Jednoduché spôsoby, ako si robiť poznámky na stretnutí: 12 krokov (s obrázkami)

Robenie si poznámok na stretnutí ukazuje, že dávate pozor. Pomôže vám to tiež uchovať si preberané informácie a neskôr sa k nim ľahko vrátiť. Ak si chcete na ďalšom stretnutí robiť lepšie poznámky, pripravte si ich pred stretnutím a použite organizačné techniky na optimalizáciu procesu písania poznámok. Nezabudnite si skontrolovať a založiť poznámky aj po skončení stretnutia. Nižšie sme pre vás pripravili niekoľko profesionálnych tipov, ktoré vám pomôžu naučiť sa najlepší spôsob, ako si robiť poznámky na ďalšom stretnutí.

Časť 1 z 3:Príprava poznámok


Robte si poznámky rukou, aby ste si uchovali viac informácií. Hoci mnohí ľudia uprednostňujú pohodlie a rýchlosť robenia poznámok na notebooku, štúdie ukázali, že je menej pravdepodobné, že si zapamätáte a zachováte informácie, ak ich napíšete na klávesnici namiesto toho, aby ste si ich zapísali rukou.[1]

  • Naučte sa stenografické písmo, aby ste si mohli rýchlejšie robiť ručne písané poznámky. Používanie stenografických záznamov môže zvýšiť rýchlosť písania a znamená, že na porade strávite viac času počúvaním než písaním.[2]
  • Ak nemáte čas alebo trpezlivosť učiť sa stenografické písmo, môžete použiť aj skratky alebo značky, ktoré pre vás niečo znamenajú. Napríklad namiesto vypísania „dôležité“ použite len výkričník.[3]


Ak chcete svoje poznámky ľahko zdieľať, použite počítač. Ak je vo vašej kancelárii bežné robiť si elektronické poznámky, aby ste ich mohli rýchlo a jednoducho zdieľať, zvážte možnosť používať na svoje poznámky služby Evernote alebo Google Docs. Tieto služby môžete využiť aj na živé zdieľanie poznámok počas stretnutia alebo na spoluprácu s viacerými osobami na tom istom dokumente. [4]

  • Majte na pamäti, že ak vo vašej práci nie je bežné nosiť na stretnutia elektroniku, ľudia si môžu myslieť, že odpovedáte na e-maily alebo si prechádzate Facebook, ak si prinesiete notebook (aj keď si v skutočnosti len robíte poznámky).[5]
  • Ak ste na individuálnom stretnutí, je lepšie nepoužívať notebook. Keď je medzi vami obrazovka, môže to pôsobiť rušivo a schôdzka sa tak stáva menej osobnou. Skúste si namiesto toho priniesť malý zápisník na poznámky.[6]


Vyskúšajte tablet a stylus na písanie ručne písaných poznámok s digitálnymi výhodami. Ak chcete mať všetky výhody ručne písaných poznámok a nákresov, ale zároveň chcete, aby sa dali ľahko zdieľať elektronicky, skúste písať poznámky na tablete so stylusom. Poskytuje vám tiež všetku flexibilitu písania rukou, vrátane vytvárania kresieb alebo značiek vo vašich poznámkach.

  • Používanie tabletu a stylusu tiež znamená, že si lepšie zapamätáte, čo ste napísali, pretože namiesto písania stále beriete pero na papier (alebo skôr na obrazovku).[7]
  • Môžete tiež nájsť špeciálne perá, ako je LiveScribe, alebo elektronické zápisníky, ako je Evernote Smart Notebook, ktoré vám umožnia ľahko importovať to, čo ste napísali na fyzickú stránku, do počítača, telefónu alebo tabletu.[8]


Načrtnite si poznámky pred začiatkom stretnutia. Požiadajte svojho nadriadeného alebo administratívneho asistenta o kópiu programu stretnutia. Použite ho na vytvorenie osnovy dôležitých bodov a nechajte si priestor na doplnenie dôležitých detailov ku každému bodu počas stretnutia.[9]
Vytvorte si v poznámkach samostatné miesta na zapisovanie akčných bodov, rozhodnutí a referenčných informácií.[10]

  • Zaznamenávajte body činnosti, za ktoré ste zodpovední, ako aj body činnosti pre ostatných členov tímu, ak to dokážete. Získate tak lepší prehľad o celom projekte.[11]
  • Do osnovy si môžete napísať aj dátum stretnutia a kto sa ho zúčastní. Pomôže vám to neskôr efektívnejšie založiť poznámky zo stretnutia. Môžete tiež označiť každého, kto na stretnutí nečakane chýba, aby ste ho mohli neskôr doplniť.[12]
  • Nechajte si priestor, kam si môžete napísať otázky, ktoré by ste chceli na stretnutí predniesť, alebo otázky, ktoré prednesú ostatní členovia tímu a ktorými by sa mali v budúcnosti zaoberať.[13]
  • Skúste pred stretnutím preformulovať každý bod programu ako otázku. Môže vám to pomôcť zistiť, aké dôležité detaily si budete musieť na stretnutí zapísať, a môže vás to tiež upozorniť na otázky, ktoré by ste mohli chcieť položiť.[14]

Časť 2 z 3:Optimalizácia písania poznámok


Udržujte svoje poznámky usporiadané a dynamické. Do osnovy napíšte všetko na správne miesto, aby ste potom nemuseli poznámky znovu organizovať. zvýraznite naliehavé body podčiarknutím alebo zakrúžkovaním, aby ste ich neskôr nemuseli hľadať. Môžete tiež použiť techniky myšlienkových máp alebo dokonca nakresliť obrázky do poznámok, ak máte skôr vizuálne myslenie.[15]
Odborný zdroj
Ashley Pritchard, MA
Akademická stránka & Školský poradca
Rozhovor s odborníkom. 4. novembra 2019.

  • Myšlienkové mapy, buď na papieri, alebo pomocou softvérového programu na tvorbu myšlienkových máp, sú skvelé na brainstormingové sedenia, kde sa nápady nahadzujú a triedia.[16]
  • Kreslenie poznámok vám môže skutočne pomôcť lepšie si ich zapamätať ako ich písanie. Nemusíte si kresliť každú jednu vec, pretože by to zabralo príliš veľa času. Určité veci však môžete v poznámkach zvýrazniť, ak vám to pomôže lepšie si ich zapamätať.[17]
  • V ručne písaných poznámkach môžete používať aj značky a šípky, aby ste ušetrili čas. Napríklad namiesto toho, aby ste napísali „John potrebuje aktualizovať excelovskú tabuľku“, môžete napísať „excelovská tabuľka“ a potom nakresliť šípku k Johnovmu menu, kde ste napísali, kto sa zúčastnil na stretnutí.[18]


Zamerajte sa na rozhodnutia a akčné body. Zvyčajne nie je možné ani produktívne zapisovať všetko, čo sa na stretnutí povedalo, doslovne. Nezabudnite si zapísať rozhodnutia a akčné body. Zaznamenajte si kľúčové slová a ďalšie informácie, ktoré budete potrebovať neskôr.

  • Aby ste sa pri prezeraní poznámok po stretnutí mohli lepšie sústrediť, používajte odrážky pre všeobecné informácie a zaškrtávacie políčka pre akčné body.[19]


Na stretnutí sa vyjadrite a potvrďte, že vaše poznámky sú jasné a presné. Ak vám niečo nie je jasné, opýtajte sa. Ak sa zdá, že členovia stretnutia prijali rozhodnutie, ujasnite si, o aké rozhodnutie ide, aby ste ho mohli zaznamenať do svojich poznámok.[20]
Podobne, ak ste zaznamenali akčný bod, ktorý je potrebné dokončiť, uistite sa, že vo svojich poznámkach môžete konkrétne napísať, čo je potrebné urobiť a do kedy je potrebné to urobiť.[21]

  • Okrem toho, že získate jasné informácie pre svoje vlastné poznámky, usmernenie konverzácie smerom k uvedeniu konkrétnych rozhodnutí tiež pomôže vášmu tímu rýchlejšie identifikovať rozhodnutia, a ak nedôjde k jasnej dohode, pomôže tiež identifikovať body, o ktorých je potrebné ďalej diskutovať.[22]

Časť 3 z 3:Ako čo najlepšie využiť svoje poznámky po stretnutí


Zaznamenajte si krátke zhrnutie bezprostredne po skončení stretnutia. Pripomeňte si najdôležitejšie poznatky zo stretnutia napísaním krátkeho zhrnutia. Buďte struční (približne 3 – 4 vety) a s písaním nečakajte. Bude jednoduchšie napísať niekoľko viet o najdôležitejších rozhodnutiach, bodoch činnosti a referenčných informáciách, keď máte ešte čerstvú pamäť.[23]

  • Napíšte si zhrnutie inou farbou alebo si okolo neho nakreslite rámček. Ak ho budete v budúcnosti potrebovať vystopovať medzi svojimi poznámkami, ľahšie ho nájdete.[24]


Čo najskôr napíšte úplnú písomnú správu. Napísanie správy vám pomôže ešte lepšie si zapamätať stretnutie. Neskôr môžete zabudnúť aj to, čo vaše mnemotechniky, skratky a kresby znamenajú, preto je najlepšie napísať si poznámky zo stretnutia v celých vetách.[25]

  • Aj keď sa od vás nevyžaduje, aby ste ju odovzdali alebo sa o ňu podelili so svojimi kolegami, príprava písomnej správy zo stretnutia môže byť dobrá pre vaše osobné záznamy alebo ako písomný dôkaz v prípade, že sa neskôr vyskytnú nejaké otázky týkajúce sa stretnutia.[26]


Uložte a usporiadajte svoje poznámky pre budúce použitie. Papierové poznámky si založte podľa dátumu (ak používate papierový zápisník, môžete si po jeho naplnení založiť celý zápisník). Ak podávate správu elektronicky, nezabudnite súbor uložiť s dátumom stretnutia a všeobecnou témou.[27]
Zdroj experta
Ashley Pritchardová, MA
Akademická stránka & Školský poradca
Odborný rozhovor. 4. novembra 2019.

  • Ak používate elektronický systém archivácie, ktorý umožňuje pridávať k záznamom značky, označte každú poznámku menami účastníkov, bodmi programu a prijatými rozhodnutiami. Týmto spôsobom môžete vyhľadávať tieto značky, aby ste v budúcnosti našli poznámky.[28]


Využívajte technológie na zdieľanie svojich poznámok. Ak ste si poznámky napísali na počítači, môžete ich rýchlo zdieľať s členmi tímu prostredníctvom e-mailu alebo v rámci aplikácie či softvéru, ktorý ste použili. Ak ste si robili ručne písané poznámky, môžete ich neskôr napísať a zdieľať elektronicky alebo si poznámky naskenovať a poslať ich týmto spôsobom.

  • Písanie poznámok po stretnutí sa môže zdať ako strata času, ale je to skvelý spôsob, ako si skontrolovať poznámky a ujasniť si myšlienky.[29]

  • Uplatnite svoje poznámky. Nestačí si robiť účinné poznámky zo zasadnutia a prezerať si ich. Riešte svoje akčné body pridaním do zoznamu úloh. Všetky termíny alebo udalosti, o ktorých sa na stretnutí diskutovalo, si zapíšte do kalendára a dôležité informácie z poznámok založte na správne miesto.[30]

    • Zapracovanie vašich poznámok do praxe tiež znamená, že sa neskôr nebudete musieť vracať k poznámkam zo stretnutia (ak si nebudete chcieť objasniť nejaký detail z konkrétneho stretnutia), pretože dôležité informácie už budú na správnom mieste.[31]
  • Odkazy