Jednoduché spôsoby písania ponukového listu (s obrázkami)

Ak máte na starosti prijímanie nových zamestnancov do vašej spoločnosti, zavolajte vybranému človeku ako prvému a ústne mu oznámte dobrú správu. Následne zašlite ponukový list, v ktorom uvediete podrobnosti o pracovnej pozícii vrátane názvu pozície, dátumu nástupu, odmeny a ďalších výhod. Dúfajme, že príjemca podpíše list, v ktorom prijme vašu ponuku, a pošle vám ho späť. V tomto bode môžete začať proces zapracovania nového zamestnanca a pripraviť ho na úspech vo vašej spoločnosti.[1]

Časť 1 z 3:Výber formátu


Vyhľadajte si na internete bezplatné vzory. Existuje mnoho stránok s ponukami ľudských zdrojov a pracovných ponúk, ktoré ponúkajú bezplatné vzory listov s ponukou práce, ktoré môžete použiť na štruktúru svojho listu. Jednoducho vyhľadajte „bezplatná šablóna listu s pracovnou ponukou“ a zhodnoťte, čo je k dispozícii.[2]

  • Ak použijete šablónu, pozorne si ju prečítajte a prispôsobte ju potrebám vašej spoločnosti a ponúkanej pozícii. Ak je vo vzore niečo, čo sa na vás nevzťahuje, môžete to jednoducho vypustiť.


načrtnite podmienky ponuky pomocou odrážok pre príležitostné podniky. V technologických spoločnostiach alebo v podnikoch zaoberajúcich sa predajom a marketingom tento formát funguje najlepšie. Používajte tučné kategórie, ako napríklad „odmeňovanie“, „výhody“ a „pracovné povinnosti“, a potom doplňte podrobnosti v krátkych vetách. Používajte odrážky pre viacero položiek v rámci každej kategórie.[3]

  • Hoci tento štýl môže mať za následok dlhší list, obsah sa dá ľahko prečítať a príjemca môže rýchlo nájsť informácie, ktoré hľadá.
  • Váš štýl písania môže byť osobnejší, ak je taká kultúra vašej firmy. Dávajte si však pozor na príliš familiárny jazyk, ak neodráža spôsob, akým ľudia na pracovisku bežne komunikujú – môže to vyslať nesprávny signál.

Tip: V prípade, že by ste sa chceli obrátiť na e-mailovú správu, použite v nej tzv: Vyberte si formát, ktorý čo najpresnejšie odráža kultúru vašej firmy, aby ste príjemcovi dali predstavu o tom, čo môže v budúcnosti očakávať pri komunikácii s nadriadenými a spolupracovníkmi.


V konzervatívnejších profesiách píšte vo formálnom formáte obchodného listu. Ak píšete ponukový list v konzervatívnej profesii, napríklad v oblasti práva, medicíny alebo účtovníctva, pravdepodobne chcete v ponukovom liste vyjadriť rovnakú úroveň profesionality. V tomto formáte vyjadrujete podrobnosti o ponúkanej pozícii v odsekoch, pričom používate celé vety.[4]

  • Tento formát je zvyčajne objektívnejší a menej osobný ako iné. V tomto formáte by napríklad nebolo vhodné povedať, že ste „nadšení“, že môžete príjemcovi ponúknuť pozíciu. Skôr by ste použili slovo, ako napríklad „teší ma“.“
  • Aj keď nepracujete v právnickej profesii, tento formát má tendenciu používať viac právnických výrazov a terminológie ako iné formáty.


Ak posielate ponuku e-mailom, použite neformálny tón. V kanceláriách s vysokým podielom techniky môžete radšej poslať ponukový list v tele e-mailu. Vo všeobecnosti si e-mailová komunikácia vyžaduje menej formálny tón, ako keby ste písali obchodný list, ktorý sa má vytlačiť a poslať uchádzačovi v papierovej podobe.[5]

  • V prípade e-mailu by ste zvyčajne nepoužívali bloky s adresou a iné formálne náležitosti, ktoré by ste použili v prípade obchodného listu. E-mail má tiež zvyčajne osobnejší tón.
  • Nebojte sa používať neformálne slová a slang, ak je to súčasťou kultúry vašej firmy. Dávajte si však pozor na to, aby ste nepísali príliš ležérne – príjemca nemusí brať vašu ponuku vážne.


Ak prikladáte celý list vo formáte PDF, pripojte stručný e-mail. Ak chcete byť trochu formálnejší ako len poslať e-mail s ponukou, môžete namiesto toho pripojiť ponukový list vo formáte PDF. List môžete dokonca vytlačiť a podpísať, potom podpísaný list naskenovať a priložiť k e-mailu. Keď posielate ponukový list týmto spôsobom, napíšte e-mail o niekoľkých vetách, ktoré naznačujú, čo príloha obsahuje. V e-maile môžete uviesť niektoré základné informácie o pracovnom mieste.[6]

  • Môžete napríklad napísať: „Ako sme už hovorili, spoločnosť Pear Corp. s potešením vám ponúka pozíciu grafického dizajnéra s nástupom od 2. januára 2020. Formálny ponukový list je priložený k tomuto e-mailu a obsahuje podrobnosti o vašom balíku odmeňovania a výhod.“

Časť 2 z 3:Príprava listu


Začnite základnými informáciami o pozícii, ktorú ponúkate. List začnite tým, že príjemcovi oznámite pracovnú pozíciu, ktorú mu ponúkate, a základné povinnosti tejto pozície. Môžete tiež uviesť názov oddelenia, v ktorom bude osoba pracovať, alebo meno jej nadriadeného.[7]

  • Môžete napríklad napísať: „My v spoločnosti Pear Corp. s potešením vám ponúkame pozíciu grafického dizajnéra s nástupom od 2. januára 2020. Budete pracovať v našom oddelení dizajnu pod vedením Paula Paisleyho. Vašou hlavnou úlohou bude vytvárať nové ikony a postavy pre naše populárne hry pre mobilné aplikácie.“


Uveďte odmenu v hodinovom, týždennom alebo mesačnom vyjadrení. Po poskytnutí základných informácií o pozícii, ktorú ponúkate, oznámte osobe, koľko jej vaša spoločnosť za prácu zaplatí. Aj keď dostávajú ročný plat, vyhnite sa tomu, aby ste ho v ponukovom liste uviedli ako ročnú sumu, pretože by to mohlo naznačovať, že máte v úmysle zamestnať ich aspoň na jeden rok.[8]

  • Môžete napríklad napísať: „Ako začínajúci grafický dizajnér budete dostávať plat 2 000 USD týždenne.“

Tip: Ak máte pravidelné hodnotenie výkonnosti alebo možnosti zvýšenia platu, môžete tieto informácie uviesť pri diskusii o odmeňovaní.


Podrobné informácie o zdravotnom poistení, bonusoch a ďalších výhodách. V ďalšej časti listu informujte potenciálneho nového zamestnanca o tom, aké výhody vaša spoločnosť ponúka, vrátane zdravotného poistenia, zubného poistenia alebo dôchodkových plánov. V ponukovom liste nemusíte podrobne opisovať samotné plány. Môžete však potenciálneho nového zamestnanca informovať, kedy alebo ako môže získať viac informácií o týchto plánoch.[9]

  • Môžete napríklad napísať: „Spolu s platom budete mať prístup k plánu 401K, ako aj k platenému zdravotnému, zubnému a lekárskemu poisteniu. Nárok na tieto výhody získate po 90 dňoch spolupráce s nami. Máme aj štvrťročné motivačné programy, ktoré sú viazané na reakcie a spätnú väzbu používateľov.“


Pridajte všetky nepredvídané okolnosti alebo právne požiadavky. Ponukový list by ste zvyčajne nemali posielať, kým už nie sú ukončené všetky nepredvídané udalosti, ako napríklad test na drogy alebo previerka minulosti. Ak však výsledky ešte nie sú k dispozícii, aj tak by ste mali potenciálnemu novému zamestnancovi oznámiť, že ponuka je podmienená dobrým výsledkom. Môžete tiež uviesť všetky informácie, ktoré od neho potrebujete, napríklad či potrebujete doklad o nejakých licenciách alebo certifikátoch.[10]

  • Ak sa váš podnik nachádza v oblasti, kde sa zamestnanie považuje za „na želanie“, môžete doň zahrnúť právne vyhlásenie v tomto zmysle. Toto vyhlásenie zabráni tomu, aby sa váš ponukový list interpretoval ako právne záväzná zmluva.


Priložte všetky dokumenty, ktoré by mohli byť pre potenciálneho nového zamestnanca užitočné. Okrem samotného listu môžete potenciálnemu novému zamestnancovi poskytnúť aj brožúry s podrobnými informáciami o vašich poistných plánoch alebo iných výhodách, ktoré máte pre zamestnancov k dispozícii. Príručky pre zamestnancov alebo kópie firemných zásad môže byť tiež dobré priložiť.[11]

  • Dávajte si pozor, aby ste k listu priložili príliš veľa dokumentov, najmä ak si nie ste istí, či daná osoba vašu ponuku prijme. Neprikladajte žiadne dokumenty, ktoré by ste nesprístupnili širokej verejnosti.


Stanovte príjemcovi lehotu na prijatie ponuky. Ponukový list zvyčajne uzavriete tým, že potenciálnemu novému zamestnancovi poviete, že ak chce ponuku prijať, mal by list podpísať a vrátiť vám ho. Nechcete však, aby ponuka visela navždy. Týždeň alebo dva sú zvyčajne dostatočným časom na to, aby sa príjemca rozhodol. Ak však potrebujete pozíciu obsadiť naliehavejšie, môžete im poskytnúť menej času. Môžete stručne vysvetliť dôvod krátkeho času na vybavenie.[12]

  • Dajte príjemcovi vedieť, na koho sa môže obrátiť, ak má nejaké otázky týkajúce sa ponuky (či už ste to vy alebo niekto iný), a uveďte kontaktné údaje, napríklad telefónne číslo a e-mailovú adresu.


Pred odoslaním si nechajte návrh skontrolovať právnikom. Ak nemáte v úmysle, aby bol váš ponukový list zmluvou, uistite sa, že v ňom nie sú žiadne formulácie, ktoré by sa tak mohli vykladať. Právnik môže pomôcť identifikovať problematické formulácie vo vašom liste.[13]

  • Keď máte základný ponukový list, môžete ho použiť ako vlastnú šablónu, ktorú môžete v budúcnosti použiť pri prijímaní ďalších zamestnancov. Zvyčajne nebudete potrebovať právnika, aby skontroloval list pre každého zamestnanca – stačí úvodný list, ktorý napíšete.
  • Môžete ušetriť čas a peniaze tým, že právnik skontroluje aj iné dokumenty, ktoré môžete mať, napríklad príručku pre zamestnancov alebo firemné pravidlá.

Časť 3 z 3:Prijímanie nového zamestnanca


Pošlite dokumenty o výhodách a daňové formuláre pred dátumom nástupu. Váš nový zamestnanec nemusí čakať do svojho prvého dňa, aby si nastavil svoje výhody, zvolil si 401K alebo vyplnil daňové formuláre. Tieto informácie môžete poslať novému zamestnancovi, aby boli hotové ešte pred jeho nástupom. Takto môže váš nový zamestnanec začať pracovať hneď v prvý deň, namiesto toho, aby sedel v kancelárii a podpisoval papiere.[14]

  • Môžete tiež poskytnúť ďalšie informácie o výhodách a iných benefitoch, ktoré vaša spoločnosť ponúka, aby mal nový zamestnanec dostatok času prečítať si o týchto veciach pred nástupom. Pomôže im to, aby neboli zahltení všetkými dokumentmi, ktoré si majú prečítať.

Tip: Sprístupnenie všetkých týchto dokumentov online, aby ich nový zamestnanec mohol digitálne podpísať, urýchľuje proces a pomáha vám udržiavať v dokumentoch poriadok.


Poskytnite informácie o pravidlách a zásadách spoločnosti. Zaslanie príručky pre zamestnancov a ďalších informácií o pravidlách a zásadách spoločnosti zabezpečí, že nový zamestnanec bude v súlade s predpismi hneď v prvý deň a bude pripravený začať pracovať. Dá im to tiež čas, aby si všetko prečítali pred začiatkom práce, aby sa vyhli porušeniu pravidla, o ktorom nevedeli.[15]

  • Ak má vaša spoločnosť napríklad stanovený dress code, chcete, aby bol nový zamestnanec v prvý deň vhodne oblečený. Ak od zamestnancov vyžadujete, aby sa obliekali v biznisovom oblečení, a oni prídu v prvý deň v džínsoch a tričku, pravdepodobne sa budú cítiť trápne a nebudú sa cítiť na svojom mieste.
  • K týmto dokumentom priložte súhrnný list, v ktorom uvediete hlavné očakávania, ktoré od nich máte v prvý deň.


Vytvorte pracovný priestor pre nového zamestnanca. Pred jeho prvým dňom mu uvoľnite stôl alebo kanceláriu a zabezpečte mu vybavenie, ktoré bude potrebovať na svoju prácu. Ak budú pracovať na počítači, nastavte im prihlasovacie a bezpečnostné údaje, aby mali prístup do vášho počítačového systému.[16]

  • Ak tento priestor predtým využíval iný zamestnanec, vyčistite ho od všetkého, čo tam mohol zanechať. Uistite sa, že všetky potrebné pomôcky na pracovnom stole nového zamestnanca nie sú použité a všetko vybavenie je čisté a v prevádzkyschopnom stave.
  • Ak majú ostatní zamestnanci na stole alebo na dverách menovku, pripravte ju aj pre nového zamestnanca. Bude to užitočné najmä v prvých dňoch, keď ich spolupracovníci ešte len spoznávajú.


Predstavte nového zamestnanca jeho spolupracovníkom v prvý deň. Povedzte novému zamestnancovi, kde presne sa má hlásiť v prvý deň, aby sa len tak nepotuloval po pracovisku. Predstavte ho jeho priamemu nadriadenému a spolupracovníkom, ktorí s ním budú úzko spolupracovať na jeho oddelení.[17]

  • Môžete zvážiť usporiadanie stretnutia v konferenčnej miestnosti alebo vo vstupnej hale ráno v prvý deň nástupu nového zamestnanca. Zabezpečte kávu a šišky alebo niečo podobné a dajte ostatným zamestnancom príležitosť stretnúť sa s novým zamestnancom v neformálnejšej atmosfére.
  • Ľadoborce a cvičenia na budovanie tímu môžu tiež pomôcť začleniť nového zamestnanca do pracovného prostredia.

  • Podľa potreby naplánujte stretnutia a orientačné programy. V niektorých profesiách bude váš nový zamestnanec vedieť, čo má robiť, a môže sa rovno pustiť do práce. Orientačné programy sú však zvyčajne potrebné na zabezpečenie toho, aby nový zamestnanec pochopil organizáciu a pracovný postup vašej spoločnosti.[18]

    • Stretnutia s nadriadenými z iných oddelení môžu novému zamestnancovi pomôcť pochopiť, ako jednotlivé oddelenia spolupracujú.
    • Prevedenie nového zamestnanca minulým projektom mu môže pomôcť pochopiť, ako vaša spoločnosť funguje. Ak vaša spoločnosť vyvíja napríklad mobilné aplikácie, môžete ich previesť vývojom vašej najnovšej aplikácie, aby ste im ukázali, ako projekt vzniká.
  • Odkazy