Jednoduché spôsoby písania okružného listu: 12 krokov (s obrázkami)

Písanie nevyžiadaného okružného listu je skvelý spôsob, ako dostať informácie k veľkej skupine ľudí naraz. Najčastejšie sa používa na získanie informácií o tovare alebo službách, ktoré chce človek propagovať. Môže sa však použiť aj na iné ako obchodné účely, napríklad na šírenie informácií o komunitnom stretnutí alebo o zmene vo vašom živote. Aby ste ho mohli napísať sami, musíte začať tým, že sa rozhodnete pre tému a podporné body. Ak ich máte po ruke, môžete si ľahko načrtnúť a potom navrhnúť svoj list. Na záver si ho stačí ešte raz prečítať, či v ňom nie sú preklepy, a uistiť sa, že list poskytuje všetky požadované informácie.[1]

Časť 1 z 3:Písanie úvodu


Rozhodnite sa, komu má byť váš list napísaný. Pri písaní okružného listu je dôležité mať na pamäti konkrétne publikum. Ak budete od začiatku vedieť, kto je vaše publikum, pomôže vám to vytvoriť jasný a účinný list, ktorý bude prispôsobený práve im.[2]


Napíšte úvodný pozdrav. Začnite všeobecným pozdravom, napríklad „Vážený investor“ alebo „Dobrý deň, vážený zákazník“.“ Tento jednoduchý pozdrav udáva tón listu a ukazuje, že ste profesionál.[3]
Dôveryhodný zdroj
Purdue Online Writing Lab
Dôveryhodný zdroj pokynov na písanie a citovanie
Prejsť na zdroj

  • V prípade okrúhleho listu, ktorý je určený mnohým ľuďom, nemôžete použiť bežný osobný pozdrav, ako napríklad „Vážená Jane Smithová.“ Namiesto toho musíte používať veľmi všeobecný jazyk a zároveň byť srdečný a pútavý.
  • Môžete vyskúšať srdečný pozdrav, napríklad „Vážení zákazníci“ alebo „Vážení kolegovia“, alebo len jednoduchý pozdrav, napríklad „Vážení členovia komunity“.“


Uveďte stručné vysvetlenie, kto ste. Tieto informácie by mali zahŕňať vašu profesionálnu pozíciu, ak je to pre list relevantné, a spôsob, akým ste s čitateľmi prepojení. Čitateľ tak získa kontext o tom, prečo mu píšete, a tým mu poviete, prečo by mal čítať ďalej.

  • Ak napríklad vlastníte podnik na poskytovanie stravovacích služieb a píšete predchádzajúcim klientom, napíšte: „Volám sa Erin Smithová a vlastním podnik Catering Plus. Píšem vám dnes, pretože som vďačný, že som vás mal v minulosti za zákazníka.“

Tip: Aj keď si myslíte, že všetci, ktorí list čítajú, už vedia, kto ste, poskytnite im stručné vysvetlenie svojho postoja, ktoré im poskytne kontext, prečo im píšete.

Časť 2 z 3:Zostavenie tela listu


V prvom odseku informujte čitateľov o svojej hlavnej téme. Pri písaní okružného listu je dôležité, aby sa čitateľ pomerne rýchlo dozvedel, o čo vám ide. Namiesto toho, aby ste chodili okolo horúcej kaše, povedzte čitateľovi hneď to, čo chcete, aby vedel. Tým zabezpečíte, že aj keď nebudú pokračovať v čítaní, získajú všeobecnú predstavu.

  • Píšete na podporu predaja? Píšete, aby ste informovali ľudí o investičnej príležitosti? Nech je hlavným posolstvom čokoľvek, objasnite to na začiatku.[4]
    Dôveryhodný zdroj
    University of North Carolina Writing Center
    Výučbová služba UNC na akademickej pôde a online, ktorá poskytuje pomoc študentom, pedagógom a iným osobám počas procesu písania
    Prejsť na zdroj
  • Ak napríklad chcete, aby si čitateľ kúpil váš výrobok, povedzte niečo ako: „Píšem vám dnes, pretože mám skvelý nový výrobok, o ktorom si myslím, že by sa vám mohol hodiť.“

Tip: Hlavná myšlienka okružného listu by nemala byť komplikovaná. Čím jasnejšia a jednoduchšia je vaša pointa, tým je pravdepodobnejšie, že ľudia pochopia pointu aj pri rýchlom prečítaní vášho listu.


Vytvorte si zoznam podporných bodov, aby ste sa naň mohli pri písaní odvolávať. Ak máte ďalšie body alebo myšlienky, ktoré chcete v liste vyjadriť, napísané v zozname, môže vám to pomôcť udržať si prehľad pri písaní hlavnej časti listu. Urobte si odrážkové body všetkého, čo chcete do listu zahrnúť, aby ste nezabudli zahrnúť všetko a mohli si to odškrtnúť, keď ste to zahrnuli.[5]
Dôveryhodný zdroj
Purdue Online Writing Lab
Dôveryhodný zdroj informácií o písaní a pokynoch na citovanie
Prejsť na zdroj

  • Ak napríklad píšete o výpredaji výrobku, ktorý predávate, body, ktoré môžete uviesť, môžu obsahovať predajnú cenu alebo percento zľavy, ako dlho bude predaj prebiehať a ako vás kontaktovať, aby ste si výrobok zakúpili.


Uveďte podporné informácie v 1 alebo 2 základných odsekoch. Každý z vašich odsekov by mal byť zameraný na podporu vašej celkovej myšlienky. Povedzte čitateľovi podrobnosti o tom, prečo potrebujú váš produkt, prečo by mali urobiť to, čo od nich žiadate, alebo prečo sa vo vašej spoločnosti dejú zmeny. Musia to byť krátke, jasné odseky, ktoré fungujú ako podpora hlavnej myšlienky vášho listu.[6]
Dôveryhodný zdroj
Purdue Online Writing Lab
Dôveryhodný zdroj informácií o pravidlách písania a citovania
Prejsť na zdroj

  • Ak je napríklad váš list o výpredaji, ktorý váš podnik organizuje, v jednom odseku uveďte, čo presne sa predáva. Odsek začnite slovami: „Dovoľte mi, aby som vám povedal niečo o tomto produkte, aby ste pochopili, akú skvelú ponuku vám ponúkame.“
  • Ďalší odsek by mohol byť o tom, prečo je vaša ponuka taká výhodná. Tento odsek by ste mohli začať tým, že potenciálnym zákazníkom poviete: „Ponúkame vám takú výhodnú ponuku na tento výrobok, pretože si vás ako zákazníka vážime a chceme vám odovzdať naše úspory.“
  • Ak píšete zamestnancom vašej spoločnosti o sťahovaní kancelárie do novej budovy, základný jeden alebo dva odseky by mali obsahovať všeobecný časový plán sťahovania a to, aký by mali očakávať vplyv sťahovania na ich pracovný proces. Mohli by ste začať slovami: „Celé sťahovanie by malo trvať 2 týždne,“ a potom podrobne opísať, ako bude tento čas rozdelený.


Napíšte záverečný odsek alebo vyhlásenie. V závere by ste mali zopakovať svoju hlavnú myšlienku a poďakovať čitateľovi za to, že si našiel čas na prečítanie vášho listu. To posunie vašu myšlienku domov a vytvorí dobrý pocit, keď čitateľ dočíta váš list.[7]

  • Ak napríklad v okružnom liste informujete čitateľov o svojej novej profesijnej pozícii, zopakujte svoj názov a dôvod, prečo by táto informácia mohla byť pre čitateľa dôležitá. Mohli by ste napísať: „Ešte raz som veľmi vďačný, že teraz môžem byť vedúcim marketingového oddelenia spoločnosti Omniglobal a dúfam, že vďaka tejto novej pozícii budem môcť vybudovať nový a produktívny vzťah s vašou spoločnosťou.“

Časť 3 z 3:Korektúra a úprava vášho listu


Upravte dĺžku svojho listu. Oboznamovací list by mal byť dostatočne dlhý na to, aby čitateľovi poskytol všetky relevantné informácie, ktoré chcete, aby vedel. Zároveň však musí byť dostatočne krátka, aby sa čitateľ pri jej čítaní nenudil. Ak je list dlhší ako jedna strana, je potrebné ho skrátiť. Hľadajte vo svojom písaní opakovania a upravte ich. Posúďte tiež, či váš čitateľ potrebuje poznať všetky údaje, ktoré ste uviedli, a ak nie, niektoré z nich vynechajte.

  • Môže byť ťažké upraviť vlastný text, pretože ste si mysleli, že všetko, čo ste uviedli, je dostatočne dôležité na to, aby ste ho zahrnuli. Z tohto dôvodu zvážte možnosť požiadať niekoho s čerstvými očami, aby sa na vašu prácu pozrel.


Prečítajte si svoj list a opravte všetky preklepy. Po dokončení písania je dôležité prejsť si svoju prácu a hľadať chyby. Ak tomu venujete čas, pomôže to zabezpečiť, aby váš list pôsobil profesionálne a aby sa čitateľ mohol sústrediť na vaše posolstvo, a nie na vaše chyby.[8]
Dôveryhodný zdroj
Centrum písania Univerzity Severnej Karolíny
inštruktážna služba UNC na akademickej pôde a online, ktorá poskytuje pomoc študentom, pedagógom a iným osobám počas procesu písania
Prejsť na zdroj

Tip: Ak sa obávate preklepov aj po tom, čo ste si list sami prešli, požiadajte priateľa alebo spolupracovníka, aby sa naň tiež pozrel.


Uistite sa, že zverejňujete autorizované informácie. Pri posielaní obchodného listu je dôležité uvádzať veľmi obmedzené informácie. Neposielajte dôverné informácie alebo informácie, ktoré nechcete, aby sa verejnosť dozvedela, v obežníku.[9]

  • Ak napríklad píšete okružný list, ktorý sa rozosiela zamestnancom o zmene vo vedení vašej spoločnosti, v mnohých prípadoch nechcete uvádzať základné dôvody zmeny, pretože by mohli zle odrážať spoločnosť alebo by mohli otvoriť firmu súdnemu sporu.


Formát váš list. Váš list by mal mať obchodný formát, ktorý obsahuje názov vašej firmy a jej adresu v hornej časti, zvyčajne v strede. Ak máte obchodnú hlavičku, tá môže slúžiť na tento účel. V ľavej hornej časti nad pozdravom by ste mali uviesť aj dátum, aby čitatelia pri čítaní listu vedeli, či je aktuálny.[10]

  • Na konci listu by ste mali uviesť svoje meno a kontaktné údaje, ktoré zvyčajne zahŕňajú e-mailovú adresu a telefónne číslo.

  • Overte si, či list posielate správnym ľuďom. Po dokončení listu ho stačí odoslať. Pred odoslaním si však ešte raz prezrite svoj zoznam adresátov, aby ste sa uistili, že sa rozosiela všetkým, ktorým chcete, a že adresy, ktoré používate, sú správne.

    • Vo všeobecnosti platí, že ak rozosielate informácie o svojej firme, vytvorte čo najväčší zoznam adresátov. Čím viac ľudí oslovíte, tým je pravdepodobnejšie, že získate viac zákazníkov a obchodných kontaktov.
  • Odkazy