Ako zorganizovať kancelárske potreby bez pracovného stola: 14 krokov

Nepotrebujete stôl, aby ste mali všetky kancelárske potreby usporiadané! Jednoducho sa zbavte nepotrebných vecí, buďte kreatívni, čo sa týka priestoru, ktorý máte, a pretrieďte papiere, ktoré sa vám pravdepodobne nahromadili. Potom budete môcť nájsť to, čo potrebujete, presne vtedy, keď to potrebujete, bez ohľadu na to, na čom práve pracujete.

Časť 1 zo 4:Zníženie neporiadku

Darujte predmety, ktoré nepotrebujete. Možno budete prekvapení, koľko kancelárskych potrieb máte! Roztrieďte všetko na hromady a oddeľte, čo si chcete ponechať a čoho sa môžete zbaviť. Vezmite náhradné bloky papiera alebo ceruzky do miestneho obchodu s úsporami alebo do organizácie veteránov. [1]
Goodwill, St. Vincent de Paul a iné neziskové organizácie zvyčajne prijímajú nepoužívané alebo málo používané kancelárske potreby. [2]

  • Nezabudnite si pozrieť webové stránky jednotlivých miest, kde nájdete zoznam toho, čo hľadajú. Ak webová stránka neponúka informácie o konkrétnych daroch, môžete aj zavolať.
  • Prípadne odneste kancelárske potreby v dobrom stave do blízkej školy. Učitelia a študenti by uvítali ďalšie predmety.
  • Väčšie zariadenia, ako sú počítače, tlačiarne a skenery, môžete tiež darovať do obchodov so sporiteľňami. Sú to užitočné nástroje, ktoré sa dajú predávať za nízku cenu.

Uskladnite zásoby, ktoré nepoužívate často. Nepotrebujete, aby neobvyklé zásoby ležali vonku a všetci ich videli, preto nájdite spôsob, ako tieto veci uskladniť.

  • Ideálny by bol plastový kôš uložený v pivnici alebo pod posteľou, ľahko prístupný, ale mimo dosahu.

Recyklujte nepotrebné papiere/papier. Prezrite si všetky tie kúsky papiera, ktoré sa tu povaľujú. Vyčistite použitý zdrapový papier, neaktuálne poznámky a všetko, čo už nepotrebujete.

  • Pred recykláciou nezabudnite skartovať dokumenty obsahujúce citlivé informácie.

2. časť zo 4:Využívanie organizačných nástrojov

Naplňte kartotéku. Tradične sa používajú na papierové zložky, ale to je taká nuda! Do kartotéky môžete uložiť svoje zápisníky alebo iné ploché predmety, prípadne čokoľvek, čo sa vám povaľuje.

  • Vezmite si stolový organizér a umiestnite ho do zásuvky skrine, aby ste ukryli všetky svoje potreby.
  • Kovové bočné strany sa dajú použiť na zavesenie poznámkových lístkov alebo papierov alebo tých zábavných držiakov na ceruzky určených na vnútornú stranu školských skriniek.

Používajte sklenené nádoby na drobné zásoby. Každý z nich určte pre určitú zásobu a potom všetky uložte na poličku. Nebojte sa ich ozdobiť štítkami, farbou alebo stuhou.

  • Otočte nádoby na bok a pripevnite ich na stenu alebo pevný kus nábytku, aby ste vytvorili kreatívne kocky!
  • Vyrobte si magnetické lišty a majte ich na spodku políc.

Uchovávajte predmety v zásobníku. Ak nemáte toľko kancelárskych potrieb, uložte ich do zásobníka a keď ho nepoužívate, nechajte ho odložený. Pri práci na projekte si vezmite kadečo a po skončení ho vráťte. Jednoduché ako toto!

Vráťte veci tam, kam patria. Keď veci nemajú svoj domov, ľahko sa do nich vráti neporiadok. Nemusíte sa z toho zblázniť alebo na police nalepiť obrysy z pásky, ale keď budete všeobecne vedieť, kam má daná vec patriť, keď s ňou skončíte, udržíte veci dlhšie usporiadané.[3]

Časť 3 zo 4: Využitie priestoru na stene

Použite stránku police. Vertikálne usporiadanie môže znížiť neporiadok v miestnosti a uvoľniť potrebný priestor na podlahe. [4]
Investujte do regálu, ak chcete, aby boli vaše veci viditeľné, alebo do niekoľkých otvorených regálov. Poličky sa ľahko organizujú, jednoducho sa čistia a veci na nich uložené sú ľahko dostupné.

Používajte závesné organizačné systémy. Ak si prenajímate priestor alebo jednoducho nechcete mať diery v stene, hľadajte ľahšie univerzálne archivačné systémy, ktoré sa dajú zavesiť na stenu alebo oprieť o ňu. Dodávajú sa v mnohých rôznych štýloch, ktoré sa zmestia do väčšiny rozpočtov.

  • Vysoké jednotky ponúkajú inteligentné úložisko na papiere, dokumenty, papier do tlačiarne a poznámkové bloky. Tie ležia na rovnej ploche pri stene a majú otvory, ktoré vyzerajú ako triediče pošty.
  • Niektoré majú veľa priehradiek, ktoré môžu nahradiť tradičný stolový organizér. Pomocou niečoho takého môžete efektívne uložiť všetky tie drobné predmety, ktoré by zvyčajne ležali na stole.
  • Skvelou voľbou by bol aj vešiak nad dvere.

Vešajte veci na háčiky. Jednoduché kovové háčiky, ktoré väčšina ľudí používa pri vchodových dverách, môžete použiť aj vo svojom pracovnom priestore. Zaveste si košík na všetky perá alebo si zakryte organizačnú súpravu, ktorá je zvyčajne určená na rovný povrch. Doslova neexistujú žiadne obmedzenia pre to, čo môžete zavesiť, takže buďte kreatívni.

Vyveste kalendáre a tabule. Nemusíte plytvať miestom na povrchu s tými odtrhávacími dennými kalendármi. Mať kalendár podporuje organizované prostredie a magnetické tabule sú fajn, pretože na ne môžete zavesiť poznámky a iné papiere.

4. časť zo 4:Archivácia dôležitých dokumentov

Vytvárajte digitálne kópie dokumentov. Papier sa môže poškodiť alebo stratiť, preto je dobré ukladať všetko digitálne. Uchovávajte všetky svoje súbory bez zbytočného objemu! Môžete to urobiť sami pomocou skenera alebo môžete poslať svoje dokumenty externej spoločnosti. [5]

  • Počítače nie sú neomylné, preto majte plán, ak by sa ten váš pokazil. Na externé pevné disky možno uložiť množstvo informácií a niektoré počítače majú programy na zálohovanie počítača.

Na ukladanie dokumentov používajte zakladače. Kúpte si zakladače primeranej veľkosti pre množstvo papiera, ktoré chcete uložiť, a potom ich roztrieďte podľa tém[6]

  • Lekársky zakladač: Uchovávajte informácie o poistení vašej rodiny, lekárske a zubné záznamy a informácie o alergiách.
  • Automatický viazač: Môže slúžiť na záznamy o opravách automobilov, históriu údržby a informácie o poistení.
  • Domáci zakladač: Zahŕňa účty za údržbu, kontrolu škodcov, bezpečnostný systém a kontaktné informácie na údržbárov alebo záhradníkov.
  • Zvieratká: Nezabudnite na svojho domáceho miláčika! Záznamy o očkovaní, dokumenty o adopcii a informácie o rodokmeni by mali byť uložené na jednom mieste.
  • Zakladače skladujte na bezpečnom a suchom mieste. Ukladajte ich na poličku alebo do kartotéky. Vďaka správnemu označeniu budete môcť ľahko a rýchlo vyhľadať informácie.
  • Odkazy