Ako znížiť fluktuáciu zamestnancov: 14 krokov

Vo svete podnikania môže byť vysoká miera fluktuácie zamestnancov významným problémom. Ekonomický výskum naznačuje, že v niektorých odvetviach môže nájsť, zaškoliť a zamestnať vhodnú náhradu za zamestnanca stáť až jednu pätinu jeho ročného platu.[1]
Ak je miera fluktuácie príliš vysoká, predstavuje to pre spoločnosť značné utopené náklady, ktoré sa nedajú vrátiť. Našťastie, zlepšením pracovného prostredia, uplatňovaním inteligentných stratégií prijímania zamestnancov a zabezpečením optimálnej organizácie vašej spoločnosti je možné udržať fluktuáciu na zdravom minime.

Časť 1 z 3:Zlepšenie pracovného prostredia

Plaťte viac (alebo ponúknite cestu k zvýšeniu platu). Na voľnom trhu je hotovosť kráľom. Ak budete ochotní platiť svojim zamestnancom viac, ako by im platila konkurencia, bude menej pravdepodobné, že odídu za inou prácou. Ďalšou výhodou zvýšenia platu vašich zamestnancov je, že od nich môžete žiadať viac – dobre platení zamestnanci majú motiváciu pracovať viac a venovať sa svojej práci, zatiaľ čo zamestnanci, ktorí zarábajú relatívne málo, zvyčajne nebudú mať takú úroveň odhodlania alebo lojality.

  • Ak nemáte hotovosť na to, aby ste svojim zamestnancom platili viac ako konkurencia, buďte kreatívni. Napríklad ponuka podnikových akciových opcií alebo akciových plánov je relatívne lacný spôsob, ako zvýšiť dlhodobý zárobkový potenciál vašich zamestnancov. Ďalšou výhodou je, že tieto druhy opcií dávajú zamestnancom skutočný finančný podiel na spoločnosti – ak budú tvrdo pracovať a pomôžu spoločnosti dobre prosperovať, hodnota ich akcií sa zvýši a oni zarobia peniaze.

Ponúknite možnosť povýšenia. Zamestnanci majú radi pocit, že ich tvrdá práca je odmeňovaná. Ako manažér alebo majiteľ firmy sa o to, aby sa vaši zamestnanci takto cítili, staráte čiastočne tým, že ich spravodlivo odmeňujete za ich prácu, ale ďalšou časťou je, že im dávate možnosť dosiahnuť nehmotné výhody, ako je uznanie a postup. Výnimočne šikovných, vynaliezavých a pracovitých zamestnancov odmeňte tým, že im postupne zvýšite zodpovednosť a dáte im dôležitejšie tituly. Zamestnanec, ktorý postúpil zo základnej pozície na manažérsku, je oveľa pravdepodobnejšie, že bude lojálny voči vašej spoločnosti, ako zamestnanec, ktorý napriek svojej tvrdej práci vykonáva roky tú istú prácu.

  • Nestačí len “ponúknuť“ potenciál postupu – je tiež dôležité uistiť sa, že zamestnanci chápu, ako môžu vo vašej firme napredovať. Ak sa vám nedarí komunikovať so zamestnancami, skúste raz alebo dvakrát ročne pozvať na pracovisko kariérneho poradcu, aby s nimi o tom diskutoval.
  • Snažte sa povyšovať radšej zvnútra svojich zamestnancov, než aby ste do riadiacich funkcií prijímali externistov. Aj keď to môže byť niekedy nevyhnutné, prijatie externého pracovníka na voľné manažérske miesto, keď existujú kvalifikovaní zamestnanci s dlhoročnými skúsenosťami, ktorí by mohli túto prácu vykonávať, môže vzbudiť dojem, že vám nezáleží na úspechoch vašich zamestnancov.

Vyvážte pracovnú záťaž. Ak je práca zamestnanca stresujúca, monotónna alebo extrémne náročná, začnú sa rôzne pracovné miesta s relatívne ľahkým pracovným zaťažením javiť ako veľmi atraktívne. Nikdy nepracujte so zamestnancami až do vyčerpania – je to jeden z najjednoduchších spôsobov, ako spôsobiť, že si zamestnanci začnú hromadne hľadať inú prácu. Okrem toho je to často aj finančne neefektívne: zamestnanci s veľmi dlhou alebo stresujúcou prácou si na udržanie vyžadujú podstatne vyššiu úroveň mzdy ako zamestnanci s bežnými povinnosťami a pracovným časom.

  • Existuje množstvo dôkazov, ktoré naznačujú, že nadmerná práca vašich zamestnancov môže v skutočnosti spôsobiť pokles ich čistej produktivity – v niektorých prípadoch dokonca pod úroveň produktivity bežného 40-hodinového pracovného týždňa! Niektoré výskumy napríklad zistili, že príliš dlhý pracovný čas môže spôsobiť, že zamestnancom trvá dlhšie, kým vykonajú rovnaké úlohy ako za normálnych okolností, zle riešia problémy vyžadujúce kritické myslenie alebo kreativitu, robia viac chýb a strácajú čas venovaním sa rekreačným alebo osobným aktivitám v práci.[2]

Ponúknite konkurenčné výhody. Ľudia, ktorí si hľadajú prácu, čoraz častejšie nezohľadňujú len plat, ktorý im potenciálny zamestnávateľ ponúka, ale aj poskytované benefity. Ponukou cenovo dostupných výhod, ako je zdravotné poistenie, zubné poistenie, plány 401K a, ako bolo uvedené vyššie, akciové opcie, môžete urobiť prácu vo vašej spoločnosti atraktívnejšou ako u konkurencie, čím znížite fluktuáciu zamestnancov. Preskúmanie balíka výhod by mala vaša spoločnosť vykonávať pravidelne – aspoň raz ročne.

  • Buďte si vedomí benefitov, ktoré svojim zamestnancom ponúkajú vaši najväčší konkurenti. Ak začnú ponúkať štedrejšie benefity ako vy, môžu vám ukradnúť niektorých najlepších zamestnancov, preto im nedovoľte, aby vás predbehli!
  • V U.S., milióny zamestnancov sú závislí od zdravotného plánu zamestnávateľa, aby si mohli dovoliť zdravotnú starostlivosť. Ponuka dobrého zdravotného poistenia pre zamestnancov môže urobiť prácu vo vašej spoločnosti mimoriadne atraktívnou, znížiť fluktuáciu a uľahčiť prijímanie zamestnancov. Okrem toho, zabezpečenie slušného zdravotného poistenia pre vašich zamestnancov môže byť z dlhodobého hľadiska rozumnou investíciou – zdraví zamestnanci sú produktívni zamestnanci.

Podporujte priateľské vzťahy medzi zamestnancami. Pre dlhoročných zamestnancov môžu spolupracovníci a šéfovia fungovať ako niečo podobné rodine, ktorá poskytuje priateľské vzťahy, konverzáciu a niekedy aj emocionálnu intimitu. Nedovoľte, aby sa práca vašich zamestnancov stala pre nich zdrojom nudy alebo strachu. Namiesto toho sa snažte v práci podporovať srdečné a otvorené prostredie. Zamestnanci by sa mali medzi sebou pohodlne rozprávať, žartovať a robiť si mimopracovné plány, pokiaľ to nezasahuje do ich práce.

  • Ak sa vám zamestnanci zdajú „chladní“, odmeraní alebo emocionálne vzdialení, skúste sponzorovať zábavný výlet na pracovisku, aby ste zlepšili náladu. Ísť po práci na drink, do kina alebo si zašportovať môže byť skvelý spôsob, ako nadviazať so zamestnancami kontakt a umožniť im, aby sa navzájom zblížili, aj keď to môžete urobiť len raz alebo dvakrát do mesiaca.

Zverte svojim zamestnancom zodpovednosť. Ľudia majú tendenciu pracovať najtvrdšie (a najinteligentnejšie), keď si myslia, že na ich práci záleží.[3]
Hoci na to často zabúdajú aj tí najlepší manažéri, je to prekvapivo intuitívne. Zvážte: kto bude pravdepodobne pracovať viac – úradník v podateľni s malou zodpovednosťou alebo kardiochirurg so zodpovednosťou za životy iných ľudí? Snažte sa dať zamestnancom, ktorí majú aj tie najnepodstatnejšie pracovné úlohy, určitý pocit dôležitosti alebo zodpovednosti. Ak presne pochopia, ako je ich práca nevyhnutná pre úspech podniku, budú mať väčšiu motiváciu uspieť vo svojej práci.

  • Paradoxne, keď sa ľuďom pridané povinnosti, ktoré zvyšujú ich zodpovednosť, môžu v skutočnosti zvýšiť ich atraktivitu v práci. Ak to však urobíte, buďte otvorení možnosti povýšenia alebo zvýšenia platu v budúcnosti – zamestnanci sa nechcú zaoberať zvýšenou zodpovednosťou bez toho, aby boli niekedy za svoju prácu odmenení.

2. časť z 3:Zlepšenie postupov v oblasti ľudských zdrojov

Zamestnávajte selektívnejšie. Väčšina odborníkov na podnikanie sa zhoduje, že jedným z najlepších spôsobov, ako udržať nízku mieru fluktuácie zamestnancov, je v prvom rade zabezpečiť, aby sa ľudia, ktorých prijímate, hodili na danú prácu.[4]
Výber zamestnancov, ktorí majú presne tú správnu kvalifikáciu a osobnosť pre prácu, na ktorú ich prijímate, zaručí, že sa budú učiť rýchlejšie, budú podávať lepšie výkony a hlavne sa budú cítiť spokojnejší vo svojej novej funkcii. Nižšie uvádzame len niekoľko najdôležitejších typov kritérií, ktoré budete chcieť pred prijatím každého kandidáta starostlivo preskúmať a preveriť:

  • Zručnosti – má tento človek to, čo je potrebné na zvýšenie hodnoty vašej firmy?
  • Inteligencia – či má táto osoba inteligenciu alebo kreativitu potrebnú na výkon pod tlakom?
  • Osobnosť – či tento človek zapadá do kultúry vašej spoločnosti?
  • Záväzok – či život tejto osoby umožňuje ponúknuť taký záväzok, aký hľadáte?

Pravidelne vykonávajte hodnotenie zamestnancov. Ak váš podnik trpí vysokou fluktuáciou zamestnancov, jedným z najlepších dôvodov, prečo zistiť prečo je jednoducho opýtať sa svojich zamestnancov. Pravidelné hodnotiace stretnutia, na ktorých sa vy (alebo iná kvalifikovaná osoba) stretávate s každým zamestnancom a hovoríte s ním o tom, čo sa mu na jeho práci páči a čo nie, sú skvelým spôsobom, ako sa uistiť, že zamestnanci sa cítia byť ocenení a vidia, že ich obavy sú uznané. Ak máte pocit, že na túto úlohu ako manažér nestačíte, nebojte sa! Tento proces za vás môže za poplatok zvládnuť externá personálna agentúra.

  • Ďalšou výhodou je, že tieto hodnotiace stretnutia vám môžu poskytnúť aj skvelé nápady. Ak má napríklad jeden zamestnanec, ktorého nebaví celý deň sedieť za stolom, skvelý nápad na umiestnenie stojaceho stola v odpočinkovej miestnosti, jeho realizácia by ho mohla urobiť výrazne spokojnejším v práci za relatívne malé jednorazové náklady.
  • Vaše hodnotenia by mali zahŕňať zdravé vzájomné zdieľanie informácií. Nevyužívajte hodnotenia len ako príležitosť na kritiku zamestnancov – mali by byť aj príležitosťou na to, aby vaši zamestnanci kritizovali vás. Buďte ochotní „vyjsť zamestnancom v ústrety“, pokiaľ sú ich požiadavky primerané a ich úmysly dobré.

Uskutočnite výstupné pohovory. Dokonca aj priateľské, otvorené spoločnosti so skvelým pracovným prostredím musia občas prepúšťať ľudí. Keď to vaša firma musí urobiť, využite príležitosť a vykonajte s prepúšťaným zamestnancom dôkladný výstupný pohovor ešte predtým, ako nadobro odíde. Niektorí odborníci na podnikanie zistili, že zamestnanci sú pri výstupných pohovoroch ochotnejší byť úprimní, hoci iní zistili, že mnohí zamestnanci budú menej kritické v nádeji, že získate dobré odporúčanie.[5]
V každom prípade je výstupný pohovor vašou poslednou šancou dozvedieť sa, čo sa s nešťastným alebo neproduktívnym zamestnancom pokazilo, preto ju využite. Nižšie uvádzame len niekoľko druhov otázok, ktoré by ste mali zvážiť:

  • „Čo bola vaša obľúbená/najmenej obľúbená časť práce?“
  • „Bolo niečo, čo vám sťažovalo riadne plnenie vašich povinností?“
  • „Ako by sme sa v budúcnosti mohli vyhnúť typom problémov, s ktorými ste sa stretli vo svojej práci?“
  • „Je niečo, čo by ste si priali, aby spoločnosť urobila a neurobila to??“

Pravidelne prehodnocujte a posudzujte obavy zamestnancov. Samotné opýtanie sa zamestnancov na to, s čím nie sú spokojní, nestačí – aby sa cítili hodnotní, musíte vyvinúť primerané úsilie na riešenie ich obáv a, čo je najdôležitejšie zo všetkého, zobraziť že sa o to snažíte. Ak vaši zamestnanci uvidia, že si ich pripomienky a návrhy beriete k srdcu, budú mať pocit, že ich počúvate a že ich názory majú význam vo veľkom pláne vašej firmy, čo môže spôsobiť, že aj zamestnanec na nízkej pozícii sa bude vo svojej práci cítiť spokojnejší.

  • Ak si napríklad všimnete, že mnohí vaši zamestnanci sa sťažujú na to, že sa cítia odtrhnutí od zvyšku spoločnosti – inými slovami, že nevidia, ako ich individuálna práca ovplyvňuje úspech firmy ako celku – možno budete chcieť zvážiť organizovanie mesačných teambuildingových podujatí, na ktorých zamestnanci z jednej časti spoločnosti pracujú počas jedného dňa so zamestnancami z inej časti. Zamestnancom tak môžete poskytnúť pohľad na vnútorné fungovanie spoločnosti „z vtáčej perspektívy“.

3. časť z 3:Organizácia pre udržanie zamestnancov

Preškoľujte manažérov s vysokou fluktuáciou. Niekedy vysoká fluktuácia nemusí byť problémom celej spoločnosti, ale len niektorých divízií alebo oddelení. V tomto prípade môže byť hlavnou príčinou niečo, čo vedúci tohto oddelenia nemôžu ovplyvniť (napríklad výška platu alebo harmonogramy termínov stanovené vyšším vedením), ale problém môže byť spôsobený aj štýlom riadenia jednotlivých nadriadených. V takom prípade dôrazne zvážte preškolenie problematických manažérov predtým, ako ich prepustíte a budete za nich hľadať náhradu. Jednorazové náklady na krátky manažérsky kurz sú zvyčajne oveľa nižšie ako čas a peniaze premrhané na nahradenie zamestnanca na vysoko platenej, vysokokvalifikovanej manažérskej pozícii.

  • Niektorí odborníci na podnikanie tvrdia, že manažér zamestnanca môže mať väčší vplyv na jeho celkovú spokojnosť s prácou ako dokonca jeho mzda, pracovný čas alebo benefity.[6]
    V každom prípade, efektívni manažéri sú pre úspech spoločnosti veľmi dôležití, takže investícia do tých, ktorých máte, môže výrazne znížiť fluktuáciu.

zvážte alternatívne úlohy pre nespokojných zamestnancov. Niekedy sa inak produktívni zamestnanci jednoducho „nehodia“ na prácu, ktorú dostali. Hoci môžu tvrdo pracovať, ich osobnosť alebo súbor zručností im môže brániť v tom, aby naplno využili potenciál svojej úlohy. V týchto prípadoch sa snažte vyhnúť prepusteniu zamestnanca, kým pre neho nezvážite iné úlohy alebo povinnosti. Nevyhadzujte zamestnanca, ktorý sa dobre hodí na nejakú inú dôležitú úlohu vo vašej spoločnosti – ak to urobíte, prinútite svoju spoločnosť podstúpiť náklady na hľadanie a školenie náhrady bez toho, aby ste získali peniaze z dokonale schopného zamestnanca.

  • Dávajte si pozor na to, ako zamestnancovi prezentujete zmenu úlohy. Aby ste sa vyhli zraneným citom, nepovedzte napríklad zamestnancovi, že podáva slabé výkony a že si spoločnosť myslí, že by sa mu lepšie darilo na inej pozícii. Namiesto toho sa zamerajte na pozitíva – povedzte jej, že ste pre ňu našli niečo dôležitejšie! Ak si uvedomíte, aký jazyk v tejto situácii používate, môže to znamenať rozdiel medzi tým, či váš zamestnanec bude svoju novú úlohu považovať za povýšenie alebo degradáciu.

Vyhnite sa neustálej reorganizácii. V mnohých prípadoch môže byť hľadanie nových úloh pre starých zamestnancov niečím, čo vedie k zvýšeniu produktivity a spokojnosti. však rozsiahle podnikové reorganizácie sú zvyčajne niečím, čoho sa zamestnanci obávajú, a to z dobrých dôvodov. Väčšina celopodnikových reorganizácií vedie k určitému prepúšťaniu (niekedy aj k mnohým).[7]
Časté reorganizácie môžu viesť ku kultúre strachu a neistoty u vašich zamestnancov a podnietiť ich k hľadaniu iných, stabilnejších pracovných miest. Aby ste sa vyhli tejto nešťastnej situácii, snažte sa vyhnúť častým zmenám štruktúry zamestnancov. Pomalé, postupné zmeny sú takmer vždy lepšie prijímané ako náhle, rozsiahle zmeny.

  • Ak ste robiť musíte uskutočniť rozsiahlu reorganizáciu v celej spoločnosti, minimalizujte morálne škody tým, že o nej jasne informujete zostávajúcich zamestnancov prečo reorganizácia sa musela uskutočniť a vysvetliť, že ich pracovné miesta nie sú nijako ohrozené. Aj keď pravdepodobne stále bude pretrvávať určitá nespokojnosť, dobrá komunikácia môže pomôcť udržať škody na čo najnižšej úrovni.
  • Nebojte sa prepustiť zlých zamestnancov. Slovami starého klišé: „Niekedy, aby ste zachránili ruku, musíte prísť o prst.“ Zbaviť sa výnimočne problematických zamestnancov je nevyhnutnosťou pre každú firmu, ktorá chce udržať fluktuáciu na minimálnej úrovni. Zamestnanci, ktorí podávajú slabé výkony, majú negatívny prístup alebo sú hrubo nekompetentní, môžu vašu spoločnosť brzdiť. Ešte horšie je, že môžu prispieť k tomu, aby si ostatní zamestnanci vytvorili negatívny postoj k práci tým, že sa podelia o svoje negatívne názory alebo ukážu (na svojom príklade), že zlá práca môže zostať bez trestu. Nebojte sa zbaviť zamestnancov so zlým prístupom – ak to urobíte, zvyčajne budete musieť z dlhodobého hľadiska prepúšťať menej ľudí.

    • Neignorujte negatívne reakcie na pracovisku! Výskum ukazuje, že čím viac ľudí na pracovisku vyslovuje negatívne myšlienky, tým je väčšia pravdepodobnosť, že si ich inak spokojní a produktívni zamestnanci osvoja.
  • Odkazy