Jednoduché spôsoby písania reklamačného listu

Existuje mnoho špecifických typov listov o poistnej udalosti, ktoré možno budete musieť napísať a poslať. Dva z najčastejších sú však listy so sťažnosťou zaslané podniku a požiadavky na náhradu škody zaslané poisťovni. Každý typ má jedinečné prvky, ale všetky dobré reklamačné listy majú aj niektoré spoločné vlastnosti. Mali by byť napísané jasne, rýchlo prejsť k veci, používať rozhodný, ale nie antagonistický tón, jasne uviesť svoju požiadavku a neobsahovať chyby a preklepy.

Metóda 1 z 3:Všeobecné rady týkajúce sa štýlu a štruktúry


Používajte jasný a stručný jazyk, aby ste vyjadrili svoje posolstvo. Bez ohľadu na to, aký typ reklamačného listu píšete, musíte sa sústrediť na hlavný bod a uviesť všetky relevantné skutočnosti. Svoj nárok formulujte úplne jasne a podložte ho pevnými dôkazmi. Väčšina listov s požiadavkami by sa mala zmestiť na jednu stranu a zriedkavo, ak vôbec, by mali presiahnuť 2 strany písma.[1]
Dôveryhodný zdroj
Federálna obchodná komisia
Webová stránka s aktuálnymi informáciami pre spotrebiteľov od Federal Trade Commisson
Prejsť na zdroj

  • Napríklad: „Dňa 24. júna 2018 som si kúpil tlačiareň Acme model 234 v Best Purchase v meste Elkhart v štáte Indiana. Bohužiaľ, tlačiareň mi odvtedy spôsobuje len problémy. Dňa 25. júna,…“
  • Vyhnite sa cudzím informáciám, ako napr: „Už roky som fanúšikom vašich výrobkov a mám s nimi dobré skúsenosti. Preto som si kúpil tlačiareň model 234 a očakával som viac toho istého. Chlapče, mýlil som sa!“


Uvádzajte fakty o situácii bez zbytočnej presnosti. Aby ste mohli účinne podať svoju sťažnosť, musíte uviesť čo najviac podporných faktov. Nebuďte však príliš konkrétni alebo presní pri faktoch, ktorými si nie ste úplne istí. Platí to najmä v prípade zasielania listu s požiadavkou poisťovni, pretože pravdepodobne bude pozorne skúmať prípadné nepresnosti vo vašej požiadavke.[2]

  • Ak ste napríklad boli účastníkom nehody dvoch áut, ktorú spôsobil druhý vodič (ktorý je klientom poisťovne), neuvádzajte, že sa to stalo „o 19:18“, aj keď to ukazovali vaše hodiny. Namiesto toho uveďte „o 19:15 hod. alebo okolo 19:15 hod.“
  • Možno sa vám to zdá ako hnidopišstvo, ale ak poisťovňa dokáže, že k nehode došlo o 19:16, môže váš nárok spochybniť z dôvodu nepresných faktov.


Buďte rozhodní a priami, ale nie sarkastickí, nahnevaní alebo vyhrážajúci. V reklamačnom liste nebuďte krotkí ani sa neospravedlňujte – bolo vám ublížené a zaslúžite si odškodnenie. Uveďte presne, čo sa stalo, a požadujte presne to, čo si podľa vás zaslúžite. Zároveň sa nenechajte ovládnuť žiadnymi negatívnymi emóciami.[3]
Dôveryhodný zdroj
Federálna obchodná komisia
Webová stránka s aktuálnymi informáciami pre spotrebiteľov od Federal Trade Commisson
Prejsť na zdroj

  • Pamätajte, že osoba, ktorej píšete, takmer určite nemá nič spoločné s vašou zlou skúsenosťou. Nepriateľské správanie voči nim vám len sťaží získanie toho, čo chcete.
  • List napíšte, keď ste pokojní a vyrovnaní. Dajte prečítať správu niekomu, komu dôverujete, prípadne ho požiadajte, aby ju napísal za vás.


Povedzte im, ako vás môžu urobiť šťastnými. Po tom, čo ste presne opísali, čo sa stalo a aký to malo na vás negatívny vplyv, je rovnako dôležité vysvetliť, čo presne možno urobiť, aby ste boli spokojní. Nebuďte neurčití alebo nezáväzní, ani neuvádzajte viacero možností. Namiesto toho uveďte jednu konkrétnu požiadavku s časovým obmedzením.[4]
Dôveryhodný zdroj
Federálna obchodná komisia
Webová stránka s aktuálnymi informáciami pre spotrebiteľov od Federal Trade Commisson
Prejsť na zdroj

  • Nepíšte napríklad: „Naozaj dúfam, že dokážete prísť s riešením, ktoré bude vyhovovať mojim požiadavkám.“
  • Napíšte radšej niečo podobné: „Očakávam, že mi tlačiareň bezplatne vymeníte v priebehu nasledujúcich 30 dní. Po uplynutí tohto obdobia preskúmam ďalšie možnosti, napríklad…“


List si starostlivo prečítajte a dbajte na to, aby vyzeral profesionálne. Je dôležité, aby ste vylúčili všetko, čo by mohlo dať príjemcovi dôvod nebrať váš list vážne. Je potrebné vyhnúť sa drobnostiam, ako je nedbalé rozvrhnutie alebo hŕba preklepov. List dôsledne naformátujte, použite kvalitnú tlačiareň a papier a dajte list prečítať viacerým osobám, aby skontrolovali, či v ňom nie sú chyby.[5]

  • Na zjednodušenie formátovania a formulácií môžete použiť šablóny dostupné online. Vzor listu so sťažnosťou nájdete napríklad na stránke https://www.usa.gov/complaint-letter.

Metóda 2 z 3: Reklamačný list


Uveďte svoje kontaktné údaje a potom údaje príjemcu. Ak je to možné, adresujte svoj list konkrétnej osobe v spoločnosti alebo organizácii. Vyhľadajte na webovej stránke spoločnosti alebo jej zavolajte, aby ste zistili správnu kontaktnú osobu. V ľavom hornom rohu listu by mali byť zarovnané tieto údaje: [6]
Dôveryhodný zdroj
USA.GOV
Oficiálna webová stránka federálnej vlády Spojených štátov amerických
Prejsť na zdroj

  • 223 Apple Rd. [vaša adresa]
  • Anytown, IN 46545
  • [prázdne miesto]
  • 3. septembra 2018
  • [prázdne miesto]
  • Pani. Jane Reardon [meno kontaktu]
  • Riaditeľ oddelenia pre spotrebiteľské otázky [ich názov]
  • Acme Corporation
  • 100 Acme Pkwy.
  • Acmeville, PA 16201
  • [prázdne miesto]


Ponúknite pozdrav a uveďte všetky relevantné informácie o účte. Pod úvodný štandardný pozdrav („Vážený…“) pridajte riadok s číslom účtu alebo podobnými informáciami, ak je to potrebné. Týmto spôsobom môžu hneď vyhľadať váš účet. Ak nemáte číslo účtu, jednoducho preskočte na prvý odsek. Zarovnajte ich tiež doľava: [7]
Dôveryhodný zdroj
USA.GOV
Oficiálna webová stránka federálnej vlády Spojených štátov amerických
Prejsť na zdroj

  • Vážená pani. Reardon:
  • [prázdne miesto]
  • Člen Acme Rewards #7245436226
  • [prázdne miesto]


V prvom odseku špecifikujte svoju transakciu alebo skúsenosť. Teraz ste pripravení začať hlavnú časť listu. Nestrácajte čas zdvorilosťami, namiesto toho jasne a stručne uveďte „čo“, „kedy“ a „kde“ sa stalo: [8]
Dôveryhodný zdroj
USA.GOV
Oficiálna webová stránka federálnej vlády Spojených štátov amerických
Prejsť na zdroj

  • „Dňa 24. júna 2018 som použil hotovosť na nákup tlačiarne Acme model 234 (sériové číslo 33445566778899) v predajni Best Purchase v meste Elkhart v štáte Indiana (predajňa č. 1122).“
  • Tento prvý odsek môže mať len 1-2 vety; to je v poriadku.
  • Za tento a každý nasledujúci odsek pridajte medzeru a prvý riadok neodsadzujte.


V druhom odseku vysvetlite problém alebo to, čo sa pokazilo. Toto je miesto, kde môžete predložiť svoju konkrétnu sťažnosť. Uveďte všetky relevantné podrobnosti a pri písaní zostaňte vyrovnaní – vyjadrite sklamanie, nie hnev: [9]
Dôveryhodný zdroj
USA.GOV
Oficiálna webová stránka federálnej vlády Spojených štátov amerických
Prejsť na zdroj

  • „Tlačiareň som rozbalil a skúsil používať až 27. augusta 2018 (po uplynutí lehoty na vrátenie tovaru od spoločnosti Best Purchase) a odvtedy ani raz nefungovala správne. Napriek presnému dodržiavaniu pokynov sa papier zakaždým zasekne, zo zariadenia vyteká atrament a tlačiareň vydáva hlasné piskľavé zvuky. Navrhované riešenia poskytnuté počas telefonátov na vaše oddelenie služieb zákazníkom 27. augusta a 30. augusta 2018 nijako nepomohli.“


Použite tretí odsek na predloženie požiadavky na riešenie. Po tom, čo ste osobe presne povedali, čo sa pokazilo, je teraz čas povedať jej, ako presne to môže napraviť. Jasne uveďte riešenie, ktoré je pre vás uspokojivé, ale ktoré je zároveň primerané vzhľadom na povahu vašej sťažnosti: [10]
Dôveryhodný zdroj
USA.GOV
Oficiálna webová stránka federálnej vlády Spojených štátov amerických
Prejsť na zdroj

  • „Na vyriešenie tohto problému vás žiadam, aby ste mi bezplatne zaslali nový model tlačiarne 234 na vyššie uvedenú adresu. Ak si želáte, aby som súčasnú tlačiareň poslal späť, žiadam vás aj o zaslanie predplateného štítku na vrátenie. Prikladám kópiu pôvodného dokladu o kúpe a svoje poznámky počas dvoch telefonátov so zákazníckym servisom (27. augusta & 30, 2018).“


V záverečnom odseku stanovte časový limit. Hlavnú časť listu ukončite krátkym odsekom, v ktorom určíte druhej osobe primeranú lehotu na odpoveď. Nevyhrážajte sa priamo žalobou alebo najatím právnika, ak do tej doby neodpovedia, ale uveďte, že „preskúmate iné možnosti“, aby ste dosiahli uspokojenie:[11]
Dôveryhodný zdroj
USA.GOV
Oficiálna webová stránka federálnej vlády Spojených štátov
Prejsť na zdroj

  • „Teším sa na vašu odpoveď a očakávam, že sa mi ozvete v priebehu nasledujúcich 21 dní. Po tomto bode preskúmam ďalšie možnosti hľadania uspokojivého riešenia môjho problému. Môžete ma kontaktovať poštou na uvedenej adrese, telefonicky na čísle 574-259-0000 alebo e-mailom na adrese [email protected]


List vlastnoručne podpíšte. Aj keď list so sťažnosťou nie je oficiálny dokument, osobné pridanie vášho podpisu perom pôsobí uhladenejšie a serióznejšie. Pod podpis napíšte svoje meno a uveďte, či ste priložili nejaké prílohy: [12]
Dôveryhodný zdroj
USA.GOV
Oficiálna webová stránka federálnej vlády Spojených štátov amerických
Prejsť na zdroj

  • S úctou,
  • [Podpis]
  • Henry A. Nebezpečenstvo
  • [prázdne miesto]
  • Prílohy

Metóda 3 z 3: Poisťovací list s požiadavkou


V záhlaví podrobne identifikujte príjemcu a seba. Telefonicky alebo e-mailom sa obráťte na poisťovňu, aby ste získali meno osoby, ktorej máte napísať list. Uvedenie mena adresáta je pôsobivejšie ako napísanie všeobecného „komu sa to týka.“ V ľavom hornom rohu listu uveďte tieto údaje:[13]

  • Poisťovňa Halcyon
  • attn: Hanna Dickerson, špecialistka na úpravu poistných udalostí
  • 1300 Washington Blvd.
  • Ravenna, OH 44266
  • [prázdne miesto]
  • 17. septembra 2018
  • [prázdne miesto]
  • Ad:
  • Žiadateľ: [doplňte svoje meno]
  • Adresa: [vaša adresa]
  • D.O.B.: [vaše dátum narodenia]
  • SSN: [vaše číslo sociálneho poistenia alebo podobné identifikačné číslo]
  • D.O.L: [dátum „straty“, keď došlo k udalosti]
  • Claim # [číslo pridelené poisťovňou]
  • Váš poistený: V prípade, že ste sa stali obeťou dopravnej nehody, je potrebné, aby ste sa na ňu pozreli: [meno vinníka, v prípade nehody]
  • [prázdne miesto]


V úvodnom odseku uveďte skutočnosti týkajúce sa situácie. Uveďte čo najviac podrobností bez zbytočného spresňovania, napríklad presného času nehody. Ujasnite si, že ste sa nijako neprevinili.[14]

  • Ak napríklad opisujete dopravnú nehodu, uveďte značku a model svojho vozidla a vozidla druhého vodiča. Pomôcť môže aj stručný opis počasia a vždy by ste mali uviesť, či bola podaná policajná správa (a ak je to možné, priložiť jej kópiu).
  • Pri opise skutočnej udalosti potvrďte zavinenie druhého vodiča: „Váš klient, pán. Webb, prešiel cez značku Stop na uliciach 4th a Broad a narazil do strany vodiča môjho vozidla.“
  • Medzi jednotlivé odseky v liste doplňte prázdnu medzeru.


Načrtnite svoje zdravotné škody alebo iné materiálne škody. Ak ste boli v dôsledku nehody fyzicky zranení, uveďte úplný opis vašich zdokumentovaných zranení a liečby. Opíšte dôležité detaily, ako napríklad: [15]

  • Čo vám bolo diagnostikované a kým.
  • Kedy a kde ste absolvovali liečbu a kto vám ju poskytol.
  • Akékoľvek prebiehajúce liečby, napr. fyzikálna terapia.
  • Akékoľvek pretrvávajúce bolesti alebo nepríjemné pocity, ktoré máte, a všetky krátkodobé a dlhodobé prognózy poskytnuté lekárskymi odborníkmi.
  • Vaše výdavky (v konkrétnych peňažných sumách) na každý aspekt vašej diagnózy a liečby – priložte kópie potvrdení atď.


Následne predstavte svoje nehmotné škody. V tomto odseku popíšte akúkoľvek „bolesť a utrpenie“, ktoré je doplnkom k vašim zdokumentovaným zdravotným problémom. Napríklad: [16]

  • „Z dôvodu mojich zranení som si musel najať opatrovateľov, ktorí mi upratovali a udržiavali domácnosť a vozili moje deti do školy a zo školy, pričom náklady predstavovali 750 USD (účty sú priložené).“
  • „Bol som nútený na poslednú chvíľu zrušiť dlho plánovanú cestu do Las Vegas, čím mi vznikla nevratná škoda vo výške 1500 USD (doklad priložený).“
  • Ako „nehmotná“ škoda však nemusí mať všetko dolárovú hodnotu: „Moje zranenia mi znemožnili navštevovať moju chorú matku, čo nás oboch veľmi citovo zaťažilo.“


Zhrňte svoj nárok a uveďte lehotu na jeho uplatnenie. Posledný odsek použite na sčítanie vašich peňažných výdavkov a nemajetkovej ujmy spôsobenej poistnou udalosťou. Potom uveďte konkrétnu, primeranú peňažnú požiadavku ako vyrovnanie a poskytnite konkrétnu, primeranú lehotu na odpoveď: [17]

  • „Moje peňažné výdavky v dôsledku tejto nehody predstavujú sumu 8230 USD. Okrem toho, ako je uvedené vyššie, nehoda výrazne ovplyvnila kvalitu môjho života. Preto žiadam o urovnanie mojej pohľadávky vo výške 17 000 dolárov. Prosím, odpovedzte na vyššie uvedenú adresu do 14 dní. Ďakujem.“

  • List podpíšte vlastnoručne perom. Pomáha to ešte viac personalizovať list, najmä preto, že ste osobou, ktorá utrpela v dôsledku udalosti v ňom opísanej. Pošlite podpísanú kópiu a rovnakú podpísanú kópiu si nechajte pre svoje záznamy. Podpíšte sa takto: [18]

    • S úctou,
    • [Podpis]
    • Steven Payne III
    • [prázdne miesto]
    • Prílohy
  • Odkazy