhodné, a zároveň vám umožní napísať podrobné a účinné varovanie.

  • Zistite dátumy a časy všetkých priestupkov zamestnancov.
  • podrobne opísať všetky rozhovory alebo predchádzajúce ústne upozornenia týkajúce sa tohto problému.
  • Zhromaždite staré dokumenty, ktoré zamestnanec podpísal a ktoré dokumentujú jeho súhlas s podmienkami spoločnosti a ilustrujú ich porušenie.

Porozprávajte sa so zamestnancom. Pred dokončením a vydaním písomného upozornenia budete chcieť s daným zamestnancom hovoriť v súkromí. Toto stretnutie vám umožní lepšie pochopiť situáciu a presne posúdiť, či je ďalším krokom vydanie písomného upozornenia zamestnancovi.[3]

  • Z rozhovoru môže vyplynúť, že išlo o nedorozumenie a nie sú potrebné žiadne ďalšie kroky.
  • Môžete byť schopní zhromaždiť viac informácií o incidente, čo vám umožní lepšie vydať písomné upozornenie, ak to bude potrebné.

Určite, či je vašou povinnosťou vydať alebo napísať upozornenie. Vo väčších organizáciách môže byť nejasné, kto by mal písomné upozornenie udeliť, najmä ak má zamestnanec viac ako jedného nadriadeného alebo vedúceho. Uistite sa, že podľa firemnej politiky ste to vy, kto je povinný napísať alebo doručiť zamestnancovi upozornenie.[4]

  • Vo všeobecnosti priamy nadriadený vydá list.
  • V niektorých prípadoch sa o rozhodnutí vydať písomné upozornenie môže rozhodnúť na skupinovom stretnutí.

Časť 2 z 2:Vytvorenie a vydanie písomného upozornenia

Uveďte potrebné informácie. Hoci sa požiadavky môžu v jednotlivých organizáciách líšiť, existujú niektoré spoločné prvky, ktoré budete chcieť zahrnúť do písomného varovania. Preštudujte si nasledujúce informačné body na zostavenie informatívneho a účinného písomného varovania: [5]

  • Uveďte mená všetkých zúčastnených strán.
  • Povaha priestupku.
  • Dátum a čas, kedy k priestupku došlo.
  • Podrobnosti o upozornení a časovom období, ktorého sa upozornenie týka.
  • Pokyny pre zamestnanca týkajúce sa spôsobu nápravy situácie.
  • Dôsledky tohto priestupku, ako aj dôsledky budúcich problémov.

Buďte čo najkonkrétnejší. Pri písaní upozornenia musíte byť čo najkonkrétnejší a najpodrobnejší. Zahrnutie jasných a stručných podrobností do upozornenia pomôže presne vyjadriť predmetný problém a umožní zamestnancovi lepšie vykonať nápravu a vyhnúť sa ďalším priestupkom v budúcnosti.

  • Zahrňte jasné tvrdenia, ktoré opisujú predmetný problém. Napríklad „Dňa 23. júna ste boli nahlásený ako účastník fyzickej roztržky s iným zamestnancom“.
  • Vo varovaní by malo byť jasne uvedené, čo sa stane, ak zamestnanec svoje správanie nenapraví. Napríklad: „Ak dôjde k ďalšiemu priestupku, pred ukončením pracovného pomeru udelíme len jedno posledné upozornenie.“

Písomné upozornenie doručte osobne. Aj keď je upozornenie písomné, nebudete ho posielať prostredníctvom firemnej pošty alebo e-mailu. Udelenie písomného upozornenia bude potrebné vykonať osobne, počas súkromného stretnutia s daným zamestnancom. To umožní priamu konverzáciu medzi oboma stranami a jasnú komunikáciu o danom probléme.[6]

  • Dohodnite stretnutie na najbližší možný termín.
  • Poskytnite aj pozitívnu spätnú väzbu. Počas stretnutia sa nesústreďte len na negatívne veci.
  • Uistite sa, že zamestnanec varovaniu rozumie. Po napísaní varovania a jeho doručení zamestnancovi sa budete chcieť uistiť, že zamestnanec varovaniu rozumie. Prediskutujte podmienky varovania, dobu jeho trvania, dôvody, prečo ho dostávajú, a ako môžu v budúcnosti pracovať na náprave svojho konania.

    • Väčšina písomných upozornení bude mať miesto na podpis. Dajte zamestnancovi podpísať upozornenie, v ktorom vyhlási, že mu porozumel a súhlasí s ním.[7]
    • Umožnite zamestnancovi aj právo spochybniť tvrdenie. Niektoré informácie nemusia byť správne a mali by mať právo upozornenie spochybniť.
  • Odkazy